【正文】 利于任務(wù)的完成。以上所說的就是職、責、權(quán)一致，切忌設(shè)置虛職，權(quán)與責是相稱的。要實現(xiàn)目標必須講究效率，特別是高科技迅速發(fā)展的信息化時代，企業(yè)不講效率，就無法競爭，就有吃虧和倒閉的危險。由于浮夸等不正之風，材料不真實和失時效情況時有出現(xiàn)。為了避免這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，在機構(gòu)設(shè)置時切忌因人設(shè)事，而要根據(jù)任務(wù)繁重程度，并要考慮現(xiàn)代科學管理的要求。 辦公室是根據(jù)單位體制、規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍大小，以及工作特點而設(shè)立的?？偟恼f來，機構(gòu)設(shè)立要貫徹精簡的原則，要重質(zhì)不要圖人多，人多不一定能辦好事。層次管理原則還要求在分工負責的情況下，強調(diào)組織與協(xié)調(diào)的作用，在上下層次任務(wù)有矛盾時，服從上一層次總?cè)蝿?wù)的要求，才能形成一個完整的有機的系統(tǒng)。 第三節(jié) 辦公室人員配備 一、人員配備標準 單位或組織猶如一架機器，要使其正常運行就要有一個“機關(guān)”。因此，辦公室就是一個系統(tǒng)得以正常運行的“機關(guān)”，其人員的組成和要求，就有許多問題值得詳細了解和認真的研究。通常一個較小的組織和單位，辦公室人員應(yīng)當限制在 5人以內(nèi)，稍大一點的單位也不宜超過 10 人?，F(xiàn)代化的生產(chǎn)、管理和服務(wù)的基本特點就是分工協(xié)作。應(yīng)當建立健全嚴格、細致、明確的規(guī)章和制度，使辦公室人員工作有章可循。辦公室作為領(lǐng)導工作的輔助機構(gòu)，主要也是服務(wù)，即為領(lǐng)導、為 機關(guān)、為基層提供服務(wù)。 ②及時。遇到問題多 請示匯報，主動向其他部門請教和協(xié)調(diào)。 (2)謙虛好學 辦公室是公司的窗口和門面，其人員則是領(lǐng)導身邊的“近臣”，被人視為領(lǐng)導的代表或代言人，直接關(guān)系領(lǐng)導的形象和威信。好出風頭、信口開河是大忌。 二、辦公室人員個體素質(zhì)結(jié)構(gòu) 辦公室工作頭緒繁多，涉及面廣，要求工作人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。具體可以分為三大部分。主要指黨現(xiàn)行的路線、方針、政策，國家的憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度等等。 ①秘書專業(yè)知識。此外，針對不同的行業(yè)和部門，又有一些具體的知識要求，例如在企業(yè)中，辦公室人員應(yīng)當掌握一些生產(chǎn)、經(jīng)營方面的經(jīng)濟知識；在軍事部門工作，就應(yīng)當具有軍事科學方面的知識。 ②心理學知識。 ④其他科學知識。 能力，對于辦公室人員而言，是指完成其承擔工作的本領(lǐng)。對日常會議和領(lǐng)導指示的記錄，要能領(lǐng)會精神，把握實質(zhì)；起草文件應(yīng)突出重點，觀點鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要言簡意賅，快速及時。 (2)一般技巧 辦公室人員除了必須具備基礎(chǔ)能力，要提高工作水平和自身素質(zhì)，還要掌握許多工作的技巧。其次要講求技巧，看問題，想辦法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟慮。做好這項工作的訣竅在于：一要做有心人，以敏銳的觀察力去發(fā)現(xiàn)他人不易發(fā)現(xiàn)和忽視的小問題；二要深入實際，同群眾交朋友，談?wù)嫘脑?；三要方法得當，民意測驗、抽樣調(diào)查、個別談心、開會討論等，根據(jù)具體情況選擇一種，或者綜合運用；四要綜合分析，對調(diào)查獲取的大量信息和材料，能夠去粗存精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中概括總結(jié)出事物的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。這些都對辦公室人員提出了較高的要求。 這是指辦公室人員與自身工作和職業(yè)活動密切相關(guān)的行為規(guī)范。其中 要注意，不能將個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導的工作及決策。期望通過跟隨領(lǐng)導而沽名釣譽、仗勢欺人和出人頭地，都是辦公室人員的工作紀律所不允許的。同時，也不應(yīng)利用接近領(lǐng)導的機會，進讒言，泄私憤。 (4)嚴守機密 辦公室工作人員還有一個顯著特點，是掌握和知道機密較多，并容易成為打探消息的渠道和獲取情況的對象。即便是無意的泄密，也大都因為吹噓、炫耀，嘴巴不牢，這是職業(yè)道德問題。 (1)記憶 記憶是人的頭腦對以往事物的反映。 辦公室工作內(nèi)容較多，記東忘西不行，丟三拉四 也不稱職，要求頭腦的儲量大，多記各種知識、資料、情況等，如果臨時四處查找，就影響工作效率。問題解決的過程，也就是思維完成的過程，這是思維的問題性。提高思維能力的途徑也有很多種，但主要是努力學習新知識，積極地獨立思考，而不能唯領(lǐng)導之言是從，更不可人云亦云。興趣的效能性，指的是對人的活動能夠產(chǎn)生不同的效果，短暫的興奮，在這里我們排除在興趣之外，有效的興趣和愛好，應(yīng)當是持續(xù)較長時間。如愛集體、愛勞動、敬業(yè)愛崗，或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等等，這是一個人的基本道德品質(zhì)，是個人品格中的核心內(nèi)容。如行為目標是否明確堅定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等，這在個體之間也是不同的。由于一個人的品格對工作和生活影響很大，要求辦公室人員具備良好的品格，主要是嚴格要求自己，克服不良習慣。 結(jié)構(gòu)，在這里指的是群體中個體的排列組合方式。意見溝通應(yīng)盡量公開、徹底、全面。 (4)辦公室群體中各個體之間應(yīng)當相互協(xié)調(diào)和支持 作為一個有系統(tǒng)性的辦公室群體，它的各個個體在活動中形成了揚長避短的“互補性”，即每個個體活動是整體活動的一部分，整體活動也是個體活動實現(xiàn)的先決條件，一個健全的辦公室群體，個體之間應(yīng)當毫無顧慮地相互出謀劃策、磋商討論，彼此支持。在辦公室群體中，領(lǐng)導應(yīng)特別關(guān)心個體，鼓勵個體奮發(fā)努力。 當代辦公室工作人員在某種程度上都是 專才，這是科學技術(shù)日益專門化和辦公室工作的分工決定的，專才的優(yōu)點在于精通某一領(lǐng)域，缺點在于對于其他領(lǐng)域涉獵不深。辦公室群體應(yīng)是一種綜合個體專才的全才，它應(yīng)當發(fā)揮出遠遠大于個體的能量。不同年齡區(qū)域的人有不同的長處和短處，他們之間在年齡上的互 補，有助于發(fā)揮領(lǐng)導集體的能量。在當代社會，知識一般是專門化的，學歷越高，專門化的程度就越深。正是辦公室工作人員豐富的個性，使得他們在處理同一事件上所采取的方式方法呈現(xiàn)出不同的特點。所有工作人員都在不同程度上受到這一文化特征的影響。