【正文】 關之間構成的領導與被領導的關系（屬行政關系），如國家教育部與河北省教育廳；第二種是同一系統(tǒng)的上下級部門之間構成的指導與被指導的關系（屬業(yè)務關系），如教育部高教司與教育廳高教處的關系。（例唐山市教育局與豐潤區(qū)政府） ?（ 3）向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關； ?（ 4）除上級機關負責人直接交辦的事項 外，不得以機關名義向上級機關相關負 責人報送“請示”、“意見”和“報告”。 ?二、文書辦理的方法和要求 ?（一）收文辦理 ?簽收：清點、檢查、簽字，外收發(fā)人辦。 ? 審核：即按照文件辦理要求對文件從內容到形式進行審查核對。 是秘書部門輔助領導決策的重要體現(xiàn)。 ?審核：發(fā)文審核，領導簽發(fā)前審核，內容、文字、體式等方面。 ? 復核：發(fā)文過程中的第二次審核，文件正式印制前由文秘部門對發(fā)文的復查審核。 ? 登記：發(fā)文登記，發(fā)文登記簿。 ?查辦：多次催辦無果的情況下，向領導匯報后，由領導責成文秘部門核查辦理過程。 ?二、文書管理要求 ?（一）文書的使用 ?（二）文書的銷毀：不具備歸檔和存檔價值的公文，二人以上監(jiān)銷。 ? 文書整理歸檔的幾條基本原則： ? 須依法進行文書的整理歸檔： 《 中華人民共和國檔案法 》 。 ? 二、文書整理歸檔的意義 ? 保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查考利用； ? 保證文件的完整與安全，使其便于保管； ? 為檔案工作奠定基礎。 ?（二）以“案盒”取代“案卷”，其優(yōu)點有： ?簡化了裝訂手續(xù)：不用再裝訂 ?統(tǒng)一了文書部門和檔案部門的工作 ?方便了文書檔案的查找和借閱 第三節(jié) 文書整理的范圍和要求 ? 一、文書整理工作的組織 ? （一）正確選擇整理環(huán)節(jié)：根據各單位的實際情況選擇最能 掌握文件的形成和處理情況的地方。 ? 三、文書整理的基本要求 按照機關工作活動的規(guī)律，保持文書之間內在的歷史的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機關工作的真實面貌，并便于保管和查找利用。 ? 按問題分類：不宜提倡。 ? （三）系統(tǒng)整理 ? 確定案盒內文件 ? （ 1）檢查調整：對“件”的理解。 ? （四）歸檔：歸檔范圍、歸檔時間和質量要求 歸檔章式樣 （全宗號） （年度） （室編件號） （機構或問題） （保管期限） （館編件號） 歸檔文件目錄 件號 責任者 文號 文件題名 日期 頁數(shù) 備注 （全宗名稱） 全宗號 年度 保管期限 機構（問題） 起 室 止 件 館 號 盒號 檔案盒封面和封脊 歸 檔 文 件 目 錄 簿 歸檔文件目錄 全宗名稱 年 度 保管期限 機構（問題） ? 二、文書立卷的方法和步驟 ? 目前許多單位對于紙質文件仍采取立卷的方法整理歸檔，組成案卷，對文書立卷的方法也要掌握。 ? （二）錄音文件 指錄制在錄音磁帶上的文件。 ? （六）光盤文件 一種新型的記錄信息的載體，用激光技術將信息做到光盤上，海量存貯。 第五章 檔案概述 第一節(jié) 檔案的起源、沿革與定義 ?一、檔案的起源：有如下四種觀點 ? 1 在國家誕生后，產生了文字，用文字記錄國家的各種事務，就形成了檔案； ? 2 在原始社會末期產生了原始文字，國家產生后，用文字記錄國家的各種事務，形成了檔案； ? 3 在原始社會末期產生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項事務，形成了原始檔案，國家產生后形成了比較有條理的檔案； ? 4 原始社會的結繩、刻契，就是原始的檔案，文字產生和國家形成后，形成了比較有條理的檔案。 ? 檔案一詞的產生 ? 順治十八年（ 1661年）的官府文書中有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”；康熙十九年（ 1680年）“起居注”：“上問馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無檔案”； ? 