【正文】 一個普通級別信息共享地址以部門名稱命名。 嚴禁各部門人員以無車為由，辦事不及時、拖拉而影響工作效率。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務結點，其基本職責： ①貫徹執(zhí)行公司有關檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門檔案工作各項實施細則； ②負責收集本部門內(nèi)的檔案材料，并進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列，做到查找方便，為各項工作『學習改變?nèi)松?以保證項目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時間； 部門撤消或變動，以及項目結束時，應將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù)； 檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種； 檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。 對檔案管理工作每半年進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行，并且應采取一切補救措施。 做成功物業(yè)管理人！』 擬制： 審核： 審批： 電子郵件管理辦法 一、規(guī)范目的：高效規(guī)范的傳遞信息，盡快實現(xiàn)辦公自動 化 二、適用范圍：公司所有電子郵件及其傳遞和存檔 三、內(nèi)容： 郵件發(fā)送者應填寫主題，主題要求簡明扼要，凡是沒有主題的文件，收件人未及時閱讀或批復而造成的后果及責任，由郵件發(fā)送者按公司制度承擔。 『學習改變?nèi)松? 各部門考勤管理工作： ①各部門員工打卡或簽到情況； ②各部門員工在崗情況； 辦公秩序的管理： ①辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公室規(guī)范、整齊；②辦公人員工裝、胸卡；③在崗及工作情況。 白天巡查，每個服務中心保證每周檢查至少一次；夜晚抽檢，各服務中心每周至少一次。 2. 夜間查崗（二級） 每周 2 次 每周 1 次 主管 工作現(xiàn)場的全面巡查 夜間查崗（三級）（公共秩序主管） 部門工作例會 崗位知識的培訓學習 物業(yè)管理知識的全面培訓學習 企業(yè)規(guī)章制度學習 業(yè)務知識、技能 /素質(zhì)考核 每天 1 次 每周 2 次 每周 1 次 每月 1 次 每月 1 次 每月 1 次 每季度 1 次 班長 對本班各崗位人員的工作 現(xiàn)場全面檢查 班組例會的組織召開 班組培訓學習的組織 每班次 1 次 每周 1 次 每周 1 次 。 1 公司各項制度、通知及會議精神的落實。 如果沒有得到授權，不能查看他人郵箱內(nèi)容。 所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。 做成功物業(yè)管理人！』 檔案借閱登記表 序號 借閱檔案 借閱 時間 借閱 期限 歸還 時間 借閱 部門 借閱人 備注 『學習改變?nèi)松? 七、附則 本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。 檔案管理員應經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。其主要職責： ① 制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況； ② 對各部門的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導和交流，加強檔案管理意識； ③ 組織培訓各部門兼職檔案管理員； ④ 負責公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用； 部門應根 據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點，設立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進行檔案管理；各部門應按照規(guī)范設立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員；兼職檔案管理員負責本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。 凡未經(jīng)部門經(jīng)理同意私自乘坐出租車的，所發(fā)生的費用一律不予報銷。 四、信息共享平臺規(guī)范 各部門計算機標識以部門名稱命名。 『學習改變?nèi)松?對于公司核心信息原來的信息內(nèi)容不得降級，可以采取按照工作步驟或者工作性質(zhì)制定實施細則。 ①絕 密信息（一級）。 七、印章管理使用流程圖： 『學習改變?nèi)松? 任何人必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。 印章保管人員應對文件內(nèi)容和印章使用單上簽署的情況予以核對，無 誤后方可蓋章。 做成功物業(yè)管理人！』 不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。 ③部門經(jīng)理接到《用戶投訴記錄表》后， 判斷投訴是否有效。 三、職 責 接待人員負責接待和詳細記錄相關的投訴記錄； 品質(zhì)部經(jīng)理及部門經(jīng)理負責輕微、一般投訴處理與跟蹤驗證； 總經(jīng)理負責重大投訴事件處理。如若住戶領取信件或報紙，應雙手遞到住戶手中。 公司業(yè)務（或會議）接 待，由總辦負責，包括會務安排、物品采購、會議室音響設備的使用、會議記錄和全程服務。 