【正文】 (6)恪守各項安排；未經發(fā)言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發(fā)言之前安排另外的冗長講話。 ③他發(fā)表講話的那次會議的目的和性質。 7對發(fā)言人的照料和接待。 ⑤視察場地有無需要招領的失物。⑦仔細檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。) ⑥再次確定與項目有關的人的協議(會議的時間和地點，登臺露面的確切時間、報酬，以及其它細節(jié))。 11設計節(jié)目預告材料和發(fā)布消息日程。 ③完成項目工作人員的指派。 6宴會和招待會的核對細則 對人員配備的要求： (1)項目經理。再次確定服務的時間和細節(jié)。務必做到餐桌之間有充足的地方，以便賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供文娛活動之用，接待的地方有適當數量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地方都整齊清潔和美麗悅目。編列核對清單和分派工作任務是絕對必要的。假如只有雞尾酒會，一般認為兩小時是最合適的和最實際可行的。酒保為允許“自斟自飲”而自豪的做法會增加烈酒消耗量。用簡單的計算和列在下面的數字，即可看到嚴格控制的重要性。 (3)要與眾不同。 3價格適當的美餐 預算越有限，有創(chuàng)造力的計劃就越重要。 (3)安排烈酒的供應和控制，包括開始與終止供應時間，烈酒是按份抑或按瓶計費，還是由你自己供應，以及酒保和服務員的提供。 有經驗的宴會承辦人只需要知道宴會時間和日期、預計出席人數和預算。 (10)按照宣告的時間結束宴會。 (5)準時開宴。 1宴會成功的十項標志 為一個大型團體安排宴會不是一件容易的事情。 ③檢查存貨和清單，以確知全部財產、設備和材料都已有了著落，并已適當處置或退還。 ②計算出席人數。 ③檢查每次會議指定的場所，核對座位計劃設施和設備。 17預定免費樣品或是紀念品。 ⑨準備展覽品和陳列品。第二階段(開會日期前二三個月) ①完成人員配備。 ②任命項目指導人。輔助并對項目指導人負責，安排規(guī)劃內容、會議議程、發(fā)言人的獲得和照顧、大會專刊等。早開始，早散會不但減少飲酒量，而且大量減少交通事故。行政部門的禮儀對自由參加的招待會的成功起著重要作用。假如第一線管理人自己不能擔任向導，就請他們推薦向導。請柬或通知必須明確時間、職工家屬是否在邀請之列、以及對兒童有無人數或年齡限制。它還能形成對公司的新的自豪感和新的興趣。 (3)制定暫編預算和費用估計。要注入假設的問題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請一位博學的局外人來咨詢，以改變思路。 (4)當小組內想法或意見不一致時，最有效的領導策略是防止分歧固定下來。融合這些品性需要技巧。 (4)在一個示范(檢驗)場合試驗解決辦法。 (5)收集更多的事實，把它們和問題聯系起來。 ②轉換委員會成員，這樣可以鼓勵新的觀點，使自滿的常規(guī)恢復活力，分攤工作量，和增加管理層發(fā)展的機會。 ④做一位積極學習的出席者，而不是消極的觀察者。 (9)領導能力——雖然會議主持人可能對委員會的任務成員沒有直接的公司責任，但是他應當能博得成員的尊敬和信任。 (2)調查還是收集信息。□ 常設委員會 委員會的主要優(yōu)點是能作用于一切管理權力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。例如，有些部門負責人在他們自己的辦公室召集會議，可是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進來的電話使會議中斷，應該顯示六個月生產報告圖表的放映機有一個燒壞的燈泡。 負責人可能不時地試圖通過詢問主要與會者評價會議的有效性。 (4)會議持續(xù)時間似乎超過了會議目的值得花費的時間。訓練將來的管理人員，用正規(guī)的、有指導的管理層發(fā)展計劃可能更為有效。 有些領導人報告稱，他們通過半小時工作人員會議所學到的東西，比他們整日的個人談話、特別會議和電話磋商為多。