【正文】 、配合，對項目人事進行有效、動態(tài)的管理。2．對正確駕駛、 愛惜車輛、 維持車內清潔和違規(guī)使用車輛、損害車輛的行為分別給予獎懲。69 / 1022. 司機因違反交通法規(guī)，被執(zhí)法部門處罰的各種罰款，一律由本人自行負擔，項目部不予報銷。 辦公室負責建立各車維修、保養(yǎng)費用臺帳。由項目部組織到外地的公事，辦公室負責派車。2. 項目部公務車輛調派應根據(jù)以下情況具體實施：（1）各部門應提前一天向辦公室提出用車申請，以便合理安排使用。2. 項目部公務車輛的使用、調派、維修保養(yǎng)，與車輛有關的各種費用匯總登記以及其他相關事務性的管理工作，由辦公室負責。 第三條 接待標準。（3）服務安排，具體包括：接送站安排、住宿時間和地點、用餐時間和地點、陪餐人員、照相、 攝像、用車、著裝及禮品安排等。3．安排好會議期間的代表就餐。發(fā)放餐票。紀念品由辦公室提出方案后報請項目主要領導審定?！稌h手冊》的主要內容包括:（1）會議日程安排，包括會議代表自報到之日起到會議閉幕止每日上午、下午及晚上的具體安排。經(jīng)項目部領導審核后下發(fā)。緊急會議按照時間要求，隨時上報隨時召開。三、階段性工作會議 項目經(jīng)理主持召開，全體管理人員參加，討論項目部重大事項，總結上一階段工作，布置下一階段工作并進行工作動員。2. 辦公室負責項目部“大事記” 的記載整理工作。7．上級單位及有關單位領導來項目部檢查指導工作及其它重要活動。做好各類調研工作的總結、報告，形成典型、系統(tǒng)的文件材料，獨立或與相關部門配合進行各類專題材料的撰寫。3. 檔案資料的銷毀由 專人負責，一般 為辦公室行政秘書和各部門資料管理員。第六條 檔案的借閱1. 員工因業(yè)務需要調閱檔案時，應填寫《檔案 調閱申請單》，并經(jīng)審批。（4）案卷索引表中的檔案號的表示方式如下X1—X2—X3—X4其中 X1 為全宗代號，X2 為小類號，X3 為案卷號，X4 為卷次號。作。管理人員要認真負責管理好印章，嚴禁在空白紙張和表格上加蓋公章，嚴格審核用印內容，對不符合用印手續(xù)的印件，印章管理人員有權拒絕辦理，并堅持請求審批。公章管理人員更換時，必須辦理書面交接手續(xù)，并及時上報集團公司或二級單位辦公室備案。第二條 印章的刻制與啟用。附件：1. ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ 2. ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ19 / 102二Ｏ一一年Ⅹ月Ⅹ日（附件只發(fā)主送單位）主題詞：ⅩⅩ ⅩⅩ ⅩⅩ 抄送：ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ。其中， 銷毀絕密公文( 含密 碼電報)應當進行登記。第二十九條 審批公文時，對有具體請示事 項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。收到下級單位上報的需要辦理的公文，審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；文種使用、公文格式是否規(guī)范。公文用印前，要全面檢查公文印制質量。第十八條 公文送項目領導簽發(fā)前，應當由 辦公室進行審核。六、結構層次序數(shù)，第一層為“一、 ”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。第十五條 草擬公文應當做到：一、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。 “報告”中不得夾帶請示事項。如附件頁數(shù)較多不能與主件一并裝訂，則應在單獨裝訂的附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號，與主件一起發(fā)送。三、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；四、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號，聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦單位發(fā)文字號。第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家和企業(yè)秘密安全。7．負責項目部資料管理、分發(fā)、復印等工作。11．組織規(guī)范勞動合同和勞務用工管理工作，協(xié)調解決勞資糾紛。3．