【正文】 OA中，公文也仍然占據(jù)重要地位。對于一個(gè)企業(yè)而言，成功實(shí)施企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)可以說是推動(dòng)企業(yè)信息化發(fā)展的一條捷徑 如何成功實(shí)施企業(yè)OA 可能是由于開發(fā)的門檻比較低吧，也或者是與企業(yè)的主要業(yè)務(wù)（比如：產(chǎn)品開發(fā)、財(cái)務(wù)、進(jìn)銷存及生產(chǎn)管理等）沒有直接的關(guān)系，目前在企業(yè)的信息化工作中，大家對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)似乎不屑一顧。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識和經(jīng)驗(yàn)盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對于企業(yè)來說將是至關(guān)重要的；（需要建立企業(yè)的知識管理體系和系統(tǒng)）４．企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策需要及時(shí)獲得來自各種渠道的信息和數(shù)據(jù)，包括企業(yè)外部的以及企業(yè)內(nèi)部的各種信息。對于我們的大多數(shù)企業(yè)來說，避開投入大、實(shí)施成功率很低的ERP等系統(tǒng)，先應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將是一個(gè)明智的選擇。 工作流管理應(yīng)具備的主要功能幾乎目前所有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，都把流程化管理作為必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。然而，知識管理有更深刻的含義，就是不僅要電子化地管理企業(yè)的知識，而且要通過知識管理系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)知識的積累。其一：個(gè)人辦公功能，其二：綜合行政功能，其三：網(wǎng)上交流功能。知識管理既可以按資料來建不同的目錄，也可以按部門來建不同的目錄，同一部門的人只能進(jìn)自己部門的目錄來查詢資料，這樣也可以避免各部門之間材料的保密性。OA的流程管理主要包括下面幾個(gè)部分：● 起草申請 ● 我的申請查詢 ● 待我審批● 經(jīng)我審批 ● 表單管理 ● 審批管理在協(xié)同辦公里，針對不同類別的表單進(jìn)行分類管理，客戶也可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行表單管理。如果某個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批人不在，可以把相關(guān)工作委托別人代理，此為代理或授權(quán)，如果長時(shí)間沒有審批動(dòng)作，也可以設(shè)置系統(tǒng)強(qiáng)制通過或者催辦提醒。公文處理模塊包括公文收文，公文發(fā)文兩大部分。除了支持痕跡保留，象其他功能：電子印章——可以在文檔上直接加蓋個(gè)人或單位的電子印章，電子印章采用加密形式確保安全。通過報(bào)表中心，企業(yè)的高層管理者、部門經(jīng)理和不同職位上的業(yè)務(wù)人員都可以方便地通過各類報(bào)表，獲得企業(yè)不同數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行整理、匯總、分析，有效進(jìn)行企業(yè)績效管理，透視企業(yè)運(yùn)行情況，從而全面利用企業(yè)數(shù)據(jù)。應(yīng)用OA的報(bào)表中心，將幫助企業(yè)在利用數(shù)據(jù)有效管理企業(yè)運(yùn)行方面跨上新的臺階。目的是提高辦公效率，減少辦公流程，降低辦公成本，提升企業(yè)管理水平，讓企業(yè)的效益更好。OA辦公自動(dòng)化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。但是我們發(fā)現(xiàn)OA承載過多，那到底辦公自動(dòng)化應(yīng)該包含那些內(nèi)容：廣義講，對于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公軟件都是可以成為OA系統(tǒng)。