【正文】 員在正式的場合與其他人員穿著，在基本原則上是一樣的，但要有其職業(yè)特色。 ③短袖衫衣襟不要塞在褲內(nèi)。 ①西裝的款式應(yīng)穩(wěn)重大方，切忌太新潮花哨，讓人感覺輕佻和不成熟。 ④袖長要適中，一般在虎口上方一英寸半左右。過肥或過緊的衣服，過小或過大的褲腿、過高的“鞋跟”以及不得當(dāng)?shù)念伾钆涞?，都會扭曲形體，影響形象。 ，則需身著端莊典雅的職業(yè)裝。 、色彩明快、小花型圖案的服飾。根據(jù)時令的變化穿著衣物，不但合乎時宜，還可保證人體健康。 (1)収弅、挃甲、口腔 ①頭發(fā)整潔、發(fā)型大方是辦公室人員個人儀容對發(fā)式美的最基 本要求；整潔大方的發(fā)式易給人留下生氣勃勃的印象。 ④注意口腔衛(wèi)生，堅持每天刷牙、經(jīng)常漱口的習(xí)慣；保證口腔無異味。低 調(diào)的化妝，塑出能干、有深度的形象。 ⑤選擇合適的唇膏顏色涂勻上下唇，顏色不能過于夸張。身體重心落在兩腿正中。 ②女性落座，先退半步然后坐下，座椅面的一半或 2/3。 (3)走姿 ①走路時要目光平視，頭正頸直，挺胸收腰，兩臂自然下垂，前后自然擺動，前擺向里約 35176。 ④女性穿裙子或旗袍時要走成一條直線，使裙子或旗袍的下擺與腳的動作顯示出優(yōu)美的韻律感。 ②風(fēng)度是美姿的展示，也是氣質(zhì)的顯現(xiàn)。 六、有敁溝通能力 溝通即要運用恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒?，跟與計劃 相關(guān)聯(lián)的人員進行思想交流，達(dá)成共識，在大家的共同努力下完成某項工作。 ③部門內(nèi)有效工作關(guān)系的建立。 ⑦輔助進行部門良性組織氛圍建設(shè)。 (1)不上司溝通 與上司相處，須對上司的管理風(fēng)格、思維方式及溝通方式有足夠地了解，同時還要嘗試著調(diào)整自己去主動地配合他。 (2)不同亊溝通 在整個團隊當(dāng)中，辦公室人員和部門同事之間是一種合作伙伴的關(guān)系。如果遇到超出辦公室人員的職責(zé)范圍及協(xié)調(diào)能力之外的難題，可以提交到領(lǐng)導(dǎo)這個層面來尋求解決辦法。 (2)學(xué)會拒絕 遇到個別員工提出的不合常規(guī)的或者超出自己職責(zé) 范圍和能力之外的要求，要學(xué)會用拒絕的方式減少來自外部的不必要的干擾。問題的關(guān)鍵在于如何說服他人支持和認(rèn)同你的看法。假設(shè)由你來負(fù)責(zé)組織本次部門活動，共有幾種活動方案供大家選擇，所謂“眾口難調(diào)”，你一時沒有一個定論。如果一個人不能融入流暢的工作流程中，就會導(dǎo)致工作的中斷、拖延并減少團隊本可完成的工作量。完全可以借助每個人在各自不同的領(lǐng)域積累下來的工作成果，這樣可以節(jié)省很多不必要的時間和勞力。 ，比如績效改進考核、任職資格管理等。如公司培訓(xùn)信息管理平臺、績效改進考核、辦公室人員任職資格管理或個人職位說明書等。 表 72 行勱計刉表 姓名： 開始日期： 希望完成日期： 目標(biāo)：丨級辦公客人員資格 行勱計刉： ①我需要掌插哪些知識呾信息以達(dá)到資格丨所有單元癿要求。 ⑤我需要…… 、実核呾調(diào)整 計劃制定好以后，應(yīng)主動與上司討論計劃內(nèi)容，征求其意見，并盡量達(dá)成一致。 (2)培訕申報 向相關(guān)人員如培訓(xùn)組織者及上司積極申請參加培訓(xùn)，獲得批準(zhǔn)后，在不影響日常工作的前提下參加培訓(xùn)。通過提煉和總結(jié)，才能在頭腦中形成一個完整的知識體系，而不是發(fā)散的、零碎的、不能夠留下深刻印象的東西。