【正文】 案卷號為案卷排列的順序號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，為同項目、同類目下的案卷流水號，從 1 開始流水編號，不應(yīng)有空號。電子文件類別代碼在聲像檔案代碼后用小寫英文字母表示： t:文本文件， i：圖像文件， g：圖形文件， v：影像文件， a：聲音文件， o：超媒體鏈接文件， p：程序文件， d：數(shù)據(jù)文件。 引用標(biāo)準(zhǔn)：科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（ GB/T118222021），檔案分類標(biāo)引規(guī)則（ GB/T154181994），檔號編制規(guī)則（ DA/T131994）。 二、編制工程項目簡介、工程建設(shè)大事記、專題介紹。 第十章 檔案管理 第 四十 條 檔案匯總及保管 漢能集團(tuán)管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 11 （ 一 ） 項目公司檔案室負(fù)責(zé)全部歸檔項目檔案的管理工作。 第 三 十 七 條 基建項目文件歸檔審查 （ 一 ） 項目公司應(yīng)加強(qiáng) 基建檔案歸檔 審查工作，歸檔審查工作由總工牽頭，檔案資料形成的對口部門負(fù)責(zé)實施。 第 三十四 條 歸檔文件質(zhì)量要求： 基建項目文件必須真實記錄和準(zhǔn)確反映建設(shè)項目的規(guī)劃、立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收的全過程，做到 內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。 （ 八 ） 卷盒和卷內(nèi)表格字跡要清晰端正。 案卷脊背 填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞（用 3 號宋體字）。三是文件材料的名稱特征，如批復(fù)、圖紙、計算書等。卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)、文件重復(fù)使用的前后編制關(guān)系以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。填寫文件形成部門或主要責(zé) 任者。卷內(nèi)目錄是登記文件及其排列次序的目錄，實際上是揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與數(shù)量的清單。編寫案卷頁號就是將案卷內(nèi)每一頁文件材料排列順序，保證卷內(nèi)完整、系統(tǒng)與安全，便于利用，便于管理，便于確切統(tǒng)計卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。要求正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后。設(shè)備 文件 可劃為兩類，一類是同土建工程連在一起的，這種設(shè)備 的 歸檔 同 基建檔案一般難以分開，可以作為基建歸檔的一個組成部分；另一類是 各種機(jī)器、儀器、儀表設(shè)備等，可以同土建工程分開，單獨歸檔。 第七章 項目 文件整理 立卷 第 二十四 條 分類組卷 （ 一 ） 原則 按照 漢能集團(tuán)《太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案 分類 》 進(jìn)行分類 ，并接受當(dāng)?shù)貦n案主管部門指 導(dǎo)。 （ 十 ） 竣工圖章使用不褪色紅印泥 ， 竣工圖章蓋在圖內(nèi)標(biāo)題欄附近空白處。 （ 四 ） 凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更面積超過1/3 的，應(yīng)重新繪制竣工圖 ， 重繪圖按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在 圖標(biāo)欄內(nèi)注明 “ 竣工階段 ” 和繪制竣工圖的時間、單位、責(zé)任人。 （ 六 ） 電子文件材料應(yīng)以光盤為長期介質(zhì)。歸檔范圍參照國家有關(guān)規(guī)定由集團(tuán)統(tǒng)一制定，各項目公司按漢能集團(tuán)太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件歸檔范圍收集歸檔，但不限于此范圍。 漢能集團(tuán)管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 3 第 十五 條 設(shè)計單位：負(fù)責(zé)按合同提交工程各階段完整的勘測設(shè)計文件，以及按規(guī)定提交各驗收階段、各專題驗收的文件和設(shè)計報告。 在 檢查工 作 進(jìn)度 、工程質(zhì)量 與 年度考核 時，要同時檢查項目檔案的收集、 編制、歸案 情況；在進(jìn)行單位與分部工程質(zhì)量等級評定和驗收（包括單位工程驗收和階段工程驗收）時，同時驗收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度和 編制 質(zhì)量。 第二章 主要內(nèi)容與適用范圍 第 五 條 引用標(biāo)準(zhǔn)：檔案分類標(biāo)引規(guī)則（ GB/T154181994），科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（ GB/T118222021）， 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（ GB/T50328— 2021）， 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ DA/T28— 2021）。 