【正文】 某些試驗(yàn)的失敗。失敗的驗(yàn)證工作是執(zhí)行工作的團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任。第三，關(guān)于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義。項(xiàng)目辦公室可以簡(jiǎn)單的作為一個(gè)守門(mén)員，即：為匯報(bào)每個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果，規(guī)范一個(gè)適用于整個(gè)公司的標(biāo)準(zhǔn)格式和數(shù)據(jù)庫(kù)。其中一個(gè)部門(mén)在一項(xiàng)研發(fā)項(xiàng)目上工作了六個(gè)月時(shí)間，但是最終以失敗告終。但是，總會(huì)存在一些風(fēng)險(xiǎn)，即：有些人會(huì)將此視為權(quán)利的喪失。召開(kāi)項(xiàng)目完成之后的總結(jié)分析會(huì)時(shí)，必須考慮四個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：? 哪些作對(duì)了？? 哪些做錯(cuò)了？? 可以針對(duì)未來(lái)提出什么建議？? 何時(shí)，向誰(shuí)，如何分發(fā)信息？必須詢問(wèn)的問(wèn)題可以參照?qǐng)D3內(nèi)給出的總結(jié)分析金字塔結(jié)構(gòu)。 圖3 每個(gè)公司都會(huì)針對(duì)每層的每項(xiàng)活動(dòng)形成自己的一套問(wèn)題清單，用于識(shí)別關(guān)鍵成功因素。圖3金字塔的第三層是業(yè)務(wù)單位的評(píng)估。因此，在項(xiàng)目完成之后的金字塔分析中應(yīng)該既包括好消息也包括壞消息。信息共享的一種方式是通過(guò)以局域網(wǎng)為依托的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)。一個(gè)公司執(zhí)行的一個(gè)項(xiàng)目十分成功。6個(gè)月之后，發(fā)現(xiàn)原上述團(tuán)隊(duì)成員向其它部門(mén)傳授的知識(shí)微乎其微。雖然它們執(zhí)行的一個(gè)項(xiàng)目最終結(jié)果很成功，但是在項(xiàng)目執(zhí)行期間由于缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)和決策不力，犯了幾個(gè)嚴(yán)重錯(cuò)誤。之后，企業(yè)從培訓(xùn)課程中取消了這個(gè)案例分析的內(nèi)容。多數(shù)人似乎都認(rèn)為項(xiàng)目管理的最好培訓(xùn)方法是通過(guò)在職培訓(xùn)。這種方法有三個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)：首先，項(xiàng)目經(jīng)理的行政上司可能不具備必要的項(xiàng)目管理知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法在項(xiàng)目經(jīng)理遇到困難時(shí)提供幫助。全職指導(dǎo)似乎是一個(gè)好方法，而其中存在指導(dǎo)導(dǎo)師最終成為實(shí)際項(xiàng)目管理者的風(fēng)險(xiǎn)。但是，因?yàn)闊o(wú)法制定涵蓋所有項(xiàng)目的所有各種不同情況的政策或程序，所以制定過(guò)多的政策或程序形式的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)是一種錯(cuò)誤。在組織完成幾個(gè)項(xiàng)目之后，無(wú)論項(xiàng)目成功與否，都應(yīng)該準(zhǔn)備可以循環(huán)利用的模板文件，因?yàn)榇藭r(shí)可以基于通過(guò)前幾個(gè)項(xiàng)目所掌握的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)對(duì)模板文件進(jìn)行進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和改進(jìn)。通常，模板文件和標(biāo)準(zhǔn)里面的內(nèi)容量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理的需求。標(biāo)準(zhǔn)和模板文件制定工作可以被視為是一項(xiàng)低風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)。參照基準(zhǔn)的設(shè)定與項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃直接相關(guān)，而且會(huì)對(duì)公司的盈利情況產(chǎn)生明顯的影響（這取決于執(zhí)行的速度）。通過(guò)比較，該公司認(rèn)為自己與航空領(lǐng)域的其它競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手不相上下，因而開(kāi)始有些洋洋自得，居功自傲。在不久的將來(lái)，為參照基準(zhǔn)設(shè)定之目的，多數(shù)公司很可能使用項(xiàng)目辦公室網(wǎng)絡(luò)關(guān)系。這些組織提供收費(fèi)服務(wù)并為會(huì)員企業(yè)舉辦研討會(huì)，與大家分享項(xiàng)目管理的最好實(shí)踐做法。