【正文】 《會議用品明細表》 ，根據(jù)該表準備會議資料及用品，確保會議 順利進行 《會議用品明細表》 會議過程服務 ? 引導參會人員簽到并入席，及時統(tǒng)計到會人員數(shù)量 ? 提前安排會場服務 會議記錄 ? 安排專人采用適當、有效的方式對會議內(nèi)容進行記錄，保證會議內(nèi)容記錄完整 會后跟蹤 ? 對會議中提出的議題、決議進行會后檢查、跟蹤、管理 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 Version 20xx09 本手冊內(nèi)容屬于天然溫泉度假村 內(nèi)部資料，任何人未經(jīng)許可不得翻印和外傳，違者追究法律責任。PEXE009 活動組織 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 確定活動主題 ? 根據(jù)年度活動計劃表確定活動主題 ? 安排相應人員進行活動策劃 確 定活動內(nèi)容 ? 根據(jù)活動主題選擇活動內(nèi)容，達到活動組織的目的 確定活動人數(shù) ? 進行活動參加人員統(tǒng)計， ? 向不能參加活動人員的了解原因 活動預算 ? 根據(jù)公司活動預算規(guī)定進行計算 活動申請 ? 制定《活動策劃方案》與活動申請表一同報上級領導審核、審批 活動實施 ? 審批通過后，進行活動實施，活動負責人在活動過程中進行控制 活動總結 ? 活動負責人在活動結束后對活動整個過程進行總結，并提出改進意見 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 Version 20xx09 本手冊內(nèi)容屬于天然溫泉度假村 內(nèi)部資料，任何人未經(jīng)許可不得翻印和外傳，違者追究法律責任。PEXE010 接待管理 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 接受接待任務 ? 接待任務需明確接待日期和接待對象 收集接待對象信息 ? 信息收集應準確、全面 制定接待計劃 ? 接待計劃包括接待標準、接待程序、接待成本及接待事項等，報上級領導審批 ? 上級領導審核通過后交行政部執(zhí)行，審核未通過，交行政部修改至審核通過 安排車輛和食宿 ? 根據(jù)接待安排，分析現(xiàn)有車輛狀況，確保接待車輛 ? 安排賓客食宿，進行住宿預定 《 接待行程 安排表》 實施接待 ? 根據(jù)接待規(guī)格組織接待活動，包括請相關領導、布置現(xiàn)場等 返程票務預定 ? 根據(jù)接待行程安排，提前為客人預定返程車票或機票 客人送站 ? 提前為客人準備送站的車輛，并安排相關領導同客人進行道別 費用結算和報銷 ? 對接待期間的費用憑證進行整理匯總，報財務部進行審核 ? 財務部根據(jù)公司報銷規(guī)定進行費用報銷 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 Version 20xx09 本手冊內(nèi)容屬于天然溫泉度假村 內(nèi)部資料，任何人未經(jīng)許可不得翻印和外傳，違者追究法律責任。PEXE011 宿舍管理 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 員工宿舍申請 ? 酒店員工均可申請員工宿舍 ] ? 需填寫住宿申請單，交相關部門審核 員工住宿登記 ? 由 后勤主管統(tǒng)一登記 物品發(fā)放 ? 員工需要部分生活用品可以領用，但需簽字確認 ? 員工日常生活用品自備 宿舍日常管理 ? 員工在宿舍住宿期間必須服從宿舍管理員的安排和公司有關規(guī)定 ? 定期對員工的住宿行為和宿舍衛(wèi)生等情況進行檢查考核 ? 對違反管理制度者或檢查多次不合格者給予一定處罰，情況嚴重者，責令搬離宿舍 《接待行程安排表》 退宿舍 ? 離職、或被責令搬離宿舍必須搬離退宿手續(xù) ? 退宿時，必須交還宿舍各類鑰匙及其他需退還物品并需要宿舍管理員確認后，方可離開 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 Version 20xx09 本手冊內(nèi)容屬于天然溫泉度假村 內(nèi)部資料，任何人未經(jīng)許可不得翻印和外傳，違者追究法律責任。PEXE012 車輛管理 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 車輛購置 ? 按經(jīng)濟、適用、配套的原則進行選購 ? 根據(jù)車輛使用性能合理選擇，考慮原有車輛的利用率，掌握好商務用車與租車業(yè)務用車的比例 設置車輛管理檔案 ? 要登記車輛的來源、購買日期、原值、基本裝備、技術性能、定期行使里程等 ? 凡車輛調動、牌照變更、停駛、封存、維修、改裝、改造、車損等必須記入檔案 車輛使用管理 ? 根據(jù)企業(yè)情況制定車輛管理制度 ? 使用車輛人員提前做好車輛預約 ? 根據(jù)車輛預約的人數(shù)、行車路線等， 做好派車計劃，進行車輛調度、安排合適司機 ? 對于不能安排車輛或變更出車時間等情況，要作好解釋說明，避免耽誤工作 車輛維護保養(yǎng) ? 必須對車輛即使保養(yǎng)和維修 ? 定期清潔、檢查、緊固零件、更換磨損件 ? 必要時進行大修，消除隱患，排除故障 《接待行程安排表》 定期車檢、繳費 ? 按國家有關規(guī)定準時繳費 車輛報廢 ? 因事故或自然災害等原因不堪 的車輛要及時報廢 ? 車型陳舊、性能落后、油耗大、環(huán)保不達標或政策上不允許繼續(xù)上路的要及時報廢 ? 嚴重損壞、影響使用、無修復價值的要及時報廢 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 Version 20xx09 本手冊內(nèi)容屬于天然溫泉度假村 內(nèi)部資料，任何人未經(jīng)許可不得翻印和外傳，違者追究法律責任。