【正文】 特別是客戶單位將要參與項目管理體系文件編制的編寫人員。 XXXXX 公司項目管理職能分配表（樣表） 一級職能 二級職能 三級職能 分配結果 責任部門 /崗位 配合部門/崗位 1 項目整合管理職能 制定項目章程 收集資料 項目管理辦公室 經(jīng)營部、合同部 項目章程的制定 項目章程的論證 各部門、項目部 41 項目章程的報批 項目章程的下發(fā)與執(zhí)行 項目部 制定項目管理 計劃（略） 匯報與 討論 咨詢項目組 召集會議，進行《項目管理職能分配建議方案》的匯報。在匯報和聽取意見中， 要抱著研究的態(tài)度，既要廣采眾議，又要堅持原則。 《建議方案》的內(nèi)容應包括： （ 1）前言 簡述提出本建議方案的背景。 通過項目管理職能的梳理分析，這種可能性將暴露得更為明顯。 安排客戶單位相關部門進行分析 發(fā)放電子版本的分析表，安排客戶單位相關部門進行分析，并在規(guī)定的時間內(nèi)交到咨詢項目組。 培 訓內(nèi)容 第二 期項目管理知識培訓 的內(nèi)容應是 《項目管理知識體系指南》（ PMBOK 指南）（第四版）中的 第 2 部分 單個項目 的 項目管理標準的 相關知識，即： 第 3 章 單個項目的項目管理過程 項目管理過程間作用 項目管理過程組 啟動過程組 規(guī)劃過程組 執(zhí)行過程組 監(jiān)控過程組 收尾過程組 34 11 項目管理職能分析 分析目的 （ 1）通過對客戶單位在項目管理方面為了 實現(xiàn)所擔負的對社會、對股東、對員工的社會功能和經(jīng)濟功能時，必須履行的項目管理職能進行系統(tǒng)梳理和分析，盡量做到不缺失，以明確到底應該做哪些“正確的事”。 改善方案 要切實可行 改善方案是診斷報告 的核心內(nèi)容，根據(jù) 客戶單位 的基本情況和主要問題，制定出科學的改善方案是診斷的主要目的。 （五）改善方案 31 即建立項目管理體系方案。 對所收集的企業(yè)資料要組織查閱。 反復對比求證 訪談中，不要輕易相信首先得到的信息，千萬不能“先入為主”。 問題設計 包括《訪談提綱》的設計、《調(diào)查問卷》的設計、《資料名錄》的設計。 27 可以讓被訪談者到指定地點，也可以直接到被訪談者的工作之地進行。因為我們對所要進行咨詢服務的 客戶單位 所在的行業(yè)可能是陌生的，對這個 客戶單位 則完全是陌生的，對這個 客戶單位 的項目管理的現(xiàn)狀和存在問題，以及產(chǎn)生問題的原因是無知的，而且正欲通過訪談尋求答案，正像一 個學生向老師求知一樣。 周工作計劃的執(zhí)行 項目經(jīng)理負責組織項目組成員并協(xié)調(diào)客戶單位，保證周工作計劃的執(zhí)行，以保證整個咨詢項目的工作進度。即將計劃期內(nèi)需完成的 項目進度目標 分解為具體單元的咨詢 任務， 進行 活動定義。通過作業(yè)性進度計劃的實施，保證控制性進度計劃的實現(xiàn)。 其任務是： （ 1）安排咨詢活動計劃，落實咨詢工作任務； （ 2） 分析與評價咨詢進展情況，發(fā)現(xiàn)與解決存在問題； 21 （ 3）信息發(fā)布，報告績效。 19 文件和資料的主要內(nèi)容 需準備的文件和資料主要應包括： （ 1）項目管理知識體系培訓課件； （ 2） 訪談調(diào)研提綱； （ 3）《調(diào)查問卷》設 計； （ 4）有關參考資料。小組成員要對咨詢項目建議書、咨詢合同 和客戶情況進行全面討 論，達成對咨詢?nèi)蝿盏墓餐J識。 