【正文】 于提出意見供對方參考。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性?！　C關(guān)文秘人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：　　1．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？　　2．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？　　3．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？　　4．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？　　5．受文對象是誰？　　6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？　　如果在動筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。比如：公文中只引文號，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴(yán)格把關(guān)。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計量單位是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范?！薄　」囊呀?jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效?！　　豆奶幚磙k法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機關(guān)各部門文件、下級機關(guān)文件等。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點：　　1．公文用紙。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件；平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件?！　∪?、承辦是收文辦理的重點　　承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。如有分歧，應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見再次會商，取得處理結(jié)果?！　∽詈笮枰赋龅氖牵凑铡陡拭C省實施（國家行政機關(guān)公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發(fā)文機關(guān)反饋辦理結(jié)果?！　∫?、公文立卷歸檔的范圍　　公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類型。其范圍主要是：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要具體實施、貫徹執(zhí)行的文件；所屬部門及下級機關(guān)主進(jìn)本機關(guān)的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機關(guān)發(fā)來商洽、征詢事務(wù)需辦理或答復(fù)的函件。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。因為“請示”是要求上級機關(guān)答復(fù)的，而“報告”可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。（2）分類式登記法?！　∫弧⒑炇?、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作　　嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機要通信人員送出?！　×?、發(fā)文的用印　　機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。“部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負(fù)責(zé)人簽批。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。　　從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟。　?。ㄋ模┮?、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法?！　♂槍ι鲜鰩讉€方面的問題。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了“發(fā)文辦理是指以　　本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核的要求。下級政府向上一級政府的“請示”、“意見”，由上一級政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)?！钡日Z?！罢埵尽保哼m用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對于保證領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義?！　　巴壵?、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文?！　?．“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用“通告”、“通知”、“通報”、“意見”等；上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復(fù)”、“意見”等。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差177?！　。?）印刷要求?！　。?）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心?！　?．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件由主辦機關(guān)加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）?！　?．公文正文。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標(biāo)宋體字。標(biāo)識位置在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。標(biāo)識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。　　3．緊急程度。　　一、眉首部分　　主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素?！　〉谌?，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。辦公會議紀(jì)要的這部分。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待?！　≌氖呛闹饕糠?，要看不同用途來確定寫法。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文結(jié)尾可寫上“特此批復(fù)”、“此復(fù)”，也可以不寫?！　∨鷱?fù)事項是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示?！　〉谒?，它的格式也包括標(biāo)題。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等?！　〉谝环N是請求指示的。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。　　綜合性的工作報告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報?！　“恕蟾鎴蟾妫骸斑m用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進(jìn)事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”?！庇械膹娬{(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視?！　?．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：　　1．標(biāo)題。　　通知是使用得比較多的一種公文。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項?！　?．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。撰寫嘉獎令應(yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。筆者多年從事機關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會到，機關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。要堅持做到廉潔自律，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變?！　￡P(guān)于行政機關(guān)公文處理的機構(gòu)設(shè)置，《辦法》第七條明確規(guī)定：“各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。這就要求行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)行政機關(guān)公文處理知識，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》?！　∪?、加強對行政機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊伍建設(shè)。督促檢查是辦公廳（室）的一項重要職責(zé)。具有選擇性。 　　(三)在指導(dǎo)思想上有了新的突破。主要是對收到的公文分為下級機關(guān)上報的需要辦理的公文和上級機關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點對下級機關(guān)來文辦理做了詳細(xì)規(guī)定?！比∠藝k《辦法》中“經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。其中，‘請示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話?！　　暗诙鹿姆N類”，國辦《辦法》和《辦法》均為1條。前幾次的“公文處理辦法”，都是由國務(wù)院辦公廳發(fā)布的。行政機關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅持一切從實際出發(fā)。　　行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》系列講座為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)“《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座”專欄。新中國成立后，公文的范疇比過去擴大了。為此，必須明確國家行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求。這是我們一切工作的出發(fā)點和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅持貫徹執(zhí)行?！　?．安全、保密。這主要表現(xiàn)在三個方面：　?。ㄒ唬┌l(fā)布的主體機關(guān)不同。通過修改，“第一章總則”部分，主要是規(guī)定了行政機關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明“會簽人姓名?！辈⒁?guī)定“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文?！薄　　暗诹率瘴霓k理”，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條?！薄　　暗诰耪赂絼t”，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。比如公文用紙，國辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實。如電報緊急程度中增加了“特提”，“請示”附注處增加了注明“聯(lián)系人的姓名和電話”。特別是行政機關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標(biāo)準(zhǔn)，也就是說最終簽發(fā)者要對簽發(fā)的文件負(fù)全部責(zé)任。要加強對從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)習(xí)，關(guān)心生活。”認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線