【正文】 由于審核是利用有限資源在有限時間內(nèi)開 展工作 ，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對可獲得信息的抽樣基礎(chǔ)上。末 次會議切忌拖沓，發(fā)生爭執(zhí)。 (7)會議結(jié)束，審核方表示謝意。審核是抽樣進行的，存在一定風險。 (2)報告審核發(fā)現(xiàn) (重點在不合格項 )和審核結(jié)論。如是無效的，應有充分理由和證據(jù) 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 3735 說服受審核方。如無充分證據(jù)，應取消不合格項報告。 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 3734 ● 不合格項報告的注意事項 (1)不合格項報告必須寫出標準要求下的不合格客觀事實，描述應清楚、正確、完整 、并取得受審核方代表確認。 (2)應能將定性分析轉(zhuǎn)化為科學的定量分析?！坝^察項 ”的設置無疑 為審 核方和受審核方各準備了一個臺階，對于緩解審核氣氛會帶來好處。如卷宗里有一 張圖 張或一份文件的版次不是最新的，某一份文件沒有標明日期，用詞不準確，簽字不符合要求 等。 ⑤違反法律、法規(guī)的不合格項。主要判斷標準有： ①質(zhì)量管理體系與約定的質(zhì)量管理體系標準或文件的要求嚴重不符。分級的目的在于正確客觀地得到審核結(jié)論。 (6)其他的不合格項。 (2)設備的不合格項。 (2)文件規(guī)定 (包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量記錄和質(zhì)量計劃或技術(shù)性文件和管理性文件 )。 (9)與受審核方的溝通 審核期間，審核組長應定期就審核的狀況和任何關(guān)注的問題與受審核方進行適當?shù)臏贤? 。對需追蹤的重要線索可由組長決定延長審核時間直至得到可信的檢查結(jié)果。審核員在審核時決不能在一個部門 “直至找到問題為止 ”，對偏離檢查表的審核應特別慎 重，除非有關(guān)鍵線索，一般不應偏離，應審時度勢，調(diào)查至必要的深度。 (10)“故意拖延 ”型 千方百計轉(zhuǎn)移審核員審核目標、精力和時間，你讓他取資料，他遲遲不提供； 你讓他介紹， 他給你海闊天空吹一通；陪同人員口才特別好，總愛主動介紹情況或經(jīng)常用 ISO9001 標準解 釋有關(guān)問題或經(jīng)常溜 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 3725 號，要尋找才來等。 應對技巧是：清楚、耐心地說明 這是標準的要求，審核是標準與實際核對的過程。 應對技巧是 :保持冷靜，堅持審核，對查到的問題作清楚耐心的說明。 (25)最有效原則 當存在多種判斷時按最有利改進或改進最易見效的條款處判。 (20) 生產(chǎn)和服務提供的控制 中應包括設備使用、工裝、 工藝、生產(chǎn)、搬運、貯存、包 裝、交付、服務等組織產(chǎn)品實現(xiàn)的特定過程，在涉及上述方面問題時，在沒有其他條款相對 應時，均可判到 生產(chǎn)和服務提供的控制 。 (15)策劃 標準中直接涉及到 “策劃 ”要求條款有： 總要求、 總則、 質(zhì)量管 理體系策劃、 產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃、 設計和開發(fā)策劃、 總則、 內(nèi)部審核、 . 3 過程的監(jiān)視和測量、 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量 等。沒有相應條款可判時，均可判到 資源的提供 。 (7)做法 實際做法有 效，但未滿足規(guī)定要求，即合理不合法時應判不合格項；實際做法符合規(guī)定要求，但該規(guī)定做法不盡合理、科學，即合法不合理時，不應判不合格項。如何正確判斷，除深刻理解標準要求外，還需掌握一些技巧。 ，驗證是一種最直接有效的方法； 、理解對方的回答； ，善于從中捕捉到蛛絲馬跡，順藤摸瓜。一個 老練的審核員的提問方式常常在表面看來是隨機的，但他總是能在當時場景中找到最適當?shù)? 提問方式，并得到理想的答案。封閉式提問往往會使面談對象情緒緊張 ，有些問題也很難回答，實際中的許多情況是不能用 “是 ”或 “不是 ”來定論的； 。通過提問，有目的、有重點地去收集信息。 (1)面談技巧 一 次成功的面談，有利于建立融洽關(guān)系，消除心理障礙；有助于爭取受審核方人員的合 作，有助于查明情況，獲取需要的客觀證據(jù)。審核員應具有職業(yè)敏感 性，在審核中善于發(fā)現(xiàn)、捕捉問題線索。 (6)問題溯源審核策略及選 用 問題溯源審核策略是針對某個問題進行原因追查的審核方法。 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 379 (4)選擇過程審核策略及選用 選擇過程審核策略是審核質(zhì)量管理體系標準中與某一個 過程有關(guān)的每一項活動的審核方法。該策略審核思路清晰，方法簡便，容易發(fā)現(xiàn) “接口 ”問題或 “系統(tǒng)失效 ”。受審核方的確認表明不合格 項中的事實 是準確的，并且對不合格項得到理解。在審核時，應統(tǒng)一審核記錄表形式，并規(guī)定填寫和保存要求。只有經(jīng)驗證的客觀證據(jù)才可作 為審核證據(jù)。 (3)堅持獨立、公正的原則 審核判斷時應堅決排除其他干擾因素，包括來自受審核方的、審核員感情上的等等影響判斷 獨立、公正的因素，自始至終維護、保持審核判斷的獨立性和公正性，不能因情面或畏懼而 私自消化不合格項。沒有客觀證據(jù)而獲取的任何信息都不能作為不合格項判斷的依 據(jù) 。 (8)強調(diào)在審核所安排日程 (時間 )段中，被審核部門負責人應在場。 (2)會議應始終圍繞主題，簡明扼要。強調(diào)公正客觀立場，說明審核是一個抽樣過程，有一定局限性 ，但審 核將盡可能取其有代表性的樣本，使得審核結(jié)論公正；說明相互配合是審核順利進行和獲得 公正結(jié)論的重要條件，提出不合格項報告的形式等。 (2)人員介紹。 (5)澄清并協(xié)調(diào)有關(guān)審核問題。 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 371 內(nèi)審首次會議 首次會議是實施審核的開端，是審核組全體成員與受審核方領(lǐng)導及有關(guān)人員共同參加的 會議 。 ●首次會議的要求 (1)建立審核活動的 風格。審核組長介紹審核組成員及分工，受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。 (6)闡明、澄清有關(guān)問題。 (3)規(guī)模較小、時間較短或常規(guī)性內(nèi)審，可不開首次會議，有關(guān)問題可以通知審核形 式替代，即使召開首次會議，上述內(nèi)容及環(huán)節(jié)可視具體情況增刪。 現(xiàn)場審核 首次會議結(jié)束后，即進入現(xiàn)場審核階段?？陀^證據(jù)不足或未經(jīng)驗證也不能作為判斷不合格項的證據(jù) 。 (4)堅 持 “三要三不要 ”原則 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 375 即：要講客觀證據(jù)，不要憑感情、憑感覺、憑印象用事；要追溯到實際做得怎樣，不要停留 在文件、嘴巴 (回答 )上面；要按審核計劃如期進行，不要 “不查出問題非好漢 ”。 ●現(xiàn)場審核記錄 在提問、驗證、觀察中，審核員應作好記錄，記下審核中聽到、看到的有用的真實信息，這些記錄是審核員提出報告的真憑實據(jù)。 對所收集的審核證據(jù)， 審核組應根據(jù)審核準則進行評價，以形成審核發(fā)現(xiàn)。雙方應力求解決就有關(guān)事實存在的意見分歧，未能達成一致的意見應予以記錄。在審核設計 開發(fā)、生產(chǎn)和服務提供的控制、內(nèi)部審核等時可采用該策略。 該策略的適用性與選擇部門審核策略相同。在審核時發(fā)現(xiàn)各種各樣問 題，為使判斷正確、深刻，應分析、追溯產(chǎn)生問題的本質(zhì)原因。有時問題線索會超出檢查表范圍，但若是與標準有 關(guān)的重大問題線索，不妨變更計劃 ，緊追不舍。 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 3711 ①在面談時審核員應掌握的技巧有： ； ，要多聽； ； 。信息不是越多 越好，而是適用信息越多越好，即所獲取的信息應有助于迅速地正確 地達到審核目的； ，保證審核計劃如期兌現(xiàn)。可圍繞問題展開討論以便獲得更多的信息的提問方式。假如你到采購部門審核合同評審要求，怎樣提問呢 ? 問 1:合同評審是 不是你們負責的 ?(目的是確認責任 ) 問 2:今年你們一共訂了多少合同 ?(目的是調(diào)查應評審的合同數(shù) ) 問 3:請你把今年所訂的全部合同拿給我看看 ?(目的是確認合同評審數(shù)和評審有效性 驗證 ) ④在提問時還應注意： ； 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 3714 ； ； ； ； ； 。 一般情況下，審核員在得到回答后，常采用 “請我看…… ”的語句，如果客觀證據(jù)一時 拿不出，受審核方推托或稍后提供時，審核員應記下此細節(jié)，以防遺忘。 現(xiàn)以 ISO9001:20xx 為例，將條款判斷的一些技巧介紹如下 : (1)最高管理者 標準中直接涉及到 最高管理者要求的條款有： 管理承諾、 以顧客為中心、 質(zhì)量方針、 策劃、 職責、權(quán)限與溝通、 管理評審 等，如判斷上述條款有不合格項，往往意味著系統(tǒng)失效，且主要責任者是最高管理者，其不合格項所引 起的隨后措施，可能會涉及整個質(zhì)量管理體系，所以應慎判。 (8)評審 文 件 名 內(nèi)部審核實施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 3718 標準中直接涉及到 “評審 ”要求的條款有： 管理承 諾、 質(zhì)量方針、 文 件控制、 管理評審、 與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評審、 設計和開發(fā)策劃、 設計 和開發(fā)輸入、 設計和開發(fā)評審、 設計和開發(fā)更改的控制、 生產(chǎn)和 服務提供 過程的確認、 持續(xù)改進、 糾正措施、 預防措施 等。 (12)溝通 標準中直接涉及到 “溝通 ”要求的條款有： 管理承諾、 質(zhì)量方針、 職責和權(quán)限、 管理者代表、 內(nèi)部溝通、 顧客溝通、 設計和開發(fā)策劃、 采購信息 等。在對 “策劃 ”問題進行判斷時 ，應根據(jù)策劃對象、目的、過程、時機、需要，尋找相應條款。 (21)統(tǒng)計