【正文】 ? “備用金”二級科目專門用于核算職工向分公司借取的備用金。例 2：收到客戶現(xiàn)匯匯票一張 100 萬元，作如下分錄： 借：銀行存款**銀行收款專戶 100 貸：應收帳款應收銷貨款**客戶 100分公司將收款專戶上資金 120 萬匯往總公司時，分公司作如下分錄： 借：應付帳款－應付貨款――總公司 120 貸：銀行存款**銀行收款專戶 120總公司收到分公司匯回的 120 萬貨款時，總公司作如下分錄： 借：應收帳款－應收銷貨款－分公司 120 貸：銀行存款－ 120 總公司向分公司撥入費用款 10 萬元，則總公司作如下分錄： 借：其他應收款――內(nèi)部往來――分公司 10 貸：銀行存款－ 10分公司收到總公司撥入的費用款 10 萬元，則分公司作如下分錄： 借：銀行存款**銀行結(jié)算專戶 10 貸：其他應收款內(nèi)部往來總公司 1037 / 347應收票據(jù) **單位 本科目核算分公司銀行承兌匯票的收取及背書，本科目不按客戶設(shè)立二級明細科目，由分公司出納臺帳登記售前及背書。? 超過標準部分不超過 1000 元的，經(jīng)分公司財務主管審核后，需報營銷財務部財務支持科科長審批；? 超過標準部分超過 1000 元（含 1000 元）的，需報營銷財務部部長審批。分公司各類人員出差補助（包括市內(nèi)短途交通費補助、伙食補助）按如下標準報銷：? 分公司經(jīng)理/副經(jīng)理：北京、武漢、上海、廣州、深圳 80 元/天，其他區(qū)域 60 元/天。五、 長途交通費報銷標準 長途交通費是指分公司各類人員出差發(fā)生的各類飛機票（包括機場建設(shè)費、人身報險費、長途汽車費、長途火車票、長途船票、等費用。b、 辦事處主任、區(qū)域主管、集團購買主管離開常駐地出差報銷標準如下：? 北京、上海分公司除外，100 元/天，每月至多報 10 天，公司租房所在地和非業(yè)務負責區(qū)域住宿費不能報。注：限額實報實銷指申請報銷金額低于限額的，按申請金額報銷，申請報銷金額高于等于限額的，按限額報銷，下同。31 / 347附：客戶信用額度申請表 省 業(yè)務客戶信用額度申請表單位全稱： 營業(yè)執(zhí)照代碼：注冊地址： 法人代表：企業(yè)性質(zhì)： 主管部門聯(lián)系電話 傳真：注冊資本（萬）： 資產(chǎn)總額（萬）：上年經(jīng)銷額： 上年貨款回收率：批零比例（萬）：批發(fā)： 零售： 累計欠款余額（萬）：申請單位基本情況申請信用額度（萬）： 信用方式：申請理由（主要數(shù)據(jù)說明）：上述客戶資料已經(jīng)核實，在合理知曉范圍內(nèi)，確信上述信息表達客觀、恰當，若客戶出現(xiàn)違約情況，原接受公司的按規(guī)定給予的扣罰。十、呆帳處罰對客戶的處罰? 對逾期超過 30 天的客戶，按欠款額扣留其各項返利、獎勵；在欠款未還清之前，分公司不得對其結(jié)算返利、獎勵。 當出現(xiàn)以下幾種情況之一時，分公司必須立即停止客戶提貨，并著手開展應收帳款回收工作：? 在規(guī)定的信用期限內(nèi)，未能回款（在下次開單時，必需先行回收賒銷額的貨款后，再實行現(xiàn)款現(xiàn)貨） 。? 10 萬以上，30 萬元以下（含 30 萬元）―――營銷財務管理部部長。 循環(huán)信用額度a、 循環(huán)信用額度是指一個可自動循環(huán)使用的信用額度，客戶可憑未用額度提貨，在支付相應欠款后，該額度可自動生效。