【正文】 。手工維護(hù)這些編號是一件費(fèi)力而且容易出錯(cuò)的事情，我們的目的是讓W(xué)ord自動維護(hù)這些編號。在文檔中需要多次引用同一文獻(xiàn)時(shí)，在第一次引用此文獻(xiàn)時(shí)需要制作尾注，再次引用此文獻(xiàn)時(shí)點(diǎn)“插入｜交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內(nèi)容為“尾注編號（帶格式）”，然后選擇相應(yīng)的文獻(xiàn)，插入即可。首先刪除尾注文本中所有的編號（我們不需要它，因?yàn)樗母袷讲粚Γ?，然后選中所有尾注文本（參考文獻(xiàn)說明文本），點(diǎn)“插入｜書簽”，命名為“參考文獻(xiàn)文本”，添加到書簽中。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，并用項(xiàng)目編號進(jìn)行自動編號。這里有另外一種方法，如果你想多學(xué)一點(diǎn)東西，請接著往下看。切換到“頁腳”，刪除頁碼。節(jié)是一段連續(xù)的文檔塊，同節(jié)的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機(jī)紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳注和尾注。首先介紹頁眉的制作方法。光標(biāo)移到第二章，這時(shí)可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標(biāo)雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個(gè)“同前”按鈕（圖像按鈕，不是文字），這個(gè)按鈕按下表示本節(jié)的頁眉與前一節(jié)相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨(dú)立，因此把這個(gè)按鈕調(diào)整為“彈起”狀態(tài)，然后修改頁眉為第二章的標(biāo)題，完成后關(guān)閉工具欄。首先，確認(rèn)正文的第一章和目錄不屬于同一節(jié)。（2）論文里頁眉使用章標(biāo)題，可以采用章標(biāo)題做成書簽，然后在頁眉交叉引用的方法來維護(hù)兩者的一致。肯定還有人用敲多個(gè)回車的方法來把章標(biāo)題推到新頁！這樣做的缺點(diǎn)是顯而易見的。每個(gè)段落的結(jié)尾處都有段落標(biāo)記（一個(gè)灰色的拐彎箭頭）。你可能需要在論文里畫一個(gè)簡單的流程圖，你先插入了需要的文本框并加入了相應(yīng)的文字，排好位置，這時(shí)你需要用箭頭把這些文本框連起來，你用鼠標(biāo)在繪圖工具欄上點(diǎn)了一下箭頭圖標(biāo)，然后畫了一個(gè)箭頭，再點(diǎn)一下圖標(biāo)，又畫一個(gè)箭頭，第三次點(diǎn)圖標(biāo)，畫了第三個(gè)箭頭，…有點(diǎn)麻煩是不是？要是可以連續(xù)畫該多好！事實(shí)上可以做到！用鼠標(biāo)在箭頭圖標(biāo)上雙擊，然后在需要的地方畫箭頭，看到了嗎？當(dāng)畫完一個(gè)箭頭時(shí)，圖標(biāo)依然保持為嵌入狀態(tài)，表示可以連續(xù)作圖。當(dāng)需要把一段特殊的文字格式多次應(yīng)用時(shí)，雙擊格式刷，連續(xù)刷需要的文字，很方便。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。筆者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗(yàn)，向各位提供如下建議，供大家參考。如果要對排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式進(jìn)行一番設(shè)定，這樣就會很方便的編寫論文了。這樣做以后，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時(shí)，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護(hù)。所有的對齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對齊方式和段落的縮進(jìn)等來進(jìn)行?？驁D和流程圖的編輯，筆者強(qiáng)烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Professional 2003畫。推薦使用 MathType 的自動編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動更新編號。參考文獻(xiàn)的編輯和管理如果你在寫論文時(shí)才想到要整理參考文獻(xiàn)，就已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁時(shí)才去整理要好。我建議使用Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用（Cite while you write，簡稱Cwyw）的功能。