【正文】 、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)合左右協(xié)調(diào)等作用 三是過濾的作用 —— 代行領(lǐng)導(dǎo)者處理瑣碎何不重要的事情，以便使領(lǐng)導(dǎo)人從繁雜的事務(wù)中解脫出來。 秘書方法： 是秘書活動(dòng)得以運(yùn)行的媒介 ，意指秘書人員在認(rèn)識(shí)、表達(dá)和處理各種事 務(wù)時(shí)所采用的途徑、方式 手段和程序等的總稱。秘書活動(dòng)只有依托和通過秘書工作，才能發(fā)揮出自身的參謀和助手作用，才能滿足領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的需要。（四）同步原則 同步原則，是對(duì)秘書工作的態(tài)勢(shì)要求。 （ 2）超前原則 —— 決策，是對(duì)未來行動(dòng)的抉擇。配合職能部門去做管理工作。就是說，當(dāng)甲方（發(fā)送者）發(fā)出信息后，乙方（接收者）必須對(duì)此作出反映。這是因?yàn)樾畔⒃床粩嗟禺a(chǎn)生和發(fā)送著各類信息，新的信息產(chǎn)生了，原來的信息就老化了；信息由信息源發(fā)出后，經(jīng)過不同接收者的再加工，不僅在數(shù)量上，而且在質(zhì)量上都發(fā)生了變化；在決策與管理的過程中，領(lǐng)導(dǎo)工作處處離不開信息作依據(jù)，而且隨著社會(huì)的變化。協(xié)調(diào)目標(biāo)的制定必須明確、具體而又可行。“絕密”是最重要的國家機(jī)密，泄露會(huì)使國 家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國家機(jī)密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭到損害。 （ 3） .利益性 —— 從根本意義上講，保密就是為了保護(hù)某種利益，使之不受或少受損害。 秘書應(yīng)具備的基本能力有哪些？ 答：秘書活動(dòng)的紛繁復(fù)雜，決定了秘書人員需要具備多種多樣的能力，特別是要具備以下基本能力：一是表達(dá)能力 —— 文字表達(dá)和口頭表達(dá)是秘書的兩種基本表達(dá)能力。發(fā)揮積極主動(dòng)性解決秘書工作的動(dòng)力問題。這是一種政治上的要求。 秘書人員 泛指從 事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)著的個(gè)人秘書、秘書機(jī)構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書人員。 機(jī)構(gòu) 是組織的組成部分一般為組織中的內(nèi)設(shè)單位。 值 班 指在固定的時(shí)間、崗位和場(chǎng)所所從事的日常事務(wù)工作。 文書工作。 1其他工作。 溝通原則。 不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄。決策的實(shí)施離不開檢查、督促，而監(jiān)督等功能的實(shí)現(xiàn)往往離 不開會(huì)議。 秘書應(yīng)具有怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？ 答：秘書應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合。 培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。但是也有某些秘書人員擔(dān)任著某種領(lǐng)導(dǎo)職位，主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個(gè)組織的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，服從上緩期領(lǐng)導(dǎo)的指揮 。 答：調(diào)查分為以下幾種類型： 普遍調(diào)查。 訪問法。 十二、秘書寫作有哪些原則和要求？ 答：秘書寫作必須堅(jiān)持遵循三大原則： 符合方針、政策、法令、法規(guī) 忠于機(jī)關(guān)制文意圖 堅(jiān)持實(shí)事求是的精神 秘書寫作的要求： 信息量大，措施具體，指示性強(qiáng) 內(nèi)容高度概括，語言表達(dá)實(shí)用、精確 用材 精要，語言深入淺出，主題富有個(gè)性 講究文明禮貌，語言得體，多一點(diǎn)人情味 十三、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？ 答：收文辦理程序： 簽收、拆封和登記 分辦和傳閱 擬辦和批辦 承辦、催辦和注辦 發(fā)文辦理程序： 擬稿、審核與簽發(fā) 繕印與校對(duì) 用印、登記與封發(fā) 十四、 情景題 秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？ 答 : 一般 情況 處理：看見客人來了，對(duì)電話里說：“請(qǐng)稍等一下。特別是主要裝潢、陳設(shè)的色彩，有意識(shí)地控制在一兩種之內(nèi)，最好不要令其超過三種。一般來講，在待客的房間之內(nèi)放置必要的桌椅和音響設(shè)備即可。還是日程活動(dòng)的安排，正式會(huì)議的日程表與參觀活動(dòng)的日程表等，另外還要準(zhǔn)備禮品，社品的選擇要突出紀(jì)念性，講究“禮輕情義重”，不宜贈(zèng)送過于貴重的禮物，否則有 行賄受賄之嫌。