【正文】 對已定義、已執(zhí)行的各種流程進行修改和優(yōu)化。v 流程要求具有版本管理功能。v 能夠進行知識訂閱、評分和對新知識進行標識等操作。v 支持靈活的查詢，支持全文檢索。v 任務指派：能夠把工作任務指定到具體的人員，并能通過設定完成的時間，到期提醒等方式，進行督辦和催辦；任務完成情況要能及時反饋給任務分發(fā)人。v 歷史記錄：對于公文處理過程，要求保留日志記錄，可以清楚查閱到該公文的審批過程。v 紙質(zhì)收文處理：紙質(zhì)收文要求通過快速掃描方式，掃描內(nèi)容形成 PDF 格式的文件直接入庫。v 年度采購預算表要有流轉(zhuǎn)與審批。v 合同審批和合同管理，合同紙質(zhì)文檔的掃描與存檔。 v 會議通知發(fā)送：能夠指定會議參加人員名單，系統(tǒng)能根據(jù)系統(tǒng)設置 , 有選擇通過郵件、內(nèi)部郵件、手機短信等方式發(fā)送會議通知到相關(guān)人員和會議室的管理人員的郵箱、內(nèi)部郵箱或手機。v 會議沖突檢查：提交會議通知時，要進行參加會議的人員參會的沖突檢查，以及會議室使用的沖突檢查。v 個人日常事務管理。v 任務查詢，能查詢“我的任務”、“我下達的任務”和“項目進度”等。v 個人密碼修改、通訊錄、電子郵箱、校園黃頁、教職員工通訊錄等管理。v 能夠支持 POP3，IMAP 等多種協(xié)議。v 意見回復：主要是部門或領(lǐng)導對所提交的意見進行回復。v 支持人員間互動交流，可以集成常用工具（如 ）或自設即時通訊工具來實現(xiàn)人員間的工作交流，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)開機自動登錄和待辦事宜自動提醒功能。v 提供 IP 地址使用限制管理。它采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)，深受眾多企業(yè)的青睞?？梢愿爬ǖ恼f，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財務等具體的業(yè)務范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務范圍、產(chǎn)品/服務等信息。不同組織中的辦公業(yè)務是不同的，所以，不同辦公系統(tǒng)有很大的區(qū)別，但一般情況下，辦公自動化系統(tǒng)都具有通過文字處理、桌面印刷、電子化文檔進行文檔管理；通過數(shù)字化日歷、備忘錄進行計劃和日程安排；通過桌面型數(shù)據(jù)庫軟件進行數(shù)據(jù)庫管理；通過電子郵件、語音信箱、數(shù)字化傳真和電視會議等形式進行信息聯(lián)絡與溝通的功能。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。眾多企業(yè)認識到盡快進行辦公自動化建設，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。五、企業(yè)適用范圍那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化(OA)系統(tǒng)?幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動化(OA)系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體是：[1]信息化尚未入門的企業(yè)由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業(yè)務領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。[4]已擁有業(yè)務管理系統(tǒng)的企業(yè)辦公自動化(OA)與業(yè)務管理系統(tǒng)互為補充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。具體來說，實施OA辦公自動化系統(tǒng)作用為：建立內(nèi)部的通信平臺。實現(xiàn)工作流程的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化?，F(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應速度。系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。它像魔方一樣靈活、開放、便捷、把無序變有序，允許用戶自由配置各種業(yè)務模塊，整合數(shù)據(jù)，生成報表，構(gòu)建統(tǒng)一的信息化中心平臺，并具有無限生長和擴充的能力，實現(xiàn)隨需應變的管理。文檔管理的自動化。安全機制的可靠性。迅速成長為一個國內(nèi)領(lǐng)先，國際知名的現(xiàn)代化企業(yè)，一個具有相當競爭力的優(yōu)秀企業(yè)，一個備受信賴與尊敬的卓越企業(yè)。第二章計算機管理第三條計算機是指公司給員工配置辦公用計算機，包括臺式機、筆記本及移動平板電腦。出現(xiàn)故障及時填寫IT協(xié)作申請表申請維護。第三章OA的使用第七條上班后及時登錄OA系統(tǒng)電腦端，并檢查需辦理的流程，查看郵件、公告通知及日程安排，并保持OA系統(tǒng)處于在線狀態(tài)，確保信息通暢。第十條流程表單認真填寫必填字段，認真檢查上傳的附件方可轉(zhuǎn)交下一步，下一步未接受可收回再修改。第十二條外出或者出差培訓時，使用手機登錄OA系統(tǒng)處理重要流程。第十四條本部會議室申請須在OA行政辦公下會議室申請里申請：大型（超過三十人）會議和學習須提前三個工作日，中型（超過十人不到三十人的）會議和學習須提前一天申請，小型會議和學習須提前一小時申請，非工作日使用會議室須向綜合辦公室單獨申請。第十六條通知公告須使用行政辦公下公告通知管理發(fā)布公告通知，每個部門和子公司應確定專人負責發(fā)布本部門、子公司的公告通知，嚴禁超范圍發(fā)布公告通知，通知公告內(nèi)容須寫明公告通知正文，公告通知的文件及附件作為附件形式上傳。嚴禁在OA系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)保密文件。第二十二條如需修改、增加流程表單，須下載公共文件柜中OA資料文件下工作流程確認單，按模板制作修改后或新增的表單，部門領(lǐng)導及分管領(lǐng)導簽字確認后交由管理員制作流程表單。第二十六條每周五由本公司管理員統(tǒng)計超時及工作日志書寫情況，督促工作日志書寫和限時辦理流程，并將結(jié)果反饋給各部門負責人，作為績效考核重要