【正文】 大事記為公司機密文件應按公司保密制度有關規(guī)定嚴格執(zhí)行。 相關工作流程 《會議管 理流程》 相關記錄表格 《會議簽到登記表》 《會議紀要》 北京奧力泰格科技有限公司 第 十四 章共 二十 章 編號： LAXZSK20200701 第 45 頁共 60 頁 版本號 A 公司大記事管理規(guī)定 第 0 次修改 一、目的 為及時地記錄企業(yè)的發(fā)展歷程和其中的重大事件以及主要行政領導的履職過程，保留企業(yè)的珍貴歷史軌跡，為企業(yè)全面和可持續(xù)性發(fā)展提供歷史依據(jù)，特制定本規(guī)定。 舉辦任何會議必須遵循以規(guī)則： 有明確的會議目的。 （ 2）參加會議的各 實驗項目負責人 要有書面材料，包括： 匯報上 周 工作進展情況、所遇問題、采取或擬采取的解決方案，以及下 周 工作計劃。 要求 （ 1）會議由行政部召集，總經理主持。 要求 （ 1）總經理辦公會議議題，由總經理及各部門提出 ，由行政部收集，會前散發(fā)給參會者。 由 行政部 負責公司各類會議的會務工作，包括做好會議通知的發(fā)放，會場布置，會議資料準備，工作就餐、住宿等工作。填寫《調撥申請單》； 交由公司行政、財務部審核； 由公司行政負責監(jiān)督調出部門和調入部門進行交接； 報財務部備案。單臺 10,000 元以上或 單批 10,000 元以上的采 購，應與廠商簽訂購買合同。超出預算的資本性支出需要由總經理批準。 三、內容 公司所有的固定資產的采購、驗收、登記、保管、報廢等工作。 辦公用品實行低值品和易耗品分類管理： A、 低值品領用：使用人提出申請，由其直屬部門負責人核準后憑《辦公用 品 采購審批表 》領用 ，同時登錄部門考核表； B、 易耗品領用：使用人提出申請，辦公室核準后登錄部門考核表。 固定資產、辦公設施、家私等的購置，實行預算管理 使用部門購置時，需由申請人填寫申購簽呈（須列明資產明細及申購詳細內容），由申請人直屬領導審批，呈公司負責人核準后，交采購部 統(tǒng)一采購（任何人不得先購買，后請款）。一個月內允許續(xù)借一次。 10 年保存：預、決算書類，會計憑證、公司計劃資料等其他核定須保存 10 年的文書。 公司的大事記及反映本公司重要活動的簡報 、照片、錄音、錄像等。 二、 適用 范圍 本制度適用于本公司 所有部門和全體員工 。 檔案材料的保衛(wèi) 由 行政 部安排專人負責檔案的保管，并齊備必要的存檔設備； 備有必要的防火、防潮器材； 檔案柜保持清潔，不準存放無關物品； 任何人不得擅自將檔案材料帶到公共場合； 嚴禁在檔案室內吸煙； 檔案柜及時鎖好，并在離開檔案室時關燈、關窗、鎖門。并在《信件 /快遞發(fā)件登記表》以及 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 26 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 快件底單上簽字確認。 各 部門 擬辦的各類公文、簡報、信息、上報材料等由 各部門專人擬稿 ， 部門主管 校對， 并送公司領導 總經理 核準后，方可打印。 簽發(fā) 凡以公司名義發(fā)出的公文，均由 行政部助理 擬稿、打印，主管 核稿，總經理簽發(fā)。 運轉 領導閱示。 某些不重要的，今后又無參考價值的文件， 如一般的會議通知、便函等 可不作登記。文件收發(fā)運轉要準確無誤， 不出差錯。 向上級請示的公文應一文一事， 主送一個單位，不要同時抄送下級單位， 不要直接送領導人（除直接交辦外）；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位 。附于正式文件之后，存于發(fā)文部門。例如， 2020 DDD：順序號，是在前三項基礎上的大流水號。 函：平行或不相隸屬單位之間互相商洽工作，向有關主管部門詢問和答復問題，用 “ 函 ” 。 工作程序 《通訊管理程序》 相關記錄表格 《電話記錄 簿 》 《傳真記錄簿》 《傳真、電話處理單》 《傳真樣本》 北京奧力泰格科技有限公司 第 八 章共 二十 章 編號： LAXZSK20200701 第 20 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 一、 目的 為了規(guī)范本公司公文處理的標準和要求及 文收、分、傳、辦以及行文的基本內容、要求、程序 特制定本規(guī)定 。 