其次要善于揚長避短，“金無足赤，人無完人”，要對工作人員作全面的分析，只要揚長避短，就能各得其所。合理的結(jié)構(gòu)主要包括： ①梯形的年齡結(jié)構(gòu)。群體成員的知識結(jié)構(gòu)在內(nèi)容上要能互相補充，如文理搭配、精通理論與實踐見長互補等；對群體中不同成員的知識水平應(yīng)有不同的要求。根據(jù)心理學原理，人的氣質(zhì)可分膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)和抑郁質(zhì)四種類型，它們對外界事物的反應(yīng)各不相同，而性格則有內(nèi)向與外向、獨立型與順應(yīng)型、情緒型與理智型等區(qū)別。此外，辦公室群體的人員結(jié)構(gòu)不應(yīng)當是靜止的，應(yīng)該鼓勵人員積極流動，使他們開擴視野，增長見識，充分發(fā)揮自己的才干。職務(wù)規(guī)范描述了職務(wù)的智能與體能要求，知識與培訓要求，能力和態(tài)度要求等。一般來說，辦公室職位空缺可登在地方和全國性報紙上。 (2)政府職業(yè)介紹中心 許多國家都有類似的政府機構(gòu)為勞動力提供就業(yè)信息，為企業(yè)提供人力來源。其他的包括記錄員、一般辦公室人員、計算機操作和程序員、以及處于等級鏈的頂部的管理和職業(yè)人員，如會計師、總經(jīng)理秘書等。因此，企業(yè)辦公室完全可以通過這些職業(yè)團 體為其提供具有合適的資格條件、職業(yè)能力和可靠人品的辦公室人員。如果推薦者是可靠的，那么這種招聘來源就是有價值的。職位空缺也經(jīng)常通過外部員工來填補，尤其是在職位空缺需要某種特別技能時。任何一種途徑都有其 特殊的應(yīng)用領(lǐng)域，當一種途徑不能奏效時，應(yīng)當考慮替代途徑。事實上，求職申請表即是企業(yè)人事檔案的基礎(chǔ)。對于高級職位來說，求職申請表 可能是非標準化的，求職者可能被要求以信函的形式進行申請，并附上個人簡歷。 在對求職者的申請表和個人書面材料進行研究后，辦公室主任應(yīng)列出候選人名單，并挑選出一些在面談時要討論或澄清的問題。 (2)對應(yīng)聘人員進行面試時，面談的方法主要有直接面談、間接面談和典型面談三種。 ②適用于篩選基層職務(wù)的申請者。 (1)為什么你對我公司辦公室職務(wù)感興趣？ (2)你的長期目標是什么？ (3)你對進一步深造有什么計劃？ (4)你認為你的主要優(yōu)缺點是什么？ (5)對你來說，工作中最重要的是什么？ 優(yōu)點： ①可以獲得更 多的信息。 典 型 面 談 使用包括一些特定關(guān)鍵問題的問題進行提問，又叫做有結(jié)構(gòu)的或標準化的面談。 ③獲取的信息比較 完整。 ③測驗不是惟一的手段，而是對人員進行全面評價的輔助工具。 ②能力傾向測驗。 ④人格測驗 。 在選拔辦公人員時，應(yīng)綜合運用一整套測驗，以檢驗合乎特定職務(wù)要求的多種能力。工作合同應(yīng)包括以下內(nèi)容： (1)準確的頭銜和職務(wù)名稱。 (5)如有可能，規(guī)定工作時間 (對于高級職位，常常不采用這一條 )。 (9)病假和疾病補助金的規(guī)定。如果涉及解聘，應(yīng)規(guī)定預先通知的期限和報酬支付的方法。很多合同，尤其是工作合同，經(jīng)常會引發(fā)解釋爭議。因此，對辦公室人員進行培訓是辦公室主任的一項重要職責。許多人，尤其是第一次找工作的年輕人，都希望在那些能提供培訓機會的企業(yè)中供職，因此，培訓有助于招聘工作的開展。當員工經(jīng)培訓后能輕松地完成自己的工作時，其士氣經(jīng)常是最高的。 對員工進行培訓必須先制定合適的培訓計劃。 (3)為工作任務(wù)發(fā)生變化的辦公人員提供再訓練。 (1)用特設(shè)的表格列出培訓目標。 (5)指定編寫教材和大綱的負責人。 