科技有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理制度(標(biāo)準(zhǔn)格式-預(yù)覽頁(yè)
【正文】 案目錄清單 文件 /資料類(lèi)別 產(chǎn)品技術(shù)檔案 經(jīng)營(yíng)檔案 資質(zhì)成果檔案 質(zhì)量檔案 文書(shū)檔案 財(cái)務(wù)檔案 人事檔案 序號(hào) 文件 /資料名稱(chēng) 編號(hào) 密級(jí) 頁(yè)數(shù) 份數(shù) 保管期限 文件資料類(lèi)型 備注 紙質(zhì) 電子保管部門(mén)保管人 歸檔日期 。 長(zhǎng)期 人力行政 /XZ+年度 員工培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)記錄等。 長(zhǎng)期 庫(kù)房 /KU+年度 出入庫(kù)單、 領(lǐng)料單、各類(lèi)物資發(fā)放賬等。任何部門(mén)或個(gè)人不得損毀、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。每個(gè)柜、架應(yīng)有編號(hào)標(biāo)簽 ,注明檔案類(lèi)別和編號(hào)范圍。 檔案的保管 各部門(mén)負(fù)責(zé)部門(mén)年度內(nèi)檔案的保管 ,文控室負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一保管。 檔案的移交 各部門(mén)兼職檔案 管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔和保管 ,在次年第一季度內(nèi)將上一年度檔案移交文控室歸檔 ,并填寫(xiě)《檔案移交清單》 (附件4)。 卷內(nèi)文件的整理 卷內(nèi)文件應(yīng)按照事件形成的先后順序進(jìn)行排序 ,應(yīng)在每份文件上標(biāo)注順序號(hào) (檔號(hào) )。 文控室根據(jù)檔案的歸檔情況 ,隨時(shí)更新檔案目錄。 檔案的分類(lèi)、歸檔范圍和保管期限 公司檔案的分類(lèi)、歸檔范圍及保管期限參照《檔案類(lèi)目、歸檔范圍與保管期限》 (附件 1)。 各部門(mén)職責(zé) 負(fù)責(zé)本部門(mén)年度內(nèi)檔案的收集、整理、立卷歸檔和保管。 長(zhǎng)期保存 :是指檔案須保存十五年至五十年。整理后 ,命名為公司的文書(shū)檔案。 資質(zhì)成果檔案 在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成、取得的企業(yè)和產(chǎn)品的資質(zhì)、榮譽(yù)、資助資金等成果 檔案。 術(shù)語(yǔ)及定義 企業(yè)檔案 指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料 ,包括文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。 適用范圍 本制度適用于對(duì)公司各類(lèi)檔案的管理 ,包括產(chǎn)品技術(shù)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、資質(zhì)成果檔案、質(zhì)量檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。 經(jīng)營(yíng)檔案 公司在產(chǎn)品的營(yíng)銷(xiāo)、市場(chǎng)、對(duì)外貿(mào)易、采購(gòu)等經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的經(jīng)營(yíng)性文件 ,經(jīng)整理歸檔后 ,命名為公司的經(jīng)營(yíng)檔案。 文書(shū)檔案 指在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文書(shū)文件材料 ,包括各項(xiàng)決議、請(qǐng)示、報(bào)告、決定、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)、行政事務(wù)管理、企業(yè)文化建設(shè)、企業(yè)宣傳、黨組織、工會(huì)設(shè)立等。 保管期限 永久保存 :是指檔案無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去 。 負(fù)責(zé)編制公司檔案統(tǒng)一目錄。 要求 檔案的收集與歸檔要求 歸檔時(shí)間 產(chǎn)品技術(shù)檔案根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行歸檔 ,認(rèn)證類(lèi)檔案在認(rèn)證完成后進(jìn)行歸檔 ,其余各類(lèi)檔案每年歸檔一次 (于次年第一季度將上一年度的檔案統(tǒng)一移交文控室保管 )。 歸檔的文件資料應(yīng)是原件 ,有電子版的 ,須將電子版一并歸檔。每一案卷有單獨(dú)的案卷號(hào)和案卷題名 ,案卷題名應(yīng)全面、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練地概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容 ,最多不超過(guò) 50 個(gè)字。卷脊填寫(xiě)內(nèi)容包括 :類(lèi)號(hào) /名稱(chēng)、年度、案卷題名、案卷號(hào) (檔號(hào) )。自行管理的 ,應(yīng)按本制度要求進(jìn)行收集、整理和立卷編號(hào) ,在每年歸檔時(shí)間范圍內(nèi)將《部門(mén)保管檔案審批表》和《部門(mén)保管檔案目錄清單》移交一份到 文控室保存?zhèn)洳?。檔案應(yīng)立放 ,顯示出背脊上的內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的 ,可延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存。 長(zhǎng)期 生產(chǎn) /SC+年度 月生產(chǎn)計(jì)劃、報(bào)表 ,隨工單 ,報(bào)廢及復(fù)檢申請(qǐng) ,產(chǎn)品裝配、測(cè)試、跑合、老化等記錄等。 長(zhǎng)期 售后 /SH+年度 設(shè)備安裝調(diào)試記錄、客戶培訓(xùn)報(bào)告、維修記錄、顧客反饋及投訴記
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