【正文】 在部門經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)下努力完成本職工作。 負(fù)責(zé)總經(jīng)理室及部門文稿的打印、發(fā)送、歸檔。 （三）高級(jí)文員 直接上級(jí)：行政主管 直接下級(jí)：無 協(xié)助行政主管做好文件管理工作，起草、擬訂各類公文函件，協(xié)助做好客戶意見調(diào)查資料的整理。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 8 負(fù)責(zé)公司宣傳活動(dòng)的計(jì)劃、組織與實(shí)施工作。 （二）行政主管 直接上級(jí)：部門經(jīng)理 直接下級(jí)：文員、司機(jī) 協(xié)助經(jīng)理做好公司日常管理方面的事務(wù)，安排公司行政會(huì)議和辦公會(huì)議，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要和決議。 加強(qiáng)部門建設(shè)，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高并保持部門員工的總體業(yè)務(wù)水平。 定期出版企業(yè)信息，傳播企業(yè)文化，樹立企業(yè)形象。 公司內(nèi)部資料、公文、合同以及協(xié)議正本等管理有序。協(xié)助行政主管做好宣傳、文件管理工作及后勤管理方面的工作，負(fù)責(zé)公司文控、總經(jīng)理室及部門文稿 的打印、歸檔工作。 負(fù)責(zé)公司 各項(xiàng)活動(dòng)的宣傳、組織，傳播企業(yè)文化，樹立企業(yè)形象。 歸口管理、存檔公司內(nèi)部資料、公文、合同以及協(xié)議正本，兼管各部門分管資料的檢查。 負(fù)責(zé)組織規(guī)章制度的制定與修改，對(duì)外文函的起草，外來文函的接收、登記和處理，并跟蹤調(diào)查其實(shí)施情況，及時(shí)反饋信息。 三、 公共關(guān)系 負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)及各類資質(zhì)證明的辦理、更換，接待來訪人員，有效配合來訪政府部門的工作，建立雙方良好的合作關(guān)系。 文員：接受行政主管的直接領(lǐng)導(dǎo)。 按要求及時(shí)完成規(guī)章制度的制定與修改，對(duì)外文函的起草以及外來文函的接收、登記和處理，并及時(shí)跟蹤調(diào)查其實(shí)施情況、反饋信息。 （三）公共關(guān)系 定期收集客戶意見，為公司決策提供依據(jù)。 協(xié)助總經(jīng)理組織制訂公司各項(xiàng)工作計(jì)劃，保證各項(xiàng)工作有落實(shí)、有檢查。 完成上級(jí)交辦的其他工作。 協(xié)助經(jīng)理做好考核以及各項(xiàng)工作的督辦檢查，負(fù)責(zé)考核資料的收集、統(tǒng)計(jì)及評(píng)估等工作。 完成上級(jí)交辦的其他工作。 協(xié)助行政主管完成考核資料的匯總，負(fù)責(zé)考勤統(tǒng)計(jì)工作。 完成上級(jí)交辦的其他工作。 出車收車遵守時(shí)間，文明開車、文明服務(wù)。 協(xié)助辦理部?jī)?nèi)事務(wù)，完成經(jīng)理、主管交辦的其它工作。 （ 2）公司例會(huì)于每月固定時(shí)間召開，對(duì)象為正、副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理；會(huì)議由總經(jīng)理召集主持，由行政人事部召集、記錄，并按會(huì)議精神起草紀(jì)要、決議。非固定性會(huì)議為臨時(shí)召集的會(huì)議及無時(shí)間間隔的會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容不限，旨在解決問題、聯(lián)系溝通。 （ 3）會(huì)議需增加、延期、合并或擴(kuò)大出席對(duì)象時(shí)，會(huì)議主持者商定后，由召集部門及時(shí)發(fā)出變更及擴(kuò)大范圍的通知。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時(shí)，應(yīng)先得到會(huì)議主持者的允許，由其通知有關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)，并盡量不影響會(huì)議進(jìn)程與發(fā)言，保持會(huì)議正常進(jìn)行。 （ 4）會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄及整理工作。 第一條 一般辦公用品的購(gòu)置與管理 各部門于年初提出年度辦公用品使用計(jì)劃，于每年一月五日前上報(bào)行政人事部。 第三條 大 型辦公用品（辦公設(shè)備）的購(gòu)置與管理 大型辦公用品（辦公設(shè)備）主要是指計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、攝象機(jī)、照相機(jī)、音響設(shè)施等。 辦公用品領(lǐng)取時(shí)要填寫辦公用品領(lǐng)取單并由各部門主管和經(jīng)手人簽字。 第一條 本規(guī)定適用于公司各部門辦公設(shè)備的管理。 公司各部門辦公要求安裝電話，須由部門提出申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理審批后，由行政人事部統(tǒng)一辦理。 第五條 復(fù)印機(jī)管 理 公司內(nèi)部使用復(fù)印機(jī)由行政人事部指定人員負(fù)責(zé)其操作及日常維護(hù)。復(fù)印機(jī)密文件需總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第二 條 印章使用審批 印章使用實(shí)行申請(qǐng)審批制，部門或個(gè)人使用印章，首先要填寫《印章使用申請(qǐng)表》，審批權(quán)限，根據(jù)內(nèi)容不同，實(shí)行分級(jí)審批。 第三條 印章的使用 部門或個(gè)人蓋章，首先填寫《印章使用申請(qǐng)表》，視內(nèi)容不同，按照 分級(jí)審批的原則進(jìn)行審批。