偉峰認(rèn)為中小企業(yè)選擇OA應(yīng)從以下幾方面選擇考慮：1，要看自己的需求，看看哪個(gè)公司能比較好或最好的滿足你的需求，只有能很好的滿足你的需求的才是比較好；2，看看這個(gè)公司你方面做了多不多案例，案例比較多的一般來說經(jīng)驗(yàn)比較豐富，軟件應(yīng)該也比較好，并且也可以向該廠商的那些案例客戶咨詢一下或考查一下，看看這樣客戶用后的感覺、效果等；3，看看該軟件的可擴(kuò)展性，易維護(hù)性，因?yàn)槟愎径际窍蚯鞍l(fā)展的，到時(shí)有新的需求要可以比較容易的擴(kuò)展，同時(shí)易維護(hù)也挺重要的，因?yàn)橐话闱闆r下中小企業(yè)都沒有專業(yè)人維護(hù)人員，所以選擇一個(gè)易維護(hù)。OA選型要看企業(yè)的需求。OA選型一定要從企業(yè)自身出發(fā)哦，考慮好自己的需求，防止出現(xiàn)大而空。但不同“流”之間沒有關(guān)聯(lián)關(guān)系，不能構(gòu)成“系統(tǒng)”，而偉峰OA，如公交系統(tǒng)，不但有多條線路（如多電子流），并且不同線路之間交叉關(guān)聯(lián)，方便信息“換乘”，構(gòu)成一體化企業(yè)信息“公交”系統(tǒng)，真正服務(wù)企業(yè)信息運(yùn)轉(zhuǎn)。如果企業(yè)要構(gòu)建這么多的系統(tǒng)，所需要的開發(fā)費(fèi)用十分高昂，只有少數(shù)企業(yè)能選擇動(dòng)輒幾十萬，甚至是數(shù)百萬的OA系統(tǒng)，通過大量的定制開發(fā)滿足本企業(yè)個(gè)性化管理的要求。4，企業(yè)希望適當(dāng)提高一點(diǎn)費(fèi)用，獲得性價(jià)比更高的效果。負(fù)責(zé)完成公司人事工作任務(wù),并提出改進(jìn)意見。負(fù)責(zé)員工調(diào)查問卷的發(fā)放和收集,分析匯總調(diào)查結(jié)果,形成結(jié)論上報(bào)。負(fù)責(zé)員工技能培訓(xùn)方案,技能測評的督導(dǎo)與跟進(jìn)。第二條 委辦公室負(fù)責(zé)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)公文處理的綜合管理工作，委辦計(jì)算機(jī)站管理員負(fù)責(zé)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的技術(shù)保障和系統(tǒng)維護(hù)工作。出差人員應(yīng)使用手機(jī)、筆記本等網(wǎng)絡(luò)終端處理工作，特殊情況無法上網(wǎng)的應(yīng)指定代辦人員。涉密和不便在OA流轉(zhuǎn)的公文，仍按紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)。應(yīng)及時(shí)修改個(gè)人登陸密碼并妥善保管，如發(fā)現(xiàn)密碼被盜或遺忘，應(yīng)及時(shí)告知委辦計(jì)算機(jī)站。第七條 嚴(yán)格執(zhí)行公文處理操作規(guī)程，對本崗位公文處理業(yè)務(wù)要應(yīng)知應(yīng)會(huì)，熟練應(yīng)用，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。第九條 委辦計(jì)算機(jī)站負(fù)責(zé)公文處理系統(tǒng)的后臺維護(hù)管理，做好公文處理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息備份工作，實(shí)行每天增量備份和定期備份制度，確保公文處理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。第十一條 收文。收到的公文（不包括涉密公文）由委辦統(tǒng)一掃描并校對后分類按順序編號登記錄入計(jì)算機(jī)。需領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件經(jīng)掃描登記后，委辦提出擬辦意見并通過OA分送委領(lǐng)導(dǎo)批辦。如需其他委領(lǐng)導(dǎo)閱辦的直接抄送其他委領(lǐng)導(dǎo)。承辦人員根據(jù)文件辦理要求和領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)辦理。第三章 OA發(fā)文處理第十八條 OA發(fā)文流轉(zhuǎn)程序由委辦結(jié)合相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本委工作實(shí)際制定。第二十條 審核。第二十二條 簽發(fā)。第二十四條 發(fā)文。打印完畢文印室應(yīng)將文件通過OA歸檔處理。