【正文】 自如地運(yùn)用延長(zhǎng)目光接觸時(shí)間之后，你會(huì)感到你的視野變得很大。我們?cè)谝粚?duì)一時(shí)表現(xiàn)不錯(cuò)，但有時(shí)也會(huì)漫不經(jīng)心，譬如對(duì)某人說(shuō)五個(gè)句子后，下三個(gè)句子將眼光移開(kāi)。 看著所有舉起來(lái)的手，挑一個(gè)坐在最后面的人，停三秒，然后開(kāi)始說(shuō)話。你會(huì)不斷地在五秒鐘時(shí)間到以前就想轉(zhuǎn)移視線。其實(shí)，一開(kāi)始就停頓一下，最容易贏得聽(tīng)眾的注意。我們不喜歡停頓，也許是怕聽(tīng)眾誤以為我們說(shuō)完了，或忘記要說(shuō)的話。停頓時(shí)，你的目光接觸會(huì)久些，說(shuō)話速度會(huì)慢些，手勢(shì)也會(huì)更清晰。我的專長(zhǎng)是簡(jiǎn)報(bào)，不是衣服，但我要告訴你，簡(jiǎn)報(bào)時(shí)女士的穿著比男士更重要，穿得與眾不同，反而會(huì)沖淡你所想傳達(dá)的訊息。 不幸事件發(fā)生了，他的褲子拉鏈居然全都沒(méi)有拉上，但更糟的是，每當(dāng)他把手插進(jìn)口袋時(shí)，褲襠就拉得更開(kāi)。然而這些技巧并不容易。如果你不需要對(duì)方給你回饋如「我同意」、「我會(huì)考慮」、「也許」、「非常好」、「多花點(diǎn)錢(qián)」、「節(jié)省點(diǎn)」，你為什么要站在團(tuán)體面前做簡(jiǎn)報(bào)？推銷(xiāo)（無(wú)論是意見(jiàn)、產(chǎn)品、服務(wù)）應(yīng)是每個(gè)簡(jiǎn)報(bào)的目標(biāo)，你的內(nèi)容整理得愈好，愈能表現(xiàn)出看法和結(jié)論，聽(tīng)眾也就會(huì)愈有反應(yīng)。 簡(jiǎn)報(bào)者往往在最后期限到了，才開(kāi)始準(zhǔn)備寫(xiě)下講稿。即使可以，也顯得散亂而沒(méi)有效率。你需要一個(gè)方法，在點(diǎn)子出現(xiàn)時(shí)捉住它，并有秩序地呈現(xiàn)出它們。因?yàn)槟愫芸赡軙?huì)忘了原來(lái)的意思。 簡(jiǎn)報(bào)架構(gòu)的要素有說(shuō)服力的簡(jiǎn)報(bào)包含以下幾個(gè)要素：一、背景資料：確定所有聽(tīng)眾都對(duì)主題有相同的了解。 大部分的簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)該包含上述的要素。 「一年前我受托去調(diào)查為什么Z產(chǎn)品發(fā)生這么多問(wèn)題」 「我們初步調(diào)查顯示……」 「我上回的簡(jiǎn)報(bào)說(shuō)過(guò)……」 背景介紹應(yīng)該是一分半鐘到三分錢(qián)（對(duì)一個(gè)十五至二十分鐘的簡(jiǎn)報(bào)而言）。沒(méi)有人喜歡驚奇 很快地說(shuō)出你的討論主題會(huì)令大家感到安心，因?yàn)檫@樣他們就不必猜測(cè)你的建認(rèn)或結(jié)論是什么。我們?cè)囍鰪?qiáng)銷(xiāo)售力量、換新包裝、增加百分之五十的廣告，但都無(wú)效。 要素三：?jiǎn)栴}／需要 主旨：何以問(wèn)題會(huì)存在？為什么有必要解決問(wèn)題？ 你正接近簡(jiǎn)報(bào)的核心。為什么會(huì)成為問(wèn)題？ 簡(jiǎn)單但徹底地?cái)⑹瞿愕慕鉀Q辦法。用什么這是最佳的解決辦法。你需要什么協(xié)助來(lái)完成計(jì)畫(huà)或改善計(jì)畫(huà)。 為何簡(jiǎn)報(bào)者會(huì)疏忽「益處」？