7. 分公司客戶服務專員根據(jù)客戶的收貨情況開具銷貨出庫單；分公司出納根據(jù)銷貨出庫單開具銷售發(fā)票；財務會計記帳； 第四章：信用管理制度一、前言? 為促進銷售增長，降低經(jīng)營風險，加快應收帳款回收，減少壞帳損失，特制定本管理制度。四、辦事處收款發(fā)貨流程（指分公司下設(shè)之辦事處） 由辦事處客戶服務專員受理客戶要貨申請，審核貨款無誤后開具手工出倉單，并將手工出倉單和貨款復印件傳真至分公司客戶服務專員； 分公司客戶服務專員收到傳真后，對手工出倉單和貨款審核無誤后，將貨款證明傳真件交分公司出納編制和審核收款單，增加客戶帳上余額； 分公司客戶服務員根據(jù)客戶要貨計劃編制并審核銷售定單，并依次編制銷貨出庫單； 客戶服務員打印出相應的銷貨出庫單交出納復核后由出納加蓋分公司發(fā)票專用章；分公司出納再憑銷貨出庫單開出銷售發(fā)票給客戶； 分公司客戶服務專員將銷貨出庫單傳真至辦事處；辦事處客戶服務專員收到分公司銷貨出庫單后要求客戶在手工出倉單上簽名； 客戶憑加蓋分公司發(fā)票專用章的銷貨出庫單傳真件和辦事處手工出倉單兩單發(fā)貨。 銷貨出庫單一式四聯(lián)；第一聯(lián)為存根聯(lián)，由開單人保存；第二聯(lián)為倉庫聯(lián)，作為發(fā)貨證明；第三聯(lián)為財務記帳聯(lián)；第四聯(lián)由提貨人自存，作為購貨依據(jù)。 根據(jù)物流管理部提供的配車標準，分公司客戶服務專員應合理制定客戶的發(fā)貨計劃，以滿足配車要求。2. 經(jīng)分公司申請，總公司直接將貨物送至分公司客戶，司機應要求分公司客戶就實際收到貨物情況簽收送貨單（需加蓋單位公章或其他有效印章） ，客戶如發(fā)現(xiàn)貨物短缺及損壞情況，應在總公司送貨單上注明。往來差異處理? 對于在往來對帳中發(fā)現(xiàn)的差異，如屬于正常的差異或差錯，由分公司自行調(diào)整帳務；如屬于盤贏、盤虧、壞帳等特殊情況的，應書面報請營銷財務部審批后再作帳務處理。5. 對于一些特殊開支例如銷售激勵（客戶激勵、零售推進等）等可由總部核算，分公司按規(guī)定核銷。五、貨款結(jié)算方式：1. 銀行匯票或銀行承兌匯票（背書銀行承兌匯票均可接受） 。? 日常費用報銷：報銷人在費用單據(jù)（發(fā)票、收據(jù)等）上簽名――分公司經(jīng)理簽名――財務主管審核――出納報銷。? 分公司不得簽發(fā)遠期支票、開出銀行匯票或銀行承兌匯票。3. 分公司實現(xiàn)業(yè)務分帳核算，分公司需相應設(shè)立冰箱收款專戶和費用專戶各一個；空調(diào)收款專戶和費用專戶各一個；所有共同性費用原則上統(tǒng)一在冰箱費用專戶先支付，再按一定分攤辦法分攤給空調(diào)、小家電等業(yè)務承擔并及時收足相應費用。? 分公司領(lǐng)導和總部安排的其他工作。? 接受、配合總部對分公司的日常監(jiān)督和財務審計。2. 分公司財務人員屬總部委派至分公司管理人員，業(yè)務上由營銷財務管理部垂直領(lǐng)導和考核，分公司負責考核財務組織的服務質(zhì)素及勞動紀律。 對外簽訂合同必須按照自愿、合法的原則，合同的條款應當盡量完善、齊備，并應以本公司的標準格式簽訂，如沒有標準格式的，一般應當必須具有以下條款：? 合同對方的全稱、地址、法定代表人、開戶銀行及帳號等；? 合同的標的，應當具體、清楚地寫明合同所指向的實物或勞務，以及數(shù)量、質(zhì)量、包裝等，避免歧義，有特殊要求的，應當寫明；? 