喜歡多開定期會議的機構宣稱，增加開會的頻率有助于： ①提供與上級管理部門的最近信息交流。因為成員們作為一個集體定期會晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。假如這個搗亂者故意出難題，要避免對他直接批評、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對或批評意見，并把問題交給小組處理(假如他繼續(xù)搗亂，小組應一致把他看做一種威脅，并挫其銳氣)。要向他保證，他的經驗可以對其他與會者有價值，而且交流思想對會議目的是重要的。要核查回饋的信息，以確定會議的成效。 (4)避免透露領導人認為能接受的答案或解決辦法。常見的情況是領導方式有毛病——領導人壟斷會議或其它原因。(19)隨時提防注意力的分散，保持會議活躍。 (13)不斷核對回饋的信息，要問一下：“這些有道理嗎?”要確知與會者正以和你相同的目的行動。幽默和插話能起作用，但當這種情況達到一定程度時，會議領導人要向小組及時提醒會議的目的。他必須能適應討論問題多變的要求以及各人的性格。二、會議過程□ 全體小組討論 如果說，成功的會議有什么秘訣的話，那就是自由而公開的討論。面對這一類的與會者，主席應主動提供協助與鼓勵，要做到這一點，主席非具有高度的耐性不可。 2善于言詞表達主席對語言應具有高度的掌握能力，以便將自己的思想觀念準確、無誤地表達出來。 由以上闡釋可知，主席在不同的會議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個會議中，也要扮演多種不同的角色。他通常需要做到下列五件事：(1) 闡釋問題的內涵、問題發(fā)生的背景、以及解決問題的重要性。但若課程本身很適合采取專案討論或角色扮演等方式進行，那么即使與會者對該課程不甚了解，主席的參與程度大概可以降低到總會議時間的50%左右。會議的主席固然有如樂隊的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔當會議的主席卻比擔當樂隊的指揮更加困難，因為前者在主持會議過程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過程中則始終扮演同一角色。 ②不能對決議事項進行追蹤。 10與會者不表明真正感受或意見。 ②外界干擾。 ⑧會議地點不當。3為什么會議沒有實效導致會議失效的因素極多，有的存在于開會之前，有的發(fā)生于會議進行中，有的則出現于開完會之后。所謂機會成本，即指投入于會議的時間、精力及金錢改變使用途徑所能產生的效益。這是因為若想使與會者感到滿意，就不能不花時間討論，但是若想在短時間內實現目標，就必須剝奪與會者自由討論的機會。有些人認為開會過程中的討論甚至爭議，是一種必然的事情，因此對這些人來說，盡管是冗長的討論或爭辯，也不可能被視為違背“在最短時間內實現目標”的要求。 為了消除基于不正當的理由而召開的會議，目前一般機構所采取的對策是： (1)偶而取消一兩次會議，以檢驗這類會議需要程度； (2)將預定會議延期舉行，或將其議程并入下次會議的議程之中，以減少會議次數； (3)局部或全部取消例會，將需要開會討論的議案集中在一起，等議案積累到相當程度再開會。 (5)為推卻責任而開會——有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開。它們至少包括下列六種： (1)為滿足無聊的愿望而開會——有些會議是因“不妨找個時間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關的問題”而召開。假如主管認為交流有利于說服效果提高，則采用開會宣傳方式；但若主管認為可能導致與會者矛盾，則寧可采用面對面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復印然后分發(fā)出去。 讓我們探索一下不用開會，卻照樣可以發(fā)揮會議功能——提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練——等諸種途徑。 