【正文】 第十八條 嚴(yán)禁各部門(mén)將不屬于歸檔范圍內(nèi)的圖紙、表格等資料移交至檔案室。使之厚度適宜，控制在 1cm至 2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。 （五）各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)督促本部門(mén)文件移交歸檔，并對(duì)材料的完整性進(jìn)行審核簽字，杜絕歸檔范圍內(nèi)的文件材料在部門(mén)或部門(mén)負(fù)責(zé)人手里截留。 10 （十）新購(gòu)設(shè)備、儀器等固定資產(chǎn)和低值易耗品在拆箱時(shí)，應(yīng)有資產(chǎn)管理人員參加，對(duì)隨機(jī)配備的圖樣和說(shuō)明書(shū)以及調(diào)試安裝過(guò)程中的技術(shù)性資料，由資產(chǎn)管理人員登記驗(yàn)收后方可領(lǐng)用，并在設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)三個(gè)月內(nèi)由經(jīng)辦部門(mén)或領(lǐng)用人負(fù)責(zé)將相關(guān)資料移交歸檔。 （四）合同類(lèi)檔案按照《合同管理辦法》設(shè)立合同登記臺(tái)賬，在每季度末進(jìn)行匯總，將匯總表和合同在下一季度的十日內(nèi)移交至檔案室（各職能部門(mén)合同簽訂完畢后應(yīng)立即移交集團(tuán)檔案室），對(duì)于未履行完畢且履行期限較長(zhǎng)的合同，各部門(mén)在移交歸檔時(shí)應(yīng)留復(fù)印件備查。 第三條 集團(tuán) 行政管理中心 是集中、統(tǒng)一管理檔案的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管集團(tuán)所有的檔案以及各項(xiàng)目公司相關(guān)檔案，并利用檔案為集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。 第二十三條 所有蓋章文件，須按照《檔案管理 辦法 》，留存一份原件歸檔，不能留 存原件的須復(fù)印后歸檔。 第十六條 未經(jīng)董事長(zhǎng) 或總經(jīng) 理 書(shū)面同意，印章不得做以下用途： （一）在為集團(tuán) 和公司 以外的其他任何公司、組織、個(gè)人出具的設(shè)有擔(dān)保、抵押、質(zhì)押等經(jīng)濟(jì)責(zé)任的合同或資料上使用； （二）在為非集團(tuán) 和 公司 員工開(kāi)具的有關(guān)介紹信、證明等材料上使用； （三）在其他單位和個(gè)人以要約或要約邀請(qǐng)形式出現(xiàn)的宣傳圖紙、訂單等具有經(jīng)濟(jì)往來(lái)性質(zhì)的文書(shū)上使用； （四）其他非本章規(guī)定的印章使用范圍。集團(tuán)職能部門(mén)印章按本規(guī)定程序?qū)?nèi)使用，一律不得超出集團(tuán)及下屬各公司范圍 給 第三方使用。 7 （三）各公司印章，須經(jīng)辦人填寫(xiě)《用印審批單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后方可 登記、 用?。ㄖ鞴苋擞糜?，用印申請(qǐng)人和辦公室主任監(jiān)?。?。如休班人員為密碼保管人，則保管人員正常上班后，密碼重新更改。 （四）部門(mén)章：是代表集團(tuán)各中心，用于重大事項(xiàng)對(duì)內(nèi)發(fā)文使用的刻有集團(tuán)各中心名稱(chēng)的印章；各項(xiàng)目公司下設(shè)部門(mén)無(wú)需印章。 二、處理規(guī)定 特急件按辦文時(shí)限完成；緊急件當(dāng)日完成；平急件三日內(nèi)完成。 發(fā)布： 文件蓋章后，由文員按照文件內(nèi)容要求發(fā)布到相關(guān)部門(mén)并簽收。 蓋章： 文件經(jīng)（副）總裁或董事長(zhǎng)簽署發(fā)布意見(jiàn)后，由文員按照《集團(tuán)印章管理辦法》辦理文件蓋章手續(xù)。承辦部門(mén)或承辦人應(yīng)按照審批意見(jiàn)予以辦理，并將辦理經(jīng)過(guò)、辦理結(jié)果在《來(lái)文處理單》描述清楚并反饋給文員， 如果需要報(bào) 總經(jīng)理或 （副）總裁審核批準(zhǔn)的，應(yīng)及時(shí)予以呈報(bào)。 催辦： 行政管理中心 辦公室文員按要求對(duì)承辦單位及時(shí)催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時(shí)向行文單位予以反饋。 ５、其他需要報(bào)集團(tuán)（副）總裁審閱的，應(yīng)及時(shí)予以呈報(bào)。 相關(guān)部門(mén)接收文件應(yīng)及時(shí)在《公文簽收單》 （見(jiàn)附件 MJXZ003） 上簽名，接收電子郵件和傳真 ，如有回執(zhí) 的 ，按回執(zhí)要求 回 復(fù) 發(fā)文單位。 十二、公文中的數(shù)字，除成文日期和在詞、詞組、慣用詞、縮略語(yǔ)、修辭語(yǔ)必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。