公司應 給予指導、 支持 和幫助 。 （ 3）．具備發(fā)現(xiàn)問題的創(chuàng)造力 15 管理 咨詢通常是一類建議或一系列的思維方式，所以咨詢?nèi)藛T最重要的資產(chǎn)是通過精確思考和認真研究產(chǎn)生的有用思想。 公司 應 十分尊重項目經(jīng)理的意見 ，同時 考慮項目的性質(zhì)與規(guī)模，公司正在進行和將要進行的咨詢工作，公司可用的咨詢?nèi)藛T等各方面因素， 對于項目組的成員進行統(tǒng)籌安排。在實際的項目運作過程中，無論是企業(yè)方還是公司方面都會有較多的問題需要協(xié)調(diào)，由于咨詢項目一般都會遠離咨詢公司總部，因此項目經(jīng)理在整個咨詢過程中須不斷協(xié)調(diào)團隊工作。 6．需要客戶所提供的支持條件、對配套設施的要求等。對中國國情、文化、企業(yè)的了解使項目組可以將先進的管理理論與中國企業(yè)的具體實際緊密結合。 2． 注意設法縮小在最初會見中客戶提出的顧 慮。 10 2 咨詢 項目建議書 總要求 對于管理咨詢工作的優(yōu)劣很難有一個準確的定量評價，主要原因是由于作為管理咨詢的核心內(nèi)容的知識與經(jīng)驗是很難進行量化考證的，再加上不同的企業(yè)對于管理咨詢成績的評價各不相同，使得客戶在考慮選擇咨詢公司時，一般會從公司的咨詢顧問結構及咨詢公司的相對知名度去考慮。然而，即使如此，多數(shù)客戶仍然很難知道咨詢公司的具體工作業(yè)績與能力。一份成功的咨詢建議書不僅要有吸引力，而且要有充實的內(nèi)容。 （ 3）共 同參與：客戶與咨詢公司共同成立項目領導委員會與項目小組。 13 3 咨詢 項目組 的 組建 、建設與管理 總要求 咨詢項目組 的組建具有雙重科學性 ： 一則作為咨詢公司為保證項目的成功完成，需要考 慮進行科學的人員配置，例如，在 對建筑企業(yè) 進行咨詢時，就需考慮安排 有過類似經(jīng)驗的顧問參與 ； 另外針對企業(yè)的不同結構與性質(zhì)，要考慮項目組建后運行方法的科學性，例如，在企業(yè)進行人員的巨大變動，企業(yè)的重大調(diào)整與決策時進行項目運行，會帶來更好的效果。 3） 監(jiān)督、計劃和 調(diào)配資源以支持項目運作。 項目經(jīng)理應在項目啟動之前盡可能的與團隊成員進行面談。作為一名優(yōu)秀的 項目管理 咨詢?nèi)藛T，還必須是一名有激情的思想者，必須喜歡創(chuàng)造新思維， 喜歡發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題。 提 高團隊成員之間的信任和認同感 在咨詢項目運行過程中，項目經(jīng)理應通過團隊基本規(guī)則、認可與獎勵以及運用人際關系技能等， 提高團隊成員之間的信任和認同感 ，以提高士氣、減少 16 沖突和增進團隊協(xié)作。 討論重點 小組討論的重點內(nèi)容包括 但不限于 ： （ 1）根據(jù)項目建議書和初步調(diào)查情況， 項目組成員 通過討論，了解客戶單位 的基本情況和此次咨詢的目的、要求等 ，明確項目范圍 ； （ 2） 對咨詢?nèi)藛T分工 進行 討論 ，組成各個咨詢專題小組，并確定各小組的工作 ， 要求項目組成員進行工作準備 ； （ 3） 討論咨詢項目進展計劃 ； （ 4）討論確定項目團隊基本規(guī)則； （ 5）討論可能的項目風險及應對措施； （ 6） 研究商討其它有關事情，如進場后的生活安排 ；向咨詢委托單位正式發(fā)出進場通知書等。 