【正文】 明確的界定，具體的規(guī)定為： “ 商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)和具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字 ” 。 比性 前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。 在商務(wù)文書中使用數(shù)字，第一個(gè)規(guī)范和要求是真實(shí)準(zhǔn)確。 “ 您的賬款已經(jīng)過期了 ” 分析：僅僅提到 “ 賬款過期 ” 的這個(gè)事實(shí)對(duì)于客戶而言是沒有任何實(shí)際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時(shí)間，這個(gè)句子可以改為： “ 您的賬款已經(jīng)過期 40天了 ” 。 在日常工作和生活中，有各種各樣的 縮略語(yǔ)，例如 “ 三個(gè)代表 ” 、 “ 八榮八恥 ” 等；在商務(wù)文書中適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略語(yǔ)可以使整個(gè)文章顯得簡(jiǎn)潔流暢。如果這個(gè)位置不能夠?yàn)榇蠹宜邮埽覀儗?huì)聘請(qǐng)調(diào)查員 考察一下其他可選的建筑地點(diǎn) ” 。 商務(wù)文書寫作的目的并不是為了難倒別人或者進(jìn)行語(yǔ)言功底 的考試，因此，在商務(wù)文書中應(yīng)該盡量選用簡(jiǎn)單的詞，避免采用比較晦澀的詞；與此同時(shí)，還應(yīng)該做到 “ 一式一文主旨明確 ” ，即用簡(jiǎn)單的一句話表達(dá)一個(gè)意思即可，不要試圖用一個(gè)句子表達(dá)多個(gè)意思。通過這種處理方式，可以強(qiáng) 制性地要求目標(biāo)讀者進(jìn)行閱讀并形成有效反饋，從而使得從上至下的溝通更加順暢。 【自檢 41】 請(qǐng)對(duì)以下的內(nèi)容進(jìn)行修改以增加其可信度： “ 每個(gè)員工的績(jī)效考評(píng)將根據(jù)每個(gè)人的全面成長(zhǎng)來計(jì) 算，公司將會(huì)用幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行綜合評(píng)分，希望每個(gè)員工重視個(gè)人的全面發(fā)展 ” ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 4－ 1 參考答案 4－ 1 返回 可以修改為： “ 每個(gè)員工的績(jī)效考評(píng)將根據(jù)每個(gè)人的全面成長(zhǎng)來計(jì)算，公司將會(huì)用四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行綜合評(píng)分，其中完成任務(wù)情況 50%、客戶滿意度 20%、團(tuán)隊(duì)精神 20%以及溝通能力 10%，希望每個(gè)員工重視個(gè)人的全面發(fā)展 ” （六）做到行文簡(jiǎn)潔 商務(wù)文書寫作的第六個(gè)技巧就是盡量做到行文簡(jiǎn)潔。 ? 時(shí)間的通用性 最后，就是要特別注意時(shí)間使用的通用性，具體的要求范例包括： ① 商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如 20xx年不能縮寫為 03年，也不要稱之為民國(guó) 92年； ② 在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如 “ 二 ○○ 六年 ” ； ③ 盡量不要用農(nóng)歷； ④ 注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn) “ 臘月 15” 以及 “ 星期 3” 等錯(cuò)誤情況。 在商務(wù)文書中增加緊迫性的方法其實(shí)很簡(jiǎn)單，主要就是在文書中加入體現(xiàn)時(shí)間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。因此，在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標(biāo)讀者的良好表現(xiàn)進(jìn)行正面反饋，對(duì)其的缺點(diǎn)和不足予以修正性反饋或者負(fù)面反饋，但千萬不能聽之任之而沒有反饋。修正性反饋可以在向目標(biāo)讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時(shí)，最大限度地給與目標(biāo)讀者體貼溫暖的感覺。 詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動(dòng)力就是希望具有重要性；換而言之，也就是說人們最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。 ……” 如果按照 “ 最先提及讀者而非自己 ” 的原則，這個(gè)內(nèi)容應(yīng)該修改為以下的形式： “…… 貴方從張良的加入可以獲得有形和無形的好處，有形的好處是其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，而其樂觀向上的個(gè)性也會(huì)給團(tuán)隊(duì)帶來無形的好處。 以下是兩種不同的表述，可以很明顯地看出其中的區(qū)別： ? 一般的表述： “ 我很高興的宣布，我們公司在 20xx年度超過了預(yù)期的目標(biāo)，完成任務(wù)了 ” ； ? “ 讀者為尊 ” 的表述： “ 非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在 20xx年超過了我們預(yù)期的目標(biāo) ” 。按照這樣的思路，這封郵件可以改為以下的形式： “ 小王，非常感謝你讓我參加了昨天的電話會(huì)議，會(huì)議之后，有一點(diǎn)很明顯的就是，你和我需要想出一套方法來，確保我能夠及時(shí)了解到 A公司的信息。 “…… 我們必須馬上處理這件事情，在這次的會(huì)議上我因?yàn)闆]有了解到 A 公司的最新信息而感到尷尬不堪。你們是最棒的讀者。 ? 增加讀者的姓名 由于人的天性特征使然，在商務(wù)文書中如果能在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)上加入讀者的姓名，也會(huì)使得其倍感親切。