【正文】 取管理思想的重大突破和管理方式的革命性變化。 ? “增值活動” ：強調(diào)業(yè)務流程中每一個環(huán)節(jié)上的活動盡可能廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 5 頁 共 29 頁 實現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動。 . 地鐵公司流程優(yōu)化原則 上文介紹了 BPR 的一些基本概念和原則，通過這些內(nèi)容能夠更了解下文提出的對地鐵公司現(xiàn)狀流程進行優(yōu)化的工作。目前，公司已基本完成機構的重組工作，初步建立了一套基本符合現(xiàn)代企業(yè)制度的組織架構和部分內(nèi)部運作流程。 在項目前一個階段，地鐵公司依照自身的實 際情況提交了業(yè)務現(xiàn)狀流程，現(xiàn)階段的業(yè)務流程優(yōu)化，也是基于經(jīng)漢普公司顧問整理、雙方確認后的現(xiàn)狀流程進行的。提出這種觀點，主要是考慮到 BPR 是一個以流程為核心的過程廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 6 頁 共 29 頁 技術，重點就在于從流程的角度對問題進行分析，對流程進行再設計。因而，為了規(guī)避風險，為了符合企業(yè)的現(xiàn)實情況，提出了將改進與重組技術進行揉合地的思想：分析現(xiàn)有情況，了解存在問題，確定核心優(yōu)化流程，利用 BPR 思想考慮廣州地鐵方案，并結合企業(yè)條件，最終提出在現(xiàn)有階段切實可行的目標流程設計和其配套說明的設計。 . 流程優(yōu)化方法與技巧 所有企業(yè)的最終目的都應該為了提升顧客在價值鏈上的價值分配。 這四個方面的內(nèi)容可以用下面的表格進行表示： 清除 簡化 整合 自動化 ? 過量產(chǎn)出 ? 活動間的等待 ? 不必要的運輸 ? 反復的加工 ? 多余庫存 ? 缺陷、失誤 ? 活動重復 ? 活動的重組 ? 反復的檢驗 ? 跨部門的協(xié)調(diào) ? 表格 ? 程序 ? 溝通 ? 物流 ? 活動 ? 團隊 ? 顧客 (流程上游方 ) ? 供應商(流程下游方 ) ? 臟活 ? 累活 ? 乏味的活 ? 數(shù)據(jù)采集 ? 數(shù)據(jù)分析 ? 數(shù)據(jù)傳輸 E（ Eliminate） : 清除 主要指對企業(yè)現(xiàn)有流程內(nèi)的非增值活動予以清除。如何消除或最小化這些活動，同時又不給流程帶來負面影響是重新設計流程的主要問題。指流程內(nèi)任何時刻由于某種原因?qū)е碌膶θ嘶蛭锏牡却? 4. 反復的加工。 6. 缺陷、失誤。 8. 活動的重組。有些檢驗，監(jiān)視與控制已成了一種官僚作風和形式主義，已不具有它本來的意義，甚至成了設置管理層次和管理崗位的理由。應加強流程的整體觀，進行職責的重新定義。許多表格在流程中的運作中根本沒有實際作用，或表格 設計上就有許多重復的內(nèi)容。通過 IT 手段運用，對于信息處理能力得以增加，可以簡化流程的程序，整合一些工作內(nèi)容，提高流程結構性效率。雖然大部分物流的初始設計都是自然流暢且有序的，但在使用過程中為了局部改進而進行的零敲碎打式的變動，在很大程度上，流程變得低效。 2. 團隊。面向客戶，和客戶建立完全的合作關系，整合客戶組織和自身的關系，將自己的服務交送于顧 客組織的流程。 1. 臟活、累活與乏味的工作。通過分析軟件，對數(shù)據(jù)進行收集，整理與 分析。 在這里，我們選取了全面預算管理流程進 行說明。 . 現(xiàn)狀流程示例 (見下頁 ) 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 11 頁 共 29 頁 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 12 頁 共 29 頁 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 13 頁 共 29 頁 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 14 頁 共 29 頁 . 目標流程 在參考廣州地鐵預算相關的現(xiàn)狀流程后，我們向總公司財務總部預算分析部以及其他事業(yè)部相關部門了解了公司關于全面預算管理的情況，包括預算編制、預算執(zhí)行、預算控制及預警等各方面的情況，結合地鐵公司目前有關全面預算管理制度、財務管理制度及其他相關的管理制度基礎上，并利用上文提到的 地鐵公司流程優(yōu)化的原則、方法、技巧在信息系統(tǒng)的全面支持下，同時征求了預算分析部等相關人員的意見，得出了如下的目標流程： (見下頁 ) 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 15 頁 共 29 頁 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 16 頁 共 29 頁 . 流程優(yōu)化分析 對比現(xiàn)狀流程和目標流程，如果仔細分析的話，我們可以看到，在上文中提到的 ESIA的流程優(yōu)化方法在這個例子中能夠得到比較全面的展現(xiàn)。 4. 財務總部對于 其他各總部和總公司各職能部門仍需要加強預算編制的培訓，增加交流的機會，從而進一步推廣全面預算管理在廣州地鐵全公司的認知和參與。但立項管理工作具體由哪一部門負責，目前地鐵公司還沒確定，因此在具體操作上存在一定的難度。 . 