【正文】 ②對(duì)于單位的信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，電子檔案是這個(gè)系統(tǒng)信息資源的組成部分，它可以直接轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)庫(kù)、資料庫(kù)中的信息，它是各種信息補(bǔ)充、更新或再生產(chǎn)的重要來(lái)源，是系統(tǒng)正常運(yùn)行的信息保障。它們之所以能夠構(gòu)成完整的電子文件或電子檔案，是人們通過(guò)一定的技術(shù)手段將其聯(lián)結(jié)在一起的。電子檔案在線利用的方式對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)基本上擺脫了地域和時(shí)間限制，調(diào)閱文件的主動(dòng)性強(qiáng)、批量大和表現(xiàn)方式多種，使文件查找速度快，可以實(shí)現(xiàn)信息或數(shù)據(jù)的共享，因此這種方式能夠充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)越性。目前，采取“雙套制”歸檔主要是為了在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)意外故障時(shí)能夠確保電子檔案信息的完整性和真實(shí)性。歸檔時(shí)，應(yīng)將有關(guān)的目錄和登記表同時(shí)移交給檔案部門(mén)。實(shí)行邏輯歸檔或網(wǎng)絡(luò)歸檔時(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可自動(dòng)生成 《 歸檔電子文件登記表 》 ，打印輸出后，移交雙方簽字蓋章、留存?zhèn)洳椤?shù)字檔案館的信息源是各個(gè)機(jī)構(gòu)的電子檔案。 （ 2）電子檔案信息的安全保護(hù) ? 與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案信息的完整性和真實(shí)性面對(duì)著來(lái)自于載體自身和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中一些不安全因素的威脅，因此，應(yīng)利用現(xiàn)有的電子信息安全防護(hù)的技術(shù)手段，如信息加密、電子簽名、身份識(shí)別、防止計(jì)算機(jī)病毒、信息備份、信息遷移技術(shù)等，維護(hù)電子檔案信息的安全。 （ 2）檔案在線提供利用方式 ? 檔案在線提供利用的方式是指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為用戶提供檔案信息。 。 ? ③復(fù)制 ? 復(fù)制是指檔案室（館）依照有關(guān)法律法規(guī)向用戶提供復(fù)印文件和圖紙以及拷貝的膠片、光盤(pán)等各種載體的電子檔案復(fù)制件的提供利用的方式。 《 CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 》 規(guī)定：光盤(pán)檔案的保管溫度應(yīng)是 14℃~24℃ ，相對(duì)濕度為45%~60%。 （ 2）檔案館電子檔案的管理模式 ? 檔案館管理階段的電子檔案管理模式有兩種：①“集中保管的模式”，即立檔單位失去現(xiàn)行效用，將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的電子文件移交給檔案館集中保管；②“分布保管的模式”，即電子文件始終由立檔單位自己負(fù)責(zé)保存，檔案館對(duì)電子文件具有一定的控制權(quán)利，并對(duì)其管理進(jìn)行指導(dǎo)。移交文件均一式兩份，交接雙方留存?zhèn)洳椤? ? （ 2）真實(shí)有效 ? 真實(shí)有效是指歸檔的電子檔案應(yīng)該是經(jīng)簽發(fā)生效的定稿，圖形文件如果經(jīng)過(guò)更改，則應(yīng)將最新的版本連同更改記錄均予歸檔。經(jīng)邏輯歸檔后，一方面，電子檔案的物理存在位置不會(huì)改變；另一方面，文件形成部門(mén)可以利用該文件，但是卻不能對(duì)其進(jìn)行修改和刪除。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，電子檔案信息可以同時(shí)以不同的形態(tài)分流，即電子檔案歸檔的同時(shí)，那些具有數(shù)據(jù)價(jià)值的信息被數(shù)據(jù)庫(kù)采集，有資料價(jià)值的進(jìn)入資料庫(kù)，又成為新的電子文件的來(lái)源。 ? 電子檔案的生命是由載體、信息和系統(tǒng)三個(gè)部分所構(gòu)成的。 ? 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 （四）錄音、錄像檔案的利用 ? ? 即設(shè)立專(zhuān)門(mén)的視聽(tīng)室或在固定的展室內(nèi)開(kāi)辟視聽(tīng)區(qū)，為利用者播放 錄音、錄像檔案資料。不具備上述條件的單位，亦應(yīng)避免在錄音、錄像檔案保管場(chǎng)所同時(shí)放置電動(dòng)機(jī)、電視機(jī)、變壓器等設(shè)備，或避免將錄音、錄像檔案存放在這類(lèi)電器附近。 （二）錄音、錄像檔案的分類(lèi)與編目 ? 錄音、錄像檔案可以按照內(nèi)容和時(shí)間分類(lèi)。 （一）錄音、錄像檔案的收集 ? 對(duì)于紀(jì)實(shí)性錄音、錄像檔案，我們應(yīng)按照歸檔要求，將反映本單位工作活動(dòng)、具有考查利用價(jià)值的材料隨時(shí)接收歸檔，由檔案室統(tǒng)一保管。編輯出版畫(huà)冊(cè)要注意版權(quán)問(wèn)題。照片原件的外借應(yīng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)制度和借閱手續(xù)，并注意及時(shí)催還。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝，異地保存。 5℃ ，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于 177。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對(duì)貯存的底片、照片無(wú)有害影響。 ? 照片檔案價(jià)值的鑒定，應(yīng)遵循檔案價(jià)值鑒定的原則和要求，參照照片形成的年代、內(nèi)容、技術(shù)質(zhì)量等因素來(lái)判定。 ? 應(yīng)按照 《 照片檔案管理規(guī)范 》 的要求，填寫(xiě)照片檔案案卷的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷目錄。 （ 2）照片的分類(lèi) ? 照片一般是以全宗為單位，按年度 –內(nèi)容／專(zhuān)題進(jìn)行分類(lèi)；有時(shí)也可以與相關(guān)文書(shū)檔案的分類(lèi)方法一致。