【正文】 我們?yōu)槭裁匆獙W(xué)習(xí)“辦公自動(dòng)化”？由于辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化新產(chǎn)品的不斷出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。如果沒有計(jì)算機(jī)，那么這些工作基本都是由人工來完成，這樣不僅工作效率不高，耗費(fèi)大量的人力物力，而且工作的準(zhǔn)確度也會(huì)降低，管理起來也有很大的難度。辦公自動(dòng)化（Office Automation）簡(jiǎn)稱OA，據(jù)“百度百科”描述“辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。許多新技術(shù)、新設(shè)備的投入使用，極大地促進(jìn)和推動(dòng)了秘書工作現(xiàn)代化的發(fā)展；另一方面，因?yàn)榧夹g(shù)本身存在著缺陷，也因?yàn)橐恍┤藶橐蛩?，辦公自動(dòng)化技術(shù)也給人類帶來了許多新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)，有許多新問題等待著人們?nèi)ソ鉀Q。如果長(zhǎng)期這樣，秘書駕馭語言、文字的基本能力將會(huì)不斷退化，久而久之，還會(huì)使人變得浮躁，投機(jī)取巧，工作不踏實(shí)。比如：重要文件的加密和備份；定期用殺毒軟件查殺病毒；殺毒軟件和防火墻要及時(shí)升級(jí)，更新?lián)Q代；電子信箱和各種電子帳戶的帳號(hào)和密碼應(yīng)該設(shè)置成“字母＋數(shù)字”這種不易被人破譯的形式；保存有重要和機(jī)密信息的電腦不得連接互聯(lián)網(wǎng)，等等。三、辦公自動(dòng)化技術(shù)給現(xiàn)代秘書工作帶來的負(fù)面影響及其應(yīng)對(duì)策略。開會(huì)還有一項(xiàng)重要的工作，就是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話和會(huì)議情況的記錄和整理。比如食宿交通、會(huì)議的場(chǎng)地設(shè)備、招待費(fèi)用，文件材料等等。什么時(shí)候需要，直接從電腦中調(diào)出來就行了。只能再選址建造新的庫房，添置新的設(shè)備，這無疑需要大筆的資金投入。如果是普發(fā)性文件，還需要一筆不小的開支。（一）辦公自動(dòng)化技術(shù)在文書處理中的應(yīng)用。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,尤其是計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)入了各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的辦公室。信息處理技術(shù)得益于計(jì) 算機(jī)的高速處理能力, 沒有計(jì)算機(jī)技術(shù)就沒有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)。編排各種文件,資料格式等的電子 臺(tái)式出版系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化或辦公信息系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱 OIS 是現(xiàn)代信息社 會(huì)的重要標(biāo)志之一,涉及到系統(tǒng)工程學(xué),行為科學(xué),管理學(xué),人機(jī)工程學(xué),社會(huì) 學(xué)等基本理論以及計(jì)算機(jī), 通信, 自動(dòng)化等支撐技術(shù), 屬于復(fù)雜的大系統(tǒng)科學(xué)與 工程?！?六信息集成。每個(gè)單位都 會(huì)有大量的文檔, 在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng),使組織內(nèi)部的通信 和信息交流快捷通暢。宜選用干燥度高的復(fù)印紙，并在保管儲(chǔ)存過程中注意防潮。復(fù)印機(jī)用紙厚度規(guī)格一般為6080g/m2。：明確要分析的問題，列出標(biāo)題；畫出脊骨，標(biāo)出結(jié)果；找出直接影響結(jié)果的原因；檢查核對(duì)是否有被漏掉的原因；在影響最大的原因上加重點(diǎn)符號(hào)標(biāo)記。：（1）有一個(gè)明確的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。（3）清掃（seiso）：清除現(xiàn)場(chǎng)臟污、物料垃圾。《機(jī)關(guān)管理與辦公自動(dòng)化》期末復(fù)習(xí)：（1）色調(diào)。（2）正確選擇光源。：照度、光線照射角度、亮度分布、光線色調(diào)。：也叫負(fù)責(zé)人章，是機(jī)關(guān)、單位主要負(fù)責(zé)人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。（1）接待上級(jí)單位：陪同中秘書不主談，不問不談；不可在本單位領(lǐng)導(dǎo)面前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)本單位工作；特殊情況需要匯報(bào)的，要實(shí)事求是，聽取指示時(shí)要認(rèn)真記錄；秘書只負(fù)責(zé)最初接待和會(huì)晤服務(wù)，是否陪同由單位領(lǐng)導(dǎo)決定。：（1）各單位根據(jù)實(shí)際情況，提出合乎實(shí)際的會(huì)議成本計(jì)算公式；（2）在送審會(huì)議計(jì)劃時(shí)，上報(bào)成本，申請(qǐng)預(yù)算；（3）上級(jí)審批，計(jì)算有形無形成本，撥付款項(xiàng)；（3）若超支，必認(rèn)真查究，從該單位其他經(jīng)費(fèi)中扣除，或向上繳納“會(huì)議超值費(fèi)”。包括會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人；會(huì)議主要議題。