【正文】 二、范圍 本管理文件適用于特定項目（免煎中藥原材料、電子調(diào)配柜原材料）自采管理、特定項目部門（中藥發(fā)展部、醫(yī)藥智能技術(shù)辦）自采管理，以及其他各職能部門零星備用金自采。? 倉庫統(tǒng)計員 ：物資進(jìn)出票據(jù)匯總，各倉庫的臺賬（三級賬）和每日進(jìn)銷存報表核算統(tǒng)計工作，當(dāng)月進(jìn)銷存報表，與供應(yīng)部總統(tǒng)計員核對報表。19 / 386? 采購主管：? 分解采購計劃，下達(dá)采購指令，指導(dǎo)和監(jiān)督采購經(jīng)理完成采購業(yè)務(wù)，完成計劃成本組的采購計劃；? 對采購經(jīng)理的供應(yīng)商詢比價進(jìn)行基本控制審核，組織收集供應(yīng)商和原材料市場的一般數(shù)據(jù)資料。二、崗位職責(zé)? 供應(yīng)部經(jīng)理：17 / 386? 協(xié)調(diào)和規(guī)劃部門內(nèi)具體工作，落實(shí)供應(yīng)部相關(guān)預(yù)算任務(wù)，并根據(jù)預(yù)算限額控制本部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作；? 審定采購庫存業(yè)務(wù)參數(shù)指標(biāo)的設(shè)定結(jié)果；? 制訂和調(diào)整供應(yīng)商管理與合作的原則和政策；? 審定進(jìn)貨價格成本控制目標(biāo)并指導(dǎo)具體推進(jìn)措施，審定存貨流轉(zhuǎn)的改進(jìn)目標(biāo)并指導(dǎo)具體推進(jìn)措施；? 審核和提交存貨資產(chǎn)損溢的定期處理報告；? 審核超預(yù)算采購支出和費(fèi)用支出。? 實(shí)施物料編碼、倉儲貨位編碼、實(shí)施物料倉儲標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)、倉庫基礎(chǔ)帳務(wù)記錄沖銷、制單和單據(jù)傳遞、定期庫存分析、相關(guān)帳表匯總和報告等信息監(jiān)管，在帳務(wù)管理和庫存信息分析管理上與財務(wù)管理部形成工作接口；? 倉庫管理組內(nèi)崗位包括倉庫主管、倉庫管理員、收料員、發(fā)料員、質(zhì)檢員、倉庫統(tǒng)計員、總統(tǒng)計員。? 庫存物資多級帳務(wù)管理建立倉庫業(yè)務(wù)部門和財務(wù)會計部多層次帳務(wù)體系：根據(jù)業(yè)務(wù)操作部門和財務(wù)職能部門的特點(diǎn)及需求，形成基層帳務(wù)體系和財務(wù)一級帳務(wù)體系各自物流、資產(chǎn)和業(yè)務(wù)等反映信息地重點(diǎn)和形式，在多層次帳務(wù)體系之間建立憑證、單據(jù)、帳表等形式的全面業(yè)務(wù)接口和嚴(yán)密的勾稽關(guān)系，實(shí)現(xiàn)多層次的信息記錄、溝通和反饋機(jī)制。 三、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。總經(jīng)理行使下列職權(quán)： 主持公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動，并向董事會報告工作； 組織實(shí)施董事會決議、公司年度計劃和投資方案； 擬定公司的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方案； 擬定公司的基本規(guī)章制度； 制定公司的具體規(guī)章； 提請董事會聘任或者解聘公司副總經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人； 聘任或者解聘除應(yīng)由董事會聘任或者解聘以外的管理人員； 擬定公司職工的工資、福利、獎懲，決定公司職工的聘用和解聘； 提議召開董事會臨時會議；公司章程或董事會授予的其他職權(quán)。內(nèi)部控制檔案按照不同業(yè)務(wù)類型分別確定保管期限及銷毀方式。審計部按照審計委員會批準(zhǔn)的內(nèi)部審計計劃，對公司各部門進(jìn)行定期或不定期審計，保證公司各項制度的貫徹落實(shí)。