使用分節(jié)符如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時(shí)間，且不保險(xiǎn)。大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便。如果還有疑問，自己花些時(shí)間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果論文中尾注插入方法寫論文時(shí)，參考文獻(xiàn)的引用是一件很麻煩的事，每個(gè)雜志要求的文獻(xiàn)格式是不一樣的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和順序等都不同。有的編輯對這方面的要求很嚴(yán)格，把參考文獻(xiàn)的格式作為筆者是否認(rèn)真的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。我對RM就掌握得不是很好，但我發(fā)現(xiàn)其實(shí)只要簡單地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解決按插入順序排序的論文中參考文獻(xiàn)的排序問題。4．確定后在該處就插入了一個(gè)上標(biāo)“1”，而光標(biāo)自動跳到文章最后，前面就是一個(gè)上標(biāo)“1”，這就是輸入第一個(gè)參考文獻(xiàn)的地方。8．所有文獻(xiàn)都引用完后，你會發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻(xiàn)前面一條短橫線（頁面視圖里才能看到），如果參考文獻(xiàn)跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線無法選中，也無法刪除。11．再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。13．參考文獻(xiàn)越多，這種方法的優(yōu)勢就體現(xiàn)的越大。解決這個(gè)問題其實(shí)也不難1,單擊要插入對注釋的引用的位置。5,單擊“引用內(nèi)容”框中的“腳注編號”或“尾注編號”選項(xiàng)。如果不容易只選定交叉引用編號，請連同周圍的文字一起選定，然后按 F9 鍵。（1） 將文檔的欄數(shù)設(shè)置成一欄。點(diǎn)擊“頁邊距”標(biāo)簽，將上、下、左、右各自設(shè)置好，在將“拼頁”選中。另有妙用的Ctrl+Z大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤銷上一個(gè)操作，能使我們在編寫文檔過程中可以及時(shí)取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。在輸入“Word寫論文”敲回車后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)都沒變。將樣式傳給其他文檔便寫論文時(shí)，一般都會按照學(xué)?；?qū)煹囊螅瑒?chuàng)建幾種樣式。選擇左邊的樣式，單擊“復(fù)制”按鈕，就將其添加到了右側(cè)的列表中。如果需要精確的控制圖片的放置位置，可以在按住Alt鍵的同時(shí)拖動對象到某具體位置，這種方式移動圖片對象時(shí)不是按照網(wǎng)格間距進(jìn)行移動的，從而達(dá)到精確定位圖片對象的目的。然后執(zhí)行“表格”菜單中的“繪制斜線表頭”命令，當(dāng)出現(xiàn)對話框后，選擇“表頭樣式”，分別填入行標(biāo)題、列標(biāo)題和數(shù)據(jù)標(biāo)題等，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕Word讓摘要自動化摘要實(shí)際上就是論文正文開始之前的一個(gè)內(nèi)容簡介,讓閱讀者在瀏覽正文之前對文章有一個(gè)初步的了解。下面分別說明：1．突出顯示要點(diǎn)：選擇該項(xiàng)的話，Word將對論文進(jìn)行分析摘錄，將其中的中心句和關(guān)鍵詞語用反白形式在原文檔中突出顯示。3．新建一篇文檔并將摘要置于其中：用摘錄的關(guān)鍵詞句自動生成一篇新文檔。三、細(xì)節(jié)設(shè)置在論文摘要類型完成之后，小丁就需要對論文摘要的細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整了。四、摘要的修改如果你選擇的是第一種摘要，經(jīng)過上述設(shè)置，你感覺摘要還不直觀，還可以在彈出的“自動編寫摘要”的懸浮框上，直接調(diào)節(jié)左/右小箭頭來逐漸減小/增大摘要的比例大??；而且同時(shí)你還可以通過單擊最左邊的圖標(biāo)在“突出顯示”和“只顯示摘要”的效果切換中進(jìn)行查看，這是不是很直觀??！設(shè)置完成后，單擊“確定”退出即可。Word目錄生成技巧一篇word文檔，內(nèi)容有大的章，小的節(jié)。因此，在創(chuàng)建目錄之前，應(yīng)確保希望出現(xiàn)在目錄中的標(biāo)題應(yīng)用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式（標(biāo)題1 到標(biāo)題9）。