【正文】 的具體見解和措施辦法，可采用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：開頭，包括標題、編號和受文單位。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。撰寫函件應注意：第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負擔問題的會議紀要。第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。這部分可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務，將要采取的措施和要求等。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。因此，必須使用第一人稱。報告性，就是要求報告人，明白自己的“身份”，以被考核、要接受評議、監(jiān)督的身份，履行職責做報告。（二）述職報告的寫法述職報告一般由標題、抬頭、正文、落款四部分組成。①書面報告的抬頭，寫主送單位名稱如“黨委”、“組織部”或“人事處”等。這部分要寫得簡明扼要，給聽者一個大體印象?！皸l”、“項”要注意內(nèi)在邏輯關(guān)系安排好。署名可放在標題之下，也可以放文尾。一般分為前言、正文、結(jié)語三部分?？煞譃闄M式結(jié)構(gòu)和縱式結(jié)構(gòu)兩種：一是橫式結(jié)構(gòu)，將內(nèi)容概括為若干平列的部分，分別說明和闡述?？梢允乔懊鎯?nèi)容的概括和補充，也可以是對策和建議。它主要回答的是“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的問題，是我們在工作中最常見、也最難以掌握的一種文書。如政府工作報告、單位年度工作總結(jié)等。常見的有：分點式。將內(nèi)容分為若干個小標題，按成功的原因、經(jīng)驗，或者階段性標志來寫。幾種常用文種的區(qū)別：（一）請示與報告“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種?！罢埵尽笔窍蛏霞墮C關(guān)請求指示、批準；“報告”是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。“請示”應一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項?！罢埵尽币话阒恢魉鸵粋€上級機關(guān)，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關(guān)的上級機關(guān)，其他上級機關(guān)也可以抄送?！罢埵尽钡钠容^短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字?！昂笨煞譃樯毯?、詢答函、請批函（請求批準函、審批函）。“請示”是上行文；“請求批準函”是平行文?！罢埵尽笔钦埱笈鷾?、指示；“請求批準函”是請求批準某項職能事項?！罢埵尽钡氖马椨缮霞墮C關(guān)批復下級機關(guān)；“請求批準函”的有關(guān)批準事項由受文單位復函（審批函）。如將上述公文標題改為“某某單位關(guān)于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規(guī)范了。這里著重談談作為下行文的“意見”文種。（五）通告與通知“通告”是公布社會各有關(guān)方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。轉(zhuǎn)發(fā)性通知應注意標題臃腫的問題。如需標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標識上空2行向下依次標識。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。4．相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字數(shù)字。如果文中出現(xiàn)一組最有統(tǒng)計意義和比較意義的數(shù)字，用“多”“約”等表示約數(shù)時，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。如300kg、15cm、350C等。10．引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯數(shù)字。（七）附件公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。（八）成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。（十四）頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識。除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。比如說：市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文，蓋辦公室的印鑒，但其它業(yè)務科室不可以以科室名義對外行文，我們經(jīng)?？梢钥吹降氖且允姓k公室的名義的公文，但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。公文的基本含義,可以從四個方面來理解：(1)公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會組織。二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認識程度。(2)公文有法定的權(quán)威。五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個方面(1)領導和指導作用。(5)憑證記載作用。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。(3)從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。在機關(guān)起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關(guān)的文書人員隊伍條件。三、公文寫作的主要特點表現(xiàn)在六個方面(1)被動寫作，遵命性強。(5)急迫之作，時限性強。(3)在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。(2)收集有關(guān)材料。六、公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個方面：(1)政治素質(zhì)好。(5)有較好的文字功底。第三章 公文的體式與稿本一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達兩個方面．在思想內(nèi)容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項目構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)項目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項；公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關(guān)、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、機關(guān)印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)說明、頁碼等項。七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據(jù)使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關(guān)系的基本準則。(2)上行文。第五章 機關(guān)法定公文的寫作（上）一、命令，簡稱令，是領導機關(guān)頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它的寫作要求是：(1)必須根據(jù)憲法，法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點；(3)語言要準確、凝練、莊重有力；二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件．