不相容職務(wù)主要包括：授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計記錄、會計記錄與財產(chǎn)保管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與內(nèi)部審計、業(yè)務(wù)經(jīng)辦和財產(chǎn)保管、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查等職務(wù)。 八、董事會下設(shè)審計委員會，為公司內(nèi)部控制管理的權(quán)利機(jī)構(gòu)。 五、本制度所規(guī)范內(nèi)部控制主要包括以下內(nèi)容：2 / 386 供應(yīng)生產(chǎn)銷售內(nèi)部控制制度； 資金內(nèi)部控制制度； 財務(wù)會計內(nèi)部控制制度； 全面預(yù)算制度； 內(nèi)部審計制度； 投資內(nèi)部控制制度； 子公司（企業(yè)）內(nèi)部控制制度。 全面性原則。三、建立健全內(nèi)部控制制度，應(yīng)當(dāng)達(dá)到以下目標(biāo)： 建立和完善符合現(xiàn)代企業(yè)制度要求的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，形成科學(xué)的決策、執(zhí)行和監(jiān)督機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)；保證國家法律、公司內(nèi)部規(guī)章制度及公司經(jīng)營方針的貫徹落實(shí)。內(nèi)部控制制度建設(shè)應(yīng)當(dāng)處理好成本與效益的關(guān)系，以合理的控制成本達(dá)到最佳的控制效果。 五、國家法律、法規(guī)、政策對機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理人員的資格、任免、回避已有規(guī)定的，公司在設(shè)置該機(jī)構(gòu)和任命管理人員時，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。公司實(shí)行全面預(yù)算管理，由董事會下設(shè)預(yù)算管理委員會進(jìn)行管理，其常設(shè)機(jī)構(gòu)預(yù)算管理辦公室負(fù)責(zé)預(yù)算管理的日常事務(wù)。 八、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)控制要求公司建立和實(shí)施科學(xué)的聘用、培訓(xùn)、輪崗、考核、獎懲、晉升、淘汰等人事管理制度，制定業(yè)務(wù)人員工作規(guī)范，保證業(yè)務(wù)人員勝任相應(yīng)的工作。四、會計部定期組織各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)，保證帳面資產(chǎn)與實(shí)物資產(chǎn)核對相符。三、公司設(shè)立董事會，對股東大會負(fù)責(zé)。八、對已獲授權(quán)的部門和人員應(yīng)建立有效的評價和反饋機(jī)制，對已不適用的授權(quán)應(yīng)及時修改或取消授權(quán)。? 采購作業(yè)計劃性控制在經(jīng)營預(yù)算目標(biāo)指導(dǎo)下，根據(jù)銷售計劃和各營運(yùn)部門物資需求，形成中短期供應(yīng)業(yè)務(wù)計劃，直接規(guī)范采購作業(yè)指令和進(jìn)度安排，保證充分及時、靈活調(diào)整的供應(yīng)能力，并提供詳盡的資金使用依據(jù)。 ? 計劃成本組 ：? 與財務(wù)管理部在采購計劃和進(jìn)貨成本控制方面形成主要工作接口，負(fù)責(zé)物資采購流程與進(jìn)度的全面計劃和控制，監(jiān)督本部門預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行并匯總分析和報告預(yù)算完成情況；? 制定和調(diào)整采購業(yè)務(wù)的操作標(biāo)準(zhǔn)以及特殊采購行為的管理模式，設(shè)定倉庫管理的標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)，實(shí)施材料市場行情調(diào)研和主要供應(yīng)商調(diào)研，制定進(jìn)貨成本控制目標(biāo)和控制方法，組織對采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程、執(zhí)行結(jié)果和供應(yīng)商交易、供應(yīng)商合作的考評，提交供應(yīng)商汰換和新供應(yīng)商引進(jìn)的建議；? 