（2）單擊【插入】菜單項(xiàng)的【索引和目錄】菜單項(xiàng)，并在彈出的【索引和目錄】對話框選擇【目錄】選項(xiàng)卡。 從其他樣式創(chuàng)建目錄如果要從文檔的不同樣式中創(chuàng)建目錄，例如，不需要根據(jù)【標(biāo)題 1】到【標(biāo)題9】的樣式來創(chuàng)建目錄，而是根據(jù)自定義的【樣式1】到【樣式3】的樣式來創(chuàng)建目錄，操作步驟如下：（1）將光標(biāo)移到要插入目錄的位置。例如，用戶可以刪除標(biāo)題標(biāo)題2 和標(biāo)題3 后。（3）在【有效樣式】列表框中找到標(biāo)題使用的樣式，然后在【目錄級別】文本框中指定標(biāo)題的級別。如果選擇【來自模板】，標(biāo)識使用內(nèi)置的目錄樣式（目錄1 到目錄9）來格式化目錄。如果文檔的結(jié)構(gòu)性能比較好，創(chuàng)建出合格的目錄就會變得非?？焖俸啽?。Word 提供了自動生成目錄的功能，使目錄的制作變得非常簡便，而且在文檔發(fā)生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應(yīng)文檔的變化。小丁當(dāng)然非常滿意。小貼士：如果論文的每一個(gè)點(diǎn)比較集中，摘要文字在文中各段中分布較均勻，百分比可以取小些，如5%左右。4．在不退出原文檔的情況下隱藏除摘要以外的其它內(nèi)容：將Word搜索到的關(guān)鍵語句和重點(diǎn)詞語單獨(dú)留下，自動隱藏文檔中其它內(nèi)容。2．在文檔頂端插入摘要或摘錄文字：由Word自動摘錄論文要點(diǎn)，并將摘要自動放置于論文之前，正文部分保持不變。如果安裝的不是Word的完整版，系統(tǒng)會提示放入Office的安裝盤進(jìn)行此功能項(xiàng)的安裝。斜線表頭的處理斜線表頭是寫論文中經(jīng)常用到的一種單元格格式，其位置一般在第一行的第一列。巧用Alt鍵實(shí)現(xiàn)圖片的精確定位在Word文檔中放置圖片，它會自動也一個(gè)可見的網(wǎng)格對齊，以確保所有內(nèi)容整齊的排列。打開一個(gè)包含這些樣式的文檔，選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，在“樣式”對話框中選擇“管理器”按鈕。比如我們輸入“Word寫論文”并敲回車后，Word做了兩件事，顯示換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问?。這時(shí)如果按BackSpace健，可以刪除第二段中的項(xiàng)目編號，并不能消除第一段中的項(xiàng)目編號形式，也就是說第一行中的“”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號了，不可選。確認(rèn)“首頁顯示頁碼”被選中。（2） 接下來進(jìn)行頁面設(shè)置。然而，在實(shí)際應(yīng)用中，我們需要兩欄各有一個(gè)頁碼，例如在打試卷、文件等時(shí)，一般都是將紙張大小設(shè)置成8開紙，然后在文檔中分成兩欄，我們要求左右兩欄各有一個(gè)頁碼，而且頁碼是連續(xù)的，那么用傳統(tǒng)的調(diào)入頁碼方法將不能實(shí)現(xiàn)。不過得注意：Word 插入的新編號實(shí)際上是對原引用標(biāo)記的交叉引用。3,在“引用類型”框中，單擊“腳注”或“尾注”。存在一個(gè)小問題：如果同一個(gè)參考文獻(xiàn)兩處被引用，只能在前一個(gè)引用的地方插入尾注，不能同時(shí)都插入。這時(shí)，無論文章如何改動，參考文獻(xiàn)都會自動地排好序了。9．切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時(shí)最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。6．對著參考文獻(xiàn)前面的“1”雙擊，光標(biāo)就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，可以繼續(xù)寫文章了。2．對話框中選擇“尾注”，編號方式選“自動編號”，所在位置建議選“節(jié)的結(jié)尾”。有一個(gè)很出名的軟件Reference manager是專門用來管理參考文獻(xiàn)的，它功能很強(qiáng)大，能對文獻(xiàn)進(jìn)行二次檢索、管理，與Word結(jié)合還可完成論文中參考文獻(xiàn)的插入，相信很多高手都用它解決了參考文獻(xiàn)的插入問題。如果是按作者姓名排序，文章內(nèi)容如果要改動（包括移動、插入或刪除），對參考文獻(xiàn)在最后的排序影響不大，編號也好改。有人說，碩士寫畢業(yè)論文就像干一個(gè)月苦力搬運(yùn)工一樣，累死累活，寫不了多少東西；博士寫畢業(yè)論文就像生孩子，挑燈夜戰(zhàn)也得一個(gè)春秋。這樣每個(gè)文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來學(xué)一下Word的幫助，因?yàn)閃ord 早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯(cuò)機(jī)會外，更可以避免正文中對參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的，而且很容易出錯(cuò)。