它的特點主要有：(1)行文關(guān)系及辦理程序的法定性；(2)行文內(nèi)容的單一性和可行性。四、決定，是黨政機關(guān)對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。決定的標題由決定機構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。五、決議，是經(jīng)領導機構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。其特點主要是針對性和原則性。依據(jù)發(fā)表見解機構(gòu)地位的不同，其類型可包括直接指導型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型兩種類型。其特點為：發(fā)布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。公報的特點和公告接近，也具有內(nèi)容的公開性和重要性。②統(tǒng)計公報必須由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構(gòu)發(fā)布，任何機構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計數(shù)字。通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異，寫作時要注意不同類型通知的不同特點。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：①要遵守行文規(guī)則；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正確，語言要得體。批復寫作要注意這樣三點：①要先回應后批復：⑦態(tài)度要鮮明，措辭要明確；⑧要及時批復。函的寫作總的來說，要注意：一事一“函”，直陳其事和浯言要平實、親切，自然。會議紀要的寫作：(1)會議紀要一般是在會議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領導人簽字同意才算定稿。六、條例、規(guī)定：條例是由黨政領導機關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動、行為等的法規(guī)性公文?？蓪l例和規(guī)定的寫作要點綜合為以下四點：①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則；②起草條例和規(guī)定，應當對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理，同時應當注意與其他有關(guān)法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào)；③條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。不同的規(guī)章類文書的寫作要求存在一定的差別。“章條式”和“條款式”兩種。計劃類文書的特點:目標的前瞻性、操作的預想性．計劃類文書的類型：規(guī)劃類、計劃類、安排類?？偨Y(jié)的特點：回顧性、經(jīng)驗性。調(diào)查報告的特點：針對性強、紀實性強。講話類文書一般都包括以下特點；口頭性、直接性、針對性、情感性。二、記錄類文書是指如實記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務文書。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。三、簡報就是簡明扼要的書面報告。簡報類文書的寫作要求：內(nèi)容要真實、確刨；篇幅要短??；針對性、指導性要強。提案一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構(gòu)成機關(guān)信息運轉(zhuǎn)與處理的科學流程。公文處理工作的基本任務是：科學地組織機關(guān)的文書工作，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文．正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，公文處理工作的組織，包括組織機構(gòu)、組織領導和組織形式三個方面。(2)從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作是由本機關(guān)的秘書長或辦公廳(室)主任負責領導的。一個機關(guān)究竟應當采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：(1)機關(guān)的工作性質(zhì)、任務和職權(quán)范圍。(5)機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備，等等。第十一章 公文辦理程序一、公文辦理程序就是指公文在機關(guān)內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。:簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關(guān)各位領導和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。三、發(fā)文，是指機關(guān)文書部門根據(jù)本機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復印的文件材料等。公文的審核是指公文的草稿在送交機關(guān)領導人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容，體式進行的全面審核和檢查。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領導人簽發(fā)的文稿進行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯(lián)系。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。二、案卷的組合，簡稱組卷，是指機關(guān)文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。卷內(nèi)文件排列和編號，卷內(nèi)文件排列是指將每個案卷內(nèi)的文件技用一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個固定的位置。編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內(nèi)文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。至此，標志著整個公文立卷工作的完結(jié)，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。講話稿:主要有工作報告（政府工作報告）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等?？傮w要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。（脫稿講話責任認定）要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經(jīng)驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關(guān)政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現(xiàn)時代性；三是高度要站夠，（高度不夠是現(xiàn)在部門起草報告最突出的毛病），你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數(shù)據(jù)，事例要有說服力。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。（例文）（三）信息寫作１、定義：是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位為了向上級機關(guān)、平行機關(guān)、不相隸屬機關(guān)、單位或個人送閱、通報有關(guān)情況、信息形成的材料。這個定位是從上到下都比較統(tǒng)一和認可的。信息工作也先后獲得省政府辦公廳的特等獎、一等