【正文】 充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)越性。傳統(tǒng)檔案信息在現(xiàn)行活動(dòng)中的轉(zhuǎn)化方式有兩種：①在單位使用檔案的過程中將有關(guān)信息提取出來，融入現(xiàn)行文件當(dāng)中；②檔案部門編輯一些檔案參考資料，提供給單位使用。它們之所以能夠構(gòu)成完整的電子文件或電子檔案，是人們通過一定的技術(shù)手段將其聯(lián)結(jié)在一起的。而電子檔案則不可能按照上述方式集中管理，它的相當(dāng)一部分是通過檔案部門掌握其邏輯地址而進(jìn)行控制；有些部分是通過下載將信息轉(zhuǎn)移到保存介質(zhì)上而集中于檔案部門；還有一些電子檔案時(shí)采用在線集中，即將信息轉(zhuǎn)移到檔案部門指定的地址中進(jìn)行管理。它的作用主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：①對(duì)于管理或經(jīng)營活動(dòng)來說，它是重要的原始憑證，是單位工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的記錄，是單位歷史面貌的一個(gè)組成部分；②對(duì)于單位的信息系統(tǒng)來說，電子檔案是這個(gè)系統(tǒng)信息資源的組成部分，它可以直接轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)庫、資料庫中的信息，它是各種信息補(bǔ)充、更新或再生產(chǎn)的重要來源，是系統(tǒng)正常運(yùn)行的信息保障。電子檔案是具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。這種方式方便、易行，既能最大限度滿足利用者需求，又可保護(hù)錄音、錄像檔案原件，是檔案部門提供利用錄音、錄像檔案的主要方式。重繞磁帶應(yīng)注意采用正常轉(zhuǎn)速，卷繞的松緊度要適當(dāng)，邊端要平整，不能出現(xiàn)褶皺、彎曲，防止帶體損壞。庫房溫度過高易使磁性介質(zhì)變脆；濕度過大，則易導(dǎo)致磁性裝置受潮變形。為此，大量產(chǎn)生和保存錄音、錄像檔案的單位，應(yīng)該修建專用的防磁檔案庫房，以徹底隔絕外界磁場對(duì)錄音、錄像檔案的干擾。 ? 錄音、錄像檔案應(yīng)裝入特制的封套中，并在封套外面粘貼上標(biāo)簽；標(biāo)簽上應(yīng)注明題目（內(nèi)容）、講話人、錄制日期、盤（卷）數(shù)、編號(hào)、磁帶長度、播放時(shí)間等項(xiàng)目。驗(yàn)收的程序和內(nèi)容是核對(duì)錄音、錄像登記表，檢查登記簿的各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫完整清楚，手續(xù)是否完備；隨后，根據(jù)登記簿的內(nèi)容聽音或觀看，核對(duì)錄音、錄像檔案內(nèi)容的技術(shù)狀況。 ? 對(duì)于制作性錄音、錄像檔案，有關(guān)的廣播電臺(tái)、電視臺(tái)，以及記者、編輯等采編人員，應(yīng)將采訪錄制、編輯加工的各種音像資料進(jìn)行登記，填寫送審表，并送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。制作性錄音、錄像檔案指經(jīng)過策劃、錄制、編輯而有目的地制作的作品。 二、錄音、錄像檔案 ? 錄音、錄像檔案目前有兩種形式：一種是采用錄音機(jī)和錄像機(jī)在磁帶上記錄單位或個(gè)人現(xiàn)場工作活動(dòng)情況所形成的檔案；它在形成以后，需要利用音像視聽設(shè)備才能收聽和觀看。如，可通過網(wǎng)絡(luò)直接將照片檔案的復(fù)制件發(fā)送給用戶，為利用者提供高效便捷的服務(wù)。確有需要借用的，可提供拷貝片借閱，母片一律不外借。這種方式服務(wù)的主要對(duì)象是本單位行政也業(yè)務(wù)人員。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動(dòng)，應(yīng)縮短檢查的間隔期。接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應(yīng)設(shè)緩沖間。 2℃ ，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于177。 長期貯存是指膠片、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存 100年。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。如果某些照片的內(nèi)容與本單位、本地區(qū)的工作沒有直接的關(guān)系，只是用于學(xué)習(xí)、宣傳、交流情況，則作為資料保存。由于底片保存在紙袋中，因此，要在紙袋外面同時(shí)寫明底片號(hào)。一張底片或一組底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)底片號(hào)。 ? 照片檔案的編號(hào)方法是：案卷按順序編制流水號(hào)碼；卷內(nèi)順序編制頁號(hào)；每套照片編一個(gè)總號(hào)；一套中各張分別編號(hào)；每張照片檔案的底片、照片、說明詞應(yīng)同編一號(hào)。 ? 照片檔案的文字說明是反映照片內(nèi)容和相關(guān)情況、幫助人們利用照片的重要信息，通常應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景和攝影者六個(gè)要素。 底片的分類方法有三種： ①按規(guī)格、尺寸分類；②按年度或按歷史時(shí)期分類；③按內(nèi)容分類，如會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目、產(chǎn)品、時(shí)間等。 ? 收集照片檔案時(shí)，檔案部門應(yīng)遵循無償接收與有償征集相結(jié)合、接收征集歷史照片與接收征集現(xiàn)實(shí)照片并重的原則，積極、主動(dòng)地與照片檔案形成單位聯(lián)系，宣傳照片檔案的重要性及有關(guān)照片檔案的規(guī)定和要求，取得有關(guān)單位的協(xié)助與配合。 ? 對(duì)具有保存價(jià)值的照片，攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，定期向檔案室移交。