【正文】 C 4 2 摘要 C 36 3 科目代碼 C 10 4 借貸標志 C 2 5 金額 N 12 2 將憑證文件分成兩個文件： 憑證內容文件，用于存放與每一筆經濟無關的內容，一筆經濟業(yè)務對應一條記錄； 憑證業(yè)務文件，用于存放經濟業(yè)務之間有對應關系的內容，一筆經濟業(yè)務對應多條記錄； 第 48頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 說明： 對于一張期末將所有支出科目轉入 “ 本年利潤” 科目的記賬憑證： 存儲結果 憑證號 日期 附件 錄入 審核 記賬 0005 05/30/01 1 張三 李平 王新 憑證號 摘 要 科目代碼 借貸標志 金 額 0005 支出轉利潤 3131 借 200 000 0005 支出轉利潤 5401 貸 100 000 0005 支出轉利潤 5501 貸 50 000 0005 支出轉利潤 5402 貸 10 000 0005 支出轉利潤 5502 貸 10 000 0005 支出轉利潤 5503 貸 20 000 0005 支出轉利潤 5405 貸 5 000 0005 支出轉利潤 5601 貸 5 000 借方金額、貸方金額 第 49頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 憑證文件的存儲 憑證文件是賬務處理系統(tǒng)中不可缺少的數據庫文件 ， 其存儲方案取決于賬務處理流程 。 將 “ 借方金額 ” 和 “ 貸方金額 ” 合并為一個字段 “ 金額 ” ； 增加一個 “ 借貸標志 ” 字段 ， 用于區(qū)分金額方向 。 缺點： 一項經濟業(yè)務發(fā)生時 ， 在記錄中憑證號、 日期 、 摘要 、 附件 、 錄入 、 審核 、 記賬字段的值多次重復 ， 造成數據冗余； 一條記錄中不能同時有借方金額和貸方金額 ， 即一條記錄中總有一個字段為空 ， 造成空間浪費 。 二、憑證文件的設計 以記賬憑證本身要求的基本信息為例，介紹三種憑證文件結構設計方案。 科目文件名稱： 序號 字段名 類型 長度 1 科目代碼 C 10 2 科目名稱 C 20 3 科目類別 C 4 4 科目性質 C 6 5 父科目 C 8 6 級別 N 1 第 40頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 憑證文件是用來存儲記賬憑證的每一項數據、記錄在一定時間內所發(fā)生的各項經濟業(yè)務的數據庫文件。 科目文件名稱： 序號 字段名 類型 長度 1 科目代碼 C 10 2 科目名稱 C 20 3 科目類別 C 4 4 科目性質 C 6 第 39頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 科目文件結構設計方案二 由于會計科目體系是一個典型的樹型結構，科目之間具有層次關系，在科目文件中，除了要描述有關會計科目的名稱，代碼、類別等屬性外，還應指定科目之間的這種層次關系。如設置常用的科目性質：對賬、外幣、數量、往來、部門、個人、項目等。 （ 2）科目性質。其反映科目的類別。 科目代碼的長度在 8位以上時出錯率會大幅上升 。 代碼位數不宜過長 。 第 36頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （ 3）科目代碼結構設計舉例： 科目代碼采用 422結構： 科目代碼 科目名稱 1211 原材料 121101 原材料 —— 黑色金屬 12110101 原材料 —— 黑色金屬 — A材料 12110102 原材料 —— 黑色金屬 — B材料 121102 原材料 —— 有色金屬 第 37頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （四）會計科目代碼設計中應注意的問題 科目代碼要有可擴展性 。 是指科目代碼共分幾段，每段有幾位。 會計科目通常采用群碼的編碼方式 ，即將會計科目代碼分成若干段，每一段有固定的位數，第一段表示一級科目代碼，第二段表示二級明細科目代碼，以此類推，每一段按照一定的標準順序排列。當增加或減少科目時，計算機會自動按照科目代碼的大小重新排序。） ?便于對會計數據的加工處理。） ?在憑證輸入中 ,文字形式科目不便于提高輸入速度。 在會計信息系統(tǒng)中的代碼體系有： 會計科目代碼、部門代碼、人員代碼、財產代碼 等。 計算機是通過對代碼的處理，來認識事物或概念屬性及狀態(tài)的。 （四）計算機方式和手工方式下 賬務處理流程的區(qū)別 第 33頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 在計算機條件下，賬務處理子系統(tǒng)中的賬、證、表以什么文件及結構存儲，這與賬務處理子系統(tǒng)設計階段所確定的賬務處理流程有關；與設計人員的思路有關；還與數據庫管理系統(tǒng)等多種因素有關。 手工方式 下財會人員為編制一張急需的數據統(tǒng)計表或查找急需的會計數據，要付出很多勞動。 手工方式下 ，總分類賬、日記賬、明細分類賬必須采用平行登記的方法，根據每張記賬憑證登記明細賬，而利用匯總數據登記總分類賬，并且定期進行賬與賬的核對。 計算機方式下 ，都是自動完成記賬過程，明細與匯總數據同時產生。 計算機方式下 ，賬務處理子系統(tǒng)中的數據存儲在憑證文件、匯總文件等數據庫文件中，在需要時，通過打印機輸出。 （四）計算機方式和手工方式下 賬務處理流程的區(qū)別 第 30頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （ 3）數據存儲方式不同。 