【正文】 15 年 會(huì)計(jì)檔案保管清冊 永久 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 永久 銀行余額調(diào)節(jié)表 5 年 銀行對賬單 5 年 33 附件： 3 歸檔文件整理規(guī)則 文書檔案是指歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、作為文書檔案具有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文件材料。 。在漢語拼音字母表示的大類后 ,第一位數(shù)字為屬類 ,屬類20 后加一圓點(diǎn)表示類級。 （ 3）設(shè)備類 :“部分類法”中設(shè)置七小類 ,結(jié)合 公司 設(shè)備管理情況，去掉第 2小類 船舶、第 4小類 通訊導(dǎo)航、第 6 小類 ―― 醫(yī)療器械及第 7 小類 飛機(jī)，留三個(gè)小類：； ； 。 附件： 3. 歸檔文件整理規(guī)則 18 附件： 1 科技檔案分類編號辦法 一、編制原則 根據(jù)《交通部科學(xué)技術(shù)分類編號辦法》 (簡稱“部分類法” ),結(jié)合公司科技檔案內(nèi)容及科技管理的實(shí)際情況，特制定《科技檔案分類編號辦法》 (簡稱“分類法” ),現(xiàn)作如下說明： 1．“部分類法”是以交通運(yùn)輸專業(yè)職能活動(dòng)的分工為基礎(chǔ) ,共設(shè)置設(shè)計(jì)、公路、水運(yùn)、港口、航道 ......工業(yè)、科研、文教、衛(wèi)生等十三大類目。 17 （六）同違反檔案法律、法規(guī)的作斗爭表現(xiàn)突出者。 第五十二條 銷毀文書、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案時(shí)，鑒定小組應(yīng)將失去價(jià)值的檔案剔出，并向上級領(lǐng)導(dǎo)提交檔案銷毀目錄和檔案鑒定報(bào)告，對其未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出單獨(dú)立卷，由檔案室保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)為止。 第四十七條 若發(fā)現(xiàn)檔案泄密、丟失情況，應(yīng)立即報(bào)告檔案室，及時(shí)采取措施。一般人員不得借閱會(huì)計(jì)檔案。 第三十七條 借閱利用檔案人員對所借檔案應(yīng)負(fù)安全、保密之責(zé)，不得把檔案內(nèi)容泄漏他人，不得自行轉(zhuǎn)借，不得遺失、污損、嚴(yán)禁在檔案上擅自填注、涂改、加字、抽取或14 拆散。 第三十二條 庫房內(nèi)所保管檔案及設(shè)備應(yīng)定期檢查，并做出記錄，對破損或褪變檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。折疊成幾折的文件和圖表，按張編頁號，聲像在裝具適當(dāng)位置逐件編號。 （八）卷皮書寫、正楷整潔。儀器設(shè)備類在開箱時(shí)同時(shí)驗(yàn)收文件材料，開箱后半月內(nèi)完成歸檔。總說明要準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，文字簡潔，語言通順。 3．錄音檔案未經(jīng)批準(zhǔn)手續(xù)，不能隨意消磁。 （八）科技檔案案卷卷皮、卷內(nèi)目錄及備考表采用《交通文件材料立卷歸檔辦法》所規(guī)定的式樣。 （五）科技檔案案卷排列，原則上按案卷中科技文件材料形成時(shí)間的順序，依次排列。為便于管理和查找，根據(jù)案卷排列的方法，一個(gè)年度編一個(gè)流水號。會(huì)計(jì)文件材料其他類主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。 （四）會(huì)計(jì)賬簿立卷。 第十九條 文書歸檔工作遵照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（ DA/T 222020）歸檔文件整理規(guī)則執(zhí)行，詳見附件 3。 第四章 立卷、歸檔 第十四條 立卷人員要做好平時(shí)歸卷工作?？萍紮n案有綜合類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、科學(xué)研究類、公路工程類、經(jīng)營管理類等。 第九條 公司 下屬各 項(xiàng)目部 應(yīng)建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，形成管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案，并負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 第四條 檔案工作列入公司的總體發(fā)展規(guī)劃，納入企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究和技術(shù)管理的規(guī)章制度中，納入各級領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)和工作人員的崗位責(zé)任制中。 