【正文】 期的生活實(shí)踐中約定俗成的種種行為規(guī)范，它是社會(huì)文明的標(biāo)志，也是人際交往的準(zhǔn)則。 商務(wù)談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭(zhēng)議，與爭(zhēng)端，以取得各自經(jīng)濟(jì)利益而進(jìn)行的磋商活動(dòng)。 秘書職能 是秘書活動(dòng)的作畫、職責(zé)、作用和交通的統(tǒng)稱。 秘書機(jī)構(gòu)（廣義） 是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、機(jī)要、信息、調(diào)研、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門。三是機(jī)要人員，即由保密工作部門和用人主管部門審批的，經(jīng)管國(guó)家和集體秘密事項(xiàng)的人員。其中以組織環(huán)境與秘書活動(dòng)的關(guān)系最密切、辦公室次之，其他再次之。 秘書技術(shù) 秘書人員用于處理事務(wù)的方法、手段和技能。 名詞解釋 秘書活動(dòng) 就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)著進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。（ 2）市領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的有效手段。會(huì)議組織的作用是：（ 1）會(huì)議是社會(huì)民主的表現(xiàn)方式。此外，在語(yǔ)言的運(yùn)用上，文書撰寫還應(yīng)注重文書語(yǔ)言的莊重性，盡量運(yùn)用能夠體現(xiàn) 準(zhǔn)確、平實(shí)、簡(jiǎn)練和得體等語(yǔ)體風(fēng)格的書面語(yǔ)言。 （ 5）黨政分開 —— 文書管理特別是行文，必須按照 各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍辦事，禁止政府向黨組織發(fā)布指示性文件，做到黨要管黨，政要管政，黨政分開。 （ 3）安全保密 —— 要求文書從形成到終止，必須嚴(yán)守保密紀(jì)律和保密制度，自覺維護(hù)黨和國(guó)家的安全與利益，以保證文書特別是秘密文件的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，做到該保的保住，不該保的公開。 答：文書管理的基本原則是： （ 1）準(zhǔn)確無(wú)誤 —— 文書運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)階段和每個(gè)環(huán)節(jié)，必須完全符合行文標(biāo)準(zhǔn)和行文制度，做到正確、規(guī)范、合乎實(shí)際。按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事與發(fā)揮主動(dòng)性是辨證統(tǒng)一的關(guān)系。但是另一方面，秘書人員還必須發(fā)揮主動(dòng)性，這也是秘書工作的客觀要求。因此，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事既是秘書工作的一條紀(jì)律，也是秘書工作的基本準(zhǔn)則。秘書的辦事能力一定要強(qiáng)。調(diào)研能力包括調(diào)查能力和研究能力。面對(duì)知識(shí)迅猛增長(zhǎng)的現(xiàn)實(shí)，秘書人員必須盡可能敏銳、廣博地獲取知識(shí)，為成功奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還必須鍛煉能力，增長(zhǎng)才干，提高高效完成秘書活動(dòng)的技巧和本領(lǐng)。知識(shí)與能力是兩個(gè)既相關(guān)聯(lián)系又相區(qū)別的概念。 第一，在政治上過(guò)得硬，要同黨中央保持一致；第二，要培養(yǎng)一個(gè)好的作風(fēng)，要深入實(shí)際，密切聯(lián)系群眾；要兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇；要講求效率，講求質(zhì)量；第三，對(duì)自己要嚴(yán)格要求，在廉政問(wèn)題上要以身 作則，在辦公廳工作要有光榮感、責(zé)任感，不能有特殊感、優(yōu)越感；第四，要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，其中最重要的是要有很高的政治水平?？梢哉f(shuō)，維護(hù)某種利益是保密的基本出發(fā)點(diǎn)，也是保密的根本目的的之所在。黨和國(guó)家設(shè)置的保密機(jī)關(guān)， 立法和行政機(jī)關(guān)發(fā)布的保密法規(guī)，以及對(duì)失、泄密事件所采取的法律和行政措施等，就是保密的排他性在實(shí)際工作中的體現(xiàn)。從情報(bào)學(xué)的角度看，秘密就是情報(bào)；保密就是對(duì)秘密情報(bào)加以封鎖，防止失密、泄密；保密工作，就是對(duì)自己內(nèi)部可能產(chǎn)生的失、泄密所采取的一系列防范措施。保密工作要結(jié)合各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行，不能孤立地強(qiáng)調(diào)保密。 保密工作的方針是什么？ 答：我國(guó)《保密法》明確規(guī)定：“保守國(guó)家秘密的工作，實(shí)行積極防范，突出重點(diǎn)，既確保國(guó)家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針。 國(guó)家秘密的等級(jí)是怎樣規(guī)定的？ 答：我國(guó)《保密法》根據(jù)國(guó)內(nèi)的實(shí)際，并參照國(guó)外的情況，將國(guó)家秘密的等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。 —— 就是秘書人員依靠思想教育，運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn) 行協(xié)調(diào)的一類方法。