違反本辦法及人為造成網絡故障、系統(tǒng)異常使公司遭受經濟損失的，其責任由本人自負外，公司給予相應處罰。未經辦公室許可，任何人不得更換、損毀；不得改變其物理的位置、性能；不得改變其連接關系、運行狀態(tài)、系統(tǒng)配置。 電話與傳真的傳遞與處理 ： 接聽電話、傳真后應立即填寫《傳真、電話處理單》，將有關信息及時反饋到相關部門或相關領導，具體要求是： 公司、部門負責人的重要電話、傳真，必須在電話結束后分 北京奧力泰格科技有限公司 第七章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 18 頁共 60 頁 版本號 A 辦公自動化管理制度 第 0 次修改 鐘內與有關人員取得聯(lián)系并及時準確地傳達電話內容。 三、內容 電話、傳真操作管理 ： 接聽電話時，標準用語為： “ 您好， 奧力泰格 ” 。 凡因公事須介紹信，均由公司負責人簽字同意 ， 由 行政部 登記后，出具介紹信， 并加蓋公章。 用 印、用信規(guī)定及手續(xù) ： 任何部門或任何人要蓋公章，必須填寫《公章用印登記表》，并經 北京奧力泰格科技有限公司 第六章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 16 頁共 60 頁 版本號 A 印章管理制度 第 0 次修改 公司負責人同意后方可用印，并由總經辦蓋章。 部門章：刻有公司部門名稱的印章。 有客戶（客人）來訪，馬上站起來接待，引坐、讓坐，倒水或砌茶。 辦公室員工在工作時應保持優(yōu)雅的坐姿和站姿，不得亂坐亂靠，注意個人風度。具體要求如下： 穿著整潔、高雅，講究品位和內涵。 下級對上級的態(tài)度不要唯唯諾諾，過分謙恭、阿諛奉承。 “ 己所不欲，勿施于人。 每日工作完畢后， 個人文件、資料、賬簿要及時清理、整理，并收入檔案柜和抽屜內。 員工 須以書面方式取代口頭方式、以記錄方 式取代記憶方 式 進行工作流程，任何口頭請示、承諾或批準均為無效；能夠以表格反饋的事項盡量不以文字描述，能夠以圖表描述的事項盡量不用表 格。臨時性授權是指，任何管理者由于個人原因使自己的工作職責不能夠親自完成時，可通過授權的方式讓下屬完成。 一人負責：不論什么工作，上級應使最終負責任的人只有一個。 行政管理有責任對公司上下、各部門之間管理活動進行協(xié)調。 工作職責 績效衡量 職責一： 車輛維護、保養(yǎng) 。 ? 任務 2：負責 公司 文件收發(fā)、分類、整理、保密工作。 ? 任務 1：協(xié)助主管制訂車輛管理制度， ? 任務 2：協(xié)助主管辦理公車外派事宜，并做好記錄。 3 專業(yè)證書 無 4 工作經驗及相關培訓 三年或以上相關工作經驗。 北京奧力泰格科技有限公司 第 三 章共 二十 章 編號： LAXZSK20200701 第 5 頁共 60 頁 版本號 A 職位說明書 — 行政部助理 第 0 次修改 職位名稱 行政部助理 所屬部門 行政部 直接主管 行政部主管 直接下屬 無 編寫日期 2020年 7月 編寫部門 行政部 工作目的 為保障公司正常業(yè)務的有序開展，提供后勤保障工作。 績優(yōu)關鍵事件 ? 不良關鍵事件 ? 車輛安排不合理，有具體事實的投訴 承擔責任： 全部 職責四：日常事務性工作。 ? 任務 3：負責相關信息的收集，信函、電話、傳真的記錄、上傳下達。 ? 任務 1： 負責車輛日常維護、保養(yǎng)、清潔，確保車輛的正常使用。 本制度旨在規(guī)范公司各級管理機構的行政管理，建立統(tǒng)一、科學、嚴格的行政管理體制，為進一步提升整體管理水平奠定基礎。 連續(xù)工作：任何人任何形式的離崗，都要做好工作交接，不得使工作間斷。 檢查監(jiān)督：任何管理者都有檢查監(jiān)督的職責，主要是本部門負責范圍內的檢查監(jiān)督。 一、目的 為加強辦公室管理，規(guī)范本公司全體同仁的儀態(tài)、舉止；以及工作紀律，營造一個舒適、良好的工作環(huán)境，特制定本規(guī)定。 禁止在辦公室里吸煙。 ” 是同事間相處的一條重要原則。也不要目無領導，越級上報； 上級也應尊重下屬，要有寬容之心，應善于與不同性格的下屬相處。 11 月份 —— 5 月份之間，每周一至周五的工作時間內，男性員工上班必須著西裝打領帶。 進入領導房間請示匯報工作，須先敲門， 聽到應答后再進入并隨手關門。 接待客戶（客人）時應主動、熱情、大方、微笑服務，要首先表示歡迎。 職銜簽字章：指刻有公司負責人職銜及簽名的印章。在公文上蓋印是公文合法的標志。介紹信必須寫明具體事由。 接聽電話要迅速、準確，用語簡練、清晰、耐心。 當無法與相關人員取得聯(lián)系時， 必須根據(jù)事件急緩，在盡可能短的時間內給來電者回復，并繼續(xù)與相關人員聯(lián)系。 辦公室負責電腦及外設、備件的計劃、采購，同一單位使用的電腦盡量購買同一個品牌，以便于維護和硬件資源共享。 信息管理 本著一人負責的原則， 每臺電腦必須確定一人負責。 二、 適用范圍 本制度適用于本公司 所有部門和全體員工 。 會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位 共同遵守執(zhí)行的，用 “ 會議紀要 ” 。 例如：《 行政管理規(guī)定 》編號為 “ LAXZSK20200701” B、 C 類文件編號規(guī)則： AAB－ CCCC－ DD－ EE－ FF A：編文單位及部門。 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 22 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 文件格式： 公司內部及對外的文件均需打印，無論行文或表格，均應采用標準的頁眉及頁腳格式。 對外行文的字號： 公司： X1X2（ X3）總字第 0000 號。 收文 有外單位送本公司的公文，統(tǒng)一由 行政部 簽收、拆封、登記。 在拆封登記時， 要按登記本所列項目逐項認真登記清楚。某 部門辦的文：先領導，后其他部門。 各 部門 發(fā)出的公文，由各 部門 專人擬稿、打印， 部門主管 核稿， 總經理 簽發(fā)。 公文打印按文件緩急程度依次排列，一般情況公文不超過兩天，急件必須當日完成。 行政部 負責各部門需公告文件公告與收回交存工作，原則上公司文件公告期為 5 天；凡在崗員工均須在公告文件上簽名以示知悉， 行政部 負責統(tǒng)計未簽名之員工 ，并給予處罰；每次 10 元。 檔案材料的統(tǒng)計 統(tǒng)計 檔案的數(shù)量； 統(tǒng)計檔案材料收集補充、整理、保管、 利用情況； 檔案室的設備情況。 三、內容 列冊管理 ： 部門各有關文件、資料、業(yè)務單據(jù)必須列冊管理，按 “ 定點 ” 及“ 定向 ” 原則分類排序置放，以提升工作之效率與有序 性。 固定列冊包括文件手續(xù)列冊、發(fā)文列冊、收發(fā)列冊、分公司往來列冊、業(yè)務單據(jù)流程列冊等： 文件手續(xù)列冊：各職能中心履行文件收發(fā)手續(xù)的資料應統(tǒng)一分類列冊。 5 年保存：期滿或解除的合約、其他經核定保存 5 年的文書。 各項借閱、歸還須在前臺登記辦理借閱登記、簽收事宜，不得私自動用；不得轉借他人。 采購部 采購后驗收入庫，編入資產管理，并通知使用部門領取，領取人必須如實在《辦公用品領用登記 表 》上簽收后領取。 采購人員必須憑合法、真實、有效的發(fā)票、由采購人員在發(fā)票右上角簽字認可并填寫《費用報銷單》，財務審批、公司負責人簽字后報銷。 公司所有無形資產的采購、驗收、登記、維護、升級等工作比照此制度執(zhí)行。 行政部按照固定資產類別、名稱、規(guī)格型使用部門、和存放地點，統(tǒng)一編號，編制固定資產目錄，建立固定資產臺帳和檔案。合同一式二份，由行政部負責簽訂，采購部與 北京奧力泰格科技有限公司 第十二章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 39 頁共 60 頁 版本號 A 固定資產管理規(guī)定 第 0 次修改 供貨商分別留存一份；采購部應復印一份留存，原件與發(fā)票交財務做為付款入帳之依據(jù)。 固定資產的處理與報廢