流程改進方法應用 在對現(xiàn)狀流程進行改進的時候，我們遵循 ESIA的原則，同時也考慮到一些相關的因素： 現(xiàn) 狀 優(yōu) 化 E（清除） 1 需要總公司對于一些文檔進行備案。 2 需要提交的表格比較繁瑣 通過系統(tǒng)支持規(guī)范了表格，使信息流動更暢通。 可以利用系統(tǒng)功能編制多個預算和參考系。 4 各事業(yè)部業(yè)務部門提供的許多商業(yè)數(shù)據(jù)不能夠及時全面的提交到財務部，作為制訂預算的重要參考資料。對于關鍵流程之外的 32 個流程，我們也依據(jù) BPR 的觀點和漢普公司的經(jīng)驗積累，給出了相關的 解決方法和改進方向，詳廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 18 頁 共 29 頁 見附件。 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結果 1 工程支付審批流程體現(xiàn)一個在地鐵公司內(nèi)部普遍存在的問題，就是由于公司實際情況造成的審批層次過多。公司的有關領導和相關部門的人員能夠隨時了解到一定文檔的審批情況，從而做出相應的處理，以達到加快文件審批速度、提高文件審批質(zhì)量、增加文件審批透明度的目的。 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結果 1 各部門間信息沒有集成、共享，存在多個“信息孤島”。實現(xiàn)信息極大程度的共享。 利用系統(tǒng)模板和成本費用明細項定義統(tǒng)一了工作，簡化了流程。 解決方 案： 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結果 1 預算的制定不能夠作為立項的標志，對于具體的工作仍然需要重新提交資金計劃。 通過資金情況數(shù)據(jù)庫對于相關信息集中管理。 對于招聘人員的一些可量化數(shù)據(jù)進行分類處理，增加了數(shù)據(jù)分析的支持。 考慮到地鐵的發(fā)展方向和標桿，建議地鐵公司未來的人員招聘能夠向國際同行業(yè)先進企業(yè)靠攏，對應聘者進行全方位的考核，使其能夠更適合將來的崗位需要。培訓后的培 訓評估，培訓效果信息反饋等的信息積累。 解決方案： 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結果 1 采購計劃的制定在現(xiàn)階段是依照歷史數(shù)據(jù)、現(xiàn)狀和估算，手工制定物料需求計劃，從而指導采購 。 3 采購合同和采購訂單的審批都是手工進行的。是采購計劃的制定更有針對性、指導性，更能準 確的反映實際的情況。 利用先進的庫存管理系統(tǒng)通過科學的編碼體系對地鐵公司的物資進行統(tǒng)一管理。 類處理。 2 已有存檔分析，并作為下次處理依據(jù)之一。相關的管理制度仍然需要嚴格加強和推行。 ? 科學合理的危機現(xiàn)場調(diào)查方法。比較重要的報告應該是危機情況調(diào)研、問題分析以及解決方案的事中和事后報告，作用是明確責任、避免問題再次發(fā)生、豐富補充危機管理數(shù)據(jù)庫。 解決方案： 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結果 1 審核、審批過程目前是人工以磁盤或書面紙張形式進行審核、審批的傳遞 ,且流程不透明。 針對不同業(yè)務領域、不同專業(yè)要求，建立不同類型、不同系列的文檔模板，并以制度形式上升到公司級執(zhí)行。 上 升到公司級推行。 合同管理流程 流程描述： 本流程基于“資源總部流程 _合同管理流程”、“合同部建設流程 _建設總部工程項目合同審查會簽流程”、“合同部建設流程 _建設總部工程項目外合同審查會簽流程”而進行優(yōu)化，對于地鐵公司而言，合同管理可分為三大階段：第一：合同招投標階段；第二 ：簽訂前的會簽階段；第三：簽訂后合同的執(zhí)行階段。 解決方案： 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結果 1 對于合同會簽、合同收付款的會簽，從審核、審批角度上需要一種例外的審核制度，特別是運營采購、資源的商務合同。 對于運營、資源非工程建設合同，在進行招投標的合同金額范圍上，可根據(jù)業(yè)務特點進行合理的劃分，以提高流程的局部效益。 為本流程的基礎數(shù)據(jù)之一，包括合同文本模板、招投標管理辦法、合同管理辦法等。 建立合同收付款的賬齡分析，賬齡分析的結果可作為合同商務談判的重要依據(jù)之一，可爭取更有利力的商務條款，降低合同風險。 2 目前已有變更基礎數(shù)據(jù)的收據(jù)和分析，但需把積累信息數(shù)據(jù)化，作為流程管理的基礎數(shù)據(jù)庫，在管理上提供一個方便的積累手段。 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 27 頁 共 29 頁 序號 名 稱 部 門 流程評價 1. 固定資產(chǎn)折舊流程 綜合部 ? 固定資產(chǎn)管理可以指定到人和部門，增加公司對于固定資產(chǎn)的管理，在出現(xiàn)問題的時候可以盡快的找到負責人。 ? 對于比較大的投資項目是否考慮使用會審的方式。 6. 計劃統(tǒng)計、信息管理 流程 建設總部 ? 類似于《統(tǒng)計工作管理流程》，都需要對于信 息收集標準進行統(tǒng)一。這方面工作的重點在于制定科學的質(zhì)量安全管理制度。 17. 車站票務檢查流程 運營總部 ? 需要加強檢查的準確性和測試方法的合理性， 不是流程解決的問題。必要是可以設專門的崗位解決在各事業(yè)總部、分公司、總公司的設備軟硬件問題。 ? 不應該存在“征求進出部門人員意見”