也許是「特色」和「益處」兩者之間很容易搞混。同意購(gòu)買(mǎi)?！共恍业氖呛苌偃瞬杉{這個(gè)忠言，也許是因?yàn)檫@點(diǎn)聽(tīng)起來(lái)太簡(jiǎn)單，或者是簡(jiǎn)報(bào)者一開(kāi)始時(shí)太緊張，很急切地想盡快結(jié)束，因此忘了還要做「總結(jié)」。例如，問(wèn)題是……我們解決的辦法是……證據(jù)顯示……按照我所提方式去做的益處是……我們需要……。 你的看法都已經(jīng)記載在卡片上，究竟需要多少卡片呢？沒(méi)有一定的準(zhǔn)則，一個(gè)二十到土十分鐘的簡(jiǎn)報(bào)，多則可以有五十張，少則可用十張。 你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)：有些卡片不適合分配到任何標(biāo)題中，不要認(rèn)為每一張卡片能會(huì)用到。試試不同的順序，直到找到你認(rèn)為最好的排列，其余的「問(wèn)題／需要」卡片則應(yīng)該用來(lái)輔助最主要的意見(jiàn)。如果時(shí)間足夠，我建議你將所安排的順序擱置一天，再回頭看是否仍如先前對(duì)這個(gè)順序的感受一樣強(qiáng)烈。走進(jìn)會(huì)議室，研讀一下卡片上所寫(xiě)的第一個(gè)重點(diǎn)，然后站在桌前開(kāi)始述說(shuō)。 記住，第一次預(yù)演只是想知道卡片上的看法，說(shuō)起來(lái)是否和記載在卡片上時(shí)一樣好。 一個(gè)二十分鐘的簡(jiǎn)報(bào)，若再刪除五分鐘不必要的部分，會(huì)更完美。做簡(jiǎn)報(bào)，也可運(yùn)用相同原則，首先留意引言是否過(guò)長(zhǎng)。這個(gè)公正無(wú)私的評(píng)審員不怕對(duì)你說(shuō)： 期限、壓力、評(píng)估、緊張等因素似乎使簡(jiǎn)報(bào)趨向僵硬、嚴(yán)肅。幽默也是如此，你越自然，越會(huì)想使用幽默。如果你認(rèn)為幽默的例子略為淫猥，那么請(qǐng)勿提出。聽(tīng)一個(gè)人純「說(shuō)話」三十、四十或五十分鐘，是一件十分無(wú)聊的事。 也許你使用文字／數(shù)字視覺(jué)資料的原因有三： 讓我們逐一檢討上述誤你使用文字/數(shù)字視覺(jué)資料的三類原因： 好記 文字和數(shù)字是商業(yè)活動(dòng)中每天都會(huì)碰到的。詩(shī)句或劇本很難記住，即使記住也容易忘掉。 為什么許多主管人員要使用容易被忘記的數(shù)字／文字視覺(jué)資料？他們常在銀幕上使用百分之三十至四十此類視覺(jué)資料，并相信它們有助于加強(qiáng)訊息。以下只有八十九個(gè)字，寫(xiě)得不錯(cuò)，讀起。我們作夢(mèng)時(shí)夢(mèng)的是圖畫(huà)，而不是文字。許多人先記住建筑物和生動(dòng)的景象，然后再想起街名和地址。以下有三張圖片即為典型的文字／數(shù)字視覺(jué)資料。 當(dāng)文字或數(shù)目字出現(xiàn)在螢光幕時(shí)，簡(jiǎn)報(bào)考通常做些什么呢？他們逐字大聲念出來(lái)。但大多數(shù)簡(jiǎn)報(bào)者卻不知道使用視覺(jué)資料的陷阱及不用它的后果。若將此幽默笑話留在五分鐘后才使用，沖解力會(huì)大兩倍。 幽默就如同手勢(shì)一樣——能支持你的訊息，加深別人對(duì)你言談的印象。 運(yùn)用幽默 做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，幽默感常未被充分應(yīng)用。 最危險(xiǎn)的就是我們制造太多訊息，很少簡(jiǎn)報(bào)會(huì)因?yàn)榫?jiǎn)而出毛病。 