【正文】 一天，吳小姐所在的公司的經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信件，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。對方 抵離的日期和時間、交通工具和施行路線。 (7)注意陳設。 (2)注意色彩。缺點是答案有限定，只有幾種大體類型，無法調(diào)查特殊及深層的情況。 就是調(diào)查者對調(diào)查 對象（人、事、物、環(huán)境、場所等）的狀態(tài)、變化進行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。如果屬于刑事案件，必須及時撥打 110，并把事件移交司法、公安部門處理。從秘書在行政組織中以及在領導身邊的地位和作用來說，秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色。要保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，需要從以下方面著手： 博覽群書，開闊胸襟。 辦公室環(huán)境管理 秘書應注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。對于工作中的矛盾和沖突，運用座談，對話，協(xié)調(diào)等會議形式，往往會收到事半功倍的良好協(xié)調(diào)效果。 不該問的機密，絕對不問。 協(xié)助管理的原則有哪些？ 服從原則。 1印信工作。 秘書的層次是怎樣劃分的？ 從組織級別上區(qū)分 從輔助功能上區(qū)分 從職位分類上區(qū)分 秘書有哪些方面的工作？ 文字工作。如辦會、值班、接待、印信管理等。 秘書制度 主要是狹義的制度，即秘書工作制定和秘書管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書制度。 ？ 答：會間調(diào)度，是指會議進行期間對會議程序、內(nèi)容以及會場服務等所作的調(diào)整和安排。這是一種管理組織的要求。秘書工作的被動性特點，集中表現(xiàn)為必須受領導意圖的控制。知識就是力量。所謂排他性，就是對于不該知密的外部勢力，如敵對的的情報、間諜活動，堅決予以抵御與排斥。 除以上幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調(diào)方法，如聯(lián)席會議法，聯(lián)合行文法，現(xiàn)場辦公法，非正式溝通法，感情投資法，等等。一般地說，協(xié)調(diào)目標有直接目標和最終目標。一個很有價值的信息，如果在溝通中延誤了時間，失掉了機會，就會喪失其有效性，甚至會給領導者的決策與管理造成損失。 試論秘書機構(gòu)溝通信息的特征。（ 5 章 9495頁） ？ 答：秘書人員要有效地協(xié)助領導者進行科學 管理，必須遵循以下協(xié)助管理的基本原則： （ 1）服從原則 —— 要服從于領導者的管理意圖，嚴格按照領導者的管理思想和主張行事；服從于領導者的管理目的，一切為了實現(xiàn)組織的共同目標；要服從于領導者的管理效能，處處對管理效率與效益負責。 （ 1）定位原則 —— 在決策過程中，秘書人員要始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀”的地位出發(fā)，做到“謀”而不“斷”。 （三）嚴謹原則 嚴謹原則，是對秘書工作的作風要求。就是說，在秘書活動的諸要素中，秘書人員位居其他要素之首，且起到統(tǒng)領的作用。 秘書活動具有哪些重要特征？ 答：秘書活動的重要特征有：（ 1）文牘性（ 2）秘密性（ 3）事務性（ 4）受動性（ 5）隨機性（ 6）補償性（ 7）潛隱性 秘書工作發(fā)揮怎樣的作用？ 答：秘書工作的作用：（ 1）參謀助手作用 —— 為領導工作出主意，想辦法，提預案；向領導機關提供資料，提供信息，提供咨詢；做 好事務工作，盡量減輕領導工作的負擔； （ 2）溝通協(xié)調(diào)作用 —— 負責信息的收集、加工，傳遞和存藏，以為領導者進行決策與管理提供科學依據(jù)。 三是效能原則 —— 分工要合理，層次盡量少，幅度要適中；； 四是適應原則 —— 適應主要領導者的工作需要，適應分管領導者的工作需要。 （ 4）信息原則 —— 信息是決策的基礎。 （ 3）、協(xié)調(diào)作用 —— 溝通也是一種協(xié)調(diào)，而且 是協(xié)調(diào)的前提。盡量減少失真，縮小誤差，已成為通信技術需攻克的難題和重點。協(xié)調(diào)對象至少是兩個以上，或組織，或工作。如利用稅收、獎金和罰款等手段，以及經(jīng)濟合 同、經(jīng)濟責任制等管理形式，使被協(xié)調(diào)者的行為與經(jīng)濟利益相聯(lián)系，從而促進協(xié)調(diào)工作的成功。保密工作要結(jié)合各項業(yè)務工作進行，不能孤立地強調(diào)保密。 第一，在政治上過得硬，要同黨中央保持一致；第二，要培養(yǎng)一個好的作風，要深入實際，密切聯(lián)系群眾；要兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇；要講求效率，講求質(zhì)量；第三，對自己要嚴格要求，在廉政問題上要以身 作則，在辦公廳工作要有光榮感、責任感，不能有特殊感、優(yōu)越感；第四，要不斷提高業(yè)務素質(zhì)，其中最重要的是要有很高的政治水平。秘書的辦事能力一定要強。 答：文書管理的基本原則是： （ 1）準確無誤 —— 文書運轉(zhuǎn)的各個階段和每個環(huán)節(jié)，必須完全符合行文標準和行文制度，做到正確、規(guī)范、合乎實際。會議組織的作用是：（ 1）會議是社會民主的表現(xiàn)方式。其中以組織環(huán)境與秘書活動的關系最密切、辦公室次之，其他再次之。 商務談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議，與爭端，以取得各自經(jīng)濟利益而進行的磋商活動。 秘書活動的本質(zhì)屬性是什么？ 輔助性 是秘書活動的性質(zhì)，即秘書活動區(qū)別于其他職業(yè)活動的本質(zhì)屬性。 信訪工作、辦信、接訪。發(fā)現(xiàn)問題，確定目標，擬定方案。依靠經(jīng)濟規(guī)律，運用經(jīng)濟手段和經(jīng)濟形式進行協(xié)調(diào)。 