第五條 本辦法僅適用于公司及 各項(xiàng)目部 ，各項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)管理辦法，并報(bào) 公司 備案，對于本單位所形成的各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不得由各承辦部門和個(gè)人分散保存，以確保檔案的齊全、完整和有效利用。 第十條 各 項(xiàng)目部 應(yīng)加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，在有計(jì)劃地選調(diào)具有檔案專業(yè)學(xué)歷人員的同時(shí)，組織好現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，把專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘作為加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)的重要手段，改善人員結(jié)構(gòu)，提高人員素質(zhì)，保證檔3 案隊(duì)伍相對穩(wěn)定。 聲像檔案：電影膠片、錄音、錄像及照片檔案。對已辦理完畢及批存的文件材料及時(shí)收集、歸類、集中統(tǒng)一保管，編制平時(shí)歸卷使用的案卷類目。 第二十條 會(huì)計(jì)檔案的立卷 （一）會(huì)計(jì)檔案有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門隨時(shí)立卷。會(huì)計(jì)賬簿類主要包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。可根據(jù)會(huì)計(jì)材料形成規(guī)律，按年度、文件種類分別組卷，每卷均需編有頁號加裝封面。 （十）填寫案件目錄。工程項(xiàng)目按立項(xiàng)依據(jù)性材料、8 基礎(chǔ)資料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量評定等順序排列。 （九）藍(lán)圖一般按 297mmX210mm 折疊，底圖不折疊，特殊情況需要也可按 420mmX210mm 折疊，可卷放裝筒。如有必要消磁，需征求有關(guān)部門意見和經(jīng)管領(lǐng)導(dǎo)同意，履行簽批手續(xù)，方可消磁，并在登記目錄上注銷。總說明填寫在每組照片第一張的上方空白處，一般 200 字。 第二十四條 歸檔案卷質(zhì)量應(yīng)符合以下十條標(biāo)準(zhǔn)： （一）歸檔文件齊全、完整。 （九）案卷裝訂、整齊美觀。 第二十七條 案卷采用三點(diǎn)一線法裝訂，裝訂前去掉文件上的金屬物。對意外事故及時(shí)檢查并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，確保檔案安全。 第三十八條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，檔案借閱及歸還時(shí)要嚴(yán)格檢查，當(dāng)面查清。 第四十一條 黨務(wù)檔案借閱時(shí)應(yīng)有黨員干部借閱，履行黨務(wù)工作部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)手續(xù)。對檔案丟失者，根據(jù)情況輕重，追究責(zé)任。剔出檔案經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時(shí)要有專人監(jiān)銷。 第五十四條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，有下列行為之一者，應(yīng)視情節(jié)輕重給予處分和經(jīng)濟(jì)處罰。 公司 屬其中第二大類 ―― GL公路類。 （ 4）公路工程類：保留原“部分類法”中各屬類。圓點(diǎn)后之?dāng)?shù)字為小類 ,小類后再加一圓點(diǎn)表示類級 ,該圓點(diǎn)后之?dāng)?shù)字為下一級小類 ,以此類推。 。 一、整理原則 文件的整理以文件為單位。 6. 歸檔文件及各種表格的用紙，應(yīng)符合公文格式的要求，檔案34 管理的各種表格采用 A4 紙。以單位名義制發(fā)的文件，由單位辦公室文書人員負(fù)責(zé)歸檔，以部門名義制發(fā)的文件，由部門文書人員負(fù)責(zé)歸檔。 (1)全宗號： 公司 給所屬各立檔單位全宗代號（暫不定）； (2)年度：歸檔文件形成的年度，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“ 1998”； (3)保管期限 :歸檔文件保管期限（永久、定期： 30 年、 10 年）； (4)件號 :文件的排列序號。