第三條 各項目公司作為項目業(yè)主單位，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、檢查和驗收各參建單位項目文件編制及立卷歸檔工作。項目公司 檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理有關(guān)工程建設(shè)的全部檔案 ，其中的機(jī)要檔案專人專柜管理。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。質(zhì)監(jiān)文件由光伏公司收集歸檔。 （三） 永久、長期保存的文件材料不得用易褪色的書寫材料（圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等）書寫、修改、繪制（包括擬寫、補(bǔ)充及注釋和簽名）；如有不耐久字跡的文件材料，需復(fù)印附在原件后再存檔?？⒐D應(yīng)按以下要求編制： （ 一 ） 凡按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。 （ 八 ） 竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確、清楚、完整、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收 時的實際情況。 （ 十五 ） 編制竣工圖費用：施工單位應(yīng)向公司提交按合同規(guī)定數(shù)量屬于合同范圍內(nèi)的竣工資料。 （ 二 ） 施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。原始記錄 一般可以按形成的先后順序排列。案卷編目的內(nèi)容包括：編寫案卷頁號、卷內(nèi)目錄的編制、備考表的編制、案卷封面的編制、案卷背脊的編制。成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號。 文件編號。 頁號。 案卷題名： 案卷題名是立卷人給案卷擬定的標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 檔號： 依據(jù)漢能集團(tuán)檔案檔號編制原則填寫全宗號、分類號和案卷流水號。 （ 五 ） 卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料 漢能集團(tuán)管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 9 （ 六 ） 卷皮采用卷盒。 第 三十一 條 撤銷單位（包括臨時機(jī)構(gòu)）工作結(jié)束后，其全部檔案立即向檔案室移交歸檔；兩個或兩個以上單位合并組成新的單位時，原單位的檔案向新組建單位移交。 第 三十 六 條 歸檔時間 （ 一 ） 各施工承包單位應(yīng)在項目竣工后三個月內(nèi)將項目文件移交公司歸檔；有遺留問題或尾工的應(yīng)在限期內(nèi)或尾工完成后及時歸檔。 （ 三 ） 監(jiān)理單位在監(jiān)理項目完成后，將經(jīng)整理、立卷的監(jiān)理文件提交公司總工辦會同公司有關(guān)部門審查，合格后辦理檔案交接手 續(xù)。 四、定期對檔案管理狀況進(jìn)行檢查，檔案庫房達(dá)到“九防”要求。 附件 附 件 1： 建設(shè)工程檔案歸檔審簽單及附表 附件 2： 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制原則 附件 3： 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類歸檔范圍保管期限參照表 漢能集團(tuán)管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 12 附 件 1：建設(shè)工程檔案歸檔審簽單及附表 建設(shè)工程檔案歸檔審簽單 項目名稱： 項目合同號： 經(jīng)審核該項目文件材料的收集、分類、組卷、編目及 移交時間均符合規(guī)定，形成的案卷達(dá)到了歸檔規(guī)范要求，同意歸檔。 科技檔案分類編號采用三段式，第一段為全宗號（用漢語拼音字母標(biāo)識），第二類別號（用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識），第三段為案卷順序號（用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識），各段編號之間用“ — ”號分隔。類別號是檔案類目代碼，參照國家有關(guān)規(guī)定由集團(tuán)統(tǒng)一制定。 招標(biāo)、投標(biāo)文件 （招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件，投標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投資澄清文件、修 正文件，開標(biāo)議程、開標(biāo)大會簽字表、報價表、評標(biāo)紀(jì)律、評標(biāo)人員簽字表、評標(biāo)紀(jì)錄、報告，中標(biāo)通知書）。 全宗號由集團(tuán)檔案管理部門指定給每個單位，全宗號中含各單位名稱漢語拼音首字母，以四位代碼以內(nèi)為宜。 一級類目代碼分別為： 0— 黨群， 1— 行政， 2— 經(jīng)營管理， 3— 采購 銷售， 4— 金融、財務(wù)、審計， 5— 人事， 6科研， 7生產(chǎn)、產(chǎn)品， 8基本建設(shè)， 9設(shè)備儀器 。 五、編制檔案案卷級目錄。 檔案柜架標(biāo)識清楚、排列整齊、間距合理。 （ 二 ） 施工單位將經(jīng)整理、立卷的施工文件交監(jiān)理單位審查，監(jiān)理單位應(yīng)對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查并簽署意見。 第 三 十 五 條 歸檔套數(shù) （ 一 ） 向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T移交檔案套數(shù)按項目所在地檔案主管部門要求提交。 