【正文】 匯總文件主要用來存放所有科目 （ 包括一級科目和明細科目 ） 的年初數(shù) ， 累計借方發(fā)生額 、 累計貸方發(fā)生額 、 期末余額 、 每個月的借貸方發(fā)生額等匯總數(shù)據(jù)的文件 。 缺點是不能直接得到賬簿所需的數(shù)據(jù)，只能通過計算得到。 二、初始化模塊的設(shè)計 第 56頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 科目設(shè)置的內(nèi)容要根據(jù)科目文件的結(jié)構(gòu)而定 。 憑證類別設(shè)置 是實現(xiàn)對憑證類型的管理 ， 并將結(jié)果保存在憑證類型文件中 （ 如收款 、 付款 、 轉(zhuǎn)賬三類憑證 ） 。 第 59頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 三、 憑證處理模塊設(shè)計 憑證處理模塊的功能主要是完成對憑證的日常處理工作，它又可劃分為憑證輸入、憑證審核、憑證查詢打印、生成自動轉(zhuǎn)賬憑證等功能模塊。 （ 3）科目代碼檢查。對每一張憑證存入憑證文件之前，必須自動進行借貸平衡檢查。 這種方法查錯效率較高 ， 但是輸入時間花費較多 。 在 計算機方式下 的“ 記賬過程 ” 是根據(jù)記賬憑證文件或臨時憑證文件中己審核的憑證，高速、快捷、準(zhǔn)確地自動 更新賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件 ，得到賬簿和報表所需的匯總信息和明細信息。 （ 6）如果取出記錄的 科目性質(zhì)為 “ 對賬 ” ，則將該記錄 追加到 “ 企業(yè)銀行對賬文件 ” 。 日記賬輸出模塊的功能是根據(jù)財會人員輸入的會計科目、日期，自動從匯總文件、歷史憑證文件中提取數(shù)據(jù)，經(jīng)過加工后輸出相應(yīng)的日記賬。 （ 7） 依次輸出日 、 月 、 憑證號 、 金額內(nèi)容 。對于重要科目可以設(shè)計 “ 日報表 ” 功能。 （ 1）總賬格式設(shè)計 總賬一般采用兩種格式： 一種是三欄式總賬；另一種是用余額表或科目匯總表代替總賬。 結(jié)賬是一種批處理，只允許每月結(jié)賬日使用。如果某月有結(jié)賬標(biāo)志，則不能再輸入該月憑證并記該月的賬。表體是報表中的數(shù)據(jù)及分隔線，是報表的主體。 會計報表的查詢與打印 是將報表按格式設(shè)計要求在屏幕上顯示或用打印機打印出來。 （三）對賬 第 86頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 是從屏幕上和打印機上輸出“單位未達賬項”、“銀行未達賬項”、“已達賬項”、“余額調(diào)節(jié)表”等。 系統(tǒng)維護 是自動對磁盤空間進行管理，對數(shù)據(jù)庫文件重建索引，清除病毒等，以保證數(shù)據(jù)正確。 5. 財會人員只要使用記賬模塊，記賬工作便由計算機自動、準(zhǔn)確、高速完成。 分析中設(shè)計的數(shù)據(jù)流圖等為依據(jù)，建立賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖，并按功能劃分為一個個功能相對獨立的模塊。 七、 系統(tǒng)服務(wù)模塊設(shè)計 第 88頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 是實現(xiàn)對財會人員財務(wù)分工的設(shè)置和管理，并將人員權(quán)限設(shè)置結(jié)果保存在人員權(quán)限文件中。 ?比較經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否相同的依據(jù)： 支票號 +金額；結(jié)算方式 +結(jié)算號 +金額。 （二）會計報表的輸出 包括：會計報表的生成和會計報表的查詢與打印。表頭是報表中描述報表整體性質(zhì)的部分，位于報表的前端，一般填列報表的標(biāo)題、報表編號、編制單位、編制日期及計量單位、各項目的名稱等。 如果是結(jié) 12月份的賬，則必須產(chǎn)生下年度的空白賬簿文件，并結(jié)轉(zhuǎn)年度余額。 第 80頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 手工會計處理中有結(jié)賬過程，在計算機會計處理中也應(yīng)有這一過程，以符合會計制度的要求。 注 :在計算機賬務(wù)處理系統(tǒng)中減少或取消多欄式明細賬，并編制一些必要的報表來集中反映有關(guān)科目經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生情況（如企業(yè)管理費明細表）。 在計算機方式下，由于輸出日記賬過程非?？旖?，所以 每個科目都可以有日記賬，同時又有明細賬。 （ 5） 輸出日記賬主體 ， 即選擇歷史憑證文件 ， 取一條記錄 ，如果遇到文件結(jié)尾標(biāo)志 ， 轉(zhuǎn) （ 10） ， 否則繼續(xù)執(zhí)行 。由于查詢并不需要修改數(shù)據(jù)，因而其查詢要求雖然不一，但基本流程大體上相同；不同的只是打開的文件和顯示與打印格式不同而已。 （ 4） 取 “ 臨時憑證文件 ” 中 已審核的一條記錄 （一張憑證），如果文件沒有結(jié)束，繼續(xù)執(zhí)行，否則轉(zhuǎn)到第 9步。 （ 一）記賬 記賬模塊的功能是根據(jù)記賬憑證文件或臨時憑證文件中 己審核的憑證 ，自動更新賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件，得到賬簿和報表所需的匯總信息和明細信息。 這種方法受操作員熟練程度的影響較大 ， 而且長時間目測會引起眼睛疲勞 ， 效率比較低 。借貸方科目與之是否相符。 （ 2）憑證日期檢查。 前一種方法工作量小，但不能反映出一年的累計發(fā)生額，后一種方法則相反。 （ 6）級別： 定義每一科目的級別 ,如 3級。 （ 一 ） 科目設(shè)置 是將單位會計核算中使用的科目逐一地按要求描述給系統(tǒng) ， 并將科目設(shè)置的結(jié)果保存在科目文件中 ，實現(xiàn)對會計的管理 。 借方累計 =1月借合計 +2月借合計 +3月借合計 貸方累計 =1月貸合計 +2月貸合計 +3月貸合計 （ 3） 3月份期末余額。 （二）憑證文件的存儲策略及組織方式設(shè)計 注意： 上述三種方案中的 憑證文件所列示的字段是基本字段 ， 如果憑證文件需要保存更多的信息 ， 如：支票號 /結(jié)算單據(jù)號 、 外幣金額 、 匯率 、 數(shù)量 、 單價 、 部門代碼等 。 二、憑證文件的設(shè)計 以記賬憑證本身要求的基本信息為例，介紹三種憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計方案。 （ 2）科目性質(zhì)。 第 36頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （ 3）科目代碼結(jié)構(gòu)設(shè)計舉例： 科目代碼采用 422結(jié)構(gòu)： 科目代碼 科目名稱 1211 原材料 121101 原材料 —— 黑色金屬 12110101 原材料 —— 黑色金屬 — A材料 12110102 原材料 —— 黑色金屬 — B材料 121102 原材料 —— 有色金屬 第 37頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （四）會計科目代碼設(shè)計中應(yīng)注意的問題 科目代碼要有可擴展性 。） ?便于對會計數(shù)據(jù)的加工處理。 （四）計算機方式和手工方式下 賬務(wù)處理流程的區(qū)別 第 33頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 在計算機條件下，賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的賬、證、表以什么文件及結(jié)構(gòu)存儲，這與賬務(wù)處理子系統(tǒng)設(shè)計階段所確定的賬務(wù)處理流程有關(guān)；與設(shè)計人員的思路有關(guān)；還與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等多種因素有關(guān)。 計算機方式下 ，賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲在憑證文件、匯總文件等數(shù)據(jù)庫文件中，在需要時，通過打印機輸出。 第 28頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 手工方式下： 會計業(yè)務(wù)的處理起點為原始會計憑證； 工作終點為編制并上報會計報表。 第 27頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 方案一的優(yōu)缺點 優(yōu)點： 。 （ 2）匯總文件。 （ 4）根據(jù)單位銀行對賬文件和對賬單文件中的銀行業(yè)務(wù)進行對賬，并將已達賬從兩個文件中刪除。 是賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件，主要存放財會人員錄入的所有憑證，包括未審核憑證、已審核憑證、已記賬憑證。 （ 2）對記賬憑證中未審核的憑證進行審核。 第 18頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 同一數(shù)據(jù)的大量重復(fù)，不僅造成存儲浪費，還極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不兼容。 