然后，經(jīng)理讓吳小姐立即將信打印寄走。 十五、案例分析題 1．閱讀下面的案例并進(jìn)行分析。 答： 提供的資料內(nèi)容主要有以下方面： 來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。 (6)注意衛(wèi)生。使用人造光源時(shí)，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺(tái)燈或地?zé)簦貏e是不要以之直接照射來賓。缺點(diǎn)是無法用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，只能由人工閱卷。可以說它是典型調(diào)查與重點(diǎn)調(diào)查的放大， 是普遍調(diào)查的縮小，介于兩者之間兼有兩者的優(yōu)點(diǎn)，在現(xiàn)代社會(huì)使用最為普遍。 及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級(jí) 匯報(bào)、請(qǐng)示。 因此秘書人員既要承認(rèn)自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會(huì)地位的依附性，應(yīng)該更重視自己的后成地位。 你基本上屬于哪種氣質(zhì)？你認(rèn)為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？ 答：個(gè)人認(rèn)為自己是膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的混合體。 時(shí)間管理 秘書應(yīng)科學(xué)地支 配時(shí)間和充分地利用時(shí)間。任何會(huì)議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。 簡(jiǎn)述保密工作的紀(jì)律。 優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。 1隨從工作。 社會(huì)管理組織的出現(xiàn)是秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前 提條件 文字和公文的出現(xiàn)是秘書活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件 簡(jiǎn)述我國古代秘書活動(dòng)的基本特征。 接待規(guī)格 就是對(duì)來賓的禮遇規(guī)格。四 是秘書首長，即擁有決策權(quán)、指揮權(quán)，又主管辦公廳（室）工作的負(fù)責(zé)人。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定政策、部署工作、調(diào)查情況、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、宣傳動(dòng)員等活動(dòng)的開展，都離不開會(huì)議。這是一種可靠性要求。在任何時(shí)候，秘書都不能離開領(lǐng)導(dǎo)意圖自行其是，否則，就是越權(quán)、違紀(jì)。知識(shí)是對(duì)客觀世界級(jí)實(shí)踐活動(dòng)的概括反映，能力是調(diào)解行動(dòng)和活動(dòng)的相應(yīng)的 心理過程的概括化的結(jié)果。保密實(shí)踐表明，在保密范圍和保密期限內(nèi)，秘密被封閉的越嚴(yán)密，保密和保密工作就越有成效。這種方法利用引導(dǎo)，即帶領(lǐng)被協(xié)調(diào)者向著協(xié)調(diào)目標(biāo)行動(dòng)；勸說，即用啟發(fā)、忠告、說理來說服被協(xié)調(diào)者；激勵(lì)，即通過肯定、贊揚(yáng)、批評(píng)來滿足被協(xié)調(diào)者的某種需求。秘書人員在協(xié)調(diào)過程中，必須如實(shí)而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調(diào)意圖。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展、生產(chǎn)力水平日益提高、社會(huì)生活節(jié)奏不斷加快的今天，信息溝通的速度越來越快。 （ 4）、時(shí)效性 —— 信息從發(fā)送、接收到提供利用所站用的時(shí)間和效率，是衡量溝通效果的速度指標(biāo)。秘書人員應(yīng)本著對(duì)事業(yè)、對(duì)群眾極端負(fù)責(zé)的態(tài)度，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)言，直言不諱地提出自己的意見和建議。 。 （二）及時(shí)原則 及時(shí)原則，是對(duì)秘書工作的效率要求。 什么是秘書人員？ 答：秘書人員，泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人秘書、秘書機(jī)構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書人員。