伊橋俊彥 第一章 哈佛經理 會議通則一、會議準則□ 會議的特征 會議是指三個或三個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。約翰遜 忙碌和緊張，能帶來高昂的工作情緒；只有全神貫注時，工作才能產生高效率。 ——松下幸之助 在哈佛經理交流信息、制定戰(zhàn)略、下達命令的過程中，會議是一個有效的但不是必需的手段。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項： ①提供信息；②匯集信息；③解決問題；④宣傳政策；⑤培育訓練。 1提供信息 我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書面報告從事信息的交流。另外，可通過個別約見有關人士，當面向他們收集信息，這樣做效果極佳。 5培育訓練 由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認，因此員工的培育訓練也越來越普遍。這一類的會議其實與交際或聊天，并沒有多大差別。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風險的管理者所慣用的伎倆。至于重要且緊迫的議案，則可隨時召開會議討論； (4)在機構內部制定這樣的政策：所有的會議都要獲得上級的批準才能召開。但是另一些人則認為，會議中的討論或爭辯并無實質的意義可言，因此對這些人來說，就算短暫的討論或爭辯，也可能被認為浪費時間。 總之，真正富于實效的會議所應具備的條件是：在與會者均感滿意的情況下，以最短時間實現會議目標。時間、精力及金錢本來可以充作多種用途?，F將諸因素羅列如下： (1)會議前 ①欠缺目標。 ⑨會議場地設備欠佳。 ③與會者發(fā)言離題。 11與會者之間爭論。 ③不能對會議成敗得失進行檢討?，F將主席在各種會議中所扮演的角色闡釋如下： 1提供信息 在這一類會議中，主席所扮演的角色是信息的提供者。再如與會者對課程相當熟悉，而且課程本身又適合廣泛的討論，則主席的參與程度甚至可以減至總會議時間的20%。(2)借解說者角色，鼓動所有與會者參與問題解決。因此，除非主席能夠恰如其分地扮演各種角色，以及適當地從事角色轉換，否則他將難以實現會議目標。他必須能夠以語言推動討論、疏導與會者的思維方向，以及在會議的各個階段總結所取得的成果。 7能靈活地應付“挑刺”人物 與會者之中，難免會有少數“挑刺”人物存在，諸如有高度偏見者、喜愛壟斷發(fā)言者、火氣特別大者等。訓斥或指令對現代的員工都是沒用的。雖然沒有可以做為模式的實際做法，領導討論的能力一般可以應用以下原則和技巧得到改進： (1)做好準備，會議主持人應對討論主題的背景有完善充分的了解。 (7)和聽眾一起平等合作，避免操縱人們。 (14)既講述，又表演，選用直觀器材。假如與會者開始煩躁不安，要設法讓他們參加行動。領導人如果能學會如下的避免事項，可以更有效地領導： (1)避免使與會者為難。表面上，職員傾向于按照他們想象的管理部門的希望來做出反應。 (7)避免尚未得出結論或者尚未開始積極行動就休會。 (4)要得到多嘴與會者的支持，需要老練的領導能力。必要時可以和他單獨談話。但這里面也有危機，即小組中任何一個人的言行可造成一定的政治影響。 ②取得更密切的接觸，日常的進展可予以記錄，但是特殊的成就可予以突出，以便立即得到特別處理。只要適當地并入整個機構的管理體系，這種經常而定期的工作人員會議就可以成為公司最有生產性的財富之一。主張較少會議的人認為，考慮到多數管理人員每天排得滿滿的日程表，會議失之過少，也許比失之過多要好些。 (5)領導紀律松弛，達到會后行動和成果的可能性減少。或許同樣明智的是，審閱一系列會議的記錄，以檢查某些方面的進展情況： (1)假如工作人員在以前的一次或一系列會議已經決定明確的行動路線，那么，行動的現狀如何? (2)對工作人員的建議有何反應?導致了什么行動? (3)工作人員在會后和會外是否協調合作地行使職責?會上得到的表面和解在會后的現實中起作用了嗎? (4)擱置的問題和延遲的行動現在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項目? (5)管理部門行動與工作人員會議建議相反之處，與會者是否在行