【正文】 數(shù)值 重要度 時間期限 負責人 95% 40% 全年 王 72小時 25% Q2 李 2% 20% Q3 陳 比去年降低 10% 15% Q4 余 如何進行工作的計劃 ? 計劃是什麼 ? 工作計劃之意義 ? 工作計劃的流程～六步驟 計劃是什麼？ ? 計劃 (PLAN)是執(zhí)行任務(wù)的藍圖，包括：目標、工作步驟、時程，資源分配、衡量基準 …… 等 ? 規(guī)劃 (PLANNING)是一種前瞻性的思考過程，針對環(huán)境之動態(tài)機會與威脅，安排最佳之計劃，以達成目標創(chuàng)造績效 工作計劃之意義 ? 目標方向之掌握 ? 資源運用之規(guī)劃 ? 排除執(zhí)行之障礙 ? 有效的時間管理 ? 必要的應變管理 企業(yè)的計劃體系 ? 長期計劃 ~策略發(fā)展計劃 ? 中期計劃 ~部門功能計劃 ? 短期計劃 ~年度執(zhí)行計劃 ? 特定期間 ~項目管理計劃 工作計劃的種類 計劃 組織 功能計劃 個人 全公司整體計劃 事業(yè)單位別計劃 事業(yè)計劃 時間計劃 生涯計劃 項目計劃 生產(chǎn)、行銷 研發(fā)、資訊 財務(wù)、人事 產(chǎn)品別 顧客別 地區(qū)別 每月 每週 每日 工作計劃的流程 ~六步驟 Step1～收集事實資料 Step2～進行分析評估 Step3～規(guī)劃可用資源 Step4～研擬行動方案 Step5～決策分析制定 Step6～潛在問題分析 Step1～收集事實資料 ? 開發(fā)商情收集之管道 ? 透過人脈尋找事實資料 ? 利用訪談?wù){(diào)查 ? 從現(xiàn)場發(fā)掘相關(guān)資料 ? 了解相關(guān)人員期望與問題 Step1～收集事實資料 ? 描繪全貌，決定影響達成目的要因，依據(jù)要因項目，不要疏漏事實 ? 不要只看表面的事，運用「 5W2H」重點蒐集相關(guān)事實 ? 區(qū)分事實與意見，並蒐集佐證意見的相關(guān)事實 ? 現(xiàn)場定動，主動訪談，收集資訊 ? 運用腦力激盪法，尋求小組成員觀點 ? 消除先入為主的偏見 ? 考量本身的使命、立場及能力 Step2～進行分析評估 ? 分析以往實績狀況 ? 定出指標進行比較 ? 找出問題原因 (面對難題時 ) ? 找出成功關(guān)鍵 (面對任務(wù)時 ) ? 找出發(fā)展趨勢 (面對未來時 ) ? 運用有效的工具 Step2～進行分析評估 ? 針對事實，進行整理、區(qū)別及評估 ? 一方面思考因果關(guān)係，一方面深入發(fā)掘問題 ? 從事實與事實產(chǎn)生關(guān)連後，再推斷表面上難以發(fā)現(xiàn)的事實 ? 對發(fā)現(xiàn)的問題，區(qū)分優(yōu)先性 ? 活用演繹及歸納等分析方法 ? 須考量獲取資訊的成本與時效性 Step3～規(guī)劃可用資源 1. 有形資源 ? 時間、金錢、人力 ? 資訊、知識、技術(shù) ? 設(shè)備、材料、制度、流程 2. 無形資源 ? 形象、創(chuàng)意、口才 ? 關(guān)係、管理、團隊 Step4~ 創(chuàng)意思考研擬方案 ? 激發(fā)創(chuàng)造力，研擬多種方案 ? 具體運用「 5W2H」，使不致有所遺漏 ? 考慮內(nèi)外可運用資源 ? 為能因應未來變化，宜具有適當?shù)膹椥? ? 顧及執(zhí)行計劃相關(guān)人員的立場及情緒 如何擬定行動方案 ? 運用系統(tǒng)圖法（目的手段法） ? 採用腦力激盪法，思考對策 ? 善用魚骨圖法 運用系統(tǒng)圖法展開行動方案 降低品質(zhì)不良率1%以內(nèi) 質(zhì)不良前三大原因 質(zhì)資訊回饋系統(tǒng) 場改善 11. 