秘書工作在領(lǐng)導決策中的地位和作用-預覽頁
【正文】 完成的具體工作。他們除了要求秘書工作所應具備的基本技能和基本素質(zhì)外，還要求秘書有相當?shù)男袠I(yè)背景和經(jīng)驗，有的甚至還要求會一定的財務(wù)知識、敏銳的市場洞察力、懂得市場營銷與管理、懂得數(shù)據(jù)庫原理、英語六級以上等等。之后，本文將闡述秘書人員要做好這些工作所應該具備的基本素質(zhì)和秘書人員在輔助領(lǐng)導決策中的一些注意事項。在此階段，秘書的主要工作包括：營造舒適的辦公環(huán)境、收集和整理對領(lǐng)導決策有用的信息、合理地管理領(lǐng)導時間并適時地提醒上司、為上司排憂解愁等。因此，在一般情況下，領(lǐng)導秘書應該至少要比上司提前15分鐘到達辦公室，用以對上司和自己的辦公室進行整理。 舉個例子：某公司總裁正在召集各分公司負責人開營銷大會時，該公司財務(wù)總監(jiān)給總裁秘書打來電話稱：“某證券公司的羅總想要拜訪該公司總裁，希望能和總裁一起吃個飯”。進而可以想到，其領(lǐng)導在作“見不見這個羅總”的決策之前必然會缺乏相應的依據(jù)。從內(nèi)部的人事安排到市場、研發(fā)、生產(chǎn)等，幾乎無所不包，可以說是千頭萬緒。此外，由于工作繁忙，很多領(lǐng)導可能很容易地就忘了一些具體的時間安排，而使自己的工作比較被動。4. 為上司排憂解愁，改善工作氛圍有時，由于某些特殊原因?qū)е骂I(lǐng)導的心情很差?？偨?jīng)理秘書小趙像往常一樣向總經(jīng)理打招呼，可總經(jīng)理并沒有像往常一樣笑容可掬地回應小趙，而是沉著臉匆匆進了自己的辦公室。十幾分鐘就這么過去了，總經(jīng)理的臉色又開始艷陽高照。因為她既達到了成功匯報的目的，同時還成功地改善了總經(jīng)理的工作心情。而在有些時候，秘書并不適宜馬上對領(lǐng)導的錯誤進行糾正，此時，秘書要適時地給領(lǐng)導創(chuàng)造再決策的機會。到了十點一刻的時候，公司B的李總準時來到公司，此時總裁仍在與公司A的李總會談。紙條上寫著：“老總，李總已到。事實上，上例中，不是老總不愿回答小柔的問題，而是小柔的這個關(guān)于“怎么辦”的問題確實讓老總很為難。如果當前時機不合適立即指出的話，則秘書人員需要努力為其領(lǐng)導創(chuàng)造再決策的機會。當下班后老總得知該信已經(jīng)打印并傳真出去后，眼里露出了明顯的悔意，因為他知道他自己已經(jīng)做了一個無法挽回的錯誤決策。即便是老總?cè)詧猿忠l(fā)這封信，小溫也沒必要急著把這封信發(fā)出去。為了讓領(lǐng)導集中精力工作，秘書工作應盡可能地為領(lǐng)導工作屏蔽掉一切不必要的干擾。因而，為領(lǐng)導的決策做好相關(guān)的保密工作尤為重要。1. 執(zhí)行領(lǐng)導決策前，要弄懂領(lǐng)導的真正意圖，以避免錯誤地執(zhí)行決策。由于當年公司業(yè)績不錯，產(chǎn)品賣得特別好，廣告策劃部在這里面做了很多的貢獻，總經(jīng)理打算請廣告策劃部的人一起吃頓飯，讓小蔓安排一下?？煜掳嗟臅r候，小蔓打電話給銷售部經(jīng)理，讓他趕快把年終總結(jié)交上來以便匯總，沒想到銷售部經(jīng)理說工作都是廣告部的人做的，你找他們要吧。事實上，小蔓在這件事中犯一個錯誤，即她沒有認真領(lǐng)會到老總的真正意圖。而大伙聽到老總要請客的消息后，一定會非常高興，大家說說笑笑，氣氛也就出來了。否則，若秘書交待第三方去執(zhí)行相應的決策，則難保第三方會不會由于誤解了該決策相關(guān)的動機、不夠?qū)I(yè)或過于繁忙而忘記了該做好的事等原因而造成的不必要的麻煩。會后，小娜因此挨了一頓批。這樣，就可以保證該領(lǐng)導的決策（用龍井茶接待）能夠順利地執(zhí)行?？墒沁^了四個月后，相關(guān)負責人向負責跟進的秘書匯報說進度有很可能不及，需要增派人手才能完成。秘書的專業(yè)技能包括收集信息、辦公管理、接打電話、起草文書、安排日程、會務(wù)工作、接待客人、資料管理、出差準備等等。作為領(lǐng)導的直接助手的秘書，則更應該要在輔助領(lǐng)導決策時做到守法、守紀。但他一般不會在工作中給秘書講太多他的想法。唯物的辯證法思想，可以幫助秘書人員更全面、更準確地看待問題。五、 秘書工作在輔助領(lǐng)導決策中的注意事項1. 隨身帶筆紙，做好工作記錄秘書工作的內(nèi)容過于復雜，因而如果不及時做好記錄的話，就很容易忘記一些應該做的事情。結(jié)果到了第二天，萬一突發(fā)性事件很多的話，則秘書工作就可能會變得非常被動甚而是因一時緊張而丟三落四。4. 對領(lǐng)導多一些寬容，少一些批判每個人都有很多優(yōu)點，也有很多缺點，領(lǐng)導也不例外。8 / 8
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