一要檢查印章使用申請(qǐng)表填寫是否完整，有無領(lǐng)導(dǎo)簽字；二要檢查蓋章的內(nèi)容是否與審批內(nèi)容相符；三要檢查留存材料是否齊全，凡有留用價(jià)值的，印章主管部門都要留原件。并將用印留存材料進(jìn)行編號(hào)，歸卷備檔。一般情況下，不得將印 章攜帶出公司以外使用。蓋印要端正、清晰、便于識(shí)別。所形成的材料還要加蓋“騎邊章”。借用人用畢印章，要及時(shí)退還，說明使用情況。 第一條 本辦法所指的合同是指公司依據(jù)《合同法》簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同和其他合同等。 第四條 簽訂合同，實(shí)行分工負(fù)責(zé)制，各部門負(fù)責(zé)本部 門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的有關(guān)合同?？捎沙Ｄ攴深檰枌忛?。 第九條 對(duì)外簽訂合同一般由主管領(lǐng)導(dǎo)在法定代表人的授權(quán)范圍內(nèi)以委托人的名義簽定，因特殊情況超出授權(quán)的，承辦人員要用電話等通話工具請(qǐng)示允許后實(shí)行，回到公司后補(bǔ)辦手續(xù)。協(xié)商不成的，應(yīng)在一年內(nèi)向有管轄權(quán)的人民法院申請(qǐng)撤銷。 凡因?qū)Ψ竭`約造成損失，而未及時(shí)追究的，要追 究責(zé)任部門的責(zé)任，并處以損失額 20— 30%的罰款。 第二條 管理人員應(yīng)對(duì)公司的計(jì)算機(jī)設(shè)置開機(jī)密碼，以保正內(nèi)部資料的安全性 。 第四條 公司人員不得在上班期間利用電腦處理個(gè)人事務(wù)，更不允許玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 23 第七節(jié) 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用管理規(guī)定 為了規(guī)范計(jì)算機(jī)的管理，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，提高計(jì)算機(jī)的使用效率，特對(duì)公司內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用做如下規(guī)定： 第一條 網(wǎng)絡(luò)管理員的職責(zé) 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)的管理。 包括網(wǎng)絡(luò)管理員在內(nèi)的公司員工未經(jīng)上級(jí)主管授權(quán)不得進(jìn)行超越權(quán)限的任何操作。 嚴(yán)禁訪問非法網(wǎng)站及色情網(wǎng)站。 不得私自下載軟件。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 25 第八節(jié) 公司檔案管理規(guī)定 為了提高辦公效率，充分 發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范公司檔案的管理和使用，特制定本管理規(guī)定。 （ 3）人事勞資：?jiǎn)T工檔案、培訓(xùn)檔案、工資檔案。 （ 7）質(zhì)量管理：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量管理資料。 （ 4）歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)，檔案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。 （ 4）工程、設(shè)備運(yùn)行資料必須在次年一季度前整理并向檔案部門歸檔。 （ 4）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)、登記手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。 第二條 以公司名義發(fā)出的各種文件，由行政人事部編號(hào)、登記，統(tǒng)一對(duì)外發(fā)送。 第一條 購(gòu)買圖書由行政人事部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要及各部門經(jīng)理的申請(qǐng)要求進(jìn)行。 第六條 期限：普通圖書借期一月，專用工具書籍的借閱期限視具體情況限定。 第十條 報(bào)刊收發(fā)：辦公室每日收取報(bào)刊，整理并發(fā)至各部門以供閱覽。 第二條 工牌管理 員工從入職之日起應(yīng)配備相應(yīng)的工作標(biāo)牌。 行政人事部每月安排兩次定期洗滌衣物，每月中和月末的周五下午 5： 30為收取衣物時(shí)間。下班后，將工服存放在公司配備的更衣柜中，不得穿戴回家。 （ 2）更衣柜不能私自調(diào)換，不能自裝鎖匙和私配鑰匙。 按照工牌、工服的管理要求，行政人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。 第三條 各部門辦公區(qū)及公用辦公區(qū)要保持窗明幾凈，辦公桌椅擺放整齊，無雜物，沒有與工作無關(guān)的物品。 第十條 行政人事部質(zhì)檢人員 負(fù)責(zé)對(duì)所有辦公場(chǎng)所進(jìn)行檢查，并根據(jù)有關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行考核。車輛管理員依輕重緩急順序派車，不按規(guī)定辦理申請(qǐng)者，不得派車。 第二條 車輛使用 使用人必須有駕照。 駕駛?cè)吮仨殗?yán)格遵守交通法規(guī)和交通規(guī)則。 第三條 車輛保養(yǎng) 車輛維修保養(yǎng)應(yīng)先填寫車輛保養(yǎng)申請(qǐng)單，注明行駛里程，經(jīng)核準(zhǔn)后方可送修。 由于駕駛?cè)耸褂貌划?dāng)或疏于保養(yǎng)，導(dǎo)致車輛損壞或機(jī)件故障，所需修理費(fèi) ，由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用。若造成公司交通違章超標(biāo)，違章駕駛?cè)诉€要承擔(dān)交通管理部門對(duì)公司的罰款。 