淺談電算化會(huì)計(jì)檔案以及系統(tǒng)的內(nèi)部控制-預(yù)覽頁
【正文】 化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部控制應(yīng)多樣性。降低會(huì)計(jì)電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)磁性介質(zhì)（如光盤、磁盤、磁帶等）中集中存儲(chǔ)著大量數(shù)據(jù)，若發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，這些數(shù)據(jù)就極有可能毀損會(huì)丟失。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化會(huì)計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣。三、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對內(nèi)部控制的特殊要求企業(yè)使用計(jì)算機(jī)后，企業(yè)的會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生變化，如財(cái)務(wù)部門從原來由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大。（2）數(shù)據(jù)輸入控制。數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯(cuò)誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。（5）數(shù)據(jù)輸出控制。為了確保計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎?chǔ)存，便于調(diào)用、更新和檢索，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號(hào)，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲?jì)人員查詢或跟蹤檢查。（2）職責(zé)劃分。、發(fā)展控制（1）授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項(xiàng)目，不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)，還需要進(jìn)一步接受實(shí)踐的檢驗(yàn)。對會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計(jì)劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。我們應(yīng)建立和完善健全的會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)部控制制度，提高相關(guān)人員的素質(zhì)和技術(shù)水平，加強(qiáng)對電算化會(huì)計(jì)檔案的管理和控制，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。文章針對在會(huì)計(jì)電算化的推廣應(yīng)用過程中內(nèi)部控制出現(xiàn)的新情況，闡述了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容。一是會(huì)計(jì)部門的組成人員從原來由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。2．電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化。三是原來書面形式的各類會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ)存在磁性介質(zhì)上。與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個(gè)范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制；控制的重點(diǎn)為職能部門和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制相結(jié)合的多方位控制。1．授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)項(xiàng)目一般投資金額都比較大，對企業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，是牽一發(fā)動(dòng)全身的重大舉措，因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以使企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加可靠、更加完善，有利于對系統(tǒng)的維護(hù)和進(jìn)一步的發(fā)展、更新。系統(tǒng)轉(zhuǎn)換新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在投入使用，替換原有的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)或舊的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。程序修改控制軟件的修改是難以避免的。1．組織機(jī)構(gòu)設(shè)置為適應(yīng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求，原有組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且，應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時(shí)，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。4．檔案管理計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。1．業(yè)務(wù)發(fā)生控制業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱“程序檢查”，主要目的是采用相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。2．?dāng)?shù)據(jù)輸入控制由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng)，處理速度非?？?，一旦出錯(cuò)，影響極大，因此，企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。4．?dāng)?shù)據(jù)處理控制數(shù)據(jù)處理控制是指對計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。5．?dāng)?shù)據(jù)輸出控制輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告編號(hào)、收發(fā)、保管工作等。一、數(shù)據(jù)資料管理與保密機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管?，F(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。（1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。（5）會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無誤后簽字生效。需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。由打印輸出的憑證、帳冊、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。
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