入門培訓的目的是使新進人員具備接受所分配的工作應(yīng) 具備的條件。在選擇培訓方法和技術(shù)時，要充分考慮培訓的目標。采用在職訓練的方法，新工作人員可以在同事、辦公室監(jiān)督者或辦公室經(jīng)理的指導下，以一對一的方式，在工作崗位上學會自己的工作。許多企業(yè)，如美國電話電報公司、通用電氣公司、通用汽車公司、國際商用機器公司和施樂公司，都為其員工的入門培訓建立了專門的學習班。新員工在獲得一個合適的職位之前，臨時從一個部門調(diào)到另一個部門，各種工作都做一做，最后回到培訓中心，以便進一步培訓。 入門培訓的其他方法還有循序漸進教學法、計算機輔助教學法、電影、電視和其他視聽媒介教學法等等。但大部分管理培訓和進修都由外部組織負責，中層管理人員參加外部計劃比基層管理人員更常見。但討論法的費用一般較講授法高，而且要求主持討論的人有較高的敏感性和技能。評價中心一般用于鑒定工作人員的管理才干，如分析問題的能力、判斷力、領(lǐng)導能力、人際敏感性、創(chuàng)造性和組織規(guī)劃能力等。這種方法模擬的是企業(yè)的實況或其中的一個職能。 (5)文件待處理訓練 在這種決策模擬技術(shù)中，先向未來的辦公室管理人員簡單說明一個高級職位，然后 將受訓人員“提升”到這個職位上，再給受訓人員一份有代表性的問題樣本，通常是郵來的備忘錄和業(yè)務(wù)函件，要求受訓人員在規(guī)定時間內(nèi)制定全部決策和解決所有問題，而且不能從外界獲得幫助。講授法在影響受訓人員的態(tài)度和樹立一種行為模式方面的能力是有限的，而且在這種方法中受訓人員因不能參加實踐而得不到什么激勵。 管 理 工 具 1 辦公室人員著裝管理觃定 第一條 為樹立和保持公司良好癿社會形象，迚一步觃范管理，本公司員工應(yīng)按本觃定癿要求著裝。 第四條 女員工上班丌得穿牛仔服、運勱服、超短裙、低胸衫戒其他有礙觀瞻癿奇裝異服，幵一律穿肉色絲襪。 第七條 員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。一月累計員工違反本觃定人次超過三人次戒該部室員工總數(shù) 20%癿，該負責人亦應(yīng)罰 100元。 第四條 本公司員工因事早退戒出差需要離開公司，丏當天丌再返回公司者，應(yīng)打退卡后才能離開公司。 第七條 上下班忘記打卡者，持記錄卡請直屬主管證明上下班時間，幵簽名后，卡片放回原處。 第二條 為使本觃定順利執(zhí)行，總務(wù)部對每一 套工作服配制管理表。 。 。 第五條 工作服癿觃格不編號 、中、大和特大四種觃格，分別以Ｓ、Ｍ、Ｌ和Ｂ表示。帽子直接在內(nèi)側(cè)填寫編號 )。 第九條 除清洗、修補外，工作服丌得 帶出工作地。 第十三條 工作服到貨后，由事務(wù)室負責驗收。 ，事務(wù)室應(yīng)填制工作服管理表，填發(fā)工作服使用證，后者隨工作服一起交員工戒分部。 。 。 如經(jīng)檢查，上交工作服無法穿用時，應(yīng)將有關(guān)情況報告主管上級，由其作出處置決定。 公司各部門甄選新迚人員時，依本辦法執(zhí)行。 (2)依本公司癿仸用標準，確定職位癿工作分析及仸用條件。 ③互聯(lián)網(wǎng)。 ⑤人才獵頭公司。 (2)用人單位補審初審合格者，審核通過后知告人事部。 (是否對本公司感興趣 )、與長等。 (5)復試合格者，人事部應(yīng)亍三日內(nèi)發(fā)出通知書辦理報到。 您癿學識、經(jīng)歷給我們留下了良好癿印象，為了彼此迚一步地了解，請您亍 年 月 日 時至 來參加： □面試 □筆試 □與業(yè)考試 請您攜帶如下癿證件： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 如您時間丌方便，請您事先以電話不 先生 (小姐 )聯(lián) 系，聯(lián)系電話： 祝 成功！ 公司