寫(xiě)廣告文案的人常以聰明的方法來(lái)挑選精要的部分。很多顧問(wèn)一說(shuō)就一、兩個(gè)小時(shí)，他們把所知道的訊息全盤(pán)托出，絲毫未予簡(jiǎn)化。默記不僅浪費(fèi)時(shí)間，而反大部分時(shí)候都記不得，只好看著稿子并念稿子。 不論任何試演，都不要依據(jù) 3 5英寸卡片的要點(diǎn)再寫(xiě)稿子。 針對(duì)每一個(gè)要素分別整理，然后想想順序是否與內(nèi)容、形式及聽(tīng)眾的期望契合。在十張的「問(wèn)題／需要」卡片中，可能只有二張至三張是主要看法。 將卡片分配到適合的標(biāo)題，大致上說(shuō)來(lái)是容易的。 架構(gòu)組織方式 你已經(jīng)努力、細(xì)心寫(xiě)妥35英寸的卡片，并想過(guò)具說(shuō)服力簡(jiǎn)報(bào)的八大要素。讓聽(tīng)眾知道你快結(jié)束了，并可以準(zhǔn)備提出問(wèn)題。 要素八：總結(jié) 主旨：簡(jiǎn)述你所說(shuō)過(guò)的內(nèi)容。同意考慮你的看法。 要素六：益處 主旨；為何有這些優(yōu)點(diǎn)？為什么聽(tīng)眾應(yīng)該支持你的看法？ 大多數(shù)的簡(jiǎn)報(bào)者只花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間述說(shuō)自己意見(jiàn)的優(yōu)點(diǎn)，這是錯(cuò)誤的。 解決辦法的時(shí)間表。成本。編造一個(gè)描述問(wèn)題的故事，換言之，把問(wèn)題戲劇化，讓人們對(duì)你提出的解決辦法大為激賞。 」 一般的簡(jiǎn)報(bào)者在開(kāi)始時(shí)提供的消息太少，如「各位，Z產(chǎn)品有許多問(wèn)題，讓我首先詳述問(wèn)題。Z產(chǎn)品的簡(jiǎn)報(bào)概論可以描述如下： 「我有個(gè)建議：我們必須停止生產(chǎn)Z產(chǎn)品，調(diào)動(dòng)二十人，并辭退五人。 有些人，特別是資深決策者，由于時(shí)間有限，只聽(tīng)?zhēng)追昼姾?jiǎn)報(bào)就必須離開(kāi)。但如果你上司的上司，突然進(jìn)來(lái)聽(tīng)取簡(jiǎn)報(bào)，他對(duì)于這項(xiàng)計(jì)畫(huà)并不熟悉，則「背景」介紹就是必要了。七、行動(dòng)：需要進(jìn)行什么事項(xiàng)。如果你原已使用35英寸的卡片，則將一堆資料集合起來(lái)就不會(huì)太困難，也不必為臨時(shí)必須創(chuàng)造出所有的看法而煩惱。句子要短，才不會(huì)遮蔽你的想法。有些簡(jiǎn)報(bào)中的最佳想法可能是在你交談、讀書(shū)或慢跑時(shí)產(chǎn)生的：你的靈感不會(huì)立即出現(xiàn)，而當(dāng)它們突然來(lái)臨時(shí)，也不會(huì)停留很久。每次想查閱一個(gè)觀點(diǎn)，就必須費(fèi)力地看完數(shù)頁(yè)。簡(jiǎn)報(bào)者通常花費(fèi)百分之九十九的時(shí)間準(zhǔn)備內(nèi)容。第三章 說(shuō)服之道與組織技巧「最好的業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)是涵蓋所有該說(shuō)的話，而非包括所有能說(shuō)的。 要是簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，你不幸發(fā)現(xiàn)拉鏈沒(méi)拉上、襯衫紐扣松開(kāi)時(shí)，看在老天份上，不要編造藉口，埋怨裁縫師或哭起來(lái)，趕緊趁別人不注意時(shí)扣上或拉上，并繼續(xù)進(jìn)行下去。 