【正文】 （2）打開對話框，然后單擊【選項】按鈕，彈出【目錄選項】對話框。也可以應用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。經過一番設置后，一篇精美的論文摘要已經新鮮出爐。特點：原文檔無任何形式的改變。一、啟動“自動編寫摘要”功能Word 97/2000/XP/2003均支持此項功能，用Word打開需要編輯的論文后，在“工具”菜單選擇“自動編寫摘要”即可彈出對話框。單擊“關閉”按鈕。原因：Word有“自動更正”的功能，可以按照一些約定俗成的規(guī)矩將鍵入的內容自動更正。（3） 選擇“插入”—“頁碼”，在“頁碼”對話框中設置好頁碼的“位置”—“對齊方式”。原貼：Word編輯小經驗兩欄文檔的頁碼插入大家是否注意到，在Word中將文檔分成兩欄，然后再插入頁碼時，每頁兩欄只有一個頁碼。2,單擊“插入”菜單中的“交叉引用”命令。12．切換回到頁面視圖，參考文獻插入已經完成了。5．將文章最后的上標“1”的格式改成正常（記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻以后就是移動的位置，這個序號也不會變），再在它后面輸入所插入的參考文獻（格式按雜志要求來慢慢輸，好像沒有什么辦法簡化）。所以，參考文獻是我們寫論文時不容忽視的一個環(huán)節(jié)。使用文檔結構圖讓你方便地定位章節(jié)。上述七點都是關于排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的內容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。應該養(yǎng)成看文章的同時就整理參考文獻的習慣。如果不能忍受Visio對象復制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。并且可以自動生成圖、表目錄。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。這兩者的關系不言自明。當所有箭頭都畫完后，再在嵌入的圖標上點一下，嵌入的圖標彈起，Word又回到了文字輸入狀態(tài)。若前一章的版面發(fā)生了變化，比如刪掉了一行，這時后一章的標題就跑到前一章的最后一頁的末尾；若增加一行，則后一章標題前又多了一個空行。然后，光標移到第一章，點擊“視圖｜頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確?！巴啊卑粹o處于彈起狀態(tài)，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。在各個章節(jié)的文字都排好后，設置第一章的頁眉（若連頁眉都不知怎么加，請參考Word幫助）。選擇“工具｜選項”，在“打印”選項卡里確認不打印隱藏文字（Word默認）。到這里，我們離完美還差一點點。不要以為已經搞定了，我們離成功還差一步。注：目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時是不會打印出來的（如果你愿意浪費一張紙可以試著打印一下目錄）。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然后自動更新，所有章的標題字號都變?yōu)樾∪枺挥檬止とヒ灰恍薷?，即麻煩又容易出錯。目錄的制作分三步進行。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同制表位的段落，或文檔的制表符默認設置變化時，版面就會混亂。手工設置制表位，你能保證每次居中制表位的位置都一樣嗎？！涉及到制表位還有一個概念：前導符。論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中；按章節(jié)進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。注：（1）題注中新建標簽時，Word會自動在標簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。至此我們就實現(xiàn)了圖的編號的自動維護，當在第一張圖前再插入一張圖后，Word會自動把第一張圖的題注“圖1－1”改為“圖1－2”，文檔中的“圖1－1”也會自動變?yōu)椤皥D1－2”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標簽“圖1－”，編號格式為阿拉伯數(shù)字（如果不是點擊“編號”修改），位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標簽文字和序號，此時可以在序號后鍵入說明，比如“形態(tài)學膨脹運算示例”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。（2）選中“鍵入時自動替換”（3）在“替換”欄內鍵入全部為小寫的英文，如“cdna”（4）在“替換為”欄內鍵入正確的大小寫的英文， 如“cDNA”。安裝MathType后，word會增加一個菜單項，其功能一目了然。不過，Word卻沒有直接提供這個功能，但是，當我們在打開Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會發(fā)現(xiàn)光標已經快速定位到你上一次編輯的位置了。（圖6）[3]這種方法我認為與前面采用書簽的方式一樣，好處是省去了制定書簽的麻煩，不好處是鼠標放在引用上標時，采用書簽則能顯示引用的文獻內容，而直接采用“交叉引用”則不能顯示（圖7）。書簽名最好與文獻名一致，這樣在它位置變化后，你仍能識別它。書簽標識文件內您以后可引用或鏈接到的位置。）來設置“段落編號（無上下文）”選項。從段落 2.(a)(i) 對段落 1.(a)(ii) 的引用顯示為“1.(a)(ii)”。