如利用稅收、獎(jiǎng)金和罰款等手段，以及經(jīng)濟(jì)合 同、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制等管理形式，使被協(xié)調(diào)者的行為與經(jīng)濟(jì)利益相聯(lián)系，從而促進(jìn)協(xié)調(diào)工作的成功。基本的協(xié)調(diào)方法有以下四種方法： —— 就是秘書人員依靠行政組織通過(guò)行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。直接目標(biāo)，就是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，融洽關(guān)系，消除或者減少矛盾，最終目標(biāo)，就是統(tǒng)一行動(dòng)，齊心協(xié)力，保障組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。這是秘書協(xié)調(diào)的主觀依據(jù)，也是協(xié)調(diào)能否成功的重要保證。協(xié)調(diào)對(duì)象至少是兩個(gè)以上，或組織，或工作。秘書協(xié)調(diào)的基本要素有： 協(xié)調(diào)者 —— 即協(xié)調(diào)主體。 （ 5）連續(xù)性 —— 秘書機(jī)構(gòu)的信息溝通，是一個(gè)連續(xù)不斷的、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的過(guò)程。溝通的時(shí)效性，是衡量溝通效果的速度指標(biāo)。盡量減少失真，縮小誤差，已成為通信技術(shù)需攻克的難題和重點(diǎn)。從嚴(yán)格意義上說(shuō)，信息的最終接收者并非秘書人員，而是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者。 答：秘書機(jī)構(gòu)的溝通信息具有雙向性、中介性、保真性、時(shí)效性和連續(xù)性的特征 : (1)雙向性 —— 溝通不論采取何種形式，都是一種雙方的行為。 （ 3）、保真性 —— 盡量減少失真，縮小誤差。 （ 3）、協(xié)調(diào)作用 —— 溝通也是一種協(xié)調(diào)，而且 是協(xié)調(diào)的前提。 ？ 答：即秘書機(jī)構(gòu)同有關(guān)組織或領(lǐng)導(dǎo)者之間的信息傳遞與反饋，以求的共同的理解和認(rèn)識(shí)。還要服從職能部門管理工作的需要。 （ 5）諫諍原則 —— 決策是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，又受到多種因素的制約，發(fā)生某些錯(cuò)誤以至失誤，也是難以避免的。 （ 4）信息原則 —— 信息是決策的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化，提高決策的可靠性，秘書人員應(yīng)堅(jiān)持輔助決 策的超前原則。秘書人員作為決策的輔助力量，只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，絕無(wú)決斷的權(quán)力和義務(wù)。它包含決策前、決策中和決策后的秘書工作，即決策過(guò)程中的各種輔助行為。 三是效能原則 —— 分工要合理，層次盡量少，幅度要適中；； 四是適應(yīng)原則 —— 適應(yīng)主要領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要，適應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要。 保守秘密，特別是保守國(guó)家秘密，是秘書工作的 原則，也是秘書工作的紀(jì)律。 從某種意義上說(shuō)，秘書工作屬于事務(wù)性工作，要處理好紛繁復(fù)雜的、瑣碎具體的日常工作。 秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的重要組織部分，秘書工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作 負(fù)責(zé)。 秘書活動(dòng)具有哪些重要特征？ 答：秘書活動(dòng)的重要特征有：（ 1）文牘性（ 2）秘密性（ 3）事務(wù)性（ 4）受動(dòng)性（ 5）隨機(jī)性（ 6）補(bǔ)償性（ 7）潛隱性 秘書工作發(fā)揮怎樣的作用？ 答：秘書工作的作用：（ 1）參謀助手作用 —— 為領(lǐng)導(dǎo)工作出主意，想辦法，提預(yù)案；向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供資料，提供信息，提供咨詢；做 好事務(wù)工作，盡量減輕領(lǐng)導(dǎo)工作的負(fù)擔(dān)； （ 2）溝通協(xié)調(diào)作用 —— 負(fù)責(zé)信息的收集、加工，傳遞和存藏，以為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策與管理提供科學(xué)依據(jù)。 （ 4）領(lǐng)導(dǎo)意圖 領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動(dòng)的潛在要素，也是秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度。 （ 2）秘書工作 秘書工作是秘書活動(dòng)的客體要素，也是秘書活 動(dòng)的載體要素。什么是 秘書活動(dòng)？ 答：秘書活動(dòng)，秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。就是說(shuō)，在秘書活動(dòng)的諸要素中，秘書人員位居其他要素之首，且起到統(tǒng)領(lǐng)的作用。良好的秘書方法，可以提高秘書工作的質(zhì)量，加快秘書工作的進(jìn)程。 什么是領(lǐng)導(dǎo)意圖？ 答：廣義的領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)者在引導(dǎo)他人實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過(guò)程中所產(chǎn)生和形成的意見、傾向及企圖；狹義的領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)完成默想任務(wù)的意見、傾向及意圖。 