在特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意可以提前或延遲移交。 ? 應(yīng)做好擬的歸檔照片的鑒定工作。 ? ， 是根據(jù)藝術(shù)創(chuàng)作構(gòu)思、組織拍攝的，有較高的藝術(shù)欣賞價(jià)值和攝影藝術(shù)研究?jī)r(jià)值。 ? （一）照片檔案的構(gòu)成 ? 照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)銷(xiāo)毀清冊(cè)。 ? ? 會(huì)計(jì)部門(mén)移交檔案部門(mén)后，檔案人員要定期會(huì)同會(huì)計(jì)人員對(duì)已滿保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀鑒定。 ? ，件數(shù)指案卷中文件材料的份數(shù)，頁(yè)數(shù)指卷內(nèi)文件材料的總頁(yè)數(shù)， ? ，即會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保存的時(shí)間。保管期限不同的案卷，一般也應(yīng)分別編制案卷目錄。立卷時(shí)，應(yīng)將本機(jī)關(guān)與下屬單位的報(bào)表分開(kāi)立卷。規(guī)模較大的企事業(yè)單位可以對(duì)收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行分別整理。 ? 這種分類(lèi)方法適用于具有多種會(huì)計(jì)類(lèi)型的機(jī)關(guān)。每年從 1號(hào)開(kāi)始編案卷流水號(hào)。卷盒的脊背上印有科目、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。 （三）會(huì)計(jì)檔案包裝材料 ? ? 會(huì)計(jì)憑證盒略大于裝訂好的憑證，一般規(guī)格為：30 12 （ 35） cm。財(cái)會(huì)部門(mén)經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)會(huì)工作的方針、政策、制度、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告以及來(lái)往文書(shū)都不屬于會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍，一般應(yīng)作為文書(shū)檔案另行管理。 ? ：會(huì)計(jì)檔案可以為國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策提供可靠信息，是各部門(mén)、各單位管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和事業(yè)活動(dòng)的重要參考資料。 ? ：會(huì)計(jì)檔案中的賬簿是由憑證轉(zhuǎn)化而來(lái)的。憑證、賬簿和報(bào)表都是在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)過(guò)程中為科學(xué)組織會(huì)計(jì)核算的需要而形成的。 三、會(huì)計(jì)檔案的作用 ? ：會(huì)計(jì)檔案是編制國(guó)家和地方預(yù)算、國(guó)家和部門(mén)經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、單位預(yù)算及財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)。 五、會(huì)計(jì)檔案的收集 ? ? 會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。 ? 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。在盒蓋翻口出兩邊設(shè)有穿扣，使盒蓋能緊扣住卷盒。 （二）會(huì)計(jì)檔的分類(lèi) ? – 形式 – 保管期限分類(lèi)法 ? 即把會(huì)計(jì)檔案首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，再把一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)的文件按報(bào)表、賬簿、憑證分為三類(lèi)，最后把每種形式內(nèi)的文件按永久、 25年、 15年、 10年、 5年的順序排列。 會(huì)計(jì)年度 – 保管期限 – 組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 年度 保管期限 組織機(jī)構(gòu) 卷號(hào) 2022年 永久 儲(chǔ)運(yùn)處 1~2 基建處 3~4 業(yè)務(wù)處 5~6 25年 儲(chǔ)運(yùn)處 7~8 基建處 9~10 業(yè)務(wù)處 11~12 15年 儲(chǔ)運(yùn)處 13~14 基建處 15~16 業(yè)務(wù)處 17~18 會(huì)計(jì)年度 – 保管期限 – 組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 年度 保管期限 組織機(jī)構(gòu) 卷號(hào) 2022年 永久 儲(chǔ)運(yùn)處 1~2 基建處 3~4 業(yè)務(wù)處 5~6 25年 儲(chǔ)運(yùn)處 7~8 基建處 9~10 業(yè)務(wù)處 11~12 15年 儲(chǔ)運(yùn)處 13~14 基建處 15~16 業(yè)務(wù)處 17~18 –類(lèi)型 –形式 –保管期限分類(lèi)法 ? 即把會(huì)計(jì)文件先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，再把每個(gè)年度內(nèi)的文件按會(huì)計(jì)類(lèi)型分設(shè)屬類(lèi)，然后把每個(gè)屬類(lèi)內(nèi)的文件再按報(bào)表、賬簿、憑證分開(kāi)，最后把每種形式內(nèi)的文件按保管期限分別組成保管單位。每本案卷的厚度不超過(guò) 2厘米為宜。 ? 會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)在年度決算之后整理立卷。通常按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料分別編制。 ? ，即卷內(nèi)最早和最后形成文件的年、月、日。 企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表 序號(hào) 檔案名稱 保管期限 備注 一 會(huì)計(jì)憑證類(lèi) 1 原始憑證 15年 2 記賬憑證 15年 3 匯總憑證 15年 二 會(huì)計(jì)賬簿類(lèi) 4 總賬 15年 包括日記總賬 5 明細(xì)賬 15年 6 日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬 保管 25年