【正文】 由各部門根據(jù)工作安排自行當月組織。 七 會議注意事項 （一） 召開各類會議時，主題突出、簡明扼要；激發(fā)參會人員主動性；提倡 “ 三短 ” ，即開短會、說短話、發(fā)短文；堅持 “ 三不 ” ，即不用開會解決的問題就不開會、能合并的會議就不分開、能開小會解決的就不開大會；避免 “ 五無 ” ，即提案無建議、會前無準備、發(fā)言無中心、討論無結(jié)果、貫徹無反饋。 （五）相關(guān)會議紀要由行政人事部統(tǒng)一進行收集、分級、整理和歸檔，格式不限于打印版本，同時，做好會議紀要的保密工作。 一 公司成立 “ 突發(fā)事件防范指揮小組 ” （非公司常設(shè)機構(gòu)）。 （四）公司其他全體員工在遇有突發(fā)事件時， 務必無條件遵守指揮小組的一切指令，直至完全 解決。 三 公司全員在任何時候發(fā)現(xiàn)或 察 覺有可能出現(xiàn)對公司不利的突發(fā)事件前兆或已經(jīng)發(fā)生突發(fā)事件時，務必第一時間反饋至公司 “ 突發(fā)事件防范指揮小組 ” 任 一領(lǐng)導成員（總 /副總指揮、執(zhí)行指揮），同時盡力先期控制或避免事態(tài)的進一步擴大，并等待指揮小組作出決定后統(tǒng)一處理該事件。 六 突發(fā)事件防范和處理的全過程，所有參與人員均應嚴格遵守保密原則；處理完畢后，指揮小組應對突發(fā)事件進行全面的評估，及時總結(jié)經(jīng)驗，具體分析突發(fā)事件給公司遺留下來的不良影響，并制定有效應對和預防策略。 一 行政人事部負責公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度與管理。 （五）負責對公用車輛駕駛?cè)藛T的安全教育等相關(guān)培訓，協(xié)助當事人處理公用 車輛的相關(guān)事宜。 （四）未經(jīng)公司領(lǐng)導特批，公用 車輛嚴禁借非本公司人員使用。但下列情況需由當事駕駛?cè)藛T個人承擔： （一）交通事故處理中，除保險理賠外需支付的部分。 （五）公司員工借用公司車輛辦私事，造成違章罰款及車輛損壞的。 第四節(jié) 食堂管理辦法 食堂是公司重要的服務窗口，關(guān)系到全體員工的身體健康 和工作 。 （三）在合理控制員工用餐成本的前提下， 確保 采買的各類食物新鮮、衛(wèi)生，注重 伙食 營養(yǎng)搭配、增加花色品種、經(jīng)常調(diào)劑食譜。 （三）采購 入庫 需經(jīng) 2人以上驗收，并填寫《采購及驗收記錄》，對采購的物品種類、數(shù)量、質(zhì)量、價格等相關(guān)信息予以登記；公司對此進行不 定期的檢查，無該記錄的，出現(xiàn)一次，對相關(guān)人員進行公司內(nèi)記過處理； 再有違反，公司對相關(guān)人員予以辭退。 （ 三 ）用餐期間員工要自覺保持食堂衛(wèi)生。 一 保潔公司制訂詳盡的工作辦法和評估標準，并經(jīng)本公司行政人事部進行審核。 第 六 節(jié) 行政辦公物品管理辦法 為進一步 加強和 完善 公司行政辦公物品（包括低值易耗品和辦公用固定資產(chǎn)等）的管理 ，特制定本制度。 （三）采購應選擇物美價廉的批發(fā)市場、正規(guī)超市。 二 辦公用固定資產(chǎn)指同時符合使用期限在一年以上，且單價在一千元以上的物品，如電腦、傳真機、復印機、車輛等。 三 行政辦公物品的日常管理應納入各部門管理程序 ，公司要求： （一）行政人事部建立行政辦公物品臺賬并登記造冊，全權(quán)負責該類物品的日常管理。 （五）行政人事部不定期進行行政辦公物品的盤點和清查工作，相關(guān)部門配合執(zhí)行；發(fā)現(xiàn)有丟損的，按物品現(xiàn)值對具體使用人給予現(xiàn)金扣除，未落實具體領(lǐng)用人的，由部門負責人 承 擔。 一 公司級印章管理包括公章、法人印、合同章、財務章等 ： （一）公司級各類印章統(tǒng)一由行政人事部和財務部負責保管。 （五）公司級印章原則上不得借出；確需借印外出時，應事先經(jīng)公司逐級審批同意，程序參照 第二款規(guī)定。 （ 九 ） 公司級印章的使用違反上述程序的，公司有權(quán)追究相關(guān)責任人的過失。 三 各類印章的刻制與使用期限： （一）公司各類印章需刻制時，由行政人事部統(tǒng)一向公司提交簽呈，經(jīng)審批后設(shè)計、制作。 （三）所有證照的原件原則上不得外借，一般業(yè)務需要可使用證照復印件；非業(yè)務要求證照復印件上不加蓋公司印章，必須加蓋公司印章的證照復印件，應在復印件上注明 “ 本復印件僅供 業(yè)務使用，不作為其它憑據(jù) ” 字樣；申請使用證照復印件，應填寫《申領(lǐng)證照復印件登記表》 ，按印章使用審批程序辦理。 