秘書工作的原則都包括哪些？ 答：（一）準(zhǔn)確原則 準(zhǔn)確原則，是對(duì)秘書工作的質(zhì)量要求。 （三）嚴(yán)謹(jǐn)原則 嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對(duì)秘書工作的作風(fēng)要求。 （五）保密原則 保密原則，是對(duì)秘書工作的紀(jì)律要求。 ？ 一是統(tǒng)一原則 —— 機(jī)構(gòu)名稱要統(tǒng)一， 機(jī)構(gòu)設(shè)置要統(tǒng)一，職能目標(biāo)要統(tǒng)一； 二是精簡(jiǎn)原則 —— 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其秘書人員要精干，秘書機(jī)構(gòu)的分工及其工作者則要簡(jiǎn)明，秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置及其秘書人員的定編要科學(xué)。 ？ 答：輔助決策，是秘書人員或秘書機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實(shí)施決策所采取的各項(xiàng)輔助行為。 （ 1）定位原則 —— 在決策過(guò)程中，秘書人員要始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀”的地位出發(fā)，做到“謀”而不“斷”。因此，決策制定特別是決策執(zhí)行中隨機(jī)性、可變性和風(fēng)險(xiǎn)性是客觀存在的。秘書人員在輔助決策時(shí)，要有全局觀念和整體思維能力；要關(guān)于觀察和把握決策的內(nèi)外部環(huán)境，以及各種關(guān)系的發(fā)展和變化；要盡職盡責(zé)地做好決策過(guò)程中的各項(xiàng)事務(wù)工作，特別是各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)決策的整體效能。秘書人員應(yīng)通過(guò)各種渠道，運(yùn)用各種手段，獲取決策所必需的各類信息。（ 5 章 9495頁(yè)） ？ 答：秘書人員要有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué) 管理，必須遵循以下協(xié)助管理的基本原則： （ 1）服從原則 —— 要服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理意圖，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)者的管理思想和主張行事；服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理目的，一切為了實(shí)現(xiàn)組織的共同目標(biāo)；要服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理效能，處處對(duì)管理效率與效益負(fù)責(zé)。 （ 3）合作原則 —— 作為管理者和被管理者之間的特殊管理人員，秘書擔(dān)負(fù)著承上啟下的特殊管理使命，需要有極強(qiáng)的合作意 思和合作本領(lǐng)。 （ 2）、樞紐作用 —— 如果沒有秘書部門的信息溝通，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的正常秩序和有效運(yùn)轉(zhuǎn)，也就無(wú)法得到保證。 （ 2）、中介性 —— 秘書機(jī)構(gòu)充當(dāng)著使雙方發(fā)生關(guān)系的“媒介物”，起著“中轉(zhuǎn)站”的作用。 試論秘書機(jī)構(gòu)溝通信息的特征。 （ 2）中介性 —— 在信息的溝通中，秘書機(jī)構(gòu)充當(dāng)著使雙方發(fā)生關(guān)系的“媒介物”， 起著“中轉(zhuǎn)站”的作用。因此，失真是不可避免的。 （ 4）時(shí)效性 —— 溝通的時(shí)效性，是指信息從發(fā)送、接收到提供利用所占用的時(shí)間和效率。一個(gè)很有價(jià)值的信息，如果在溝通中延誤了時(shí)間，失掉了機(jī)會(huì)，就會(huì)喪失其有效性，甚至?xí)o領(lǐng)導(dǎo)者的決策與管理造成損失。 ？ 答：協(xié)調(diào)活動(dòng)是一種復(fù)雜的管理過(guò)程，它由諸多相關(guān)聯(lián)系、相互作用的要素構(gòu)成。 協(xié)調(diào) 對(duì)象 —— 即協(xié)調(diào)客體。 協(xié)調(diào)意圖 —— 即領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)協(xié)調(diào)活動(dòng)的指示、意見、要求和用意等。一般地說(shuō)，協(xié)調(diào)目標(biāo)有直接目標(biāo)和最終目標(biāo)。 秘書協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？ 答：秘書協(xié)調(diào)的方法分為基本的協(xié)調(diào)方法和具體的協(xié)調(diào)方法。 —— 就是秘書人員依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。這種方法由國(guó)家權(quán)利機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)制定并頒發(fā)的計(jì)劃法、統(tǒng)計(jì)法、計(jì)量法、經(jīng)濟(jì)合同法、企業(yè)法、稅法、土地法、水法、森林法和環(huán)境保護(hù)法，以及各行政法規(guī)等，來(lái)規(guī)范被協(xié)調(diào)者的行為，處理協(xié)調(diào)中的問(wèn)題。 除以上幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調(diào)方法，如聯(lián)席會(huì)議法，聯(lián)合行