但是要提醒論文撰寫者，撰寫公式的速度非?？?，占用少量的CPU。編輯數(shù)學(xué)公式在論文中編輯數(shù)學(xué)公式。同理，一定不要通過敲回車來調(diào)整段落的間距。對齊一定不要用手動敲空格來達(dá)到對齊的目的。標(biāo)題的編號可以通過設(shè)置標(biāo)題樣式來實(shí)現(xiàn)，表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。一般情況下，不論撰寫學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會根據(jù)其具體要求，給論文撰寫者一個(gè)清楚的格式要求。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個(gè)樣式。筆者認(rèn)為，論文“表現(xiàn)”的編輯，是一個(gè)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。右對齊按鈕會從行末開始排列文字。不只箭頭圖標(biāo)具有這樣的功能，其他許多圖標(biāo)都可以如此。換行符和敲Enter鍵不同，它只有第二個(gè)作用，沒有第一個(gè)，即換行符的前一行和后一行仍然屬于同一個(gè)段落，共享相同的段落格式?？鞉仐夁@種費(fèi)力不討好的作法吧！換行符(Shift+Enter)這里又涉及Word的一個(gè)概念：段落。論文中各章的標(biāo)題要求新起一頁，放在新頁的第一行，這時(shí)就可以使用分頁符。注：（1）頁眉段落默認(rèn)使用內(nèi)置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內(nèi)置字符樣式“頁碼”。頁腳的制作方法相對比較簡單。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入｜分隔符”，分節(jié)符類型選“下一頁”，不要選“連續(xù)”（除非你想第二章的標(biāo)題放在第一章的文字后面而不是另起一頁），若是奇偶頁排版根據(jù)情況選“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”。若想對頁面設(shè)置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分為多個(gè)節(jié)。好了，試著打印一下尾注所在的頁，是不是白紙？！首先介紹一個(gè)概念：節(jié)。同樣的方法刪除“尾注延續(xù)分割符”和“尾注延續(xù)標(biāo)記”。打印文檔時(shí)，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。在正文后新建一頁，標(biāo)題為“參考文獻(xiàn)”，并設(shè)置好格式。論文格式要求參考文獻(xiàn)在正文之后，參考文獻(xiàn)后還有發(fā)表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結(jié)尾，要么在“節(jié)”的結(jié)尾，這兩種都不符合我們的要求。光標(biāo)放在引用參考文獻(xiàn)的地方，在菜單欄上選“插入｜腳注和尾注”，彈出的對話框中選擇“尾注”，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕修改編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字，位置為“文檔結(jié)尾”，確定后Word就在光標(biāo)的地方插入了參考文獻(xiàn)的編號，并自動跳到文檔尾部相應(yīng)編號處請你鍵入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的說明，在這里按參考文獻(xiàn)著錄表的格式添加相應(yīng)文獻(xiàn)。在“工具｜選項(xiàng)”的“視圖”選項(xiàng)卡可以設(shè)置域底紋的顯示方式。新起一段落，菜單欄選“插入｜索引和目錄”，點(diǎn)“目錄”選項(xiàng)卡，“顯示級別”為3級，其他不用改，確定后Word就自動生成目錄。關(guān)于如何應(yīng)用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。2) 在各個(gè)章節(jié)的標(biāo)題段落應(yīng)用相應(yīng)的格式。1) 修改標(biāo)題樣式的格式。Word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經(jīng)提供了內(nèi)置的標(biāo)題樣式，命名為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”，…，“標(biāo)題9”，分別對應(yīng)大綱級別的1－9。（2）有時(shí)候按Tab鍵后Word會產(chǎn)生一個(gè)灰色箭頭，這實(shí)際上是Word的制表符格式標(biāo)記，格式標(biāo)記還有段落標(biāo)記（拐彎的箭頭）、空格（灰色圓點(diǎn)）