對采購作業(yè)、進(jìn)貨渠道選擇、進(jìn)貨價格確定和其他采購費(fèi)用進(jìn)行規(guī)范性指導(dǎo)、監(jiān)督，并負(fù)責(zé)采集、匯總、加工和提供采購業(yè)務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料，包括供應(yīng)商資料、材料市場行情、采購業(yè)務(wù)歷史數(shù)據(jù)等，向供應(yīng)部經(jīng)理提出改進(jìn)15 / 386采購業(yè)務(wù)的建議；? 按有關(guān)責(zé)任部門設(shè)定的技術(shù)型號標(biāo)準(zhǔn)組織招標(biāo)采購；? 計劃成本組內(nèi)部崗位包括計劃成本主管、材料物資計劃員、非生產(chǎn)性物資計劃員、招標(biāo)管理員、成本管理員、庫存控制員。? 法務(wù)部：對采購合同進(jìn)行法律條款審定，并負(fù)責(zé)最后合同簽章。? 招標(biāo)管理員 ：? 負(fù)責(zé)按照設(shè)備部及使用部門共同制訂的設(shè)備購置質(zhì)量、型號、技術(shù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)貨渠道限制標(biāo)準(zhǔn)，制作標(biāo)書，組織具體招標(biāo)活動，并與設(shè)備部和使用部門共同確認(rèn)招標(biāo)結(jié)果，向采購組傳遞采購指令；? 歸集所有招標(biāo)工作檔案并在資訊組存檔。? 發(fā)料員：物資正常出庫、毀損出庫、盤虧出庫、退貨出庫等發(fā)料環(huán)節(jié)交接，物料出庫數(shù)量清點(diǎn)和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。三、相關(guān)程序及制度 ? 預(yù)算管理制度 P5? 資金管理制度 P3四、業(yè)務(wù)流程計劃制訂與調(diào)整步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 上月末 材料物資計劃員醫(yī)貿(mào)公司生產(chǎn)部設(shè)備部庫存控制員物資材料計劃員獲得醫(yī)貿(mào)公司、生產(chǎn)部、設(shè)備部和庫存控制員的書面月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)和庫存物資補(bǔ)貨需求資料，分別是：醫(yī)貿(mào)公司的《季度滾動銷售預(yù)測》、《本月訂貨計劃》、生產(chǎn)部《月度生產(chǎn)計劃》和《生產(chǎn)部物料需求表》、設(shè)備部《五金備件需求表》、倉庫管理組的《月度庫存補(bǔ)貨需求表》和月末《存貨狀態(tài)明細(xì)表》2 上季末 非生產(chǎn)性物資計劃員各職能部門各職能部門按季度以書面計劃表的形式向非生產(chǎn)性物資計劃員傳遞非生產(chǎn)性物資需27 / 386步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明求數(shù)據(jù)3 當(dāng)月中以前材料物資計劃員醫(yī)貿(mào)公司生產(chǎn)部設(shè)備部材料物資計劃員獲得醫(yī)貿(mào)公司、生產(chǎn)部當(dāng)月生產(chǎn)性物資需求調(diào)整數(shù)據(jù)，分別是：醫(yī)貿(mào)公司的《追加訂貨需求》 、生產(chǎn)部的《生產(chǎn)調(diào)整計劃》 、 《生產(chǎn)部物料需求調(diào)整表》 、4 上月末／當(dāng)月中材料物資計劃員 材料物資計劃員制定和調(diào)整生產(chǎn)性物資月度供應(yīng)計劃5 上季末 非生產(chǎn)性物資計劃員 非生產(chǎn)性物資計劃員制定非生產(chǎn)性物資季度供應(yīng)計劃6 上月末／上季末計劃成本主管 計劃成本主管核定或修訂物資供應(yīng)計劃，保證物資供應(yīng)計劃合理性，充分滿足各生產(chǎn)經(jīng)營部門的需求，并符合采購作業(yè)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)7 