手工方式下 ，會計數據是通過將記賬憑證由不同的財會人員分別登記到不同的賬簿中，完成數據處理。 計算機方式下： 記賬憑證、原始憑證、機制憑證為處理起點； 自動輸出賬簿和輸出固定報表為終點，各種內部及外部報表可以隨時產生。 第 28頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 手工方式下： 會計業(yè)務的處理起點為原始會計憑證； 工作終點為編制并上報會計報表。 。 （三）兩種賬務處理流程比較 方案二的優(yōu)缺點 優(yōu)點： 。 缺點： 細賬的速度較慢 。 第 27頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 方案一的優(yōu)缺點 優(yōu)點： 。 （ 5）對賬單文件。 （ 4）單位銀行對賬文件。 （ 3）歷史憑證文件。 （ 2）匯總文件。 又叫臨時憑證數據庫文件或憑證輸入文件，主要是用于存放 已經錄入和審核但未記賬 的所有憑證。 方案二賬務處理流程 第 26頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 在方案二的數據流圖中主要建立賬務、輔助和臨時數據庫文件。 （ 6）根據匯總文件編輯輸出總賬。 （ 4）根據單位銀行對賬文件和對賬單文件中的銀行業(yè)務進行對賬，并將已達賬從兩個文件中刪除。 （ 2）對臨時憑證文件中未審核的憑證進行審核。 是專門為銀行對賬設計的輔助數據庫文件，主要用于存放銀行給單位的對賬單。 是賬務數據庫文件，主要存放所有科目的年初數、累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、期末余額、每個月的借貸方發(fā)生額等，即對所有科目的匯總描述。 是賬務數據庫文件，主要存放財會人員錄入的所有憑證，包括未審核憑證、已審核憑證、已記賬憑證。 方案一賬務處理流程 第 23頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 在方案一的數據流圖中主要建立賬務數據庫文件和輔助數據庫文件。 （ 6）根據科目余額文件編輯輸出總賬。 （ 4）根據科目余額文件和記賬憑證文件編輯輸出現金日記賬和銀行存款日記賬以及其他各種明細分類賬。 （ 2）對記賬憑證中未審核的憑證進行審核。 計算機條件下賬務處理數據流程 設計方案 計算機條件下，時間和空間永遠是一對矛盾。 第 19頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 二、計算機方式下賬務處理數據流程 設計計算機條件下的賬務處理流程時，不能照搬手工處理方式 下的賬務處理流程，而應突破長期的手工處理所形成的定式，設計出 更適合計算機處理 、效率更高、處理更合理的系統(tǒng)。 性差 由于數據的多次轉抄與計算，易出錯。 第 18頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 同一數據的大量重復，不僅造成存儲浪費，還極易導致數據的不兼容。 缺點： 日記帳欄次太多，不便登記。 結論：在計算機方式下，有參考價值。 第 14頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 匯總記賬憑證賬務 處理流程 會計 報表 原始 憑證 分類匯總 登賬 登賬 登 總賬 登賬 編制報表 匯總憑證 記賬憑證 匯 總 記賬憑證 現金日記賬 銀行日記賬 總 賬 明細分類賬 第 15頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 匯總記賬憑證賬務 處理流程 優(yōu)點： 減少登帳工作量； 總分類帳可明確反映科目之間的對應關系；便于對經濟活動進行分析和檢查。 缺點： 總分類帳不能明確反映科目之間的對應關系； 不便于對經濟活動進行分析和檢查。 結論：在計算機方式下，有參考價值。 第 10頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 日記總賬賬務 處理流程 原始 憑證 會計報表 分類匯總 登賬 登賬 登賬 登賬 編制報表 記賬 憑證 現金日記賬 日記總賬 銀行日記賬 明細分類賬 第 11頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 日記總賬賬務 處理流程 優(yōu)點： 數據流程清楚、簡單； 所有總帳在一張賬頁上，可明確反映每筆業(yè)務科目之間的對應關系。 缺點： 登帳工作量大（由于總賬是根據記賬憑證逐筆登記）。 其主要區(qū)別在于登記總賬的方法不同。 賬務處理形式 : 從記賬憑證到賬表的具體轉化方式（產生賬簿和報表的步驟與方法）。 第 6頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 賬務處理數據流程 : 從記賬憑證到賬表的轉化過程。 賬務處理也可包含其核算與管理功能。 隨時輸出某個時期內任意會計科目發(fā)生的所有業(yè)務，隨時輸出各個會計期間的各種賬表，為企業(yè)管理提供信息。 第 5頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 二、賬務處理子系統(tǒng)的目標 及時、準確地采集和輸入各種憑證保證進入計算機的會計數據及時、正確和全面。 第 4頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 一、賬務處理子系統(tǒng)的特點與設計要求