楊賓 《 柳邊紀略 》 （成書于 1707年，康熙四十六年）說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。 ? 檔案即分類保存以備查考的文件和材料。 ? 檔案與其他信息資源的區(qū)別與聯(lián)系 ? 檔案與圖書 ? （ 1）不同方面 ? A、檔案并非是有意識地編寫和杜撰的，而圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的； ? B、數(shù)量不同； ? C、作用不同； ? D、保密性不同； ? E、形式不同。 ? 檔案與資料 ? （ 1）形成過程不同：檔案由文件材料轉化而來，不能購買，資料可通過搜集、購買得來； ? （ 2）檔案具有參考和憑據作用，而資料僅僅具有參考作用而不具有憑據作用。（具有權利能力和行為能力依法享有民事權利和承擔民事義務的組織。 ? 檔案有三個形成條件： ? 1 辦理完畢 ? 2 有保存價值 ? 3 集中保存。 猶龍柱下窺藏史，呼風輿前聽誦詩。伏羲、神農、黃帝之書謂之三墳，言大道也；少昊、顓頊 (zhuan xu)、高辛、唐、虞之書謂之五典，言常道也?！疤焯煤偷鬲z”。 ? 二、來源原則 ? 來源原則是當前世界各國公認的檔案整理理論原則。 ? 1841年法國內政部發(fā)布了 《 關于各部和各地區(qū)檔案整理與分類的指示 》 ，首次提出 尊重全宗原則， 這一原則包括： ? 第一、來源于一個特定機構的所有檔案組成一個全宗； ? 第二、全宗內的文件按主題類別整理； ? 第三、主題類下的文件按年代、地區(qū)或字母順序排列； ? 第四、同一全宗的文件不得與其他全宗的文件混淆在一起。 ? （教材 146頁） ? 三、檔案價值鑒定理論 ? 檔案價值鑒定的含義： 檔案價值鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。 （ 3） 20世紀二三十年代的“職能鑒定論”：這是由波蘭檔案學者 卡林斯基 提出的。第一價值體現(xiàn)為行政管理價值、憑證價值、法律價值、財務價值和科技價值；第二價值包括歷史研究價值和情報價值。其片面性是顯而易見的。這是電子時代帶給文件和檔案管理的新課題。 ? 一、統(tǒng)一領導，分級管理 ? 1 全國的檔案工作由各級黨委和政府統(tǒng)一領導，由各級檔案行政管理機構分層負責監(jiān)督與指導； ? 2 國家全部檔案由各級檔案機構集中統(tǒng)一管理； ? 3 實行黨政檔案和黨政檔案工作的統(tǒng)一管理。 第三節(jié) 檔案機構 ? 一、檔案行政管理機構 ? 1 性質：檔案行政管理機構是黨和國家監(jiān)督、指導、檢查檔案工作的行政管理部門。 ? 二、檔案實體管理機構 ? （一）檔案室 ? 1 性質：檔案室是各機關、團體、企事業(yè)單位為統(tǒng)一保存、管理和提供利用本單位形成的各類檔案而設置的內部機構，是各單位管理工作的組成部分，主要為本單位各項工作提供檔案信息的服務。 ? （二）、檔案館 ? 1 性質：檔案館是集中保管檔案史料的科學文化事業(yè)機構。 ? 國家級 綜合檔案館有中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館。 ? （ 2）部門檔案館：外交部檔案館、公安部檔案館等。 ? 三、各類檔案機構之間的關系：指導與被指導、監(jiān)督與被監(jiān)督、信息資源協(xié)作等。不收集檔案，檔案館（室）就無米下鍋。 ? 3 歷史檔案 ? （ 1）收集散存于國家機關、社會組織中的歷史檔案； ? （ 2）征集收藏于個人手中的歷史檔案； ? （ 3）征集少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案； ? （ 4）收集散失在國外的歷史檔案。 ? （二）整理工作的原則： 保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于保管和利用。 ? （ 3）時間：最廣泛的聯(lián)系。 ? 二、全宗 （一）概念 全宗是一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐活動中所形成的檔案的有機整體。 ? （三）立檔單位的變化和全宗的劃分 ? 