合同的價款及結(jié)算條款，包括標的物的單價及合同的總價款，及采取種方式、何時付款；? 合同的履行時間、地點和方式，一般以交貨的時間、地點為合同的履行時間和地點，以明確雙方的風險及法律責任的承擔，履行方式的描述應當準確、明白、無歧義；? 合同的違約責任條款，明確的違約責任將有利于保護公司的合法權(quán)益，督促對方嚴格按合同的約定履行合同，同時嚴禁在合同中約定公司承擔明顯過高的違約責任，保護公司利益；? 解決糾紛的約定，糾紛的最終解決方式有訴訟和仲裁兩種，采取仲裁方式解決糾紛的，則排除了法院的訴訟管轄權(quán)（勞動合同除外） ，應在合同中寫明要求提交仲裁的事項，仲裁機構(gòu)的名稱，否則將被視為無效條款，選擇訴訟解決糾紛的，一般情況下應當寫明是由本公司所在地的法院受理，以避免外地法院的地方保護。四、本制度適用于營銷系統(tǒng)總部編內(nèi)人員，分公司備用金制度參照《分公司管理手冊》13 / 347。 營銷系統(tǒng)總部人員備用金借款金額在 1 萬元以下 ( 含 1 萬元 ) 的，由各部門主管部長審批。辦公設(shè)施由人事行政部統(tǒng)一規(guī)劃及購買，不屬于辦公費開支范籌。飛機票、機場建設(shè)、火車票、長途汽車票（車站售出）憑有效票據(jù)實報實銷。部長助理：600 元/月。營銷財務部對每一項目進行審核，包括：項目計劃審批、項目審價、項目領(lǐng)導審批以及其他財務手續(xù)，審核符合要求后，報營銷財務部部長審批后支付。 資金計劃的安排要與銷售和回籠情況掛鉤，保持基本平衡。七、 附則各部門可參照本制度制訂本部門預算管理制度。各二級預算單位須按營銷財務管理部的規(guī)定于每月 5 日之前上報上月預算執(zhí)行分析報告及表格。各項計劃、預算均須按月編制。 資本預算：即固定資產(chǎn)更新、改造、維修、購置計劃等。一級預算的變更須經(jīng)營銷付總裁批準。各預算單位在上報本級預算前，必須由本級預算單位負責人簽名確認。營銷系統(tǒng)實行分級預算管理制度，在現(xiàn)行架構(gòu)下是指以下預算單位：? 一級預算：指冰箱和空調(diào)營銷系統(tǒng)的預算。送營銷財務管理部核實，辦理相應帳務處理。? 月度營銷人員工資的計算與發(fā)放由各品牌總監(jiān)批準。4．沒有采購合同的辦公設(shè)施、生活設(shè)施、低值易耗品購置的審批權(quán)限? 購置時按下列程序?qū)徟? 固定資產(chǎn)購置 屬預算范圍內(nèi)： 經(jīng)辦部門申請 審價 正部長（總監(jiān)）審批 營銷財務管理部設(shè)立臺帳 （無正部長由主管部長） 屬預算范圍外，原則上不準開支。四、 支出審批權(quán)限? 費用內(nèi)容： 宣傳廣告費，樣機費用，專柜、店招、訂貨會、維修費（安裝費） ，經(jīng)銷商獎勵，儲運裝卸費（含倉租） 、二次配送費用，營銷人員工資，差旅費，保險費，各省辦事處及維修中心、營銷總部各項日常費用（辦公費、水電費、郵電費、物業(yè)管理費、低值易耗品、房租、設(shè)施購置費、折舊等） ，會議費，培訓費，出口銷售費用等。預算外的一切費用由營銷財務部部長和集團財務資源部部長同意、營銷副總裁審批、財務副總裁審批、集團總裁批準才能開支。3．預算審批權(quán)限：—年度銷售預算（收入、支出預算）由營銷副總裁批準。