有一次，一家銀行的信托部門(mén)對(duì)一個(gè)很大、很重要的客戶做年度簡(jiǎn)報(bào)。 有些女士似乎不喜歡公司制服，她們告訴我每天穿一樣的衣服很沒(méi)趣。 例如：「谷位先生，概括而言，選抨我們公司有三個(gè)理由（停頓，數(shù)一、二、三），第一個(gè)理由是（停頓，數(shù)一、二、三）……第二個(gè)理由是（停頓，數(shù)一、二、三）……第三個(gè)理由是（停頓，數(shù)一、二、三）……謝謝。不只是緊張使人們無(wú)法獲得停頓的好處，有人常對(duì)我說(shuō)：「是的，我知道停頓的功用，但我認(rèn)為這很不自然。第一次停頓就是在簡(jiǎn)報(bào)一剛開(kāi)始時(shí)。隨意挑選任何一張臉，不必按照順序。舉手技巧下次你對(duì)同事做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，要求房間中的每個(gè)人舉手來(lái)幫助你——如同舉手發(fā)問(wèn)一樣。以下提供你一些幫助練習(xí)的意見(jiàn)。因?yàn)槟愫吐?tīng)眾間有一段距離，當(dāng)你看著一堆人中的一個(gè)時(shí)，在他周?chē)氖畟€(gè)人都會(huì)覺(jué)得你是直接看著他。例如，當(dāng)你在簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，一切都進(jìn)行得很順利，你慢慢地以目光注視房中的聽(tīng)眾。 延長(zhǎng)目光接觸的優(yōu)點(diǎn) 延長(zhǎng)目光接觸的時(shí)間會(huì)使你的演說(shuō)較穩(wěn)健，并可以壓制無(wú)意義的手勢(shì)；同時(shí)也會(huì)更突顯手勢(shì)的重要性，并更能協(xié)助傳達(dá)訊息。 快速地轉(zhuǎn)動(dòng)眼睛常會(huì)給簡(jiǎn)報(bào)者帶來(lái)麻煩。 相信你看過(guò)簡(jiǎn)報(bào)者發(fā)生這種問(wèn)題：首先，講話開(kāi)始條理混亂、速度減慢、然后停止，接下來(lái)是眼睛看天花板或地板，甚至閉著。當(dāng)我們由中小學(xué)的報(bào)告進(jìn)展到大學(xué)的辯論、及至商業(yè)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，掃瞄成了根深蒂固的壞習(xí)慣?！故聦?shí)上，簡(jiǎn)報(bào)者聽(tīng)到自己的聲音往往比聽(tīng)眾聽(tīng)到的還大聲，因?yàn)槌硕渎?tīng)到聲音外，透過(guò)頭蓋骨結(jié)構(gòu)的震動(dòng)，會(huì)使自己的聲音聽(tīng)起來(lái)更大些。緊張時(shí)，聲音會(huì)有相同的反應(yīng)，你必須一開(kāi)始就提高聲音。喝冰水有助于解渴，但卻會(huì)將喉嚨肌肉拉得更緊。愈是緊張，愈是玩?zhèn)€不停。 手勢(shì)要清楚，否則會(huì)成為雞尾酒會(huì)式的手勢(shì)——參加雞尾酒會(huì)時(shí)，通常人們一邊說(shuō)話，一邊在胸前畫(huà)著小圈圈。含蓄、保守及安靜的舉止是穿西裝、打領(lǐng)帶的白領(lǐng)階級(jí)標(biāo)志，在辦公室如此并無(wú)問(wèn)題，但做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)若也如此，就會(huì)顯得既生硬又呆滯。掌握觀眾的注意力。當(dāng)我們?cè)诤翢o(wú)壓力的情況下做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，我們往往會(huì)自由且有效地應(yīng)用手勢(shì)。