負責對內、對外的接待、聯(lián)絡工作。8．負責辦公用品和生活設備的申請、采購、發(fā)放、保管登記工作。辦公室人員要善于厘清項目管理各個階段的關鍵環(huán)節(jié)和突出問題，及時反饋項目部主要領導，及時傳達、貫徹、落 實上級領導的意圖；負責協(xié)調并牽頭考核各個部門的工作；做好對外協(xié)調和攻關工作，提供優(yōu)質的服務保障，以確保項目辦公室各項工作的順利開展。項目辦公室定位為：服務項目生產(chǎn)經(jīng)營，拓展內外交流渠道，優(yōu)化項目工作環(huán)境，打造企業(yè)對外形象，提高項目運營效益和降低辦公室運行成本，使辦公室日常管理工作步入制度化、程序化和信息化的專業(yè)軌道。3．本手冊將項目辦公室各項職能劃分為“辦文” 、“辦會”、“辦 事 ”三類 ：其中“辦文”除了一般的對 內對外的公文管理外，還包括印章和檔案管理以及計劃總結等專題資料的編寫；“辦事” 包含了項目部的 對外事務（如接待、公 車管理等）、服務現(xiàn)場的內部事務（如人事、后勤、安保消防等）和項目部領導交辦的其他一般性事務。3．負責對內、對外的接待、聯(lián)絡工作。11．負責項目部的信息采集、撰寫、編排、發(fā)放、上報等宣傳教育工作。6．負責項目部人力資源管理工作。2．負責對內、對外接待的迎賓工作。三、辦文（一）公文管理1．流程 發(fā)文流程擬發(fā)文部室擬稿辦公室人員編號、登記并復核相關部門負責人協(xié)商部門負責人審核門人辦公室人員審核擬稿人修改、校對、打印辦公室人員用印、登記、封發(fā)送項目部領導簽發(fā)保管期限到期，公文管理人員整理、移交檔案管理。第二章 公文種類及格式第八條 項目部公文格式一般分為四類（附件式樣以行政公文格式為例）：一、文件式公文：樣式見公文格式式樣 1(平行文和下行文 )、式樣2(上行文），一般用于處理重大事務；二、信函式公文:樣式見公文格式式樣 3（項目函）、式樣 4(項目部門函），信函式公文用于處理日常事務的平行文或下行文；三、會議紀要:樣式見公文格式式樣 5，適用于記載、傳達會議情況和議定事項；11 / 102四、普通傳真電報:樣式見公文格式式樣 6，適用于處理緊急公務；第九條 公文一般由秘密等 級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、 發(fā)文字號、簽發(fā) 人、 標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞 、抄送單位、印發(fā)單 位、印 發(fā)日期和受控標識等部分組成。六、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應 當標明發(fā)文單位。十一、成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準；印發(fā)時間，以文件印制的日期為準。第十二條 行文應當確有必要，注重效用。三、公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。經(jīng)簽發(fā)后的文稿，他人不得擅自改動。辦理基本程序為：擬稿—核稿—簽發(fā)—編號、登記、用印—傳真發(fā)送—存檔,與發(fā)文辦理程序基本相同。對不符合本辦法規(guī)定或不應由本單位辦理的公文，經(jīng)辦公室負責人批準后，可以退回來文單位并說明理由。個人不得保存應當歸檔的公文。第八章 附 則第三十七條 行政法規(guī)、規(guī)章和人事任免方面的公文，依照有關規(guī)定處理。 中鐵建工集團 XX 項目部辦公室 2022 年Ⅹ月Ⅹ日印發(fā) 式樣 4中 鐵 建 工 集 團 有 限 公 司 XXX項 目 部 XX部關于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的通知ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ:ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ二Ｏ一一年Ⅹ月Ⅹ日主題詞：ⅩⅩ ⅩⅩ ⅩⅩ 抄送：ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ。（或各二級單位辦公室）發(fā)文啟用后方能使用。需外出時，須由印章管理人員隨同監(jiān)印。，應將項目部的印章及用印審批單一并及時交回印章刻制部門（集團辦公室或二級單位辦公室），由刻制印章部門決定是否銷毀或繼續(xù)保管。存放 整理 歸檔分類打包 部分銷毀儲存2. 