【正文】 第 90頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 本章基本概念練習題： 證文件中全部的憑證，自動更新賬務數(shù)據(jù)庫文件，得到賬簿和報表所需的匯總信息和明細信息。注意：只有財務主管具有最高權限，能使用權限設置功能模塊。 ?手工對賬： 是對 “ 自動對賬 ” 模塊的補充，對于使用完自動對賬后不符合自動對賬依據(jù)而沒有勾銷的已達賬（被視為未達賬項），由財會人員從 “ 單位銀行對賬文件 ” 或“ 銀行對賬單文件 ” 中挑選出來一筆，計算機自動從對應的文件中挑選出金額相同的多筆，財會人員根據(jù)其自身的判斷手工勾銷。 會計報表的生成 就是根據(jù)各報表數(shù)據(jù)的生成方法，具體計算每個表元的數(shù)值并填入目標表的過程。 （ 3）定義表體。 做結賬標志。 結賬包括 :期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務處理、月結和年結。 （ 2）輸出明細賬的處理過程 第 78頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 3. 總賬輸出模塊設計 三欄式總賬格式 XXXX 科目總賬 科目： XXXX XXXX 年 XX 月 XX 日 月 日 憑證號 摘 要 借方 貸方 借 /貸 余額 總賬輸出模塊的功能是根據(jù)財會人員輸入的會計科目、日期，自動從匯總文件中提取數(shù)據(jù)并輸出相應的總賬。 區(qū)別 在于重要科目的日記賬必須日日打印輸出，而其他科目的日記賬可視需要顯示輸出或按月、季、年打印輸出。 （ 6） 判斷是同一天的記錄嗎 ？ 如果是 ， 則繼續(xù)進行下一步；否則 ， 執(zhí)行 （ 9） 。 賬簿查詢的輸出方式主要包括： 屏幕顯示輸出、打印機打印輸出、引出到磁盤的輸出等。 （ 5）以該條記錄中的科目代碼為查找關鍵字在 “ 匯總文件 ”中查詢相應的記錄， 更新 “ 匯總文件 ” 的 “ 科目余額 ” 和 “ 發(fā)生額 ” ，并逐級更新 “ 匯總文件 ” 中該科目的父科目的 “ 科目余額 ”和 “ 發(fā)生額 ” 。 第 66頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 在 手工方式下 的“ 記賬 ”是根據(jù)記賬憑證逐筆 登記 日記賬和明細賬，登記總賬。 （二）憑證審核 第 63頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 是將同一批記賬憑證再輸入 ， 通過 計算機比較兩批輸入的憑證是否相同 ， 從而檢查輸入錯誤的一種審核方法 。 （ 4）金額檢查。憑證日期用于標識經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間，其必須為公歷日期，并應隨憑證號遞增而遞增。 在所有余額裝完之后，應該由計算機自動進行試算平衡： 平衡公式一：資產(chǎn) =負債 +所有者權益 平衡公式二：總賬 =下屬明細科目 只有平衡后，才能表示所裝余額正確無誤。 科目設置模塊功能 第 57頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 其他設置 為了輔助核算和管理可以進行往來單位客戶設置、項目設置、部門與個人代碼設置、自動轉(zhuǎn)賬分錄設置、結算方式設置等。 可以根據(jù)需要設置適合自身業(yè)務特點的會計科目體系 ， 并能進行增加 、 插入 、 修改 、刪除 、 查詢 、 打印會計科目 。 3月期末余額 =3月期初余額 +3月借合計 3月貸合計 這種結構的優(yōu)點是結構清晰，數(shù)據(jù)庫文件少，便于管理。 則需要增加若干字段 ， 使憑證文件最大限度保存會計核算和管理所需要的信息 。 （一）憑證文件結構設計 第 41頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 憑證文件名稱： PZ． DBF 序號 字段名 類型 長度 小數(shù)位 1 憑證號 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代碼 C 10 5 借方金額 N 12 2 6 貸方金額 N 12 2 7 附件 N 3 8 錄入 C 8 9 審核 C 8 10 記賬 C 8 11 記賬標記 C 1 憑證文件結構設計方案一 第 42頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 存儲結果如下： 憑證號 日期 摘 要 科目代碼 借方金額 貸方金額 附件 錄入 審核 記賬 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 3131 200 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5401 100 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5501 50 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5402 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5502 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5503 20 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5405 5 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5601 5 000 1 張三 李平 王新 借：本年利潤 200 000 貸：主營業(yè)務成本 100 000 營業(yè)費用 50 000 主營業(yè)務稅金及附加 10 000 管理費用 10 000 財務費用 20 000 其他業(yè)務支出 5 000 營業(yè)外支出 5 000 說明： 對于一張期末將所有支出科目轉(zhuǎn)入 “ 本年利潤 ” 科目的記賬憑證： 第 43頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 方案一總結： 這種結構基本和手工記賬憑證項目一一對應 。