【正文】 這個定位是從上到下都比較統一和認可的。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的?？傮w要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。卷內文件排列和編號，卷內文件排列是指將每個案卷內的文件技用一定的規(guī)律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯系。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對經領導人簽發(fā)的文稿進行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數的一項工作。三、發(fā)文，是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機關制發(fā)、轉發(fā)、翻印、復印的文件材料等。公文的傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。:簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。(5)機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備，等等。(2)從一個機關來說，它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳(室)主任負責領導的。、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構成機關信息運轉與處理的科學流程。簡報類文書的寫作要求：內容要真實、確刨；篇幅要短??；針對性、指導性要強。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。講話類文書一般都包括以下特點；口頭性、直接性、針對性、情感性?？偨Y的特點：回顧性、經驗性。“章條式”和“條款式”兩種?？蓪l例和規(guī)定的寫作要點綜合為以下四點：①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則；②起草條例和規(guī)定，應當對現行內容相同的法規(guī)進行清理，同時應當注意與其他有關法規(guī)的銜接和協調；③條例和規(guī)定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。會議紀要的寫作：(1)會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。批復寫作要注意這樣三點：①要先回應后批復：⑦態(tài)度要鮮明，措辭要明確；⑧要及時批復。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。②統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發(fā)布，任何機構不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統計數字。其特點為：發(fā)布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。其特點主要是針對性和原則性。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。它的寫作要求是：(1)必須根據憲法，法律規(guī)定的權限范圍發(fā)布命令；(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點；(3)語言要準確、凝練、莊重有力；二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件．它的特點主要有：(1)行文關系及辦理程序的法定性；(2)行文內容的單一性和可行性。(2)上行文。公文行文規(guī)范的內容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發(fā)文機關版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項；公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發(fā)說明、頁碼等項。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面．在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。(5)有較好的文字功底。(2)收集有關材料。(5)急迫之作，時限性強。在機關起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。五、公文的作用主要表現在五個方面(1)領導和指導作用。二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權的性質，也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。（七）附件公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。如300kg、15cm、350C等。如果文中出現一組最有統計意義和比較意義的數字，用“多”“約”等表示約數時，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。轉發(fā)性通知應注意標題臃腫的問題。這里著重談談作為下行文的“意見”文種?！罢埵尽钡氖马椨缮霞墮C關批復下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函（審批函）?！罢埵尽笔巧闲形?；“請求批準函”是平行文?！罢埵尽钡钠容^短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字?！罢埵尽睉晃囊皇拢弧皥蟾妗笨啥嗍乱粓?，但不得夾帶請示的事項。幾種常用文種的區(qū)別：（一）請示與報告“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的有：分點式。它主要回答的是“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的問題，是我們在工作中最常見、也最難以掌握的一種文書?？煞譃闄M式結構和縱式結構兩種：一是橫式結構，將內容概括為若干平列的部分，分別說明和闡述。署名可放在標題之下，也可以放文尾。這部分要寫得簡明扼要，給聽者一個大體印象。（二）述職報告的寫法述職報告一般由標題、抬頭、正文、落款四部分組成。因此，必須使用第一人稱。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。注意：寫請示，語言要謙遜，態(tài)度要誠懇；原因要說明，不批準的后果要表達，要讓上級感到不批準就說不過去。必須辦理而在自己職權范圍內又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。3．答復報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。先進事跡的意義和先進經驗，是通報的主旨。三、通報的寫法：通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。3．要求執(zhí)行和周知性通知。