上月末 采購經(jīng)理采購主管供應(yīng)部經(jīng)理采購經(jīng)理按未結(jié)款情況提交當(dāng)月預(yù)計付款需求8 采購主管供應(yīng)部經(jīng)理采購經(jīng)理的付款需求，經(jīng)采購主管和供應(yīng)部經(jīng)理審批后，傳遞至計劃成本主管9 上月末 計劃成本主管 計劃成本主管根據(jù)采購經(jīng)理付款需求和當(dāng)月供應(yīng)計劃統(tǒng)一形成供應(yīng)部《月度資金用款計劃》 計劃審批和報備28 / 386步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 上月末 計劃成本主管 計劃成本主管分別對材料物資供應(yīng)計劃和非生產(chǎn)性物資供應(yīng)計劃中超預(yù)算部分形成說明報告2 供應(yīng)部經(jīng)理總經(jīng)理財務(wù)管理部計劃成本主管將該說明報告交供應(yīng)部經(jīng)理和總經(jīng)理審批，并將審批后的報告轉(zhuǎn)至財務(wù)管理部備案3 月末 計劃成本主管供應(yīng)部經(jīng)理分管副總計劃成本主管將《材料物料月度供應(yīng)計劃》和《月度調(diào)整計劃》 、 《非生產(chǎn)性物資季度供應(yīng)計劃》 、 《月度資金用款計劃》報供應(yīng)部經(jīng)理和分管副總審批4 月末 計劃成本主管財務(wù)管理部計劃成本主管將《材料物資月度供應(yīng)計劃》 、《月度調(diào)整計劃》和《非生產(chǎn)性物料季度供應(yīng)計劃》 、 《月度資金用款計劃》各一份報財務(wù)管理部備案，另一份在計劃成本組留存計劃分解和執(zhí)行步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 上月末／本月中生產(chǎn)部采購主管采購主管獲得生產(chǎn)部《月度生產(chǎn)排程表》和《排程調(diào)整表》2 上月末／本月中采購主管采購經(jīng)理采購主管根據(jù)月供應(yīng)計劃和生產(chǎn)排成分解月供應(yīng)計劃至《周采購作業(yè)清單》 ，向采購經(jīng)理下達(dá)采購指令3 當(dāng)月初／本月初采購主管倉庫主管采購主管制訂《周到貨計劃》 ，一聯(lián)傳遞給倉庫主管和各倉庫管理員，作為收料依據(jù)，29 / 386步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明倉庫管理員 另一聯(lián)在采購組留存4 采購主管采購經(jīng)理采購主管監(jiān)督和協(xié)助采購經(jīng)理計劃執(zhí)行，收集反饋信息5 采購主管采購經(jīng)理每周采購組召集采購計劃執(zhí)行進(jìn)度總結(jié)會，督促計劃完成，處理影響完成進(jìn)度的異常情況五、單據(jù)及報告《生產(chǎn)部物料需求表》《生產(chǎn)部物料需求調(diào)整表》《月末庫存補(bǔ)貨需求表》《存貨狀態(tài)明細(xì)表》《五金配件需求表》《月度材料物資供應(yīng)計劃》《月度材料物資供應(yīng)調(diào)整計劃》《季度非生產(chǎn)性物料供應(yīng)計劃》《供應(yīng)部月度資金用款計劃》《超預(yù)算報告》《采購周作業(yè)清單》《周到貨計劃》30 / 386物資請購規(guī)范（P2Z1J42）一、目的本管理文件明確了生產(chǎn)經(jīng)營各部門在物資需求計劃外的零星物料需求請購流程，以規(guī)范物資請購的發(fā)起、審批和傳遞程序。三、相關(guān)程序及制度固定資產(chǎn)及設(shè)備采購管理 （P2Z1J46）勞務(wù)及服務(wù)采購 （P2Z1J47）合同、訂單管理（P2Z1J410）四、業(yè)務(wù)流程 大宗采購標(biāo)準(zhǔn)制定步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 年末 