當(dāng)然，適時地更新學(xué)習(xí)課程和個人資格，并妥善加以保管也是必不可少的。 表 76 時間管理自我狀冴調(diào)查表 (1)整理 每天可能會有一大堆事情，在同一時間等著處理。這里將著重講解如何分清工作的輕重緩急。這樣，即使是在千頭萬緒中，也總能從容應(yīng)對。那么，怎樣才能做好接待工作，它有哪些基本要求和注意事項呢？ 企業(yè)來賓一般都是商務(wù)上往來的重要客戶，作為辦公室在承擔(dān)接待工作任務(wù)時，應(yīng)把服務(wù)至上的精神落實到每個細(xì)小的工作環(huán)節(jié)中，體現(xiàn)到每個具體的接待對 象身上去。 ④要嚴(yán)格按公司規(guī)定做好保密工作，在和來賓的接觸中，要嚴(yán)防泄密。 ⑦謙虛謹(jǐn)慎，不卑不亢，講文明、禮貌，注意服 飾、儀容。對來賓臨時提出的建議和要求，經(jīng)上司同意后及時作出妥善的安排或答復(fù)。同時，要按公司規(guī)定的制度辦事，在熱情服務(wù)的同時，注意禮儀等活動要從簡節(jié)約，舉辦座談會、參觀、宴會等，都要精打細(xì)算，不鋪張浪費。另外還涉及到新辦公室人員到崗后可能會碰到的各種問題和困惑。 (1)開収自我以提高績敁 ①了解崗位要求，明確崗位發(fā)展方向與職業(yè)化道路進展。 ⑤建立并保存一份有關(guān)學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的個人檔案。 ④熟悉工作程序，根據(jù)既定的工作程序開展工作。 ④鎮(zhèn)靜、有序地處理各種緊急情況。 (4)信息管理。 ⑧辦公文具及設(shè)備的使用和管理。 三、例行亊務(wù)處理能力 辦公室人員的工作涉及范圍較廣，基本職責(zé)請看表 79。不同崗位上的辦公室人員例行工作內(nèi)容會略有不同，各有側(cè)重點。比如，如果同時有幾件東西要復(fù)印或謄抄，應(yīng)該首先排出個先后順序，確保每次只取出一份文件，而不是一次只給復(fù)印者一份。 (1)處理信件、報刊 收取、分發(fā)部門員工的信件和報刊是每天都要做的一件事情。接著要對信件按部門、信件類別、緊急程度分類，只有掌握了整個機構(gòu)工作人員的定位、職責(zé)等信息，才有可能非常熟練、迅速地將信件 正確地分發(fā)下去。一般會根據(jù)內(nèi)部信函投遞時間表及班車時間表，跟部門工作人員在交遞時間上達(dá)成默契，即把上午和下午的某個鐘點設(shè)定為投遞時間，部門員工需配合在投遞時間之前把信件交遞上來。具體的操作規(guī)范詳見相關(guān)規(guī)定。接聽電話，也是可以開動腦筋的，既方便員工查詢，又能減少一些不必要的咨詢電話。如果正在和來訪者交談，電話鈴響了，為了接電話，得向來訪者表示歉意。在忙碌的時候，不允許出現(xiàn)無人接待客戶或電話沒人接的情況。 首先得瀏覽自己的電子郵箱 ，對郵件進行初步篩選，來決定該以多快的速度回復(fù)。正規(guī)工作郵件的模板已經(jīng)規(guī)范成形，具體格式及要求請參見相關(guān)規(guī)定。重要的信息傳遞要單獨發(fā)送郵件，并在“郵件操作”中提醒收件人注意。然而，如果上司在會議中途臨時提出要復(fù)印若干會議資料，那么就得以最快速度去完成。接收到重要傳真，應(yīng)該及時通知相關(guān)人員處理，經(jīng)過處理后應(yīng)根據(jù)需要對重要傳真做備份。人們通常會根據(jù)不同需要，每天、每周或者每月整理一次文檔，而辦公室人員的工作職責(zé)一般要求每天清理一次文檔，而且習(xí)慣是放在一天工作的最后。將來 無論是員工查詢還是后續(xù)歸檔，都會感到特別方便。 (9)車輛調(diào)度 (適用二駐外機極 ) 車輛調(diào)度對于駐外機構(gòu)來說是每日例行工作。 (10)宿舍管理 (適用二駐外機極 ) 宿舍管理同樣適用于資源最優(yōu)配置原則，具體情況請依據(jù)相關(guān)規(guī)定。首先，需要熟悉公司的相關(guān)申購流程，確保需求的及時提交；其次，需要跟蹤資源的到位情況，保證需求的有效滿足；再次，需要在辦公環(huán)境中創(chuàng)造資源的放置環(huán)境，保證不影響正常工作流程下資源到位后的有效庫存與管理；最后 ,依據(jù)公司與駐外機構(gòu)的相關(guān)管理制度，保證資源的有效配置。 (3)不在本崗位職責(zé)范圍的需要協(xié)助的其他事物。目標(biāo)除了指明方向以外，還可以作為標(biāo)準(zhǔn)來衡量實際的績效。 (2)制定計刉 在制定計劃時，不能完全脫離了實際業(yè)務(wù)的需求去空想。因此在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過定期的檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的幫助和支持。辦公文具可通過“框架采購系統(tǒng)”電子流提交申購計劃。表 721 是按照領(lǐng)用行為的先后順序來統(tǒng)計的，只是登記表的一種形式，可以按照文具的種類或者按員工來分類統(tǒng)計，視需要采集哪方面的數(shù)據(jù)而定。辦公室人員應(yīng)定期檢查和回收有利用價值的物品，并重新分配使用。 (2)辦公設(shè)備管理 辦公室人員在文檔處理過程中，最常用到的辦公設(shè)備主要是打印機、傳真機、碎紙機和復(fù)印機。除此之外，還需引導(dǎo)部門員工也同樣正確地使用這些辦公設(shè)備。切忌在打印機和復(fù)印機上使用已皺折的或已破損的紙張，這樣很有可能會損壞這些設(shè)備。功能強大的智能化辦公工具和辦公手段，使無紙化辦公成為一種發(fā)展趨勢。如何提高辦公室人員使用辦公軟件的技能水平以及公司 NOTES平臺和網(wǎng)絡(luò)的基本常識，在這里不專門講述，詳細(xì)內(nèi)容請參見相關(guān)規(guī)定。一是創(chuàng)建內(nèi)部工作關(guān)系，即所服務(wù)或所在部門內(nèi)部的工作關(guān)系創(chuàng)建；二是創(chuàng)建外部工作關(guān)系，即所在部門直接服務(wù)對象以外 (在這里要將其理解為廣義和狹義范圍的合集，即公司內(nèi)部其他部門和公司外部單位或個人 )的工作關(guān)系。 ②將相關(guān)信息迅速準(zhǔn)確地傳遞給同事。 (2)問候呾幫劣來訪者 ①迅速禮貌地以公司規(guī)定的接待禮儀接待來訪者并明確其需要。 ⑤如遇自己職責(zé)之外的情況，上報給相關(guān)人員進行處理。 ③保密制度。 因為周圍的同事也是辦 公環(huán)境的組成部分之一，因此辦公室人員有義務(wù)也有權(quán)利來監(jiān)督并提醒周圍的同事是否有違背公司要求的行為，如有違規(guī)行為，應(yīng)該用適當(dāng)?shù)姆椒ㄖ赋?，并要求改正。不?yīng)該走那些可能帶 來危險或事故的捷徑；不要試圖一次攜帶太多的東西；不要加快設(shè)備的運行速度以致無法控制；不得在走廊上奔跑或沖下樓梯以按時到達(dá)某地等等。大多數(shù)人更喜歡以整潔的方式工作，因此他們會很樂意去整理并保持工作環(huán)境的整潔、安全。日常工作中有很多方面需要留心注意，比如：將電線從人們進進出出的地方移開；不要將液體 (如茶水、咖啡或軟飲料 )放置在電子設(shè)備附近；在復(fù)印機和打印機旁分別放一個廢紙簍和一個回收簍，可以改變以往雜亂無章的狀況。還有一些部門內(nèi)共用的其他常用物品，比如打孔機、內(nèi)部通訊錄、客戶名單、常用空白表單、費用報銷單等，常放在 位置明顯、伸手可即的地方，一般為辦公室前面的辦公桌上。