PEXE013 司機出車 步驟 STEP 標準 STANDARD 提示 TIPS 接受《派車單》 ? 由部門負責人簽發(fā)后提交到行政部請，接受用車申 ? 司機準備出車 安排出車路線 ? 根據(jù)出車時間、目的地，合理安排行車路線，繞開易堵點 出車前檢查 ? 搞好車輛衛(wèi)生，保持車輛的內(nèi)外整潔美觀 ? 對車輛水箱、油量、機油、剎車等做基本檢查 ? 需加油應提前準備，發(fā)現(xiàn)故障及時匯報，更換車輛 出車 ? 根據(jù)派車單信息，按時出車，并遵守交通規(guī)則和安全規(guī)定 ? 司機解送乘車人員要熱情、 禮貌 ? 乘車人下車辦事時，應選擇好地方等候，不能遠離車輛、不能在車上睡覺，不翻閱乘車人的物品 ? 乘車人辦事時間長，可以先返回 《接待行程安排表》 收車 ? 出車完成后，司機應及時將車入庫，并填寫行車記錄 ? 收車后，要將車輛內(nèi)外沖洗干凈 標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 Version 20xx09 本手冊內(nèi)容屬于天然溫泉度假村 內(nèi)部資料，任何人未經(jīng)許可不得翻印和外傳，違者追究法律責任。 酒店公文，是傳達貫徹政府方針、政策；發(fā)布酒店內(nèi)部須執(zhí)行的規(guī)劃、制度、條例與辦法等政策性文件；請示和答 復問題；指導、布置和商洽工作；報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，是具有行政效力和規(guī)范格式的公務文書。行政部負責人須對各部門代表酒店的上行文及酒店內(nèi)的重要行文進行審核把關并簽字定稿。屬于知照性的事務不需按此制度規(guī)定的格式行文，或不需行文。 酒店及各部門的公文處理工作，必須嚴格執(zhí)行酒店保密制度以確保酒店機密。 經(jīng)會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。 表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況，以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。 意見 對某一重要問題提出設想、建議和安排，用“意見”。 第 26 頁 共 59 頁 的主管部門請求批準等，用“函”。 正文 :正文部分一般包括 標題、發(fā)送單位、內(nèi)容、附件、落款等。如果轉發(fā)或批轉的原文件標題過長，可重新確定標題。附件一般與主件合訂發(fā)送，如不能合訂，應在附件首頁右上角注明文件的發(fā)文字號，與主件同時發(fā)送。 主題詞：置于橫線之上左端，詞目之間間隔一個漢字距離。 公文 校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。公文用紙一般為 A4 紙，左側裝訂。公文標題用加粗小二號黑體、小標題用加粗小三號宋體，內(nèi)容用小四號仿宋體。酒店各部門不得聯(lián)合行文，各部門之間非必要盡量不用發(fā)文形式解決一般性質的問題。不要同時抄送下級單位。因特殊情況，必須 越級行文的，越級上報的公文要同時抄送被越級的上級單位。重要公文應由行文部門負責人主持起草，在適當范圍內(nèi)征求意見，經(jīng)集體研究后定稿。如提出新的政策規(guī)定，應與原有的有關政策相銜接，并加以說明。使用簡稱應先用全稱，在括號內(nèi)注明“以下簡稱 XX”。公文中應 使用國家法定的計量單位。審核的重點是：是否需要行文，應由那一個部門行文；是否符合國家的方針政策與法律法規(guī)；與本酒店頒發(fā)的文件是否銜接；提出的意見和辦法是否明解具體、切實可行；需要同有關部門協(xié)商的事項，是否已協(xié)商一致；內(nèi)容是否準確屬實；文字表達、文種使用、公文格式、密級標引和處理程序等 是否符合有關規(guī)定。 在會簽中遇有分歧意見，應由行文部門請示領導處理，要如實反映各方面標準運作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村 —— 行政 部管理手冊 Version 20xx09 本手冊內(nèi)容屬于天然溫泉度假村 內(nèi)部資料，任何人未經(jīng)許可不得翻印和外傳，違者追究法律責任。其他審批人圈閱后，應當視為同意。簽發(fā)后的公文不得再做任何修改。校核（對）人應在校對稿上簽名，以便讓打字員將其姓名打印在文尾。不符合行文規(guī)則、字跡模糊以及超出規(guī)定份數(shù)的公文不得蓋印。 第 30 頁 共 59 頁 公文處理包括簽收、批辦、承辦、催辦、辦結等程序。 行政部負責酒店名義行文的處理。 領導人之間不宜直接橫向傳遞公文，以免積壓或傳失。 承辦結束，承辦單位及人員應立即向發(fā)出批示的領導反饋結果。 態(tài)度決定一切，細節(jié)決定成敗。 函件已作明確答復的。嚴禁將秘密文 件帶往公共場所或家中。 文件歸檔后遵照《檔案管理制度》執(zhí)行。 （二） 檔案 管理制度 （編號： Pamp。 2. 文件、檔案整理 文件點收 檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。 3. 檔案分類 檔案分類應根據(jù)內(nèi)容、部門、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。 第 33 頁 共 59 頁 同一“小類”的檔案以裝訂一個檔案 夾為原則，如果檔案較多，一個檔案夾不夠用的情況下，可以分為兩個以上檔類裝訂，并于小類之后增設“卷次”編號，以便查考。 5. 檔案清理 檔案管理人員應及 時擦拭檔案架，保持檔案清