具體職責(zé)：1）協(xié)助制定會(huì)議計(jì)劃2）通知與會(huì)3）布置會(huì)場(chǎng)4）起草、印發(fā)各種文件材料和票證5）組織簽到，編制分組名單6）具體安排與會(huì)者座次?！稒C(jī)關(guān)管理與辦公自動(dòng)化》期末復(fù)習(xí)：（1）認(rèn)真確定與會(huì)人員的范圍，保證為確定的每一位與會(huì)者發(fā)送會(huì)議通知。：（1）邏輯歸檔。：同其同，異其異?！稒C(jī)關(guān)管理與辦公自動(dòng)化》期末復(fù)習(xí)：運(yùn)轉(zhuǎn)與傳遞過程控制、數(shù)量控制、質(zhì)量控制。分理制是指分部門分擔(dān)職責(zé)任務(wù)，黨政系統(tǒng)機(jī)關(guān)基本采用分理制；綜理制是指不采用分部門分擔(dān)職責(zé)任務(wù)，各級(jí)人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議的機(jī)關(guān)基本采用綜理制。：辦公自動(dòng)化是以信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為特征的依托信息資源的機(jī)關(guān)管理形態(tài)。事務(wù)性要求我們重視對(duì)事務(wù)活動(dòng)規(guī)律性的研究，運(yùn)用制度化、程序化的管理方法；綜合性要求我們從機(jī)關(guān)整體角度出發(fā)解決問題，借鑒和運(yùn)用多種學(xué)科方法技術(shù)；技術(shù)性要求我們尊重技術(shù)規(guī)律，掌握事務(wù)處理技術(shù)和管理技術(shù)。：按領(lǐng)域分為通用公文、專用公文；按方向分為上行文、下行文和平行文；按內(nèi)容分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請(qǐng)性、商洽性、證明性公文；按密級(jí)分為對(duì)外公開、限國(guó)內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密公文；按時(shí)間分為平件、急件、特急件；按來源分為收文、發(fā)文。：若干有密切關(guān)聯(lián)的文件的集合體。（3）編目。具體分為網(wǎng)絡(luò)傳輸歸檔和介質(zhì)傳遞歸檔兩種。：會(huì)議管理者是會(huì)議組織責(zé)任的主要承擔(dān)者。：完成善后工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，維護(hù)并擴(kuò)大會(huì)議成果。：領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)水平不高；官僚主義作祟；機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理；會(huì)議質(zhì)量低劣，效果差；會(huì)風(fēng)不正。：5W1H。：一個(gè)機(jī)關(guān)、單位或社會(huì)組織的正式印章，是其具有合法性的標(biāo)志，是行使其職權(quán)的憑信。黨各級(jí)機(jī)關(guān)的印章中央刻黨徽。（2）觀察對(duì)象與周圍環(huán)境之間的的亮度比應(yīng)為10:1。使辦公室內(nèi)的最大、最小照度分別與平均照度之差小于平均照度的三分之一。不宜過高，基本彩度在4以下，以降低視覺疲勞，警戒色彩除外。（3）必須正確把握簡(jiǎn)化的時(shí)機(jī)。：流程圖、決策表、質(zhì)量分析圖表、網(wǎng)絡(luò)圖、水平時(shí)間線條圖。（3）激光打印機(jī)。（4）表面光度。辦公自動(dòng)化 設(shè)備中有各種機(jī)器,如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印 機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等,這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備,或稱硬件。我們都知道, 各個(gè)單 位都存在著大量流程化的工作,例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯 報(bào)等, 都是一些流程化的工作, 通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化, 就可以規(guī)范各項(xiàng)工 作,提高單位協(xié)同工作的效率。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后, 比如說, 某個(gè)單位來了一 個(gè)新員工, 只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件, 給他一個(gè)口令, 他自己上網(wǎng)就可 以看到這個(gè)單位積累下來的東西, 規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等, 只要他的身份 符合權(quán)限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。隨著科技, 經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步, 管理和辦公活動(dòng)的重要性日漸突 出, 引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者, 管理學(xué)者以及技術(shù)人員的普遍重視。例如, 用于處理辦公信息和進(jìn)行 協(xié)同工作的各種計(jì)算機(jī)(包括微型機(jī), 超級(jí)小型機(jī)和中, 大型機(jī)。用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī),傳真機(jī)。信息處理和信息通信兩者的 緊密結(jié)合, 使辦公室自動(dòng)化技術(shù)具有更高的效能, 也是辦公室自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展的 重要趨勢(shì)。而且，辦公自動(dòng)化技術(shù)在現(xiàn)代秘書工作中的占有重要地位。而且，再加上打印機(jī)的復(fù)印機(jī)等輔助設(shè)