沒有標(biāo)題的或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“ [ ]”號； （ 5） 日期 :文件簽發(fā)日期。 （ 1） 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。 6. 裝盒 歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。填寫責(zé)任者時(shí)，應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本單位”或“本公司”等含義不明的簡稱； （ 3）文號 :文件的發(fā)文字號。文書處理部門應(yīng)對歸檔的每件文件編室件號，并在每件文件上加蓋歸檔章，填寫全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室編件號。不同保管期限、不同內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的文件不能混淆，黨委（工委）、紀(jì)檢委形成的文件必須分開。 4. 通過網(wǎng)上辦理的電子公文可將發(fā)文稿紙和用印后的電子文本打印歸檔。 28 42 83 一般經(jīng)濟(jì)案件；一般民事案件；咨詢、代書業(yè)務(wù) 檔案。 本單位編輯出版的技術(shù)刊物、技術(shù)手冊、技術(shù)教材及重要翻譯文獻(xiàn)。 6．按照“部分類法”的規(guī)定 ,統(tǒng)一采用漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的方法表示分類 ,其大類用兩個(gè)漢語拼音字母表示 ,屬類、小類及 下一級小類統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。根據(jù)需要可再19 設(shè)下一級小類。 第五十六條 本管理辦法自公布之日起施行。 （三）對檔案學(xué)術(shù)研究作出重要貢獻(xiàn)者； （四）將重要或者珍貴檔案捐獻(xiàn)給 國家者； （五）對認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法、宣傳檔案法，且同違反檔案法律、法規(guī)的作斗爭表現(xiàn)突出者。文書檔案 鑒定工作在總經(jīng)理辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室與有關(guān)部門組成鑒定小組；科技檔案鑒定工作，由總工程師領(lǐng)導(dǎo)，檔案人員16 和科技人員組成鑒定小組；會(huì)計(jì)檔案鑒定工作，由總會(huì)計(jì)師領(lǐng)導(dǎo)，檔案人員與財(cái)會(huì)部門的人員共同鑒定。 第四十六條 借閱檔案者出差、休假、離職學(xué)習(xí)、出國及調(diào)離之前必須將檔案歸還，檔案部門方可在調(diào)動(dòng)申請上簽字。借閱、查閱或復(fù)制人員、嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂改、拆封和抽換。 第六章 檔案的利用 第三十六條 積極開展檔案的利用工作，主動(dòng)、熱情、準(zhǔn)確地提供檔案，為生產(chǎn)建設(shè)、各項(xiàng)管理和科學(xué)研究服務(wù)。 第三十一條 聲像檔案管理人員 , 應(yīng)穿工作服、帶潔凈13 手套操作，防止汗?jié)n、細(xì)菌等有害物污染檔案。 第二十六條 卷內(nèi)文件材料要采用阿拉伯?dāng)?shù)字，逐頁分別在有文字的文件材料的正面右上角及 背面的左上角編寫頁號。 （七）藍(lán)圖折疊、符合要求。聲像檔案可隨各類檔案一并歸檔。總說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物（姓名、身份及在照片中的位置）、背景、攝影者六要素。 2．錄音帶盒套外邊貼上標(biāo) 簽，注明其內(nèi)容、講演人、錄制日期、卷（盤）數(shù)，編號、帶長、時(shí)間等項(xiàng)內(nèi)容。 （七）工程項(xiàng)目或科技課題等科技文件必須是原稿，復(fù)印件不應(yīng)當(dāng)作為 檔案保存，復(fù)印文件加蓋原印章后，才可具有檔案憑證作用。 （四）科技檔案案卷內(nèi)容排列：案卷封面 ——卷內(nèi)目錄——科技文件材料 ——備考表 ——封底。 （九）編號。 （六）會(huì)計(jì)文件材料其他類立 卷。填寫憑證封面和背脊（注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑 證種類、起止號碼），在封面由裝訂人簽字或蓋章。 第十八條 根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，表明案卷密級，密級以卷內(nèi)文件材料的