良好的會議組織 工作可以實現(xiàn)哪些功能 ? 決策功能。 工作管理 首先要有明確的工作計劃，包括工作目標、內(nèi)容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時間、標準要求等 。 嚴守機密：要嚴守黨和國家機密，不得泄露或出賣本單位和政治、軍事、經(jīng)濟、科技情報。但應該注意傾訴、宣泄的對象，必須是你的知己，是你真誠的朋友，否則你透露的隱私可能成為對方有意或無意傷害你的利器。另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時需要做好各項預防、準備性工作，設立自己的住處情報網(wǎng)絡，建立預警系統(tǒng)。 重點調(diào)查。缺點是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實，也往往缺乏生動性、具體性。 答 ： ⑴安排好會談等有關事宜如下： ①搞清楚來賓的情況和來意； ②根據(jù)來賓意圖及本機關實際情況安排好商談日程； ③安排領導會見來賓； ④安排雙方商談； ⑤安排來賓考察、參觀； ⑥做好安全保衛(wèi)工作； ⑦準備好送給來賓的紀念品； ⑧準備好新聞報道工作。一般認為，相對濕度為 50%左右，最是舒適宜人。 (3)印刷材料的設計制作 根據(jù)會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。因此，每 次見面結(jié)束，都要以將再次見面的心情來恭送對方回去。你從中獲得了什么啟示？ 。若客人提出告辭，秘書人員仍端坐辦公桌前，嘴里說再見，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒有轉(zhuǎn)到客人身上，更是不禮貌的行為。 答： (1)會場預約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分 為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。室溫高于攝氏 30℃，則又可能會令人燥熱不堪。 總之，處理原則是盡快結(jié)束電話，然后看總經(jīng)理和訪客誰的事更緊急，訪客的事如果需要請示總經(jīng)理，剛好可以一塊辦。 是指調(diào)查者查閱有關的局面資料（包括報刊 、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等），以獲取所需要的資料。 個案調(diào)查。 接待工作應遵循哪些原則？ 答 ：接待工作的原則有以下幾點： 文明禮貌 負責 與人方便 講求時效 按制度辦事 遵守 紀律 面對突發(fā)事件，秘書應如何行動？ 答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強組織領導，堅持實行統(tǒng)一指揮，分級、分部門負責。 傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。 四、秘書應具有哪些能力？ 答： 秘書人員應具有以下能力： 寫作能力 口頭表達能力 聽知能力 閱讀概括能力 社交活動能力 協(xié)調(diào)能力 觀察分析能力 應變能力 使用先進的辦公器械的能力 預測能力 五、秘書應具有哪些職業(yè)道德？ 答：秘書有以下五條職業(yè)道德 忠于職守：大而言之是忠于國家的利益，人民的利益 。 值班工作制度有哪些 ? 崗位責任制度，請示報告制度，交接班制度，保密制度。 不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。依靠行政組織，通過行政渠道，運用行政手段進行協(xié)調(diào)的一類方法。 秘書機構(gòu)的作用有哪些？ 組合作用 樞紐作用 過濾作用 如何進行秘書隊伍的建設？ 保持相對穩(wěn)定 提高綜合素質(zhì) 優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu) 簡述輔助決策的過程。部門關系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。 .秘書職業(yè) 是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協(xié)助領導者或主事者處理日常事務，提供綜合性服 務，并收取報酬的一種社會職業(yè)。 會議預案 是會議的籌備方案。 狹義領導意圖 是指領導者對完成某項任務的意見、傾向和企圖。 一個會議構(gòu)成，包括以下要素：會議名稱、會議時間、會議地點、會議人員、會議組織、會議主題等。 ？ 答：文書，是指能表達某種意思，用于處理各種事務，并具有一定體式的書面材料。三是管理能力 —— 作為領導者參謀的助手的秘書人員，要具備輔助領導者進行管理活動，有時還要根據(jù)領導者的授權(quán)授意，獨立從事某項活動的組織管理和 辦公室的行政管理的能力。 （ 4）．相對性 —— 保密的相對性，是指保密有一定的范圍和一定的時間。 突出重點 —— 從秘密的層次上來說，國家秘密是重點；從秘密的等級上來說，絕密級是重點；從秘密的分布上來說，國家秘密相對集中的地區(qū)和部門是重點；從涉密的人員上來說，接觸國家秘密較多的各級領導者和經(jīng)管國家秘密事項的專職人員是重點。秘書的任務是傳達行政命令，并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。由于協(xié)調(diào)的內(nèi)容和難易不同，協(xié)調(diào)者可能是某個秘書，也可能是某些秘書，還可能是由若干組織派人參加的協(xié)調(diào)群體。 （ 3）保真性 —— 根據(jù)通信理論，信號在傳輸?shù)倪^程中，由于外界對信號的干擾而產(chǎn)生的噪聲，幾乎是無所不在的；要完全消除噪聲，也是無法辦到的?？梢哉f，整個決策與管理過過程就是信息輸入到輸出，經(jīng)過反饋再依次重新輸入的過程。 （ 3）系統(tǒng)原則 —— 決策是一項系統(tǒng)工程。 ？ 一是組合作用 —— 能夠把機構(gòu)、職責、人員和組織關系等要素有機地加以優(yōu)化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，以保證領導工作和機關工作的正常運行； 二是 —— 上傳下達