檔案類目（1）檔案分類視文件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按全宗、大類、小類 三級分類。、檔案進行科學分類和立卷，按照“檔案類目”條款， 擬寫案卷標題、卷內文件排列與編號，填寫卷內目錄、案卷封面和裝訂案卷。，不得抽換增損。第八條 項目部會計檔案、工程技術檔案等屬于專業(yè)檔案，項目辦公室應協(xié)助相關部門完成該類檔案的管理和條目登記工作。2. 本工程的里程碑進度。第三條 編寫要求1. 應按時間順序記載，并標明序號。具體研究：施工生產(chǎn)計劃、項目施工方案的制定和調整。六、重要大型會議在項目召開的集團公司或分子公司大型會議，參照《集團總部大型會議組織暫行規(guī)定》，項目部辦公室負責或參與會議的組織籌備工作。3．會議籌備組的確定。 6．重要會議要提出每次全體會議席次圖、主席臺席次圖。（4）會議籌備組的組成，包括各會務小組成員名單、住房號及電話。擺放桌簽、飲用水、鮮花和綠色植物，懸掛會標、測試音響設備，查看領導休息室準備情況。答復會議代表咨詢。辦公室為接待工作的歸口管理部門，負責對內、對外的接待工作。要樹立賓客至上， 為來賓服務的思想。外地參觀學習團體，由項目部有關領導出面看望。67 / 1021. 項目部公務車輛由辦公室負責統(tǒng)一管理并按車牌號碼造冊登記建立管理臺帳。辦公室根據(jù)事務的重要性順序、路途遠近，統(tǒng)籌安排，向司機派發(fā)《派車單》。出車途中，司機發(fā)現(xiàn)出車時間、地點與派車單明顯不符時，司機有權要求用車人向辦公室說明實際情況。3. 當車輛在行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需要進行修理，經(jīng)修理廠評估修理費超過 500 元時，應及時報辦公室負責人，經(jīng)同意后進行修復。5. 項目部員工自駕車發(fā)生事故處理辦法亦參照以上規(guī)定。1. 組織機構及崗位（1）根據(jù)項目情況編制各部室及各崗位職責，要求條目清晰，權責明確；（2）各部室及各崗位職責編制完畢后及時在項目公布，并報上級人力資源部門備案；（3）根據(jù)客觀情況，進行及時調整并公布。第七條 考核與懲罰1．辦公室負責對專職司機的管理和考核，對駕車人駕駛、維修和保養(yǎng)車輛的各種行為進行監(jiān)督。（2） 未經(jīng)許可將車借予他人使用。第四條 公務車輛的保養(yǎng)1. 項目部公務車輛的維修、保養(yǎng)，需填寫《車輛維修、保養(yǎng)申請單》（后附），辦公室負責人簽認后，送修。如確需自駕，經(jīng)項目領導核準后，自駕費用可以予以報銷。按照來賓用車、領導用車、 銀行取送款、各部 門（單位）用車的順序，由車輛調度人員派車。3. 附件 供領導審批接待方案 外部來賓接待方案 接待禮儀安排知識 供領導審批接待方案XXXX 項目部接待方案來訪人基本情況介紹：姓名 單位 職務 性別 民族 來訪目的：（如有正式函件請附后）到達方式及時間：是否需要書面匯報：接待方案：項目 責任人 標準 時間 地點 陪同領導 匯報材料準備 紀念品購買 來賓證、安全帽發(fā)放 住宿安排用餐安排 車輛安排行程圖 59 / 102會議室準備主管領導意見： 外部來賓接待方案XXX 項目部接待安排歡迎詞：來賓日程安排：時間 活動內容 地點 聯(lián)系人聯(lián)絡電話：陪同領導介紹:姓名 職務 接待禮儀安排知識61 / 102二、乘車座次安排司機 秘書　　2號首長 1號首長 ?。ㄖ邪停┧緳C 首長 秘書 三、會議座位安排（1）主席臺人數(shù)為奇數(shù)時：7 5 3 1 2 4 6 63 / 102主席臺下（2）主席臺人數(shù)為偶數(shù)時：6 4 2 1 3 5 主席臺下 （1）長條桌注：A為上級領導或外賓席，B為主方席當A為外賓時，A3與B3分別為客方與主方譯員（2）沙發(fā)室注：A為主方，B為客方注：A為上級領導，B為主方領導65 / 102五、合影圖注：人員排序與主席臺安排相同（二）公務用車管理1． 流程 公務用車流程圖2．辦法車輛使用管理辦法第一條 總則1. 為加強車輛和駕駛員的管理，保證車輛管理工作進一步規(guī)范化、制度化，有效發(fā)揮車輛的使用效率，為項目部生產(chǎn)經(jīng)營各項工作提供車輛保障，特制定本辦法。提醒客人帶好自己的物品、送客人到車站(機場) 、通知來賓單位客人返程日期和車船、飛機班次。（2）來訪安排，具體包括：來訪目的、接待時間、接待地點、陪同領導、參與人員、相關材料等。 2．每次全體會議之前，都要認真檢查會場情況，包括會標、主席臺、代表座簽和音響等，妥善安排領導隨員、工作人員及記者席位。發(fā)放代表證、工作證等證件。上級單位在項目召開的綜合性大型會議