服務中心經(jīng)理擔任組長，各主管、核算員擔任組員。 三、餐廳采買管理 廚師負責外出采購，倉庫管理員負責按清單進行復核。 服務中心餐費備用金每周借支一次，每次備用金金額為服務中心就餐人員數(shù) * 元 /天 住宿人員退房時，由服務中心對住用物品清查。 1宿舍內(nèi)嚴禁爭吵、打架、賭博、吸毒、色情等違法活動，違者無條件退宿。 做成功物業(yè)管理人！』 據(jù)情節(jié)輕重予以處理。 未經(jīng)服務中心經(jīng)理或宿舍管理人員許可，不得擅自留宿他人；需借宿人員須到服務中心辦理暫住手續(xù) ，并由相應住宿人員對借宿者的行為擔保。 『學習改變?nèi)松? 1所有住宿員工都有責任和義務保持集體宿舍的安全、衛(wèi)生、文明住宿并對其進行監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)問題及時通知管理員或公司。 1嚴禁在宿舍內(nèi)賭博、酗酒、吵架及其他不良行為，違者每次罰款 50 元。 宿舍內(nèi)配置的物品，任何人不得隨意變動，損壞公共物品需照價賠償。 工裝管理員在發(fā)放后要將領取服裝人員名單進行詳細登記，并報財務部備案。 若工裝損壞，原則為自行補救，無法自行補 救或丟失者，由個人申請，經(jīng)本部門負責人同意后報品質(zhì)部制作同樣的新工裝，費用自理。 作為福利，為在職員工統(tǒng)一量身定制工裝，下發(fā)后不再回收，并于下發(fā)之日起兩年后歸員工個人所有。 相關部門應定期召開部門會議，時間、地點、范圍由部門經(jīng)理根據(jù)本部實際情況自行擬定，并將相關信息通知總辦。 二、會議要求 部門工作計劃和月報應于每月 27 日 12： 00 前報公司，半月報于 15 日 12： 00 前報公司。借出資料必須當天歸還，嚴禁帶出公司。 『學習改變?nèi)松? ④給客戶打電話要則：要控制打電話的時間，一般而言，以 23 分鐘為宜。聽到“請進”后方可進入；離開辦公室時，應輕輕將門關閉； ③咳嗽或吐痰時，請用干凈的紙巾或手帕掩住口部，打哈欠或噴嚏時，應走開或轉(zhuǎn)過頭來掩住口部，并說對不起； ④整理頭發(fā)、衣服時請到洗手間或客人看不到的地方；當眾挖鼻孔、搔癢或剔指甲都會有損自已的形象；手不應插在口袋里，雙手應垂直；坐著時平放在桌面，不要把玩物件；當 眾不應耳語或指指點點，不得用手指或者筆竿指客人或者指示方向； ⑤工作時，不要在公眾區(qū)域大聲講話、談笑及追逐，不能當著客人談及與工作無關的事情； 『學習改變?nèi)松?不得翹二郎腿，不得將腿搭在座椅扶手上，不得盤腿，不得脫鞋，倚靠在桌子或柜臺上都屬不良習慣。 ④口腔：上班前不吃異味食物，保持牙齒潔白，口氣清新。 四、內(nèi)外交往行為規(guī)范 基本原則 : 禮儀無小事，細節(jié)顯素養(yǎng)。 注重職業(yè)道德，樹立企業(yè)和個人的良好形象，講文明、講禮貌；團結協(xié)作、艱苦奮斗、勤儉節(jié)約、愛護公物、顧全大局。全額收取物業(yè)服務費，是每一位物業(yè)人的責任和義務。 ①任何一名物業(yè)人員，都是安全管理員，都有責任和義務對小區(qū)的不安全因素、現(xiàn)象進行提出、防范和制止?！簩W習改變?nèi)松? 做成功物業(yè)管理人！』 第二章 行政管理制度 全員管理原則 一、物業(yè)管理原則：全員管理 二、 全員管理：全員安全、全員保潔、全員收費 全員安全：安全管理不只是公共秩序管理員的職責，也是全體物業(yè)管理人員的共同職責。 全員收費：物業(yè)服務費的收取，是物業(yè)經(jīng)營活動的主要內(nèi)容，是物業(yè)服務工作正常開展的保障，物業(yè)服務費用不能及時收取，將影響物業(yè)服務工作的正常開展。 遵守各項規(guī)章制度，維護正常工作秩序和生活秩序，不遲到、早退、曠工；忠于職守、遵紀守法、廉潔奉公，不利用工作之便謀私利，自覺抵制不正之風。 三、企業(yè)經(jīng)營行為準則：誠信經(jīng)營、真誠服務、規(guī)范運作、團隊合作、學習創(chuàng)新、尊重人才、精打細算、 和諧共生。 ③面部：男士不得留胡須；女士化淡妝，但不 要化濃妝及異妝，不使用氣味過濃的香水。 ②坐姿：落座時，應大方、沉穩(wěn)；落座后，應該端正，保持上身平直，全身自然放松，坐椅子的 1/32/3。 （ 1）工作 ①工作時間，身體不得東倒西歪，前傾后仰，不得伸懶腰、駝背、聳肩、背手等； ②進入他人辦公室或房間，應先輕輕敲門。盡量使用標準普通話應答，注意使用文明語言。 ⑥遇到暴力時，要盡快離開現(xiàn)場，并及時向領導 匯報；如情況嚴重，應及時聯(lián)系警方。 絕密資料不準摘抄、復印、傳真、攝錄等，特殊情況必須由公司主要領導批準，并注明復印部門、人員、時間。 辦公會議制度 一、會議種類及時間 公司月經(jīng)營例會定于每月 28 日 18： 00 召開；公司半月經(jīng)營例會于每月 15 日 18： 00 召開，以網(wǎng)絡會議形式，部門負責人參加； 各項目部周例會定于每周五下午 18： 00，每月第一次周例會要求班長（含）以上管理人員全部參加，以后周例會主管以上人員參加； 服務 中心每天召開工作例會，做會議記錄，并以郵件形式報公司（指“總經(jīng)理、總辦和品質(zhì)部”以下相同）； 部門全體員工會議各職能部門每周召開一次，服務中心每月至少召開一次，做好會議記錄并報公司。 公司會議由總辦組織并負責作記錄，并于次日下午 18： 00 前整理出會議紀要并發(fā)至各部門郵箱。 員工的工裝所有權歸公司所有，員工有穿著使用權，并有妥善保管、保持工裝干凈整潔的義務。工牌丟失或損壞由當事人承擔費用，公司重新制作。要求歸還的，應及時歸還，否則承擔相應費用。 所有人員住進和遷出，均需向總辦報告?zhèn)浒福⑥k理鑰匙、用具交接手續(xù)，離職辭退的人員需在離職日起三天內(nèi)搬出宿舍。 自覺遵守休息時間，