為了提高其帶給目標(biāo)讀者的親和力，可以將其改為： “ 從 6月份開始，您可以用新圖書館來完善您的研究，我們圖書館歡迎 您的光臨 ”。 情感指數(shù)，是用在商務(wù)文書中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)減去提到撰寫者自己或者公司的次數(shù)，如果結(jié)果為正值（即情感指數(shù)為正），說明文書是以讀者為中心的；如果結(jié)果是負(fù)值（即情感指數(shù)為負(fù)），則顯然難以獲得目標(biāo)讀者 的良好感受。 所謂 “ 情感指數(shù) ” ，實(shí)際上就是對(duì)讀者的關(guān)注程度，它在很大程度上可以對(duì)商務(wù)文書的親和力予以衡量。實(shí)際上，有了以上五個(gè)步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對(duì)簡(jiǎn)單了，需要的是給撰寫者自己留出一個(gè)比較完整的時(shí)間、在一個(gè)相對(duì)安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。 【案例 1】 有關(guān)申請(qǐng)參加培訓(xùn)的郵件 某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會(huì)計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請(qǐng)的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請(qǐng)求。 利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法： ? 提綱法 提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實(shí)際上就是圍繞商務(wù)文書的核心主旨，按照時(shí)間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內(nèi)容。 由于現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的廣泛普及，撰寫商務(wù)文書的這個(gè)步驟往往被大家所忽略，認(rèn)為直接動(dòng)筆開始撰寫比較有效率。 例如，以下這段廣告宣傳采用的就是行動(dòng)結(jié)果式的層次結(jié)構(gòu)： “ 夏天草坪長(zhǎng)得特別快，一個(gè)星期不剪就會(huì)很難看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我們公司生產(chǎn)的 XYZ型號(hào)家庭剪草機(jī)，可以使剪草這 項(xiàng)繁重的體力勞動(dòng)便的輕松。 所謂 “ 問答式 ” ，就是指運(yùn)用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇。在實(shí)際的工作環(huán)境中，出于不同的需要，分析問題式的層次結(jié)構(gòu)還有著以下四 個(gè)類型： ? “ 只有結(jié)果 ” ，這樣的商務(wù)文書包 括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的原因也沒有相關(guān)的分析，因?yàn)椴]有這個(gè)必要。正因?yàn)楦鱾€(gè)層次是并列的關(guān)系，所以這種層次結(jié)構(gòu)的文書便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)來分段閱讀。由于采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來閱讀的，否則其表達(dá)的 意思就將不再完整。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 2－ 2 參考答案 2－ 2 返回 在這種情形下，該秘書撰寫這份商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)應(yīng)該是希望總經(jīng)理能夠批準(zhǔn)自己所建議的租用計(jì)算機(jī)的方案；而這種情形的正式指數(shù)按照前文所述三個(gè)問題的評(píng)分應(yīng)該在 10分左右，因此這份商務(wù)文書的正式程度應(yīng)該處于輕快和凝重之間，需要好好地進(jìn)行把握；最后，利用游說矩陣來對(duì)這個(gè)情形進(jìn)行判斷，可以知道這份商務(wù)文書應(yīng)該屬于說服型，其撰寫重點(diǎn)應(yīng)該在于用預(yù)算和報(bào)價(jià)對(duì)比的形式向總經(jīng)理分析說明租用計(jì)算機(jī)比購(gòu)買計(jì)算機(jī)要成本更低。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個(gè)建議的時(shí)候，需要強(qiáng)調(diào)利益的所在 ——組織員工聽音樂會(huì)不僅可以給員工留下一個(gè)美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。那么這種情形就屬于簡(jiǎn)單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候， 只要簡(jiǎn)單地提出在這個(gè)場(chǎng)地舉辦新年晚會(huì)的建議即可。 ? 艱難型 最后來看看艱難型的商務(wù)文書。這是因?yàn)檫@類商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)對(duì)于目標(biāo)讀者而言難度并不大，并且在立場(chǎng)上對(duì)方也持相同一致的態(tài)度，所以這類商務(wù)文書的內(nèi)容只要告訴目標(biāo)讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對(duì)簡(jiǎn)短。 ? 說服型 按照同樣的分析方法，可以看到游說矩陣的第二象限代表著 “ 資源充足，但撰寫者與目標(biāo)讀者立場(chǎng)并不一致 ” 的情形，這種情形即稱之為 “ 說服型 ” 。 （三）步驟三： 設(shè)定文章的總體風(fēng)格 在制定了正確的行動(dòng)目標(biāo)并選擇決定了正式程度之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第三個(gè)步驟—— 決定文章的總體風(fēng)格。 ? 語(yǔ)氣 而 “ 語(yǔ)氣 ” ，就指是在撰寫商務(wù)文書的過程中采取相對(duì)輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。 在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面： ? 形式 這里所謂的 “ 形式 ” ，是指商務(wù)文書所采用的媒介的形式，例如發(fā)電子郵件、寄書信或者留便簽等。 （二）步驟二：決定文章的正式程度 (一 ) 在這個(gè)步驟中需要把握以下的內(nèi)容： ：正式指數(shù) 判斷在某一個(gè)商務(wù)文書中所應(yīng)該采用的正式程度，可以應(yīng)用 “ 正式指數(shù) ” 來操作。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 1－ 1 參考答案 1－ 1 返回 （ 1）就本月的銷售任務(wù)完成狀況，請(qǐng)部門經(jīng)理給與評(píng)價(jià)或者指正。在撰寫這個(gè)郵件的過程中，我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動(dòng)目標(biāo)是 “ 讓所有的秘書都得去開會(huì) ” 而不是簡(jiǎn)單地 “ 通知每個(gè)秘書會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn) ” 。 認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)誤區(qū)，將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)目標(biāo)，就需要在明確之前的第一個(gè)問題的基礎(chǔ)上，再獲取以下這個(gè)問題的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的我們?cè)诤跏裁?？換而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。 第二講 如何寫出好文章（上） 商務(wù)文書寫作的步驟 在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，我們來看看商務(wù)文書寫作的以下六個(gè)步驟： （一）步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo) 在撰寫某一個(gè)商務(wù)文書之前，我們應(yīng)該首先回到一個(gè)問題，即我們希望該文書的對(duì)象在收到文書之后采取怎樣的行動(dòng)；這個(gè)問題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)。 ? 結(jié)構(gòu) 另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié) 構(gòu)，否則會(huì)導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。 在主旨方面，應(yīng)該遵循 “ 正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明 ” 的原則。 ? 莊重 所謂 “ 莊重 ” ，是指在商務(wù)文書中對(duì)整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會(huì) 極大地影響文書的嚴(yán)肅性。 通過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點(diǎn)： ? 簡(jiǎn)明 正所謂 “ 句中無余字，篇內(nèi)無贅語(yǔ) ” ， “ 簡(jiǎn)明 ” 是商務(wù)文書首要特點(diǎn)。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會(huì)和誤解。如果理解了這一點(diǎn)，那么我們就可以認(rèn)識(shí)到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂 “ 溝通的障礙 ” 其實(shí)就都是來自于簡(jiǎn)單傳遞的單向溝通。 《福布斯》雜志的創(chuàng)始人 —— 馬爾 克姆 由于相對(duì)于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對(duì)它們的寫作方法進(jìn)行專門的討論。 （一）商務(wù)文書的分類 在實(shí)際工作中，大家可能會(huì)遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型： 以形式作為劃分 標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類： ? 固定格式的商務(wù)文書 常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請(qǐng)信、通知、請(qǐng)示以及批復(fù)。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的形式進(jìn)行。伴隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個(gè)熱點(diǎn)。 商務(wù)文書寫作概述 為了更有效地學(xué)習(xí)并運(yùn)用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容。 以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書則又可以分為以下兩類： ? 通用的商務(wù)文書 常見的通用商務(wù)文書主要有：通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及 報(bào)告等。因此，商務(wù)文書寫作對(duì)于更好地完成大家的工作是非常重要的。而需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。