鑒于所有這些疑慮以及對(duì)可能提議的變動(dòng)的擔(dān)心，基準(zhǔn)設(shè)定是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)。這在可行性研究之后。項(xiàng)目管理的箴言之一是項(xiàng)目經(jīng)理任命的越早，計(jì)劃編制就會(huì)越好，對(duì)項(xiàng)目的決心也就會(huì)越大?？尚行匝芯客ǔ?huì)給出一個(gè)高度優(yōu)化的方案，而很少顧及進(jìn)度和／或預(yù)算。而且，這方面的特長(zhǎng)對(duì)模板文件、表格和檢查清單的制定會(huì)起到很大的幫助作用。項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載六)培訓(xùn)定做（與項(xiàng)目管理相關(guān)）多年以來(lái)，一直由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)與培訓(xùn)講師和顧問(wèn)一起進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程的設(shè)計(jì)。在培訓(xùn)部對(duì)最初提出培訓(xùn)要求的部門(mén)提供的培訓(xùn)目標(biāo)和可交付成果信息進(jìn)行篩選之后，加入了他們自己的一些議程。但培訓(xùn)機(jī)構(gòu)就此沒(méi)有收到任何回復(fù)；? 培訓(xùn)部告訴培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)以講座的形式為主，不需要案例分析，而且練習(xí)量要保持到最少。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)允許這種情況發(fā)生，因此也負(fù)有一定的責(zé)任。項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)保存經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔和項(xiàng)目事后分析文件，而這些在確定能夠獲得最大投資價(jià)值的培訓(xùn)內(nèi)容方面會(huì)提供有價(jià)值的輸入信息，而且也會(huì)為一線經(jīng)理設(shè)計(jì)企業(yè)具體培訓(xùn)課程提供有價(jià)值的支持。為簡(jiǎn)便起見(jiàn)，圖內(nèi)將干系人分為三大類(lèi)：組織、產(chǎn)品／市場(chǎng)和資本市場(chǎng)。項(xiàng)目辦公室的本意并不是取代高層管理層的項(xiàng)目發(fā)起人地位。但是，項(xiàng)目辦公室的活動(dòng)是為了服務(wù)于整個(gè)公司，如果使項(xiàng)目辦公室承擔(dān)發(fā)起人的工作，會(huì)對(duì)項(xiàng)目辦公室的人員造成一種利益沖突的局面。持續(xù)改進(jìn)鑒于項(xiàng)目辦公室管理著項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的寶藏，因此也最具有發(fā)掘持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)的優(yōu)勢(shì)。生產(chǎn)能力規(guī)劃在高層管理層看來(lái)，分配給項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)的所有活動(dòng)中，最重要的可能莫過(guò)于生產(chǎn)能力規(guī)劃了。戰(zhàn)略性時(shí)間計(jì)劃，即：決定執(zhí)行哪個(gè)項(xiàng)目以及何時(shí)執(zhí)行的過(guò)程，是戰(zhàn)略規(guī)劃的關(guān)鍵組成部分。作者認(rèn)為該項(xiàng)活動(dòng)應(yīng)該由項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)，因?yàn)椋?? 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用以支持戰(zhàn)略規(guī)劃工作和項(xiàng)目組合管理； ? 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用以確定切合實(shí)際的時(shí)間和成本以支持競(jìng)標(biāo)工作的開(kāi)展； ? 項(xiàng)目辦公室可能被委托負(fù)責(zé)確定承擔(dān)額外工作所需資源技能； ? 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用于改進(jìn)和更新本數(shù)據(jù)庫(kù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)； ? 進(jìn)行可行性研究和成本效益分析可能會(huì)需要這些信息。這些風(fēng)險(xiǎn)包括：? 人員配置：在企業(yè)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到使用項(xiàng)目辦公室所能帶來(lái)的收益之后，一種自然傾向是增加項(xiàng)目辦公室的人數(shù)，因?yàn)樗麄冨e(cuò)誤的認(rèn)為人數(shù)增加會(huì)帶來(lái)額外收益。經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)這種情況，即：在項(xiàng)目辦公室工作的人員仍舊與其一線經(jīng)理保持“實(shí)線”的匯報(bào)關(guān)系，而與項(xiàng)目辦公室保持一種“虛線”的匯報(bào)關(guān)系。