【正文】 香港科技大學(xué) 制作現(xiàn)場(chǎng)資料 制作開場(chǎng)用交流項(xiàng)目視頻 與學(xué)長(zhǎng)聊天時(shí)候需要所要相關(guān)資料（主要是照片） 周四前收集好圖片資料（如果學(xué)長(zhǎng)有video 資料更好），周日前視頻初稿確定 展示學(xué)長(zhǎng)們交流的照片，以視頻形式吸引大家的眼球 制作現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目通識(shí)化材料 包括兩個(gè)項(xiàng)目的具體資料、商科適合的交流項(xiàng)目簡(jiǎn)單資料、全球開 master的商學(xué)院排名、反饋問(wèn)卷、嘉賓簡(jiǎn)介 本周日前完成初稿 通識(shí)化材料是為了讓來(lái)參加活動(dòng)的同學(xué)們對(duì)活動(dòng)背景和相關(guān)交流項(xiàng)目、商學(xué)院情況、嘉賓情況有大致了解 現(xiàn)場(chǎng)訪談 ppt制作 需準(zhǔn)備 2 個(gè)： 主持人開場(chǎng)用（歡迎辭、學(xué)長(zhǎng)個(gè)人信息簡(jiǎn)介、兩個(gè)項(xiàng)目簡(jiǎn)介、嘉賓信息簡(jiǎn)介） 現(xiàn)場(chǎng)訪談?dòng)茫▎?wèn)題） 本周日前完成初稿，周一或周二與嘉賓對(duì)照 ppt 彩排現(xiàn)場(chǎng)流程 宣傳工作 海報(bào) 60X80 34 張，包括電子稿件設(shè)計(jì)、印海報(bào)周六前定稿，并送到藍(lán)宣傳部分的所有稿件做好后務(wù)必 23 第四屆學(xué)生對(duì)外交流系列活動(dòng)開幕暨對(duì)外交流項(xiàng)目推介會(huì)項(xiàng)目組第三周具體工作計(jì)劃 完善資料 工作項(xiàng)目 具體內(nèi)容 時(shí)間（ deadline） 參與者 負(fù)責(zé)人 備注 美國(guó)華盛頓大學(xué) 上臺(tái)展示項(xiàng)目：上臺(tái)發(fā)言學(xué)長(zhǎng)的資料 展臺(tái)所有需要印制的資門曉麗 耿岳泉 刷、張貼 田文印店印制，周日前貼出 及時(shí)發(fā)到 88，協(xié)會(huì)成員看到后自然會(huì)提出 意見并檢查是否有錯(cuò)誤存在，這樣可 以將出錯(cuò)的可能性降到最低并提高宣 傳品質(zhì)量。一定要 本著節(jié)儉的原則，避免浪費(fèi)。格式如下 : 時(shí)間 A – 時(shí)間 B 任務(wù) 1 時(shí)間 C – 時(shí)間 D 任務(wù) 2 ???? 在此基礎(chǔ)上，對(duì)前期準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)方案和后期工作進(jìn)行詳細(xì)闡述。 總評(píng)欄為 三項(xiàng)分?jǐn)?shù)的累加。發(fā)票背面注明發(fā)票用途，并由經(jīng)手人簽字后上交財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字、報(bào)銷。 一、 報(bào)銷流程 1. 部門事務(wù)報(bào)銷：每個(gè)短學(xué)期結(jié)束后，各部門總監(jiān)將需要報(bào)銷的發(fā)票背面簽字后交給財(cái)務(wù)總監(jiān)，財(cái)務(wù)審查通過(guò)并簽字后方可報(bào)銷。財(cái)務(wù)人員應(yīng)本著對(duì)協(xié)會(huì)認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，不做假賬、虛帳。 10 財(cái)務(wù)制度 協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)管理工作原則 ： 本協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)管理工作秉承公正、合理的原則。并以會(huì)議記錄的形式貼在 88 上。 7. 項(xiàng)目組工作中需注意的問(wèn)題： 1) 活動(dòng)要素的確定：盡快確定諸如時(shí)間、地點(diǎn)等基本活動(dòng)要素（ 見附錄六 —— 宣傳攻略及其他 ）。對(duì)于沒(méi)有進(jìn)入項(xiàng)目小組的同學(xué)，項(xiàng)目經(jīng)理要向其說(shuō)明原因。 項(xiàng)目經(jīng)理需在三天內(nèi)完善策劃。 （二）可行性評(píng)估： 1. 時(shí)間：項(xiàng)目提出后的最近一次理事會(huì)，如活動(dòng)時(shí)間較為緊急，則召開臨時(shí)理事會(huì)。 ⑶ 接待項(xiàng)目： 接待外校訪問(wèn)團(tuán)、交換生等。 b. 書面申請(qǐng)通過(guò)后，由理事會(huì)人員對(duì)候選人進(jìn)行面試并確定人選。 5 人事制度 組織架構(gòu)：部門制與項(xiàng)目制并行 核心成員選拔 : 總則 會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)助理及部長(zhǎng)為 學(xué)生 對(duì)外交流協(xié)會(huì)的核心成員。 (2) 每月一次小型內(nèi)訓(xùn)沙龍，內(nèi)容涉及各方面。 發(fā)行方式以電子版為主，根據(jù)經(jīng)費(fèi)情況考慮是否發(fā)行紙質(zhì)版。 ⑵ 協(xié)會(huì)簡(jiǎn)報(bào)： 電子版形式發(fā)布，對(duì)協(xié)會(huì)的所有活動(dòng)進(jìn)行羅列，每個(gè)活動(dòng)附有概括說(shuō)明。 ⑵ 圖片資料：主要是項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中各種活動(dòng)的照片與視頻，如現(xiàn)場(chǎng)、項(xiàng)目組會(huì)議、約談學(xué)長(zhǎng)、貼海報(bào)、辦公室工作等。 SAOE 第四屆理事會(huì)全體成員 2020 年 10 月 27 日 2 部門職能 一 . 對(duì)外聯(lián)絡(luò)中心 ： 作為協(xié)會(huì)與外部溝通的橋梁，在長(zhǎng)期 對(duì)外聯(lián)絡(luò)、擴(kuò)大對(duì)外影響力及 塑造協(xié)會(huì) 形象 等方面做出貢獻(xiàn)。 基本職能 ： 1. 為協(xié)會(huì) 吸收 資金： 在協(xié)會(huì)的活動(dòng)策劃階段聯(lián)系贊助機(jī)構(gòu)，為活動(dòng) 提供資金支持 。 ⑶ 項(xiàng)目總結(jié)：督促項(xiàng)目組所有成員在項(xiàng)目結(jié)束后三天內(nèi)完成一份個(gè)人小結(jié) （ 見附錄一 —— 項(xiàng)目總結(jié)評(píng)估表 ） ，要求小結(jié)具有一定的邏輯性和建設(shè)性，為以后的項(xiàng)目提供借鑒（包括優(yōu)點(diǎn)與不足）。 。 2. 對(duì)外交流項(xiàng)目匯編： 在 某 交流項(xiàng)目 開始選拔或 即將開始選拔之時(shí)， 通過(guò)多種方式搜集 與 此項(xiàng)目 相關(guān)的資料 ， 整理后發(fā)布在 cc98 和協(xié)會(huì)人人網(wǎng)頁(yè)面上 ，為本科生選擇交流項(xiàng)目提供幫助。 3. 加深成員歸屬感及感情積淀： family 計(jì)劃、破冰、素拓、節(jié)日與生日祝福（網(wǎng)絡(luò)或4 短信），人資成員應(yīng)該更積極更真誠(chéng)地關(guān)心其它 成員。 為在 協(xié)會(huì) 內(nèi)部建立完善的 核心成員 選拔機(jī)制，培養(yǎng) 社團(tuán)骨干 ，特遵循 “ 公平、公正、公開 ” 的基本原則，制訂以下條例。 ⑶ 實(shí)習(xí)期： 上任 一周 內(nèi)為實(shí)習(xí)期，在此期間需完成與上任會(huì)長(zhǎng)助理的日常事宜的交接，能夠勝任會(huì)助的日常及突發(fā)工作，實(shí)習(xí)期結(jié)束后由會(huì)長(zhǎng)親自審核是否通過(guò)實(shí)習(xí) 。 2. 突發(fā)項(xiàng)目： 準(zhǔn)備期短、突然發(fā)生的項(xiàng)目。 2. 參與人員：理事會(huì)成員，項(xiàng)目提出相關(guān)人員。 （二）項(xiàng)目監(jiān)控的產(chǎn)生 及工作職責(zé) 8 1. 項(xiàng)目監(jiān)控的產(chǎn)生： 決定項(xiàng)目經(jīng)理人選的同時(shí)，理事會(huì)需討論決定項(xiàng)目監(jiān)控的人選，并同項(xiàng)目經(jīng)理人選一起公示。 3. 項(xiàng)目經(jīng)理在 88 上公布項(xiàng)目小組成立（ 見附錄三 —— 發(fā)帖格式 ）。 2) 聯(lián)系到場(chǎng)嘉賓，準(zhǔn)備活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)需要的物品。 2. 活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中，工作人員需注意維護(hù)協(xié)會(huì)的形象；對(duì)于正式的活動(dòng)項(xiàng)目，所有的工作人員必須著正裝，佩帶工作證件；對(duì)參加活動(dòng)的同學(xué)要有禮貌。協(xié)會(huì)經(jīng)費(fèi)必須用于章程規(guī)定的活動(dòng)，任何人不得侵占 、 私分或挪用協(xié)會(huì)的財(cái)產(chǎn) ， 亦不得在社團(tuán)成員中分配。嚴(yán)禁利用職務(wù)之便損害協(xié)會(huì)利益，否則一經(jīng)查實(shí)，將予以嚴(yán)肅處理。 2. 項(xiàng)目組報(bào)銷：項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理將需要報(bào)銷的發(fā)票收齊，并在每張發(fā)票背面簽字 ，然后 交給財(cái)務(wù)總監(jiān)，財(cái)務(wù)審查通過(guò)并簽字后方可報(bào)銷。 3. 購(gòu)置物品和活動(dòng)結(jié)束后一定盡快及時(shí)上繳發(fā)票，以便報(bào)銷。 13 項(xiàng)目 經(jīng)理 評(píng)估表 目標(biāo) 任務(wù) 分?jǐn)?shù) 單項(xiàng)總評(píng) 項(xiàng)目策劃 需求調(diào)查完善 傳達(dá)協(xié)會(huì)宗旨 創(chuàng)新性突出 人力管理 分工明確合理 調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)參與性 踏實(shí)負(fù)責(zé) 與協(xié)會(huì)整體協(xié)調(diào) 運(yùn)作管理 清晰日程計(jì)劃 會(huì)議目的明確 會(huì)議反饋及時(shí) 有效督促機(jī)制 應(yīng)急機(jī)制完善 信息交流多渠道 By SAOE 項(xiàng)目管理中心 14 附錄 二 核心成員選拔申請(qǐng)表