第五條 其它 公務(wù)車用油必須在指定的加油站用油本加油，油本與車輛必須相對(duì)應(yīng)，不得私自借用和轉(zhuǎn)借油本使用，加油時(shí)不得代簽或簽署他人姓名。 第二條 工作餐就餐范圍： 在崗正式員工； 三班倒員工，少數(shù)民族員工，按實(shí)際出勤天數(shù)（最多不超過 20 天），參照工作餐標(biāo)準(zhǔn)由公司予以補(bǔ)助。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 34 第十五節(jié) 業(yè)務(wù)招待費(fèi)開支管理規(guī)定 為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)開支的管理，切實(shí)提 高業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用效果，從而達(dá)到勤儉、節(jié)約、增效的目的，特制定本辦法。 第四條 業(yè)務(wù)招待費(fèi)開支一次超過 500元（含 500元）者，必須事先報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則費(fèi)用由當(dāng)事人自負(fù)。 第二條 公司附屬組織和分支機(jī)構(gòu)以及職員都有保守公司秘密的義務(wù)。 （ 2） 公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。 （ 6） 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。 絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭到嚴(yán)重的損害：秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和利益遭受損害。 第六條 保密措施 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，巾總經(jīng)理辦公室或主管副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。 在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批 準(zhǔn)。 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ) 救措施并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理辦公室；總經(jīng)理辦公室接到報(bào)告，應(yīng)立即作出處理。 上班穿制 服前，應(yīng)先確認(rèn)面部、手部干爽清潔。 進(jìn)出辦公室、電梯時(shí)，應(yīng)主動(dòng)上前一步先拉開門或按住電梯按鈕，請(qǐng)同行的客戶、女士或來訪人員先行； 坐姿要端正，不要翹腿、抖腿，嚴(yán)禁將腳置于桌上，在任何場(chǎng)合均不允許靠墻而立； 如無工作需要，不得離崗隨處走動(dòng)，不允許隨意翻看他人物品； Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 39 不允許喧鬧、粗言穢語或打斗。除因工作需要外，不得使用客人專用電梯； 1所有員工須從員工出入口進(jìn)入或離開公司，保安人員有權(quán)阻止員工從客人入口處進(jìn)入公司； 1在公司內(nèi)以任何形式向客人索取傭金、小費(fèi)或其它好處的行為，皆屬嚴(yán)重過錯(cuò)，將被立即解雇； 第四條 電話禮儀 公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè) 務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話，嚴(yán)禁撥打信息電話； 所有來電，務(wù)必在三響之內(nèi)接答。會(huì)議議程除臨時(shí)緊急情況外，一般要提前兩天安排。議程采用簡(jiǎn)短文字或表格方式。書面通知由標(biāo)題、正文和落款組成。會(huì)務(wù)人員要提前打印或復(fù)印出會(huì)議需要討論的文件等材料，根據(jù)要求提前或會(huì)上發(fā)給出席會(huì)議人員。會(huì)議紀(jì)要包括兩部分，第一部分是會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議名稱、屆次、時(shí)間、地點(diǎn)、出席者、主持人等。做好會(huì)議的傳達(dá)與登記工作。公司領(lǐng)導(dǎo)之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。 （四）加強(qiáng)公文檢查催辦工作。 公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。 公文字號(hào)一般包括年號(hào)、順序號(hào)。 公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 43 后送 行政人事部 核稿。 處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。 Beijing Futong Property Management 富通物業(yè)管理公司 44 第三節(jié) 印章使用工作程序 一、 部門或個(gè)人蓋章，首先填寫《印章使用申請(qǐng)表》，視內(nèi)容不同，按照分級(jí)審批的原則，進(jìn)行審批。 （一） 檢查印章使用申請(qǐng)表填寫是否正確完整，有無載明用章時(shí)間、事由、件數(shù)、批準(zhǔn)人簽字等項(xiàng)目； （二） 檢查蓋章的內(nèi)容是否與審批的內(nèi)容相符； （三） 檢查留存材料是否齊全，凡有留存價(jià)值的，行政認(rèn)識(shí)部要留原件。 承辦部門按照規(guī)范的合同制式起草合同文本后，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部、行政人事部，其中重大合同需交公司法律顧問審查，各方審核無誤后，交由合同的管理部門即行政人事部辦理。授權(quán)委托書要采用書面形式，載明代理人的姓名或名稱、代理事項(xiàng)、范圍權(quán) 限、期間，并由委托人簽名或加蓋單位公章。 二、通郵 辦理了地址注冊(cè)后，就可以去郵局辦理通郵手續(xù)