簡(jiǎn)報(bào)開(kāi)始時(shí)，以上述不偏不倚的姿勢(shì)站著，但你不會(huì)維持這樣的姿勢(shì)太久，一旦你放松手臂，并且自然地站立時(shí)，你將發(fā)現(xiàn)自己會(huì)開(kāi)始不自覺(jué)地使用手勢(shì)幫助訊息的傳達(dá)，而重心便會(huì)隨之移動(dòng)。就像想去抑制水管的水流出來(lái)，雖然水量會(huì)變小，但壓力反而使水管扭曲和蠕動(dòng)。 也難怪人們?cè)谧鐾甓昼姷暮?jiǎn)報(bào)后，總是覺(jué)得快虛脫了。所以最首要做的事，就是制止緊張繼續(xù)擴(kuò)散。光念資料；永遠(yuǎn)會(huì)把演說(shuō)者的誠(chéng)意、說(shuō)服力和信任感堵塞住。一陣沉默——我們都被他的感情和誠(chéng)懇所折服，然后歡呼聲和鼓掌聲響起，正契合了他所鼓動(dòng)的情緒。那是一次典型的就職典禮，除了以下特別令我難忘的事跡外：前任校長(zhǎng)把印信交接給新任校長(zhǎng)之后，先說(shuō)明他想講幾句話，接著走向講臺(tái)，新任校長(zhǎng)則打算回原位坐下。由于他并不認(rèn)為自己需要接受訓(xùn)練，所以我特地參加這個(gè)分析會(huì)議，看看他的表現(xiàn)。 遠(yuǎn)離講桌，走到桌邊，會(huì)議你與聽(tīng)眾更接近；你的舉動(dòng)等于是告訴聽(tīng)眾，你希望與他們更接近，而這次簡(jiǎn)報(bào)正是為他們而做的。不用驚訝，因?yàn)槟阍陲w機(jī)上不就不需要任何暗示的嗎？卡片只是以防萬(wàn)一，用來(lái)幫助記憶。所以，你可以在35英寸的卡片上，將主要重點(diǎn)及次要重點(diǎn)用幾個(gè)字寫(xiě)出來(lái)。你檢討自己的表現(xiàn)，認(rèn)為如果不是這么忙，應(yīng)該可以條平常一樣生動(dòng)活潑。 許多簡(jiǎn)報(bào)者兩手握住講桌兩端照本宣科，為什么？因?yàn)樗麄円恢蓖系阶詈髱追昼姴糯颐Φ匕阉麄兊挠^點(diǎn)潦草地寫(xiě)出來(lái)。缺乏手勢(shì)?！共痪?，總裁宗谷草稿，走到講桌前，將十頁(yè)資料放下來(lái)，并開(kāi)始對(duì)著聽(tīng)眾念起來(lái)。這些人令人欽羨，平常不容易看得到他們，所以現(xiàn)在要利用這機(jī)會(huì)好好看個(gè)夠。你能指出圖中的十大錯(cuò)誤嗎？1． 冗長(zhǎng)的視覺(jué)資料，文字太多2． 最差的媒體——投影機(jī)3． 不應(yīng)使用講桌4． 不應(yīng)使用指揮棒5． 太早發(fā)書(shū)面資料6． 銀幕位置錯(cuò)誤7． 站立姿勢(shì)不佳8． 不應(yīng)使用麥克風(fēng)9． 不應(yīng)使用草稿10．沒(méi)有運(yùn)用目光接觸別光「念」資料 如果你不知道照簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容念的情況有多糟，讓我為你描繪一下那種情況。 也許你會(huì)想：「如果站著表現(xiàn)并不出眾，則負(fù)面的影響會(huì)比正面影響大」，沒(méi)錯(cuò)！但是如果你坐著講和站著講表現(xiàn)一樣好時(shí)，你會(huì)發(fā)覺(jué)站著說(shuō)比坐著說(shuō)更具說(shuō)服力。一開(kāi)始，我要求簡(jiǎn)報(bào)團(tuán)員全部站著，每個(gè)人練習(xí)一遍。準(zhǔn)備視覺(jué)資料頗昂貴，后動(dòng)工作有如一場(chǎng)惡夢(mèng)；卻又讓聽(tīng)眾認(rèn)為「殺雞焉用牛刀」，簡(jiǎn)直大驚小怪，太過(guò)正式了。不空談、不胡言，一點(diǎn)一滴都是我們協(xié)助客戶贏取簡(jiǎn)報(bào)競(jìng)爭(zhēng)的具體方法。 