1 基本職能變化 ? （ 1）新成立的機關：新全宗 ? （ 2）機關分立與合并：原全宗終止，建立新的全宗 ? （ 3）臨時機構： ? （ 4）隸屬或掛靠的臨時機構：視具體情況定 ? （ 5）合署辦公 ? （ 6）派出機構：歸入所屬機關全宗 ? 2 非基本職能變化 ? （四）全宗內檔案的分類 ? 1 常用檔案分類法 ? （ 1）年度分類法：按文件形成的自然年度或專業(yè)年度分類； ? （ 2）組織機構分類法：將一個立檔單位的檔案按照立檔單位內部機構設置進行分類；（我院按照電話表列的單位分類，固定順序） ? （ 3）問題分類法：不宜提倡 ? （ 4）保管期限分類法：便于應對突發(fā)事故。 ? 缺點：需要檔案庫房預留架柜，工作量大。 ? （五）類內檔案的系統(tǒng)排列 ? 1 按照永久、長期、短期不同的保管期限排列，將同一保管期限的檔案排在一起； ? 2 按黨政檔案分別排列，黨務在前，行政在后； ? 3 按檔案內容聯(lián)系排列； ? 4 按檔案所涉及問題的重要程度排列； ? 5 按文件的作者、收發(fā)文機關和文件內容所涉及的地區(qū)排列； ? 6 按檔案形成時間的順序排列。 ? 2 案卷目錄的編制方法 ? 案卷目錄的編制必須按全宗進行。如：對案卷編目錄號： 1， 2， 3， …… ? 分類目錄 適用于規(guī)模較大、每年產生檔案數(shù)量較多的現(xiàn)行機關。 ? 1 從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價值； ? 2 全面的觀點 ：（ 1）全面地判定文件的價值；（ 2）全面地預測社會對檔案利用的需求；（ 3）全面地把握檔案保管成本與效益的關系； ? 3 歷史的觀點； ? 4 發(fā)展的觀點。 ? 組成： （ 1）順序號（條款的編號） ? （ 2）條款 ? （ 3）保管期限：置于每個條款之后。 ? 2 檔案鑒定工作的方法 ? 直接鑒定法：逐件、逐頁地閱讀檔案內容來判定檔案的價值。 ? 4 維護檔案存放秩序的措施 ? （ 1）編制檔案存放位置索引 ? A：指明每本檔案目錄中檔案的存放位置（相當于哪類書在哪個庫房）； ? B：指明每個檔案庫房檔案分布情況（每個室收藏什么書） ? （ 2）裝具存放內容標識牌（相當于圖書的大架標） ? （ 3）檔案代理卡：代卷卡（相當于代書板） ? （二）檔案庫房管理措施 ? 1 檔案庫房的“八防”“二控制”：防火、防水、防盜、防霉、防蟲、防光、防塵、防有害氣體，嚴格控制溫濕度（一般溫度 1424℃ ，相對濕度 45%— 60%之間）。（ 與圖書編目相同 ） ? （ 1）著錄標引： 著錄 是對文獻的各種特征進行分析、選擇和記錄的過程，著錄的內容可通過卡片式和書本式檢索工具反映出來，也可以錄入計算機形成數(shù)據庫。 ? （二）檔案檢索工具的類型 ? 1 手工檢索：書本式、卡片式； ? 2 計算機檢索：建立檔案數(shù)據庫，管理信息系統(tǒng)。 ? A中國共產黨黨務， ? B國家政務總類， ? C政法， ? D軍事， ? E外交 , ? F政協(xié)、民主黨派、群眾團體 , ? G 文化、教育、衛(wèi)生、體育， ? H科學研究， ? J計劃、經濟管理 , ?K財政、金融、保險、審計 , ?L商業(yè)、旅游業(yè)、服務業(yè) , ?M農、林、牧、漁業(yè)， ?N工業(yè)， ?P交通， ?Q郵電通信， ?R城鄉(xiāng)建設、建筑業(yè) , ?S環(huán)境保護 , ?T海洋、氣象、地震、測繪 , ?U標準、計量、專利。 ? 檔案著錄的標準是 《 檔案著錄規(guī)則 》 ?！?密級：保管期限 — 正本 ? 三、檔案標引 ? 1 檔案標引的概念： 檔案標引就是對文件或案卷進行主題分析，把自然語言轉換成規(guī)范化檢索語言的過程，即對主題分析的結果給予檢索標識的過程。如文號索引、人名索引、地名索引等。 ? （一）檔案利用工作的要求 ? 1 熟悉館藏，了解需求（相當于了解圖書館館藏） ? 2 研究用戶，提高水平（研究讀者） ? （ 1）檔案利用者的類型和特點；（ 2）檔案利用的內容和規(guī)律。 1 編寫檔案參考資料 2 匯編檔案文件或編纂檔案史料（職稱文件匯編） 3 編史修志和撰寫學術著作與文章 ? 二、檔案編研工作的意義 ? 1 是檔案工作走向主動服務的有效方式； ? 2 保護檔案原件的科學措施：不頻繁利用原件； ? 3 檢驗檔案部門工作水平的重