人為疏忽之對策 12. 材料不良之對策 13. 設(shè)備老舊之對策 21. 電腦化系統(tǒng) 22. 有效開會 31. 遵守作業(yè)標準 32. 現(xiàn)場指導 運用魚骨圖展開行動方案 提昇供應商交貨準確率在95%以上 溝通 供應商 採購 其他部門 制度流程 更換供應商 如何發(fā)展行動計劃 ? 從目標展開行動步驟或項目 ? 預估行動項目之起始及結(jié)束日期 ? 建立評估基準 ? 指明負責人 ? 使用行動計劃（用表） ? 運用任務(wù)時程表（甘特圖） 從目標展開行動項目 目標 項目 12 行動 3 行動 2 行動 1 項目 11 項目 22 項目 21 項目 32 項目 31 行動計劃 (用表 ) 目標： 行動項目 開始 結(jié)果 評估基準 負責人 Step5~決策分析制定 ? 進行方案之可行性分析 ? 正確性、經(jīng)濟性、迅速性、安全性如何？ ? 評估各方案之可能風險 ? 此計劃對相關(guān)人員的影響如何？ ? 決策時機是否適當？ ? 實行時機是否適當？ 評估計劃的可行性 計劃方案 重要性 時效性 經(jīng)濟性 未來性 安全性 優(yōu)先 次序 1. 2. 3. 4. 5. 6. Step6~潛在問題分析 ? 溝通協(xié)調(diào)，了解可能遭遇的問題 ? 進行潛在問題分析 ? 提出後備計劃及權(quán)變計劃 提出後備計劃及權(quán)變計劃 ? 計劃要有三套 ~ – A計劃 (Action Plan) →正常計劃 – B計劃 (Back Up Plan) →異常計劃 – C計劃 (Contingency Plan)→非常計劃 ? 後備計劃 (B計劃 )之準備 ? 權(quán)變計劃 (C計劃 )之準備 後備計劃 (B計劃 )之準備 ? 針對 A計劃所可能遇到的變數(shù)或限制，提出對策 (例 )： ?天候及地理變化 ?經(jīng)費人力不足之限制 ?時間壓力之限制 ? 彈性思考，提出達成目標之不同做法 ? 必要時修正目標 權(quán)變計劃 (C計劃 )之準備 ? 預想各種可能出現(xiàn)之突發(fā)變數(shù) ? 思考各種可能減少損害的方案 ? 設(shè)定預警啟動點 工作計劃的誤區(qū) 1. 計劃趕不上變化，所以計劃無用 2. 過於樂觀，低估計劃的困難度 3. 過於保守，缺乏進取的企圖心 4. 思考不週密，缺乏四度空間思考 5. 侷限於有形資源，忽略無形資源 6. 計劃初始未能真正了解上司的想法 7. 缺乏跨部門溝通協(xié)調(diào)，導致失去支持 8. 沒有應變思考，低估潛在問題的影響 如何推動工作的執(zhí)行 ? 突破認知盲點 ? 建立積極心態(tài) ? 化解人際衝突 ? 克服環(huán)境限制 ? 跨越工作瓶頸 突破認知盲點 ? 什麼是執(zhí)行 ? 什麼不是執(zhí)行 ? 突破對執(zhí)行的認知 ? 解開執(zhí)行的盲點 什麼是執(zhí)行 ? 符合目標方向的行動 ? 要掌握環(huán)境變化去行動 ? 要克服執(zhí)行過程中的障礙 ? 有效溝通協(xié)調(diào)做好執(zhí)行前的準備 ? 在執(zhí)行過程中不斷蒐集反饋 什麼不是執(zhí)行 ? 說得多，做得少 ? 雖有行動計劃，但不切實際 ? 缺乏紀律，各做各的 ? 沒有用心去做 ? 遇到困難挫折，只會找藉口 突破對執(zhí)行的認知 ? 執(zhí)行前設(shè)定明確可行目標 ? 掌握執(zhí)行的成功關(guān)鍵 ? 要注重過程，更要注重結(jié)果 ? 做最好的準備，最壞的打算 ? 