第 二 十 九 條 項目公司內(nèi)部管理文件，科研、生產(chǎn)、銷售文件等按集團(tuán)檔案管理規(guī)定歸檔。 （ 三 ） 單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋檔號章，并填寫檔號。 保管期限：分為永久、長期、短期三種。 （ 四 ） 案卷封面的編制。 日期。 序號。圖 紙頁號 在右下角 。 文字材料和圖樣材料 混合組成的案卷，其卷內(nèi)文件排列是先文字材料，后圖樣材料。如果一個卷內(nèi)有兩個以上專業(yè)（或項目）的設(shè)計文件，則可以先分專業(yè)（項目），然后按原有編號排列。案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期按最長的確定。 （ 十三 ） 一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊中，或在備考表中說明。 （ 六 ） 竣工圖統(tǒng)一按 GB/《技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法》，統(tǒng)一疊成 A4 圖幅（ 210mm 297mm）。 竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核，監(jiān)理單位要對所監(jiān)工程竣工資料進(jìn)行認(rèn)真審查并簽署意見。具體應(yīng)做到： （一） 檔案材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做到字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。 第 十七 條 監(jiān)理單位：應(yīng)在工程開工前建立監(jiān)理檔案資料管理制度，指定專人在工程進(jìn)行中收集、整理、編制，按相關(guān)規(guī)定提交工程監(jiān)理檔案文件、各驗收階段驗收專題監(jiān)理報告；負(fù)責(zé)督促、檢查施工單位工程資料的收集、整編，對施工（安裝 、制造）單位移交檔案的編制形式、資料準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審查并簽署意見，提交光伏公司總工會同相關(guān)部門復(fù)審合格后移交公司檔案室歸檔保存。 第 十一 條 為保證工程建設(shè)項目檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn) 確性，監(jiān)理單位應(yīng)按國家、行業(yè)現(xiàn)行規(guī)程、規(guī)范規(guī)定以及漢能集團(tuán)檔案管理相關(guān)規(guī)定制訂相應(yīng)的檔案工作監(jiān)理細(xì)則，交公司總工會同有關(guān)部門審批后，作為檔案監(jiān)理工作的檢查依據(jù)。 第三章 項目檔案管理 第 八 條 項目檔案采用以項目為單元的管理辦法。 漢能集團(tuán)管理制 度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目 文件立卷歸檔管理辦法 制度代碼 版本 實施日期 主編單位 批準(zhǔn)人 HNKGZD(XZ03)04 V2 2021 年 12 月 16 日 行政管理中心 李河君 說明： 目 錄 第一章 總 則 ............................................................................................1 第二章 主要內(nèi)容與適用范圍 ...................................................................1 第三章 項目檔案管理 ..............................................................................1 第四章 項目文件收集、整理、編制的主要職責(zé) ....................................2 第五章 項目各階段文件資料收 集歸檔范圍 ...........................................3 第六章 項目檔案的質(zhì)量要求 ...................................................................3 第七章 項目文件整理立卷 .......................................................................6 第八章 歸檔 ..............................................................................................9 第九章 項目檔案的移交 ........................................................................ 10 第十章 檔案管理 .................................................................................... 10 附件 1：建設(shè)工程檔案歸檔審簽單及附表 ............................................ 12 附件 2：太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制原則 ............................. 14 附件 3：太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類歸檔范圍保管期限 參照表 ............. 19 漢能集團(tuán)管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04）