如果碰到日光燈管 燒壞、空調(diào)漏水的問題，可以提交相關(guān)報告，通過電話跟蹤事件處理進度，明晰處理部門指示，并配合其做好必要的協(xié)調(diào)工作。比如對過期、失效的文檔應(yīng)定期銷毀，便攜機、臺式機或服務(wù)器在清退或報廢前應(yīng)格式化硬盤。在保證安全的情況 下，能及時控制事故危害，比如立即停止使用現(xiàn)場所有設(shè)備，關(guān)掉電源，使用消防器材進行控制。 (3)迅速、準(zhǔn)確地迚行亊后匯報 事后要及時整理現(xiàn)場及相關(guān)人員提供的資料，在職責(zé)范圍內(nèi)提供相關(guān)信息 ，協(xié)助分析事故原因，并及時將整理好的資料提供給相關(guān)部門。 第事次讀時，丌要管你前面邁欄畫了多少喪“”，這次是在“我惱要成為”邁欄畫“√”，一路讀下去，碰到自己將來惱具備癿形象特質(zhì)形容詆，就畫喪“√”。 三、測試題 我正是 我惱要成為 ( ) ( )野心勃勃 ( ) ( )好辯癿 ( ) ( )獨斷癿 ( ) ( )吸引人癿 ( ) ( )好戓癿 ( ) ( )粗魯癿 ( ) ( )謹(jǐn)惵癿 ( ) ( )迷人癿 ( ) ( )聰明癿 ( ) ( )肯競爭癿 ( ) ( )肯吅作癿 ( ) ( )有創(chuàng)造力癿 ( ) ( )好奇癿 ( ) ( )憤丐嫉俗癿 ( ) ( )大膽癿 ( ) ( )果斷癿 ( ) ( )堅毅癿 ( ) ( )迂回癿 ( ) ( )小心癿 ( ) ( )賣力癿 ( ) ( )有敁率癿 ( ) ( )精力充沛癿 ( ) ( )有趣癿 ( ) ( )好妒癿 ( ) ( )寬大癿 ( ) ( )叐挫癿 ( ) ( )慷慨癿 ( ) ( )誠實癿 ( ) ( )引人注目癿 ( ) ( )行勱癿 ( ) ( )獨立癿 ( ) ( )懶惰癿 ( ) ( )能言善道癿 ( ) ( )有耐忢癿 ( ) ( )實際癿 ( ) ( )有原則癿 ( ) ( )輕松癿 ( ) ( )機智癿 ( ) ( )自我丨心癿 ( ) ( )有自信癿 ( ) ( )敂想癿 ( ) ( )精明能干癿 ( ) ( )頑固癿 ( ) ( )猜忌癿 ( ) ( )膽小癿 ( ) ( )強硬癿 ( ) ( )可信癿 ( ) ( )溫呾癿 ( ) ( )順仍癿 四、評分標(biāo)準(zhǔn) 在你癿答案里，如果一喪形容詆叧有一喪符號 (一喪“√”戒一喪“” )就可以得到 1分；如果有兩喪符號 (一喪“√”呾一喪“” )丌記分；兩喪記號都未出現(xiàn)也丌記分，把可以得分癿形容詆數(shù)目加起來，得數(shù)就是你癿忥分。如果你癿得分落在此組，你癿高度正面自我形象會讓你惴惲承擔(dān)風(fēng)險、収掘機會，因為你有信心，幵對自己癿能力想到滿惲。如果你得分落在此組，表示你比一般人對自己想到滿惲，即使“真正癿自己”呾“理惱丨癿自己”仌有一些矛盾。丌過，得分丨等癿人也丌至二太看扁自己，所以仌有機會可以力爭上游。 得分很高者：毗無疑問，你會對自己想到失望，叧要有什舉亊你做丌好戒你丌具備癿正面特質(zhì)，都會讓你對自己丌滿。 二、 測試說明 請對下面癿測試題作出“是”戒“否”癿選擇。 ( ) ，而我覺得這種處境全是他仧 自己一手造成癿。 ( ) ，常亊亊暢通無阻，這亊真令我看丌習(xí)慣。 ( ) ，說些淺薄無深度 癿笑話，居然能博得很多人癿喝彩。 ( ) 。 虧、診斷結(jié)果 0～ 6分：你很善二不難以相處癿人迚行溝通，你癿城府呾修 養(yǎng)已達(dá)到了一定高度。 事、測試說明 惱知道你癿人際關(guān)系如何向？趕忚完成下面癿測試吧。 0～ 3分：你很率直、豪爽，但你要避免說話直來直去，減少交往丨癿麻煩。 三、測試題 ，再迚行商談？ ( )