本財務制度包括財務審批制度、預算管理制度、資金管理制度、費用報銷制度、備用金管理制度、合同管理制度等，本制度自公司領(lǐng)導批準之日起實行，僅適用于科龍集團營銷系統(tǒng)總部各部門，解釋權(quán)及修訂權(quán)屬營銷財務部。3．范圍：分公司發(fā)生的廣告項目、固定資產(chǎn)購置、租賃合同、運輸費用等按分公司財務制度執(zhí)行。? 每月營銷財務管理部匯總各部門上月資金計劃實際執(zhí)行情況，上報營銷副總裁，并報財務資源部。? 審批權(quán)限： －差旅費：出差人員申請 → 科室主管 → 主管（副）部長 → 部門登記臺帳6 / 347主管（副）部長、正部長（總監(jiān)）的差旅費由其上一級領(lǐng)導（或其授權(quán)人）審批－其它日常費用由各科科長控制使用，發(fā)票由主管（副）部長審批。5．經(jīng)銷商獎勵? 營銷方案內(nèi)的獎勵（含返利）由銷售部長和營銷財務管理部部長批準；? 根據(jù)營銷方案賦予分公司經(jīng)理的權(quán)限，由分公司經(jīng)理批準；? 營銷方案外的獎勵（含返利）方案，由集團總裁批準。六． 其他1．經(jīng)銷商退款 由各分公司經(jīng)理提出報告，營銷財務管理部進行對帳、核實，銷售部長和營銷財務管理部部長批準執(zhí)行。八． 財務監(jiān)督及審計? 財務部門在預算審批、費用支付過程中行使監(jiān)督權(quán)，并進行內(nèi)部審計；? 集團審計部在事后按審計程序?qū)I銷業(yè)務的合法性、合規(guī)性及合理性進行常規(guī)及突擊審計檢查；? 若查證當事人違反本制度及相關(guān)制度，侵占公司財物，損害公司利益，影響業(yè)務正常運作，將視情況施以行政處分、經(jīng)濟處罰，直至追究法律責任。? 預算金額以人民幣元為計算單位，涉外業(yè)務預算中的外幣金額按財務資源部同意的匯率折算為人民幣。各級預算由指定部門監(jiān)督和檢查本級預算和下級預算的執(zhí)行，并按月向營銷財務部和本級單位負責人匯報預算執(zhí)行情況。 營銷計劃：包括分月的銷售計劃、訂貨計劃、庫存及應收帳控制計劃等。各級預算單位應當參考上年實際情況和本年工作方案編制預算。預算單位的各項收入必須按財務制度及時入帳，不得制造虛假收入，不得截留、占用、挪用各項收入。對違反會計核算規(guī)定，不按規(guī)定科目進行會計核算的，由上級財務部門責令糾正，同時扣罰其財務主管和直接責任人員當月工資，嚴重者追究其行政責任。 計劃的分類：資金計劃分為周計劃、月計劃，上報計劃時一定要有相應的材料依據(jù)，例如：合同（或協(xié)議） 、發(fā)票、已批開支報告（方案） 、測算明細等。 各部門建立與完善各自系統(tǒng)的資金計劃工作流程，明確下一級網(wǎng)絡的責任人員、工作項目內(nèi)容、完成時間等。本部其他付總監(jiān)、銷售區(qū)域總監(jiān)、財務管理部部長、整合傳播部部長：1500 元/月。二、差旅費報銷標準科級以上干部：出差可搭乘飛機、若購買商務倉或頭等倉必須經(jīng)集團總裁或主管副總裁批準后方可報銷。差旅費報銷審批程序 出差人報銷申請所在科室審批部門主管審批營銷財務部會計科專人復核出納報銷三、 業(yè)務費報銷業(yè)務費以部門為單位下達額度，在額度內(nèi)開支時，憑票經(jīng)本部門部長審批后，營銷財務部予以報銷。一、 借款標準： 營銷系統(tǒng)科室人員（含科長）備用金借款最高限額為 1 萬元（含 1 萬元） ，副部長級以上（含副部長）備用金借款最高限額為 2 萬元