身為溝通顧問(wèn)，我協(xié)助過(guò)許多公司作過(guò)成功的簡(jiǎn)報(bào)競(jìng)爭(zhēng)，并訓(xùn)練數(shù)以百計(jì)的決策者成為國(guó)家會(huì)議和股東會(huì)上成功的簡(jiǎn)報(bào)者。 第五章「做簡(jiǎn)報(bào)的關(guān)鍵步驟」：敘述應(yīng)注意的細(xì)節(jié)，這是經(jīng)驗(yàn)之談，不一定都會(huì)發(fā)生，但不可不防。開(kāi)場(chǎng)和結(jié)尾：落俗老套、缺乏創(chuàng)意和臨場(chǎng)感、造成氣勢(shì)不足，缺乏吸引力。神態(tài)和表情：緊張而生硬，降低了流暢度和說(shuō)服力，缺乏信心。 在這么廣泛的運(yùn)用范圍中，許多負(fù)責(zé)簡(jiǎn)報(bào)的人，往往因?yàn)槿狈α私?、疏于?zhǔn)備、內(nèi)容松散或不短表達(dá)，而無(wú)法達(dá)到預(yù)期的溝通效果。 （作者現(xiàn)任宏著電腦公司董事長(zhǎng)）專文推薦——培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄 在今天這個(gè)溝通的世代里，個(gè)人面對(duì)團(tuán)體的溝通方式——簡(jiǎn)報(bào)，普遍受到重視和采用，每個(gè)參與社會(huì)活動(dòng)的人，或多或少都要做簡(jiǎn)報(bào)。又如，幻燈片或投影片上不應(yīng)放太多內(nèi)容，否則聽(tīng)眾會(huì)只顧著念銀幕上顯示的許多內(nèi)容，忽略了講者的說(shuō)明。但比較肯定的是，對(duì)于聽(tīng)眾心理的揣摩，已稍有心得。 透過(guò)這一系列，我們相信每一位「天下人」都能擁有更多的專業(yè)知識(shí)、更高的職業(yè)道德與更好的事業(yè)理想。 要追求這「三業(yè)」是一條走不盡的路?！钙髽I(yè)人」不是生意人，因此不模仿生意人的貪婪、短視、俗氣。成功簡(jiǎn)報(bào)手冊(cè) 「天下人知識(shí)系列」序做一位值得驕傲的「天下人」編輯部經(jīng)濟(jì)人、社會(huì)人、文化人 現(xiàn)代的進(jìn)步社會(huì)需要一個(gè)人在同一時(shí)空中，兼有「經(jīng)濟(jì)人」的理念、「社會(huì)人」的胸懷與「文化人」的氣質(zhì)。企業(yè)人不是生意人 當(dāng)「企業(yè)」變成了專業(yè)，從事企業(yè)的人就要做「企業(yè)人」。耐心、雄心、良心 為什么在經(jīng)濟(jì)景氣中仍有廠商倒閉？為什么在經(jīng)濟(jì)蕭條中仍有企業(yè)成長(zhǎng)？個(gè)重要的答就是，這個(gè)企業(yè)是否具有專業(yè)知識(shí)、職業(yè)道德與事業(yè)理想的企業(yè)文化，這一企業(yè)主持人是否具有這「三業(yè)」的特質(zhì)。每本書(shū)約在六、七萬(wàn)字之間，力求簡(jiǎn)明、實(shí)用、生動(dòng)。到現(xiàn)在，個(gè)人雖然有無(wú)數(shù)簡(jiǎn)報(bào)經(jīng)驗(yàn)，總覺(jué)得處理這些事情的技巧和素養(yǎng)，比起理想和標(biāo)準(zhǔn)，仍有一段距離。譬如，聽(tīng)眾不喜歡講者念稿，但對(duì)于講者手上所準(zhǔn)備、能讓講者偶爾看一下的小記事卡片，則并不排斥?；凇负脮?shū)大家讀」的心理，以及衷心盼望企業(yè)界人士人人有能做成功、有效簡(jiǎn)報(bào)的一種切切心情，實(shí)樂(lè)予推薦，并為之序。參觀來(lái)賓想要了解參觀對(duì)象的狀況。部屬單位向上級(jí)提供