鑒于項(xiàng)目辦公室的工作更多的是橫向關(guān)系而不是縱向關(guān)系，可能會(huì)存在對(duì)項(xiàng)目辦公室控制權(quán)的爭(zhēng)奪，特別是在項(xiàng)目經(jīng)理之間。關(guān)于項(xiàng)目辦公室何時(shí)介入項(xiàng)目問(wèn)題，經(jīng)常使用的衡量指標(biāo)是：? 項(xiàng)目的貨幣價(jià)值；? 項(xiàng)目工期；? 跨專(zhuān)業(yè)性程度和復(fù)雜程度；? 公司的風(fēng)險(xiǎn)；? 項(xiàng)目的重要性（例如：消減開(kāi)支）。從定量角度，高層管理層可以考慮下述內(nèi)容：? 進(jìn)度審查：如果沒(méi)有項(xiàng)目辦公室，企業(yè)內(nèi)可能會(huì)存在多種進(jìn)度和匯報(bào)格式，甚至，可能每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)有一個(gè)不同的格式。? 浪費(fèi)的會(huì)議：如果沒(méi)有項(xiàng)目辦公室，高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)花大量的時(shí)間付出很大的代價(jià)參加太多的會(huì)議。高層管理層的主要職責(zé)是戰(zhàn)略規(guī)劃和部署以及企業(yè)的未來(lái)，而中層和一線經(jīng)理的職責(zé)是關(guān)注運(yùn)作問(wèn)題。運(yùn)用項(xiàng)目辦公室概念，進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組織組織2000年，江森自控(JCI)下屬的汽車(chē)系統(tǒng)集團(tuán)(ASG)按照新的商業(yè)模式進(jìn)行了重組。收購(gòu)的目的是使JCI成為汽車(chē)行業(yè)的內(nèi)飾部件綜合供應(yīng)商。認(rèn)可企業(yè)內(nèi)部對(duì)組織結(jié)構(gòu)變化以及新經(jīng)營(yíng)模式的使用，認(rèn)可率較高。如何發(fā)揮效應(yīng)？經(jīng)過(guò)這種變革，ASG按照一家綜合公司的模式在運(yùn)作。另外，需要補(bǔ)充的非常有趣的一點(diǎn)是，作為變革的一部分內(nèi)容，ASG實(shí)際消減了項(xiàng)目辦公室的人員編制。堅(jiān)持執(zhí)行一個(gè)合理的總體概念；? 變革必須由上層推動(dòng)。項(xiàng)目辦公室的負(fù)責(zé)人是Alok Kumar，他是項(xiàng)目管理執(zhí)行董事。項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載八)ASG的發(fā)展歷程幾年前，項(xiàng)目辦公室的職責(zé)分散在各個(gè)部門(mén)執(zhí)行。涉及到的不同部門(mén)都十分情愿的拿出自己的資源，實(shí)行集中管理。另外，集中項(xiàng)目辦公室也為六西格瑪方案（將六西格瑪原則應(yīng)用到項(xiàng)目執(zhí)行中）的實(shí)施起到了推動(dòng)作用。目前，項(xiàng)目辦公室也參予為企業(yè)合作伙伴配置人員，包括尋找途徑，將項(xiàng)目管理資源外包給合作伙伴。最初的PLUS是由一個(gè)委員會(huì)制定的，其內(nèi)缺乏一個(gè)中心主題，而且不很連貫。因?yàn)锳SG實(shí)際降低了人員配置水平（并成功實(shí)現(xiàn)了一些項(xiàng)目辦公室人員向項(xiàng)目管理位置的過(guò)渡），目前，進(jìn)一步消減人員配置水平的壓力較小。項(xiàng)目辦公室的未來(lái)ASG正在努力工作，致力于實(shí)現(xiàn)衡量指標(biāo)和項(xiàng)目評(píng)估的改進(jìn)。另外，改進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理的績(jī)效和能力并向他們提供支持和相關(guān)的生產(chǎn)力提高工具被認(rèn)為是一項(xiàng)永久的工作。但是，鑒于項(xiàng)目辦公室的職責(zé)，及其與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)能力規(guī)劃和項(xiàng)目組合管理之間的關(guān)系，項(xiàng)目辦公室必須向高層管理層匯報(bào)。項(xiàng)目辦公室的目的是管理項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，因此，不是通過(guò)增加多層管理層形成官僚機(jī)構(gòu)。這將減少項(xiàng)目辦公室的人員配置水平，而且可以使項(xiàng)目辦公室的投資收益更容易衡量。2001年11月1－10日美國(guó)田納西州納什維爾項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)年度論壇和研討會(huì)會(huì)議學(xué)報(bào)，《汽車(chē)產(chǎn)品上市系統(tǒng)的執(zhí)行》，Spigarelli, R. amp。HAROLD KERZNER是國(guó)際學(xué)習(xí)學(xué)院項(xiàng)目管理執(zhí)行董事，并且是BaldwinWallace大學(xué)系統(tǒng)管理教授。更多免費(fèi)資料下載請(qǐng)進(jìn)： 中國(guó)最大的免費(fèi)課件資源庫(kù)