轉發(fā)對象要寫明被批轉、轉發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。如：《甘肅省人民政府關于印發(fā) 1997年國民經濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。大多數類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經發(fā)出，震動較大。請示應一文一事，同時，不得抄送下級機關。公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm177。如《關于張龍之等4名同志任職的通知》，其主題詞為：干部任免 張龍之等△ 通知。按規(guī)定，公文應當依據國務院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務院公文主題詞表》標注主題詞，實際情況是縣級以下機關的公文，對標注主題詞未做硬性要求，但上行文要按上級機關要求標注。同時要用漢字而不能用阿拉伯數字。普發(fā)性下行文主送機關較多，一般使用泛稱。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名?，F在，我們分別進行簡要的介紹。就我局來講，要傳達貫徹國家礦產資源管理的方針政策、法律法規(guī)，對礦產資源勘查開發(fā)活動實施監(jiān)督管理；要組織、協調、指導和監(jiān)督地質災害防治工作；要向上級請示問題、匯報情況，要答復礦業(yè)權人的請求事項等等，都離不開公文這一重要工具。在開始之前，首先說明兩點：一是這次所講的公文主要指行政機關公文，黨的機關公文的不同點穿插說明；二是希望大家以聽為主，以聯系工作思考為主，大量的內容將發(fā)到局域網，供大家參考。我們這里主要是討論行政機關的通用公文處理問題。黨的機關公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、報告、請示、批復、公報、條例、規(guī)定、函、會議紀要等14種。注意：發(fā)文字號的年份要用阿拉伯數字完整填寫，不能把“1997”寫成“97”，讓人誤解為“1097”或“2097”等；括號要用六角括號“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；機密以上的公文要印文件份數序號；一般上行文需要標注簽發(fā)人姓名。除法律法規(guī)外，一般不加書名號，不加標點符號。內容較多時，分層序碼的規(guī)范順序是：“一”、“（一）”、“”、“（1）”、“ ”。這一部分內容雖然不多，卻是我們容易忽視的地方。各主題詞之間空1格，不加標點。附注應加括號，位置居左空2格，在成文時間下一行。所謂特殊情況指：重大緊急事項，不越級請示要誤時誤事；被直接上級機關長期擱置而又急需解決的問題；與直接上級機關意見分歧一時難以協調統一，而又急于處理的事項。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。如：《關于撤消XX廠“文明單位”稱號的決定》。比如出現幾個“關于”或“通知的通知”等情況；二是轉發(fā)和批轉性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據的事由。2．批轉和轉發(fā)性通知?！庇械膹娬{重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結合實際情況，對所轉發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調，以引起重視。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般采用“通知”。直述式通報在介紹先進事跡時，應做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚?！保ǘ┡u性通報：這類通報的內容除在一定范圍內公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。四、報告的寫法報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告（如《關于上報年度會計報表的報告》）等?？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個系統、一個部門的全面工作。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據情況采取措施，指導工作。五、請示的寫法請示一般由請示事由、請示事項、結尾三部分組成。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。作為下行文，可用于領導機關或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。標題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。第二，要有分寸。一般政府機關的辦公會議、常務會議都有固定的文頭。若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結構，不分條款。九、述職報告的寫法（一）述職報告的特點述職報告是黨政機關，人民團體、企事業(yè)單位的干部，向主管領導部門、人事部門或選區(qū)的選民，或本單位的職工群眾，陳述自己在一定時期內工作實績、問題和設想的自我述評性的報告文書。語言必須得體，應有禮貌、謙遜、誠懇、樸實、掌握尺寸，不可夸夸其談，嘩眾取寵。②口述報告的抬頭，寫對聽者的稱謂如“各位代表”、“各位委員”、“各位同志”，或“各位領導，同志們”。③結尾結尾一般寫結束語。（一）前言。文字可長可短，但要提供有實際價值的東西。專題性總結是對某項工作、某項活動或某個問題所做的專門總結，內容單純、集中、詳盡、具體，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推動全盤的效果。多用于專第二篇：公文寫作知識公文寫作基礎知識一、公文的主要文種：國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。二是內容不同。六是處理不同。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。四是行文語氣不同。（四）意見與建議“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。如：“某某單位關于XX的通告”。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。（四）公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。經常出現的錯誤有亂用次序數，比如“一、”以后就是“1.”，亂加標點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。連用的兩個數字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。7．統計表中的數值，如正負數、小數、百分比、分數、比例等，必須使用阿拉伯數字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。（九）公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現形式。（十）特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務