其滿足計算機條件下對不同性質(zhì)會計科目的特殊核算和管理要求。 在一定的時期內(nèi) ， 在不改變原來方案的條件下能順利地增加新科目 。 （一） 會計科目代碼設計的意義 第 35頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 科目文件的組織方式是以科目代碼為關鍵字建立的索引文件組織方式。 一、科目文件設計 科目文件是用來存放賬務處理中所有科目及相關內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫文件。 （四）計算機方式和手工方式下 賬務處理流程的區(qū)別 第 31頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （ 4）對賬的方式不同。 （四）計算機方式和手工方式下 賬務處理流程的區(qū)別 （ 1）數(shù)據(jù)處理的起點與終點不同。 。 主要存放所有科目的年初數(shù)、累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、期末余額、每個月的借貸方發(fā)生額等，即對所有科目的匯總描述。 （ 5）根據(jù)匯總文件和歷史憑證文件生成日記賬、明細賬。 （ 2）科目余額文件。 （ 3） 隨時用記賬憑證文件更新科目余額文件 ，以便隨時查詢?nèi)我鈺嬁颇康漠斍敖璺桨l(fā)生額、貸方發(fā)生額及期末余額。 （二）手工會計下賬務處理形式的缺陷 息提供不及時 由于賬務處理的工作量很大，手工處理速度緩慢，不能隨時提供出各種會計報表。 結論：在計算機方式下，參考價值不大。 一、手工賬務處理子系統(tǒng)處理流程 第 8頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 記賬憑證賬務處理流程 會計報表 編制報表 原始 憑證 填制 記賬 憑證 登記 總賬 登記 明細賬 1 2 3 4 5 登記 登記 現(xiàn)金日記賬 銀行日記賬 第 9頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 記賬憑證賬務處理流程 優(yōu)點： 數(shù)據(jù)流程清楚、簡單； 總分類帳可反映一個科目本期內(nèi)發(fā)生額、期末的結余數(shù)； 總分類帳可詳細反映整個會計期間內(nèi)各筆經(jīng)濟業(yè)務。 建立賬務處理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的及時傳遞和數(shù)據(jù)共享。 第一節(jié) 賬務處理子系統(tǒng)概述 第 3頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 即：從填制會計憑證開始，根據(jù)憑證登記各種賬薄，根據(jù)賬薄編制會計報表提供會計信息的整個過程和處理方法。 從會計憑證的編制、賬薄的設置與登記、報表的編制，以及按照一定的要求把憑證賬薄和報表歸類存檔就構成了整個賬務處理系統(tǒng) 。 賬務處理也可包含其核算與管理功能。 缺點： 登帳工作量大（由于總賬是根據(jù)記賬憑證逐筆登記）。 第 14頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 匯總記賬憑證賬務 處理流程 會計 報表 原始 憑證 分類匯總 登賬 登賬 登 總賬 登賬 編制報表 匯總憑證 記賬憑證 匯 總 記賬憑證 現(xiàn)金日記賬 銀行日記賬 總 賬 明細分類賬 第 15頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 匯總記賬憑證賬務 處理流程 優(yōu)點： 減少登帳工作量； 總分類帳可明確反映科目之間的對應關系；便于對經(jīng)濟活動進行分析和檢查。 性差 由于數(shù)據(jù)的多次轉(zhuǎn)抄與計算，易出錯。 （ 4）根據(jù)科目余額文件和記賬憑證文件編輯輸出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬以及其他各種明細分類賬。 是賬務數(shù)據(jù)庫文件，主要存放所有科目的年初數(shù)、累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、期末余額、每個月的借貸方發(fā)生額等，即對所有科目的匯總描述。 （ 6）根據(jù)匯總文件編輯輸出總賬。 （ 3）歷史憑證文件。 缺點： 細賬的速度較慢 。 計算機方式下： 記賬憑證、原始憑證、機制憑證為處理起點； 自動輸出賬簿和輸出固定報表為終點，各種內(nèi)部及外部報表可以隨時產(chǎn)生。 計算機方式下 ，都是自動完成記賬過程，明細與匯總數(shù)據(jù)同時產(chǎn)生。 計算機是通過對代碼的處理，來認識事物或概念屬性及狀態(tài)的。當增加或減少科目時，計算機會自動按照科目代碼的大小重新排序。 代碼位數(shù)不宜過長 。如設置常用的科目性質(zhì)：對賬、外幣、數(shù)量、往來、部門、個人、項目等。 缺點： 一項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時 ， 在記錄中憑證號、 日期 、 摘要 、 附件 、 錄入 、 審核 、 記賬字段的值多次重復 ， 造成數(shù)據(jù)冗余； 一條記錄中不能同時有借方金額和貸方金額 ， 即一條記錄中總有一個字段為空 ， 造成空間浪費 。 第 50頁 商業(yè)大學會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件