20 5 咨詢 項目啟動 咨詢項目組進駐 進駐時間 按照雙方約定，并 向 客戶 單位正式發(fā)出進場通知書 。 項目啟動會 項目啟動會 既 是項目組進場后與客戶 單位員工正式 見面 的 程序性工作會議 ，又是將項目信 息正式告知 客戶 單位員工， 并進行發(fā)動的動員會議，也是項目正式啟動的標志性會議。 控制性進度計劃 控制性進度計劃可包括：整個項目的總進度計劃和分階段進度計劃。 24 收集編制依據(jù)。 25 7 首期項目管理知識培訓 培訓時機 首期項目管理知識培訓 應在咨詢項目啟動后立即進行。在訪談中要尊重每一個被訪談者，虛心地向他們了解情況，虛心地向他們請教問題，虛心地向他們討求答案。 問卷調(diào)查 將要了解的問題設計成問卷的形式，讓 客戶單位 全體人員，或分層次選擇人員進行填寫，然后對問卷答案進行分析，達到訪 談的目的。三個設計既各成一體，又相互照應，綜合覆蓋訪談的全部需求。對重要問題，一定要按訪談計劃和提綱，詢問每一位被訪談者，從不同或相同的回答中反復對比求證。 29 所有參加訪談的人員在詳盡占有訪談信息以后，對每個問題準備個人的分析意見， 項目組召開分析會議， 進行“頭腦風暴”，碰撞出更為符合實際的、更為正確的分析意見來 ，以編制《 客戶單位項目管理情況診斷報告 》。 編制 要領 客戶單位的現(xiàn)狀和問題要闡述清楚 診斷 報告 的基本任務就是調(diào)查、分析 客戶單位項目管理 的現(xiàn)狀和存在的主要問題，據(jù) 此提出切實 可行的改進方案。 那么，怎樣才能提出高水平的建議呢？我們需要考慮三個標準： 技術充分性――它們有效果嗎？ 可接受性――客戶能接受嗎？ 客戶實施建議的能力――它們易操作嗎？ 診斷報告的匯報與提交 匯報 咨詢項目組經(jīng)過反復討論， 診斷報告首先 形成 PPT 稿。 （ 2）通過項目管理職能分析， 為 組織機構設置和崗位設置優(yōu)化調(diào)整 提供依據(jù)。咨詢項目組成員分工指導。 優(yōu)化調(diào)整的必要性 既然存在優(yōu)化調(diào)整的可能，必然體現(xiàn)優(yōu)化調(diào)整的必要。 （ 2） 組織機構設置和崗位設置 優(yōu)化調(diào)整的指導思想 通過指導思想反映進行 組織機構設置和崗位設置 優(yōu)化調(diào)整對于項目管理體系建立與運行的重要性和必要性。 在《建議方案》得到客戶單位領導層的同意后，正式向客戶單位的員工或管理骨干進行宣講。 將《項目管理職能分配建議方案》下發(fā)相關部門，組織他們進行討論。 培訓目的 （ 1） 增加受訓人員的 項目管理知識 ； （ 2）為下一步的項目管理體系文 件編制奠定理論和思想基礎。 培訓對象 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 內(nèi)容為： （ 1）《建議方案》的背景； （ 2）編制說明； （ 3）項目管理職能分配表（格式可參考樣表）。 匯報 首先向客戶單位的領導層進行匯報，聽取意見。 提出優(yōu)化調(diào)整方案 咨詢項目組在匯總各種意見的基礎上，依據(jù)項目管理體系的要求，結合客戶 38 單位的實際，編制《 組織機構設置和 /或崗位設置 優(yōu)化調(diào)整建議方案》（現(xiàn)應是PPT 稿）。 