第五章 行程安排第二十七條 發(fā)布權(quán)限：委干部職工具有在行程安排上添加本人行程安排的權(quán)限。第二十九條 發(fā)文存檔按照檔案室相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章 附 則第二十九條 本委各科室、委直屬單位可根據(jù)本辦法自行安排內(nèi)部具體操作流程。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，按照教育現(xiàn)代化創(chuàng)建的要求，以信息技術(shù)手段支持教育管理和服務(wù)水平的提高。局各科室要發(fā)揮各自的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，樹立大局意識，積極配合和支持全區(qū)教育系統(tǒng)辦公自動(dòng)化推行工作。在試運(yùn)行后，再逐步推開，不斷發(fā)展與完善。（四）強(qiáng)化管理，安全保密。日常辦公主要實(shí)現(xiàn)公告通知的發(fā)布、公務(wù)會(huì)商、工作計(jì)劃安排等功能。系統(tǒng)對收發(fā)文的整個(gè)流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀 態(tài)、文件審核的過程和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的意見，并且系統(tǒng)還提供強(qiáng)大的痕跡保留功能。四、協(xié)同辦公項(xiàng)目實(shí)施保障（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確保運(yùn)轉(zhuǎn)。確保每個(gè)工作日的上、下午各接收一次，避免出現(xiàn)電子公文積壓、延誤現(xiàn)象。要建立一整套的文件接收、打印、回復(fù)信息、查詢、管理的制 度，確保信息的暢通。目的是通過試運(yùn)行，查找不足，進(jìn)一步修改和完善辦公自動(dòng)化操作系統(tǒng)，使其更適合辦公的實(shí)際需要，也為下一步在全區(qū)教育系統(tǒng)的全面推行積累經(jīng)驗(yàn)。從12月下旬起，教育局機(jī)關(guān)的公文（除涉密文件以外）、會(huì)議通知、政務(wù)信息、參閱材料等主要通過“秦淮區(qū)教育信息網(wǎng)—電子政務(wù)平臺”發(fā)布和接收。第三階段：辦公自動(dòng)化正式運(yùn)行階段。培訓(xùn)時(shí)間：初定于11月20日下午。培訓(xùn)結(jié)束后，針對各科室的具體職能，再由軟件公司和電教中心對相關(guān)科室進(jìn)行專門培訓(xùn)。召開“全區(qū)教育系統(tǒng)辦公自動(dòng)化推進(jìn)會(huì)”，進(jìn)一步明確實(shí)施辦公自動(dòng)化的目的、意義和要求。局長室根據(jù)需要配置手寫板。數(shù)據(jù)存取集中控制，避免了數(shù)據(jù)泄漏的可能。一、小矮人協(xié)同辦公平臺 富有競爭力的特性：B/S架構(gòu)，維護(hù)簡單，使用方便，界面?zhèn)€性化定義。集成網(wǎng)絡(luò)硬盤組件，提供便捷的局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)文件共享方案內(nèi)置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動(dòng)上傳，手寫簽名、電子印章、批注，可限制只能閱讀文件而不能下載或打印集成公告、內(nèi)部郵件、即時(shí)短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業(yè)內(nèi)部信息交流的多種方式集成考勤管理、日程安排查詢、工作日志查詢、會(huì)議管理、車輛管理、工作計(jì)劃等模塊，提供全新的管理工具。項(xiàng)目概況：項(xiàng)目名稱：南通紡織職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公自動(dòng)化 OA 系統(tǒng)基本要求： 滿足實(shí)時(shí)通信、信息發(fā)布、資源管理、行政辦公、業(yè)務(wù)流程、信息集成等需求。④.具有履行合同的能力和良好的履行合同的記錄。⑧.開發(fā)人員相關(guān)資料（包括學(xué)歷，認(rèn)證，相關(guān)業(yè)績和勞務(wù)合同）。開標(biāo)時(shí)投標(biāo)方需派專業(yè)技術(shù)人員到場述標(biāo)。中標(biāo)者，投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)為供貨保證金，在驗(yàn)收合格后憑 原始收據(jù) 無息退還。