第 八 節(jié) 檔案管理辦法 為有效地保存和使用檔案，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家檔案局頒布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況制訂本辦法。 四 公司財務檔案由公司財務部具體保管，工程技術(shù)檔 案由工程管理部指派專人保管，其它各類檔案由辦公室下設(shè)檔案室統(tǒng)一管理，檔案管理部門負責人、檔案員為檔案管理的第一責任人；公司各部門要保證本部門、發(fā)生的歸檔文件準確、及時。 （二）為了保證檔案材料的齊全、有效，任何人不得私自保存應歸檔文件材料。 （六）各部門所簽合同文件，交各部門資料員統(tǒng)一復印，統(tǒng)一編號，統(tǒng)一簽發(fā)。上交資料附交接資料明細表，內(nèi)附相關(guān)資料目錄。逾期不能歸還 的 ，需由主管領(lǐng)導批示。 （十四）職能部門資料員負責收集整理部門檔案資料，上交公司檔案室后，由公司檔案員統(tǒng)一分類管理。 八 檔案過程管理： （一）公司各部門的資料員做好平時文件的收集和整理工作，并在指定日期將需歸檔的文件移交檔案室，并做好交接記錄；業(yè)務檔案、技術(shù)檔案相關(guān)部門因工作需要要求保留的，須將原件報辦公室的檔案室，本部門復制后保存?zhèn)浞荨? （一）絕密檔案：公司 公司 會議記錄、公司投資文件、重要政府 部門 和客戶關(guān)系記錄、工資改革方案、工資表單等。 （二）涉密檔案的查閱： 1 絕密檔案：查閱絕密 檔案須經(jīng)總經(jīng)理、常務副總經(jīng)理批準； 2 機密檔案：查閱機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理、常務副總經(jīng)理批準； 3 秘密檔案：查閱秘密檔案須經(jīng)部門經(jīng)理、副總經(jīng)理批準； 4 檔案管理部門根據(jù)檔案的涉密程度確定檔案的密級和解密期限。 （四）有下列行為之一，將依據(jù)相關(guān)法律追究法律責任： 1 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案； 2 涂 改、偽造檔案； 3 泄露機密、絕密檔案內(nèi)容。 （三）各部門根據(jù)公司各項會議決議 或主管領(lǐng)導批示，起草文件，報送行政人事部審核，審核后，報請公司領(lǐng)導審批；特別重大的事項及人事任免等報請公司 公司 審批后簽發(fā)；定稿后的文 件由行政人事部統(tǒng)一編號、用印、登記及呈報、分發(fā)、存檔。 （七）公司各項管理制度和工作流程的梳理工作由行政人事部負責，各部門具體負責本部門的相關(guān)制度和流程的建立和落實；行政人事部同時負責各項管理制度和流程的 修訂、實施和檢查；各部門應認真組織落實，并將落實情況及時向行政人事部反饋；涉及到各職能部門專業(yè)制度及行業(yè)標準、規(guī)范要求細化的制度，由各部門自行組織制定。 （十一）本辦法未盡事宜，由公司行政人事部負責解釋。 三 公司發(fā)文的一般規(guī)定： （一）公司發(fā)文的題目分為以下九種。 4 報告：適用于向主管領(lǐng)導、上級領(lǐng)導匯報工作，反映情況、提出意見或者建議、答復上級領(lǐng)導詢問等事項的文件。 8 函：適用于不存在隸屬關(guān)系的權(quán)屬公司或部門之間業(yè)務聯(lián)系等事項的文件。 2 發(fā)文標識：吉林市 浩宇 偉業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件 3 發(fā)文字號：包括發(fā)文標識、年份、序號。 6 正文：正文應簡明扼要，層次清楚，多層次結(jié)構(gòu)的正文分條標識方法為： （ 1）第一級用 “ 一、二、三??? ” ； （ 2）第二級用 “ （一）（二）（三）?? ” ； （ 3）第三級用 “1 、 3?? ” ； （ 4）第四級用 “ （ 1）（ 2）（ 3）?? ” ； （ 5）必須設(shè)置第五級的行文，可用小寫英文，即 a、 b、 c??。 （三）公司發(fā)文用字體、字號由行政人事部統(tǒng)一定制，用紙采用國際標準 A4型。 4 行政人事部、財務部、工程管理部、預算合約部等部門起草的涉及公司各部門、必須知曉或執(zhí)行的文件，均由行政人事部統(tǒng)一以公司名義發(fā)文。 2 核稿：文件草稿報送行政人事部核稿，核稿的內(nèi)容包括公文格式、用詞用語及標點符號準確性、是否與公司的相關(guān)規(guī)章制度沖突等。 （六）以公司名義的對外發(fā)文由總經(jīng)理審批后制作，重大事項由董事長審批后制作；以部門名義下發(fā)的一般事務性工作安排、通知，不使用 浩宇 偉業(yè)文頭、不使用印章、不編號，由主管領(lǐng)導簽發(fā)；特殊情況時由公司 專門研究 。 第 十一 節(jié) 公司 保密 制度及 管理辦法 隨著公司業(yè)務管理要求的逐步提升，業(yè)務 范圍的逐漸擴大，為更好的保護公司利益，特制定本保密管理辦法。 （三）秘密：財務檔案、業(yè)務檔案、經(jīng)濟合同、人事檔案、工資表單及其它尚未公開的業(yè)務和工作安排、部署等文件或資料。 三 保密工作的一般規(guī)定： （一）凡涉密人員，均應自覺保守公司秘密，不得向外界（包括本公司員工和非本公司員工）透露涉密內(nèi)容。 四 泄露公司涉密工作內(nèi)容但未造成損失的，按嚴重過失予以處罰；造成經(jīng)濟損失或已經(jīng)影響到公司正常工作的，按重大過失處罰，直至開除并追究相關(guān)責任。 （二）員工在工作日應按時出勤并打卡記錄出勤時間。 （三）上班時間開始至 30分鐘內(nèi)未到崗者，按遲到處理；超過 30分鐘至 2小時者，按事假半日處理； 提前 30分鐘離開公司者，按早退處理；提前 30分鐘至 2 小時離開公司者，按事假半日處理；超過 2小時的遲到和早退，視為當日曠工。 （七）公司假期管理規(guī)定： 1 事假：一天內(nèi)（包括一天）的事假由部門經(jīng)理批準；二天內(nèi)（含二天）由部門經(jīng)理 核準后，報主 管領(lǐng)導審批；超過二天的事假由公司總經(jīng)理批準；事假期間扣發(fā)請假天數(shù)的全部工資。 5 員工直系親屬（配偶、父母、子女）去世的，喪假為三天；非直系親屬去世的，喪假為一天。 第十 三 節(jié) 獎罰 制度及 管理辦法 公司為正確評判員工在公司的各方面工作表現(xiàn)，根據(jù)相關(guān)制度特制定本管理辦法。 4 及時處 置突發(fā)事件，或消除重大隱患，為公司挽回損失的。 2 物質(zhì)獎勵：包括獎品、獎金、工資晉級等。 2 罰款：采用書面形式告知，并扣除相應金額的工資或其他收入，防止以后再犯。 （三）公司對下列情況之一的職工，給予警告、罰款或停職處理： 1 擅自缺勤或?qū)掖芜t到、早退； 2 工作期間擅離職守、玩忽職守或妨礙工作進行； 3 工作期間吵架、酗酒、言行不雅、擾亂公司秩 序； 4 工作失職、監(jiān)督不力，引發(fā)災害，造成公司經(jīng)濟、名譽損失； 5 有相當于上述不當行為的。 第十 四 節(jié) 辦公室制度及管理辦法 為提升和展示公司整體形象和 員工精神面貌、嚴肅工作秩序，特制定本管理辦法。 （四）員工不應隨意搬動、改變辦公臺、辦公椅、文件柜等辦公設(shè)備的擺放位置。 （三）男員工不得留長發(fā)、理禿頭（不生發(fā)者除外）、不得蓄須、戴耳環(huán)等。 （三）電話鈴響時應在三聲內(nèi)及時接聽，第一句答語： “ 您好，我是 ！ ” ；接打電話時 注意控制音量，盡量不干擾其他員工辦公。 （七）公司所有員工，對待 各類合作伙伴或客戶（包括乙方客戶）時，應體現(xiàn)尊重和禮讓精神，洽談 中使用文明語言。 二 證照資料包括公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、規(guī)劃許可證、開工證、預售許可證等。 六 工程合同 的檔案分類，預算合約部、財務部、行政人事部檔案室按以下分類執(zhí)行。 （四）檔案分類、臺帳分類、成本核算分類由相關(guān)部門從上述分類中提取相關(guān)內(nèi)容。 四 合同的審批流程及合同款的支付的 辦法 （一） 所有合同的簽訂均要填寫 《 合同審批流程單 》 ， 此 單中規(guī)定的內(nèi)容由 預算 合約部據(jù)實填寫，摘要簡明扼要、表達準確， 后附轉(zhuǎn)簽合同、竣工驗收單（驗收必須由 預算 合約部、工程 管理 部、使用單位等相關(guān)部門進行聯(lián)合驗收）過程中驗收情況說明、竣工圖是否交檔案室存檔等信息；各相關(guān)部門要嚴格審核，業(yè)務部門、財務部、 預算 合約部各自職責審核相關(guān)內(nèi)容，如有修改內(nèi)容，則重新進行修正，完成修訂后再重新制作合同文本；如無錯誤，繼續(xù)轉(zhuǎn)簽后簽訂；按合同簽訂權(quán)限需 公司 轉(zhuǎn)簽的合同審批流程單經(jīng) 公司 責任人簽字后執(zhí)行。 （ 2） 編制 《 下月合同付款計劃一覽表 》 ，付款計劃報 經(jīng)總經(jīng)理、常務副總經(jīng)理審批，超出審批權(quán)限的 付款計劃 ， 上報 公司 相關(guān)責任人進行審批。