缺點： 總分類帳不能明確反映科目之間的對應(yīng)關(guān)系； 不便于對經(jīng)濟活動進行分析和檢查。 其主要區(qū)別在于登記總賬的方法不同。 隨時輸出某個時期內(nèi)任意會計科目發(fā)生的所有業(yè)務(wù)，隨時輸出各個會計期間的各種賬表，為企業(yè)管理提供信息。 從會計信息系統(tǒng)的構(gòu)成來看，賬務(wù)處理是會計信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)，它與其他子系統(tǒng)之間存在大量的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，采用什么樣的傳遞方式以及傳遞的內(nèi)容和時間對整個會計信息系統(tǒng)都有很大的影響。 賬務(wù)處理 是從原始憑證的一系列數(shù)據(jù)得到會計信息的過程。（往來核算和管理、項目核算與管理、部門核算與管理）這些輔助功能和管理都是賬務(wù)處理功能的進一步補充，但它們也一樣稱為賬務(wù)處理系統(tǒng)。 結(jié)論 : 在計算機方式下，有參考價值。 缺點： 匯總記帳憑證的工作量大； 對轉(zhuǎn)帳憑證編制有特殊的要求。 為了達到既要算得快又要算得準(zhǔn)的目標(biāo)，只能靠增加財會人員勞動強度來實現(xiàn)。 （ 5）根據(jù)記賬憑證文件和對賬單文件中的銀行業(yè)務(wù)進行對賬，只能對對賬單文件中的已達賬刪除。 （ 3）對賬單文件。 （ 7）根據(jù)匯總文件及歷史憑證文件輸出各種會計報表。 主要是用于存放 已經(jīng)記賬 的所有憑證，這些憑證是正式會計檔案，不能直接修改，只能用紅字憑證沖銷。 。 第 29頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （ 2）數(shù)據(jù)處理方式不同。這樣就沒有必要進行賬與賬的核對了。因此，代碼有利于計算機識別和處理客觀事物或抽象的概念，也有利于提高處理速度。 （二）科目文件的組織方式 （三）科目代碼的編碼設(shè)計 （ 1）編碼方式。 代碼位數(shù)過長對記憶 、 輸入 、 使用都非常不便 。 （ 3）科目文件結(jié)構(gòu)。 第 44頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 憑證文件名稱： PZ． DBF 序號 字段名 類型 長度 小數(shù)位 1 憑證號 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代碼 C 10 5 借貸標(biāo)志 C 2 6 金額 N 12 2 7 附件 N 3 8 錄入 C 8 9 審核 C 8 10 記賬 C 8 11 記賬標(biāo)記 C 1 憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計方案二 存儲結(jié)果如下： 憑證號 日期 摘 要 科目代碼 借貸標(biāo)志 金額 附件 錄入 審核 記賬 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 3131 借 200 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5401 貸 100 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5501 貸 50 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5402 貸 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5502 貸 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5503 貸 20 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5405 貸 5 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5601 貸 5 000 1 張三 李平 王新 說明： 對于一張期末將所有支出科目轉(zhuǎn)入 “ 本年利潤 ”科目的記賬憑證： 第 46頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 方案二總結(jié)： 方案二是對方案一的改進 ， 節(jié)約了存儲空間 。 匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計方案一 三、匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計 匯總文件名稱： HZ． dbf 序號 字段名 類型 長度 小數(shù)位 說