文檔最多可有 9 個級別，Microsoft Word 不能對列表中的項目應用內置標題樣式。利用打印機的設置，就能在打印完一張奇數(shù)頁后，自動將紙重新卷回并打印背面的偶數(shù)頁。還需要注意紙張方向，不要使背面在打印出來后文字顛倒。手動雙面打印的方法比較麻煩，適合打印紙張很少的情況。設置完畢，后面的所有節(jié)都會延續(xù)頁碼的設置和編號。此時的頁碼格式已經自動采用了上次的設置，因此只需單擊【確定】按鈕即可。在“數(shù)字格式”中選擇羅馬數(shù)字格式“I，II，III，…”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“I”。第2節(jié)是目錄，需要添加羅馬數(shù)字的頁碼。在左側的“設置”中選擇“無”，即可去除段落邊框，從而使頁眉中的水平線消失。其中奇數(shù)頁頁眉會根據(jù)當前節(jié)的“標題一”樣式所對應的文字的變化自動改變。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節(jié)相同”消失。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節(jié)的偶數(shù)頁頁眉，如圖7所示。回到頂端添加不同內容的頁眉在添加頁眉時，只要充分理解了分節(jié)的作用，就能快速設置出復雜的頁眉。在“頁面設置”對話框中選擇“版式”選項卡，如圖3所示。?奇偶頁的頁眉可以不同，一般偶數(shù)頁可顯示文章或書名，奇數(shù)頁顯示本章標題，如圖1所示。下一篇文章將會看到更為精彩和美妙的應用。當文檔中的內容或頁碼有變化時，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對話框，如圖25所示。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級別的樣式是最方便的一種。默認情況下，“頁碼編排”設置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。第2節(jié)是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。用打印預覽可以查看各頁頁眉的設置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設置頁眉，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設置下一節(jié)的頁眉。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標記”按鈕 ，即可查看隱藏的編輯標記。正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對不同的節(jié)進行設置。從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進入大綱視圖。因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。例如，“標題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點的字號，并居中對齊。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設置該部分文字所用的樣式。現(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。對于初學者來說，很容易混淆。通常所說的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。選中“指定行和字符網格”，在“字符”設置中，默認為“每行39”個字符，可以適當減小，例如改為“每行37”個字符。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應類型的紙即可。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統(tǒng)總是提示有錯誤。現(xiàn)在只能手工輸入目錄，加班加點數(shù)頁碼居然成了家常便飯。很多人習慣先錄入內容，最后再設紙張大小。同樣，在“行”設置中，默認為“每頁44”行，可以適當減小，例如改為“每頁42”行。每次設置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復雜，就需要多次進行不同的格式設置。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內容。a.對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標題，采用“標題1”樣式，章節(jié)中的小標題，按層次分別采用“標題2”~“標題4”樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設置“正文首行縮進2”和“注釋標題”樣式。單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤”對話框，如圖10所示。這時可以修改樣式。查看和修改文章的層次結構文章比較長，定位會比較麻煩。文檔頂端會顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。定位到第二部分的標題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對話框，如圖14所示。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕?；氐巾敹嗽谥付ㄎ恢锰砑禹摯a通常很多人習慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和目錄處都添加頁碼。