溝通是協(xié)調(diào)的前提，協(xié)調(diào)是溝通的結(jié)果，溝通貫穿于協(xié)調(diào)的全過程； （ 3）督促檢查作用 —— 秘書部門要積極主動(dòng)地開展督察工作，發(fā)揮督促檢查的作用。 ？ 答：秘書職能，是秘書活動(dòng)的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。因此，在決策的各個(gè)階段及其每個(gè)環(huán)節(jié)上， 秘書人員要十分重視信息工作，為領(lǐng)導(dǎo)者收集、加工、處理和提供有價(jià)值的信息。 ？ 答：（ 1）、雙向性 —— 溝通者具有“雙重身份”，溝通是雙向的過程，溝通是相互依存的過程。因信息失真引起的工作被動(dòng)，甚至造成不同程度的失誤，在秘書工作 中是屢見不鮮的。協(xié)調(diào)對(duì)象的多少，取決于協(xié)調(diào)內(nèi)容的復(fù)雜程度。 —— 就是秘書人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法和行政法等手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。保密具有以下特點(diǎn)： （ 1） .封閉性 —— 保密的封閉性是由秘密的隱蔽性決定的。 ，什么是能力？簡(jiǎn)述知識(shí)和能力之間的關(guān)系 答：知識(shí)，是人們?cè)诟脑炜陀^世界的實(shí)踐活動(dòng)中所獲得的認(rèn)識(shí)成果。 ？ 答：秘書工作方法，是秘書人員處理日常工作所采取的工作方式、工作程序和工作技巧等的總稱，它回答秘書“如何做更有效”的問題。 （ 2）及時(shí)迅速 —— 文書在整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，必須視文書的緊急程度，急 件急傳，急件急辦，及時(shí)傳遞，及時(shí)處理，做到不積壓，不拖位，不扯皮，不推諉。每個(gè)與會(huì)者都代表著一定數(shù)量的社會(huì)公眾。 廣義的秘書 我們統(tǒng)稱為秘書人員，一般由四部分人組成：一是秘書，即由組織或人事部門正式任命的，具有某種職務(wù)的秘書人員，如秘書局局長、處長、科長和科員等。 談判議程 就是談判的程序 ，這是影響談判效率高低的重要一環(huán)。 輔助的全面性。 機(jī)要工作。分析評(píng) 估，方案選優(yōu)。依 靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法和行政法進(jìn)行協(xié)調(diào)。 執(zhí)行功能。有條理有理地去進(jìn)行。 恪守信用：秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任重大，秘書人員為忠于職守必須在工作人際交往中恪守信用。秘書的“先賦地位”具有明顯的“依附性”。 做好通訊準(zhǔn)備。它與典型調(diào)查的最大區(qū)別就在于：典型是人為選擇的，而重點(diǎn)是客觀存在的。 就是調(diào)查者把需要了解的情況設(shè)計(jì)成不同類型的題目并組合成書面問卷，由被調(diào)查者做書面答案。 市制藥廠劉廠長明天來訪 ，領(lǐng)導(dǎo)指示王秘書把接待室整理一下，請(qǐng)描述王秘書完成這項(xiàng)工作的程序及內(nèi)容？ 答 : (1)注意光線。相對(duì)濕度過低，則又會(huì)讓人覺得干燥不堪，易生靜電。 (5)參會(huì)者的餐飲 根據(jù)參會(huì)人員的喜好， 預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。尤其對(duì)初次來訪的客人更應(yīng)熱情、周到、細(xì)致。這樣就照顧到上司的自尊心，上司也容易接受和理解秘書提出的不同意見，從而做出更好、更有利的決定與決策。 某報(bào)社記者在結(jié)束對(duì)你公司總經(jīng)理的采訪后，起身告辭，你作為秘書該怎樣禮貌相送？（要求：告辭程序與要求）。 公司準(zhǔn)備召開一次科技成果匯報(bào)會(huì)，參加會(huì)議的有各分公司主管科技工作的負(fù)責(zé)人以及科技人員，約 30 人，會(huì)期三天。因?yàn)樗侨梭w體溫的“黃 金分割點(diǎn)”，令人最為舒適。 特殊情況 處理 ：電話的對(duì)方很重要，訪客是熟悉的，可以不停止電話，對(duì)訪客做個(gè)坐下等待的手勢(shì)。想要取得預(yù)期的效果，調(diào)查者就要取得被訪問斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。就是從總體或不同類型的對(duì)象中選擇個(gè)別 有代表性 的單位 進(jìn)行調(diào)查，適用于經(jīng)驗(yàn)性調(diào)查。 一個(gè)稱職的秘書必須具有基本的配角意識(shí)和有條件的主角意識(shí)，其關(guān)鍵是自己的價(jià)值取向，不應(yīng)該追求表面的地位和榮譽(yù)，而 應(yīng)以自己工作的實(shí)際價(jià)值和社會(huì)貢獻(xiàn)為滿足。遇到困難、挫折時(shí) ，要善于反省，冷靜、客觀地從自身尋找原因和教訓(xùn)，而不應(yīng)總是怨天尤人。 行業(yè)知識(shí)：具有所在行業(yè)、系統(tǒng)的 專業(yè)知識(shí)。接待方案擬出后，要呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)者審批，必需時(shí)，還要征詢來賓的意見。 不