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。 ? （ 5）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。 （三）照片檔案的收集 ? ? 照片檔案的主要收集范圍是： ? （ 1）記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。 （二）照片檔案的種類 ? 按照片的體裁，照片檔案可分為： ? ， 也稱為事件或消息照片檔案，是為報(bào)道重要活動(dòng)和重大事件拍攝的。 ? 原始底片是照片在形成過程中最初產(chǎn)生的底片，為防止磨損一般不外借；翻版底片是原始底片的復(fù)制品，又稱復(fù)制底片，作用是保護(hù)原版底片，用于外借或補(bǔ)充原始底片的缺損。由于它們的制作材料、記錄方式和形成規(guī)律與紙質(zhì)檔案有很大差別，因此在也有其管理上特殊的要求與方法。同時(shí)，應(yīng)將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。 ? 銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷。對(duì)歸檔鑒定時(shí)保管期限劃分不適當(dāng)?shù)臋n案進(jìn)行糾正。 ? 以下是財(cái)政部、國家檔案局共同制發(fā)的 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 中的企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表。 ? 9備注，即其他需要說明的事宜。 ? ，即案卷封面標(biāo)題。 ? 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的項(xiàng)目主要有： ? ，即會(huì)計(jì)檔案案卷在目錄中的序號(hào)。 （四）會(huì)計(jì)檔案的編目 ? 會(huì)計(jì)檔案的編目即編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。季報(bào)表、月報(bào)表可視其多少分開或合并立卷?；铐撌交蚩ㄆ降馁~頁，應(yīng)去除空白頁，將已記賬頁一次編號(hào)，組成案卷。但應(yīng)在原始憑證上注明另存憑證的名稱、數(shù)量及去向，并由立卷人簽章。每個(gè)月的憑證合訂成一本或數(shù)本案卷。 ? 這種分類方法適用于財(cái)政機(jī)關(guān)。 ? 這種分類法適用于各級(jí)總預(yù)算會(huì)計(jì)單位。特點(diǎn)是簡便易行，分類與保管統(tǒng)一，方便查找。 ? 會(huì)計(jì)檔案整理工作的主要內(nèi)容有分類、立卷、案卷排列與編目等。 ? 會(huì)計(jì)報(bào)表多見于打印件，需裝盒才能豎放于檔案箱柜之中。 會(huì)計(jì)憑證 單位名稱 起止日期 年 月 日至 年 月 日 本月共 冊 本冊是第 冊 本冊自第 號(hào)至第 號(hào) 共 張 立卷人 財(cái)務(wù)主管 保管期限 ? 用于存放會(huì)計(jì)賬簿，一般規(guī)格為： 30 22 （ 35） cm。會(huì)計(jì)卡片上印有會(huì)計(jì)憑證、類別、年、月、卷號(hào)、保管期限等項(xiàng)目，使用時(shí)，可根據(jù)盒內(nèi)所放憑證的信息進(jìn)行填寫?！? ? 移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)物會(huì)計(jì)部門保管一年。保證會(huì)計(jì)檔案規(guī)范整理、妥善保管、有序存放 方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 ? ：會(huì)計(jì)檔案真實(shí)地記錄了各個(gè)歷史時(shí)期經(jīng)濟(jì)管理水平與狀況，是編寫經(jīng)濟(jì)管理、財(cái)政事業(yè)發(fā)展等專題的重要史料。但是其基本成分只有會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表三種固定形式。憑證、賬簿、報(bào)表三種形式相互銜接，環(huán)環(huán)相扣，相互制約，顯示了較強(qiáng)的整體性。會(huì)計(jì)核算即對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄和計(jì)算。 ? 通過定義明確： 主體 專業(yè)領(lǐng)域 價(jià)值 原始性 ? 它的范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、財(cái)務(wù)報(bào)告和其它類會(huì)計(jì)核算材料 二、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn) ? ：會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料轉(zhuǎn)化而來的。報(bào)表由賬、簿匯總而成。門類眾多，遍布生產(chǎn)流通和非生產(chǎn)流通各領(lǐng)域。 ? ：會(huì)計(jì)檔案是記錄各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，維護(hù)國家、集體和公民個(gè)人財(cái)產(chǎn)權(quán)益，查處經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的可靠依據(jù)。 ? 各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。 ? 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 第四條規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。檔案部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉絕句。盒子的脊背裝有塑料膜，用于插入會(huì)計(jì)憑證卡片。使用時(shí)，將印有“會(huì)計(jì)憑證”字樣的一頭朝外放入檔案架、柜內(nèi)，以方便查找利用。存放時(shí)將卷盒的脊背向外放入檔案櫥，方便查找。 六、會(huì)計(jì)檔案的整理