執(zhí)行是有紀律的行動 解開執(zhí)行的盲點 ? 執(zhí)行要講求團隊的績效 ~只重個人表現(xiàn)是不夠的 ? 執(zhí)行要有系統(tǒng)思考及宏觀格局 ~避免頭痛醫(yī)頭，找不到本因 ? 執(zhí)行要謀定而後動 ~不要低估或高估困難度 ? 執(zhí)行要機動應變，隨時創(chuàng)新 ~不要一成不變 建立積極心態(tài) ? 用心 ~專注投入，掌握細節(jié) ? 信心 ~面對現(xiàn)實，勇往直前 ? 耐心 ~忍受挫折，反敗為勝 ? 決心 ~目標導向，貫徹始終 化解人際衝突 1. 面對問題 2. 瞭解衝突的起因及過程 3. 透視對方的需求 4. 預擬可能的對策 5. 主動溝通 6. 協(xié)商可行的方案或仲裁人 7. 制定 SOP標準作業(yè)程序 克服環(huán)境限制 ? 準備三套計劃 ~ ? 建立快速反應的企業(yè)文化 ? 制度流程合理化 ? 發(fā)揮領(lǐng)導的技巧 ? 做好向上的管理 跨越工作瓶頸 ? 提昇運用時間的效能 ? 積極建立團隊的共識 ? 主動蒐集資訊與流通 ? 動態(tài)調(diào)度人力資源 ? 借力使力，運用外在資源 如何落實工作的控制 ? 建立控制的基準要求 ? 有效的衡量方法與工具 ? 快速的信息反饋系統(tǒng) ? 採取適時的改善行動 建立控制的基準要求 ? 工作說明書之要求 ? 作業(yè)流程之規(guī)範 ? 工作目標之設(shè)定 ? 績效要求之標準 有效的衡量方法與工具 ※ 不同性質(zhì)的衡量方法 ．時效～甘特圖 ．成本～成本分析比較法 ．品質(zhì)～統(tǒng)計圖、柏拉圖 ．營業(yè)額～目標達成率、成長率 ※ 口頭報告 ※ 書面報告 ※ 檢核會議 ※ 圖表看板 快速的信息反饋系統(tǒng) ? EMAIL ? 電話 ? 一對一面談 ? 查訪客戶 ? 會議 ? 書面報告 ? 內(nèi)部稽核 採取適時的改善行動 ? 溝通與給予支援 ? 修改不合理的流程 ? 任務(wù)重新編組 ? 授權(quán)與指派任務(wù) ? 改善跨部門合作 自我評估與控制 ? 自發(fā)的投入 ? 自主的承諾 ? 願意自我挑戰(zhàn) ? 自我反省與思考 ? 建立命運期共同體 如何做好時間的管理 ? 為什麼時間不夠用？ ? 自我診斷～時間的運用 ? 善用時間管理矩陣 ? 避開時間管理的陷阱 ? 有效時間管理的行動流程 Q:時間用到那裡去了 ?(Where) Q:花了時間有沒有效果 ?(What) Q:使用時間的方式有效嗎 ?(How) 思考 :為什麼時間不夠用 ? 自我診斷 (1) 時間管理不善之因素 A B C 指出具體事例與待改善之處 電話干擾太多 ? ? ? 未預期的訪客多 ? ? ? 會議太多 ? ? ? 開會品質(zhì)不良 ? ? ? 文書作業(yè)繁重 ? ? ? 主管不果決，導致延誤 ? ? ? 突發(fā)狀況太多，常被打斷 ? ? ? 經(jīng)費預算不足 ? ? ? 資訊不充足、不正確、不及時 ? ? ? 溝通技巧不足，費時無效 ? ? ? 1組織層次多，溝通複雜 ? ? ? 1受上游作延遲而影響進度 ? ? ? 1不必要的人際爭執(zhí)困擾 ? ? ? 1作業(yè)流程不合理 ? ? ? 備註 : A:很重要 B:次重要 C:一般性 自我診斷 (2) 時間管理不善之因素 A B C 指出具體事例與待改善之處 自己目標不明確 ? ? ? 先做喜歡的事，忽略重要的事 ? ? ? 時間意識不夠 ? ? ? 未設(shè)定優(yōu)先次序 ? ? ? 缺乏每日工作計劃 ? ? ? 辦案桌混亂，找東西費時 ? ? ? 做不是傲的事過度承諾 ? ? ? 有拖延的習慣 ? ?