當(dāng)聯(lián)合行文需要 加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)；主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩印章互不相交或相切。 五、正文：正文在主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。 第三章 公文格式 第四條 公文格式除遵循不同文種的書(shū)寫(xiě)格式要求外，還應(yīng)遵循以下規(guī)定： 一、紙張：公文一律采用 A4 打印紙，公文中圖文的顏色為黑色。 第二章 公文種類(lèi) 第三條 公文主要包括發(fā)文和收文兩大類(lèi)。 三、標(biāo)題：公文標(biāo)題用 2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距適當(dāng)。 七、落款： 成文日期用漢字年、月、日標(biāo)全， “零 ”寫(xiě)為“○”。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字 ，印發(fā)日期右空一字。需要簽署具體意見(jiàn)的要明確具體。 集團(tuán)對(duì)外發(fā)文的文字均由集團(tuán) 行政管理中心 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)中心總經(jīng)理（其他各公司由財(cái)務(wù)部經(jīng)理）負(fù)責(zé)審核，必要時(shí)由集團(tuán)法務(wù)人員審核，從適用文體、上報(bào)程序、公文格式、措辭用語(yǔ)、引用數(shù)字及資料內(nèi)容上嚴(yán)格把關(guān)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。如果需要報(bào)（副）總裁批辦的，應(yīng)及時(shí)交總裁辦秘書(shū)予以呈報(bào)。 擬辦：集團(tuán)下發(fā)至各部門(mén)、各公司的文件，各部門(mén)或公司負(fù)責(zé)人必須對(duì)來(lái)文進(jìn)行認(rèn)真審閱，并做出初步處理意見(jiàn)。文件起草完畢后，應(yīng)填寫(xiě)《集團(tuán)發(fā)文會(huì)簽單》（ 見(jiàn)附件： MJXZ002） 核稿： 行政管理中心 總經(jīng)理應(yīng)對(duì)發(fā)文的文字部分進(jìn)行審核，并根據(jù)發(fā)文內(nèi)容提出會(huì)簽意見(jiàn)；涉及 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的應(yīng)交集團(tuán)財(cái)務(wù)中心總經(jīng)理審核。 核稿： 由 行政管理中心 負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人分別對(duì)文字和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。 三、密級(jí)的確定 公文的密級(jí)由起草人擬定，由簽發(fā)人簽發(fā)文件時(shí)確定。 第三條 印章分類(lèi) （一）公章：是代表集團(tuán)、各項(xiàng)目公司，用于重大事項(xiàng)內(nèi)外發(fā)文使用的刻有公司名稱(chēng)的印章。 （三）單獨(dú)設(shè)置保險(xiǎn)柜保存印章，一組鑰匙，由集團(tuán)指定兩人共同負(fù)責(zé)。 （六）印章保管人發(fā)生變動(dòng)時(shí)， 行政管理中心 應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)集團(tuán)指定新的責(zé)任人。事后印章保管人應(yīng)督促用印人補(bǔ)辦簽批手續(xù)。 第十三條 合同專(zhuān)用章僅限于公司依據(jù)《合同管理辦法》規(guī)定對(duì)外簽訂的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同，及依據(jù)《勞動(dòng)合同法》規(guī)定內(nèi)部用工簽訂的《勞動(dòng)合同》及相關(guān)協(xié)議中使用。 各公司《用印審批單》須于每月 5日匯總上報(bào)集團(tuán) 行政管理中心 辦公室備案。中博、齊齊發(fā)《印章管理規(guī)定》、博展《印章管理制度》同時(shí)廢止。 （二）人事檔案由人事部門(mén)自行歸檔管理。 （八）各部門(mén)的發(fā)文按照《公文管理辦法》，將簽發(fā)文稿原件、印本及附件、公文會(huì)簽單，公文簽收單等在發(fā)文后及時(shí)歸檔；各部門(mén)接收外單位文件應(yīng)建立來(lái)文登記記錄，原件交檔案室存檔，復(fù)印件傳呈處理。 （二）各類(lèi)文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。 第三章 檔案的管理 第十二條 檔案管理員應(yīng)按照統(tǒng)一的分類(lèi)編號(hào)辦法，認(rèn)真編制檢索目錄，促進(jìn)迅速、準(zhǔn)確地查閱檔案。 第十五條 檔案員應(yīng)認(rèn)真做好檔案的安全工作，經(jīng)常檢查檔案管理狀況，對(duì)破損的圖紙和變質(zhì)的文字要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 第二十條