這種可能性在前期深度訪談工作中應已發(fā)現(xiàn)，并在《項目管理情況診斷報告》中已有闡述。 XXXXX 公司 項目 管理職能分析表 （例表） 一級職能 二級職能 三級職能 1 項目整合管理 職能 制定項目章程 收集資料 項目章程的制定 項目章程的論證 項目章程的報批 項目章程的 下發(fā)與執(zhí)行 35 制定項目管理計劃 制定項目管理計劃的任務分配 資料的收集 項目管理計劃的分頭編制 項目管理計劃的匯總 項目管理計劃的論證 項目管理計劃的報批 項目管理計劃的執(zhí)行 項目管理計劃的更改 指導與管理項目執(zhí)行（略） 分析流程 理論培訓 從理論上講清什么是職能分析、為什么要進行職能分析和怎樣進行職能分析。 培訓目的 （ 1） 增加受訓人員的 項目管理知識 ； （ 2）為下一步的 項目管理職能分析 和 組織機構設置和崗位設置優(yōu)化調(diào)整 奠定理論和思想基礎。只有這樣，才能使診斷收到良好的效果。 （四）存在問題的具體分析 依據(jù)項目管理的五大過程組、九大知識領域和 42 個過程要素，對客戶單位在項目管理方面存在的主要問題進行分析。 落實專人對《調(diào)查問卷》進行統(tǒng)計分析，最好用各種統(tǒng)計圖表表示出來，并且附上分析意見。對不愿或說不出事情原由的人，不要勉強，注意聽取和收集“故事”即可。 著力訪談準備 訪談策劃 采用哪些訪談形式、哪些人訪談哪些人、了解 哪些問題、從而達到哪些訪談目的，這就是訪談策劃。 面對面的訪談 這是使用最多、也是最常見的一種訪談形式，雙方就所要訪談的話題交流。 端正訪談心態(tài) 應抱著求知和學生的心態(tài)，而不能端著專家和老師的架子。 注意事項 （ 1）結合客戶單位的日常工作； （ 2）盡量照顧客戶單位人員的工作與學習習慣； （ 3） 咨詢 項目組成員的工作均衡； （ 4）留有一定余地。 進行工作分解。 項目進度計劃分為控制性進度計劃和作業(yè)性進度計劃兩類。 活動與任務 聯(lián)合項目組應定期活動，最好每周活動一次。 文件和資料準備 文件和資料的識別 和準備 項目經(jīng)理負責組織項目組成員根據(jù)工作分工，分別識別咨詢項目運行對有關文件和資料的需求 ，并進行準備 。 會議任務 項目經(jīng)理 應向 項目組成員介紹咨詢 任務的 主要內(nèi)容，了解 客戶對咨詢的態(tài)度和愿望等。 項目組的 團隊建設 提高團隊成員的知識和技能 在咨詢項目運行過程中， 項目經(jīng)理應 通過培訓等， 提高團隊成員的知識和技能 ，以增強他們完成項目可交付成果的能力， 提高咨詢成果質(zhì)量，按規(guī)定完成咨詢?nèi)蝿?。咨詢?nèi)藛T只有以一系列應用數(shù)學及現(xiàn)代管理學中廣泛應用的方法為基礎，如運籌學、評價鑒定法、關鍵線路法、排隊法等，利用計算機和信息系統(tǒng)，才能明確一切與問題有關的要素（如目的、替換方案、模型、費用、效果、評價標準等）同實現(xiàn)目標之間的關系，提供完整的資料，以便決策者選擇最為合理的解決方法。 項目組成員 項目組成員的挑選 項目經(jīng)理 應 根據(jù)項目的確切要求，及 客戶單位 特性， 仔細地挑選自己的團隊 成員 ， 挑選合適的咨詢顧問參與 ，實現(xiàn) 最佳的人員組合。 2） 充當團隊工作的協(xié)調(diào)者。 5．咨詢公司介紹 12 公司在承擔類似 項目管理體系 咨詢項目的經(jīng)驗、在類似行業(yè)的