第3節(jié)的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果采用此設置，則會自動計算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，如圖24所示。如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁碼”。Word 2003 長篇文檔排版技巧（二）簡介小王經過一段時間的學習和摸索，現(xiàn)在已經成為市場部的Word高手，制作報告又快又好，同事們經常向他請教。?每一章的首頁都沒有頁眉，如圖1所示。在“節(jié)”中選擇“節(jié)的起始位置”為“奇數(shù)頁”，這樣可以讓每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始，從而讓每章的首頁位于奇數(shù)頁。設置頁眉和頁腳時，從文檔開始位置設置不容易出錯。在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的偶數(shù)頁頁眉的內容。奇數(shù)頁的頁眉要顯示每章的標題，如果按照常用方法，可以錄入標題內容，但是，必須在以后的每一節(jié)錄入不同的標題，比較麻煩。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“關閉”按鈕，退出頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。由于是在第1節(jié)的首頁去除水平線，后續(xù)其他節(jié)的首頁設置均為“與上一節(jié)相同”，因此后續(xù)節(jié)首頁的水平線也會消失，不必再進行設置了。在第2節(jié)首頁頁腳的右上方顯示“與上一節(jié)相同”，表示與第1節(jié)首頁相同，顯然，需要斷開和第1節(jié)之間的鏈接。單擊【確定】按鈕結束設置。現(xiàn)在可以看到羅馬數(shù)字頁碼出現(xiàn)在第2節(jié)奇數(shù)頁右側，如圖19所示。至此，整篇文檔的頁碼格式和編號設置完畢。?分別打印奇數(shù)頁和偶數(shù)頁如果先打印所有的奇數(shù)頁，再在所有奇數(shù)頁的背面打印偶數(shù)頁，就能比較快速地完成雙面打印。此外，打印背面時會從奇數(shù)頁的最后一頁開始逆頁序打印，需要注意Word文檔中最后一頁的頁號。具體用法可參見雙面打印機的使用說明。）項或 LISTNUM 域 （域：指示 Microsoft Word 在文檔中自動插入文字、圖形、頁碼和其他資料的一組代碼。如果正在使用 LISTNUM 域，可以添加 \r 開關 （開關：在域的使用中，導致產生特定操作的特殊指令。段落編號（完整上下文）顯示文檔中任何位置的完整段落編號。）的交叉引用時，也可使用段落編號選項。（圖1）（3）在需要引用文獻的位置，執(zhí)行插入——引用——交叉引用，類型選擇書簽，選擇需要引用的項目，內容選擇“段落編號”。還有，書簽是可以顯示出來的（圖8）。提示：其實Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)，當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了。一定要使用 MathType 的自動編號和引用功能。（5）確定，如此可以非常方便地始終使用小寫英文，word自動將其轉換成正確格式。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標簽了，直接選擇就可以了。表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。（2）書簽名最好用圖（表、公式）的說明文字，盡量做到見名知“圖”。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。前導符是填充制表符所產生的空位的符號，一般有實線、虛線、點劃線等，在目錄中經常見到（就是標題和頁碼之間的圓點）。（2）有時候按Tab鍵后Word會產生一個灰色箭頭，這實際上是Word的制表符格式標記，格式標記還有段落標記（拐彎的箭頭）、空格（灰色圓點）等。1) 修改標題樣式的格式。關于如何應用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。在“工具｜選項”的“視圖”選項卡可以設置域底紋的顯示方式。論文格式要求參考文獻在正文之后，參考文獻后還有發(fā)表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結尾，要么在“節(jié)”的結尾，這兩種都不符合我們的要求。打印文檔時，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。好了，試著打印一下尾注所在的頁，是不是白紙？！首先介紹一個概念：節(jié)。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入｜分隔符”，分節(jié)符類型選“下一頁”，不要選“連續(xù)”（除非你想第二章的標題放在第一章的文字后面而不是另起一頁），若是奇偶頁排版根據(jù)情況選“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”。注：（1）頁眉段落默認使用內置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內置字符樣式“頁碼”。快拋棄這種費力不討好的作法吧！換行符(Shift+Enter)這里又涉及Word的一個概念：段落。不只箭頭圖標具有這樣的功能，其他許多圖標都可以如此。筆者認為，論文“表現(xiàn)”的編輯，是一個非常費時費力的工作。一般