地產(chǎn)公司業(yè)務(wù)流程管理手冊工程檔案管理作業(yè)指引-免費閱讀
【正文】 。 工程檔案員的崗位責任制 認真貫徹檔案工作的法規(guī)文件，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。 借閱者對借閱的檔案要妥善保管，要嚴守機密。 地區(qū)公司綜合部/綜合辦于四個月內(nèi)向公司檔案室移交一套工程檔案（除竣工決算外）。 勘察、設(shè)計單位應(yīng)在任務(wù)完成時將形成的有關(guān)工程檔案整理立卷，建設(shè)單位、監(jiān)理單位根據(jù)城建檔案館的要求對檔案文件完整準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。 流程簡要示意圖的部分說明a) 地區(qū)公司綜合部/綜合辦在接到工程項目后，布置形成積累工程文件材料的任務(wù)。按問題。 工程檔案歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙（及與竣工圖配套的CAD電子文件）。2 適用范圍 適用于公司及各地區(qū)公司工程檔案資料的收集、整理和保管工作。此項工作要做到工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工資料、竣工圖的驗收同步進行。 工程檔案的歸檔流程 流程簡要示意圖a) 各部門在工作中形成的文件材料（主要為工程基建文件）； 勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工單位在項目建設(shè)中形成的文件材料；①各部門、各單位自行收集、積累。h) 歸檔驗收。e) 工程開工時，地區(qū)公司綜合部/綜合辦負責在城建檔案館備案，以確保城建檔案館隨時了解項目的工程進度。審查合格后向建設(shè)單位移交。 工程檔案的借閱 借閱的工程檔案、資料需摘抄、拍照、復制時，須經(jīng)工程檔案員允許。對于超過保管期限的工程檔案定期進行鑒定。 本細則之附件與細則本身具有同等約束力，未涉及之處，參見國家現(xiàn)行的有關(guān)法律、規(guī)范等。 嚴格把好檔案的鑒定關(guān)，檔案銷毀須經(jīng)領(lǐng)導審批后才能進行。 外單位查閱本地區(qū)公司檔案，須經(jīng)地區(qū)公司分管領(lǐng)導批準，方可查閱。地區(qū)公司綜合部/綜合辦的綜合管理文件由工程檔案員每周定期將文件移交給地區(qū)公司檔案室。 監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工前，將各自形成的工程檔案整理立卷后向建設(shè)單位移交。c) 工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的工程文件，竣工時向地區(qū)公司綜合部/綜合辦提交完整、準確、系統(tǒng)的工程檔案資料，地區(qū)公司綜合部/綜合辦再進行匯總、整理。f) 填寫案卷封面——包括檔號（由分類號、項目號、案卷號組成）、檔案館代號（由檔案館填寫）、案卷題名（包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容）、編制單位（填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者）、起止日期（填寫案全部文件形成的起止日期）、密級（分為絕密、機密、秘密三種）、保管期限（分為永久、長期、短期三種）、共幾卷、第幾卷。 歸檔的工程文件材料要求格式統(tǒng)一，字跡工整，圖表清晰；底圖格式必須按國家制圖標準繪制完成；藍圖規(guī)格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙優(yōu)良；所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工章。 各相關(guān)部門 負責按要求準備檔案資料并提交給地區(qū)公司綜合部/綜合辦。4 職責 地區(qū)公司綜合部/綜合辦 負責地區(qū)公司項目工程檔案的收集和匯總整理； 負責組織向本地區(qū)城建檔案館備案； 負責本地區(qū)檔案的保管。 工程過程中使用的工程文件材料不允許隨便更改，如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準手續(xù)。e) 填寫備考表——包括標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及對案卷情況的說明；立卷人；審核人；立卷時間。b) 工程項目實行總承包給外單位的，由各分承包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)的工程文件，交總承包單位匯總、整理、立卷，竣工時由總承包單位向地區(qū)公司綜合部/綜合辦提交完整、準確、系統(tǒng)的工程檔案資料。由工程檔案員在檔案預驗收前完成歸檔工作。交接雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各執(zhí)一份以備查。閱后及時歸還。 做好檔案的保密、保衛(wèi)工作，防止檔案泄密、損失等事件的發(fā)生。；長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命；短期是指工程檔案保存20年以下。 本細則自公布之日起執(zhí)行，并請公司各部門按照工程檔案管理的細則落到實處，并給予密切配合，做好協(xié)助工作。 對已失去保存價值的工程檔案必須經(jīng)過地區(qū)公司總經(jīng)理審批，登記造冊后進行銷毀。底圖檔案只供復制，不能借出。由工程檔案員于檔案預驗收前完成歸檔工作。工程項目在竣工驗收前，地區(qū)公司綜合部/綜合辦通知城建檔案館對準備歸檔的工程文件材料進行檢查、驗收，由城建檔案館出證明，否則不能組織工程竣工驗收。i) 填寫移交檔案目錄——包括順序號；檔案號；案卷題名；日期；頁；保管期限；移交單位；移交經(jīng)手人；接收單位；接收人；交接日期。②工程檔案員每周進行收集、檢查。 工程檔案的歸檔范圍、內(nèi)容、要求 工程檔案歸檔范圍詳見附件：《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》。業(yè)務(wù)流程管理手冊編號：ATZYXZ01版本：A/0頁碼：第 15 頁 共 15 頁工程檔案管理作業(yè)指引工程檔案管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人
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