、投標(biāo)方必須提供滿足平臺使用所要求的培訓(xùn)服務(wù)。所有的培訓(xùn)教員必須用中文授課。六、售后服務(wù)要求響應(yīng)時(shí)間：在保修期內(nèi)當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，供貨方必須在 4 小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，并提出相應(yīng)的解決方案，8 小時(shí)內(nèi)技術(shù)人員服務(wù)到位。第三部分 項(xiàng) 目 需 求 n 系統(tǒng)基于三層結(jié)構(gòu)，要求 采用開放架構(gòu)及標(biāo)準(zhǔn)的 三層結(jié)構(gòu)。n 和學(xué)院現(xiàn)有系統(tǒng)的對接方面，能夠預(yù)留與學(xué)院數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)和統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)集成的接口，該系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和與學(xué)院數(shù)據(jù)中心的對接功能，并要求完成與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的對接。n 工作流平臺必須提供圖形化設(shè)計(jì)流程的功能，要求實(shí)現(xiàn)圖形拖拽，支持圖形化表單導(dǎo)入，流程定議 要求做到所見即所得。n 系統(tǒng)提供分權(quán)管理，系統(tǒng)管理員可以分權(quán)給各院系、部門的管理人員。 管 理 v 通過 B/S 方式登陸信息門戶。v 能夠?qū)崿F(xiàn)多層多級門戶設(shè)置，如：可以為各院系、部門設(shè)置不同的信息頁面，能各自發(fā)布動(dòng)態(tài)新聞、通知公告。v 流程支持圖形化設(shè)計(jì)：系統(tǒng)要求提供圖形化表單設(shè)計(jì)功能，提供電子表格導(dǎo)入和流程圖形化拖拽的配置功能。v 提供流程提醒、郵件提醒、短信提醒等多種提醒方式。v 支持 HTML、Word、Excel、Wps 等多種在線編輯和保存，支持多附件上傳。v 具有嚴(yán)格的權(quán)限控制，可禁止下載、打印控制、附件容量控制等；支持大容量文件上傳和斷點(diǎn)續(xù)傳。v 公文流轉(zhuǎn)：支持不同類型的公文電子流轉(zhuǎn)，完成審批、填寫意見、修改文件、審核流痕、知會(huì)、文件歸檔等功能。v 催辦督辦：可預(yù)先設(shè)定承辦人的完成期限，對逾期尚未辦理者，可通過流程、郵件、短信等方式發(fā)催辦通知，敦促辦理。v 多種批示方式：文字審批、手寫簽名、電子簽名等多種批示方式，提供電子套紅、自動(dòng)編號、電子簽章功能。v 各院系、部門負(fù)責(zé)人編制采購預(yù)算表。v 招標(biāo)專家?guī)旃芾?v 評標(biāo)專家抽簽管理 v 打分管理v 中標(biāo)通知書管理v 招標(biāo)過程中所形成的紙質(zhì)文檔的掃描存檔和管理。v 學(xué)生繳費(fèi)管理v 由財(cái)務(wù)處上傳學(xué)生繳費(fèi)數(shù)據(jù)，院領(lǐng)導(dǎo)、系主任、班主任有權(quán)限分別查詢?nèi)?、本系和本班學(xué)生繳費(fèi)情況。v 會(huì)議匯總：能夠按照時(shí)間、部門等關(guān)鍵字段查詢會(huì)議清單，以部門為單位統(tǒng)計(jì)會(huì)議次數(shù)等。 v 個(gè)人任務(wù)管理與統(tǒng)計(jì)。v 任務(wù)督辦，對進(jìn)度和過程的監(jiān)督與監(jiān)控。v 年初個(gè)人工作計(jì)劃和個(gè)人年終工作總結(jié)管理，部門計(jì)劃和總結(jié)的管理，可設(shè)置閱讀權(quán)限。進(jìn)入 OA 系統(tǒng)，不需要輸入郵箱用戶名、密碼，直接可以收發(fā)郵件。v 意見提交：選擇部門信箱或校長信息寫信，填寫選擇是否對外公開，可設(shè)置查看密碼。 v 支持實(shí)時(shí)通信平臺，如：可及時(shí)把信息通過系統(tǒng)發(fā)送到相關(guān)人員的內(nèi)部郵箱、外部郵箱、手機(jī)或 PDA 上，系統(tǒng)能提供標(biāo)準(zhǔn)接口方便今后與其他系統(tǒng)對接。驗(yàn)證機(jī)制可以選擇一項(xiàng)，也可以選擇多項(xiàng)組合實(shí)現(xiàn)。