計劃成本主管企業(yè)發(fā)展部財務(wù)管理部分管副總計劃成本主管會同企業(yè)發(fā)展部、財務(wù)管理部共同制訂適用于大宗采購規(guī)范方法的范圍和標(biāo)準(zhǔn)；每年依據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營情況進(jìn)行調(diào)整和修正；結(jié)果報供應(yīng)部經(jīng)理、分管副總審批生效；一般標(biāo)準(zhǔn)參照：合同價值 10 萬元以上較易于標(biāo)準(zhǔn)化的物料；38 / 386步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明合同價值 10 萬元以上的國內(nèi)采購設(shè)備；合同價值 10 萬元以上的租賃、工程項目；合同價值 1 萬元以上的修繕工程項目合同價值 10 萬元以上的其他服務(wù)項目2 計劃成本主管使用部門企業(yè)發(fā)展部分管副總實(shí)際采購業(yè)務(wù)中，特殊情況不予招標(biāo)和邀請報價等大宗采購程序的，供應(yīng)部計劃成本主管參照使用部門和企業(yè)發(fā)展部意見，報分管副總審批同意后，實(shí)行普通采購程序3 年末 計劃成本主管企業(yè)發(fā)展部財務(wù)管理部供應(yīng)部計劃成本主管、企業(yè)發(fā)展部、財務(wù)管理部共同制訂經(jīng)大宗采購程序所訂立合同的最長履行時限標(biāo)準(zhǔn)，每年依據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營情況調(diào)整和修正，結(jié)果經(jīng)分管副總審批生效4 年末 招標(biāo)管理員使用部門企業(yè)發(fā)展部分管副總實(shí)際采購業(yè)務(wù)中，特殊情況下合同履行期限超過標(biāo)準(zhǔn)的，供應(yīng)部招標(biāo)管理員參照使用部門和企業(yè)發(fā)展部意見，報分管副總審批同意后，執(zhí)行實(shí)際合同期限 大宗采購業(yè)務(wù)操作規(guī)范步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明1 使用部門自采部門供應(yīng)部根據(jù)使用部門提交的物資需求計劃，自采部門的物資大宗采購申請，計劃成本主管按大宗采購標(biāo)準(zhǔn)提出大宗采購程序申請，39 / 386步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明企業(yè)發(fā)展部 供應(yīng)部經(jīng)理審批后，計劃成本主管與企業(yè)發(fā)展部共同形成標(biāo)準(zhǔn)物料的大宗采購統(tǒng)籌安排，實(shí)施大宗采購程序2 使用部門自采部門供應(yīng)部企業(yè)發(fā)展部根據(jù)各部門的固定資產(chǎn)、服務(wù)項目請購要求、自采部門的固定資產(chǎn)、服務(wù)及工程項目大宗采購申請，計劃成本主管按大宗采購標(biāo)準(zhǔn)提出大宗采購程序申請，供應(yīng)部經(jīng)理審批后，計劃成本主管與企業(yè)發(fā)展部共同安排工程項目、工程材料、服務(wù)項目的大宗采購，實(shí)施大宗采購程序3 使用部門招標(biāo)管理員分管副總以供應(yīng)部為主，實(shí)施大宗采購程序：使用部門確定物料質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格型號、工程技術(shù)要求等供應(yīng)條件；招標(biāo)管理員按供應(yīng)條件邀請報價或組織招標(biāo)，制《報價邀請書》或《招標(biāo)文件》 ；采用公開招標(biāo)還是邀請報價由供應(yīng)部決定，分管副總批準(zhǔn)；公開招標(biāo)可以自行組織，也可委托專業(yè)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行，具體由供應(yīng)部決定，分管副總批準(zhǔn)4 招標(biāo)管理員企業(yè)發(fā)展部財務(wù)管理部使用部門邀請報價的，招標(biāo)管理員、企業(yè)發(fā)展部和財務(wù)管理部參予議標(biāo)和監(jiān)督，決定中標(biāo)人，公開招標(biāo)的，招標(biāo)管理員、使用部門、企業(yè)發(fā)展部、財務(wù)管理部共同組成評標(biāo)專會，決定中標(biāo)人5 計劃稱本主管 招標(biāo)失敗或無效的，計劃成本主管根據(jù)企40 / 386步驟 完成時間