誠(chéng)志生物工程公司文件管理規(guī)程(存儲(chǔ)版)
【正文】 時(shí)，需填寫 《 文件新增 （ 變更 ） 申請(qǐng)表 》 遞 文件管理員，由 QA 經(jīng)理審核批準(zhǔn)后， 文件管理員 給出文件的編號(hào)，方可編寫增加新文件。 原文件每一頁(yè)的背面左上角必須用藍(lán)色的印章蓋上“原文件”字樣。 文件的培訓(xùn) 新文件在執(zhí)行前必須進(jìn)行培訓(xùn)考核并記錄。責(zé)任部門依據(jù)計(jì)劃時(shí)限要求落實(shí)修訂。在發(fā)放新版文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)收回舊版文件。 各車間、部門的記錄資料均應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保存， 質(zhì)量記錄由品質(zhì)保障部歸檔管理，其它由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)管理。電子文件的管理見(jiàn) 《電子文件管理規(guī)程 》 。 銷售記錄由銷售部歸檔保管制產(chǎn)品售后三年。 各種檢驗(yàn)原始記錄由檢驗(yàn)部門歸檔保存至產(chǎn)品有效期后一年或如有復(fù)驗(yàn)期發(fā)貨后三年。 崗位變動(dòng)、調(diào)出公司人員及退休人員手中的 文件要及時(shí)收回 。 文件管理 與存檔 文件審批后，將原版文件（審批簽字的文件）交文件管理員歸檔，同時(shí)將該文件電子版共享給文件管理員，由文件管理員將文件列入 《 文件控制表》 中?！拔募略?、修改、變更、撤消申請(qǐng)表”的批準(zhǔn)記錄歸入 該原文件一起存檔。審核、批準(zhǔn)程序同新文件的制訂。 如使用人將文件丟失，申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)并說(shuō)明丟失的詳細(xì)情況， 經(jīng) 部門經(jīng)理和 質(zhì)管部經(jīng)理批準(zhǔn)后，文件管理員補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)給其新的控制號(hào)，并注明丟失文件的受控號(hào)作廢，防止誤用。 經(jīng)過(guò)審核后，如果不需要修訂，草案文件應(yīng)遞交 質(zhì)管部 ，由 質(zhì)管部 經(jīng)理 審核 批 準(zhǔn) ，最后遞至總經(jīng)理處，由總經(jīng)理作最后的批準(zhǔn)生效。 版本號(hào)： 01~99， 用兩 位數(shù)表示。 若 無(wú) 附錄，直接寫上“無(wú)”，不得空著不寫。 文件打印一般采用 A4 規(guī)格紙單面打印，有的表格可采用 A3 規(guī)格紙，打印時(shí) 頁(yè)邊距分別為“上， ；下， ；左 ， ；右， 2cm” 。如：在第一章的條文中，如果沒(méi)有 條 ， 就不應(yīng)該標(biāo)出 條。 正文 正文 層次的名稱 依次為 ： “章”，編號(hào)示例“ 1” ，章在文件正文層次中是基本組成部份。 范圍：界定該文件 的使用范圍、使用對(duì)象等。 2 范圍 適用于 公司與生產(chǎn)管理、質(zhì)量 管理 相關(guān)的所有文件 。 質(zhì)管部 經(jīng)理 進(jìn)行審核批準(zhǔn) ， 總經(jīng)理最終對(duì)文件批準(zhǔn)生效。 相關(guān)文件和記錄：界定該文件引用的相關(guān)文件和表單記錄。每一章下的節(jié)的內(nèi)容應(yīng)該從屬于所屬“章”界定的內(nèi)容。 正文 文字的編輯要求 文件的章采用 “ 楷體 、 小四 號(hào)字、加粗”，正文 文字 內(nèi)容 用 “楷體、小四號(hào)字” ，正文中涉及到的英文字母以及數(shù)字編號(hào)，一律用“ Times New Roman 、 五 號(hào)字 、加粗 ”，其他有特殊規(guī)定的 除 外。 若無(wú)相關(guān)文件和記錄，直接寫上“無(wú)”，不得空著不寫。 部門代號(hào)：用漢語(yǔ)拼音的縮寫字母表示。 部門 經(jīng)理 或其指定人負(fù)責(zé)起草 文件 草案 ， 初步 交由 文件管理員 審核 ， 文件管理員 初步審核 文件 的 格式 及 編號(hào)， 在其右上角應(yīng)蓋上藍(lán)色的“草案文件”印章， 遞 交給與該文件相關(guān)的各個(gè)部門的經(jīng)理及相關(guān)人員進(jìn)行 審核 。 由 質(zhì)管部 的文件管理員負(fù)責(zé) 保管 原文件，并 更新 《文件控制表》 。 培訓(xùn)方式可有傳閱 /開(kāi)會(huì)宣讀 /學(xué)習(xí)班等；指導(dǎo)培訓(xùn)的人原則上是文件的制定人或?qū)徍巳撕团鷾?zhǔn)人。 質(zhì)管部 將跟蹤檢查落實(shí)情況。 文件的收回與銷毀 一旦修訂文件生效，原文件就自動(dòng)失效，由質(zhì)管部負(fù)責(zé)公布撤銷文件名單。 按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行收集，并分類存放，以便存取、查閱
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