流程設(shè)計：倉儲公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀分析及改進建議(29p)-全文預(yù)覽
【正文】 19 易初蓮花物流合作模式探討 20 業(yè)務(wù)流程改進原則 80/20法則 個人利益與集體利益 本位主義與全局觀念 短期做事便利與長期公司可持續(xù)發(fā)展 責任心、溝通、協(xié)調(diào) 物流公司的業(yè)務(wù)流程改進，牽涉到幾乎所有的業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員，在工作內(nèi)容同等的前提下，一個部門工作量的減少，就必然意味著另一個部門工作量的增加。這樣就可以從源頭上避免客戶在下班之后才發(fā)指令，導(dǎo)致大家加班處理單證 在出倉作業(yè)情況下，客戶下達委托書之后，一般由客服人員和具體的收貨方聯(lián)系對方收貨時間之后，才下作業(yè)指令。這就要求所有業(yè)務(wù)人員，特別是部門經(jīng)理級人員要有全局觀的理念和意識： 設(shè)計開發(fā)、推行信息系統(tǒng)的時候，是以現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)； 待推行一段時間之后，業(yè)務(wù)要在系統(tǒng)的指導(dǎo)下實現(xiàn)優(yōu)化、固化、常態(tài)化； 信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程的關(guān)系 易初蓮花物流合作模式探討 21 改進的空間 ③ 服務(wù)過程跟蹤與控制（ 65％） ④ 日報表反饋（ 10％） ⑤ 結(jié)算單據(jù)整理（ 5％） ① 接收客戶指令（ 10％） ② 下單（ 10％） 客服部 ③ 車達到倉庫之后， 實物點收、入出庫（ 40％） ④ 入（出）倉確認、（ 20％）臺帳記錄 ⑤ 結(jié)算單據(jù)整理（ 10％） ① 接收客服下單（ 10％） ② 入（出）倉前準備（ 20％） 倉管部 ③ 核對帳目（ 10％） ④ 制作 月結(jié)統(tǒng)計報表（ 5％） ① 整理結(jié)算單據(jù)（ 30％） ② 計算費用（ 55％） 結(jié)算部 提高內(nèi)部溝通效率 改善信息系統(tǒng) 客服部統(tǒng)一整理 易初蓮花物流合作模式探討 22 總體改進想法 改進想法 一個月內(nèi) 改進重點 ? 改善源頭 —— 提高客服部人員下單作業(yè)的時效性、清晰性和準確性 ? 加強部門之間的溝通、協(xié)作，減少相互扯皮和推諉 具體建議 ? 加強業(yè)務(wù)技能和溝通能力的培訓(xùn)，增強熟練度和對突發(fā)事件的處理能力 ? 加強各部門的責任心、提高全員客戶服務(wù)意識 三個月內(nèi) ? 調(diào)整部門職責 —— 使流程運轉(zhuǎn)更為順暢 ? 逐步實現(xiàn)系統(tǒng)先導(dǎo)，杜絕事后補單 半年內(nèi) ? 信息系統(tǒng)的改善 ? 信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)流程的改進，作業(yè)效率提高 ? 對現(xiàn)信息系統(tǒng)的評估改進（特別是倉庫管理模塊） ? 結(jié)算功能模塊的盡快開發(fā) ?在目前資源和客觀因素限定（系統(tǒng)沒有大的改善、人員不增加、業(yè)務(wù)量不增加）條件下，流程不適宜做大的調(diào)整，否則會把整個作業(yè)全部打亂 ?信息系統(tǒng)是公司長遠可持續(xù)發(fā)展的重要工具，借助于先進的系統(tǒng)，才可以真正實現(xiàn)各業(yè)務(wù)口從大量手工作業(yè)中解放出來，信息資源共享，提高工作效率。在公司內(nèi)部代表客戶的利益，并且是唯一對客戶的服務(wù)窗口，在運作服務(wù)過程中遇到任何的問題和異常都必須第一時間告知客戶，協(xié)商取得一致的處理意見之后再決定具體的舉措 客服部的職責 客服部每天的工作內(nèi)容以及時間分配 ③ 服務(wù)過程跟蹤與控制（ 65％） ④ 日報表反饋（ 10％） ⑤ 結(jié)算單據(jù)整理（ 5％） ① 接收客戶指令（ 10％） ② 下單（ 10％） ?客戶資料接收（ fax、 ) ?客戶資料整理（委托書、 p/L、 Invoice） ?客戶資料審核（是否有遺漏、錯誤） ?收發(fā)貨地址、時間確認 ?錄入系統(tǒng) ?指令下發(fā)給調(diào)度、關(guān)務(wù)、倉庫 ?手工做 《 日進出記錄表 》 ?發(fā)送 《 日報表 》 給客戶 ?結(jié)算單據(jù)整理 ?交結(jié)算人員 ?內(nèi)部溝通（倉庫、關(guān)務(wù)、運輸） ?客戶溝通（報關(guān)異常、運輸異常、收貨異常、客戶改單） 易初蓮花物流合作模式探討 13 客服部為什么每天都這么忙碌？ ?流程設(shè)計原因 如關(guān)鍵作業(yè)時間點的確定，減少作業(yè)隨意性，加強規(guī)范性。報關(guān)每天復(fù)印 EDI單給倉管，和倉管的進出貨單核對；倉管月底制作出庫存報表，給報關(guān)核對 EDI庫存 Q1：系統(tǒng)維護文員和倉管員重復(fù)做同樣的報表，只是為了核對之用 Q2：目前系統(tǒng)形同虛設(shè)，不信任系統(tǒng)庫存 Q3： EDI庫存和手工庫存核對工作量大 易初蓮花物流合作模式探討 9 各部門作業(yè)現(xiàn)狀 大家都做得很痛苦，也非常疲憊，為什么？ 主要工作 客服部 ? 下指令單給調(diào)度、報關(guān)、倉管 ? 協(xié)調(diào)處理大量內(nèi)部各部門之間以及和外部客戶的溝通和突發(fā)事件 主要擔心和憂慮 ? 擔心沒車 ? 擔心報關(guān)、收貨、運輸途中等突發(fā)事件 倉儲管理信息系統(tǒng)對其的作用 ? 下單功能 ? 《 進（出）貨通知書 》 調(diào)度部 ? 按照客服部指令將合適車型的車按時到達指定地點收（發(fā)）貨 ? 客服下單信息不準確（什么時候要車、要什么車、收發(fā)貨地址等） ? 預(yù)留訂車時間不夠 ? 客服改單 ? 填寫車牌信息 報關(guān)部 ? 制作進出保稅區(qū)的 EDI單 ? 現(xiàn)場報檢、報關(guān) ? 負責 EDI庫存和實物庫存核對 ? 客服下單信息不確切 ? 一旦客戶貨物規(guī)格較多，制作 EDI單需要合并記錄，耗費時間太長 ? 錄入 EDI單號 倉管部 ? 負責系統(tǒng)庫存的維護 ? 負責實物收發(fā)作業(yè) ? 負責庫存手工臺帳 ? 客服下單信息模糊（車什么時候到，最遲什么時候裝車等） ? 完全的人工傳統(tǒng)作業(yè)組織方式，系統(tǒng)滯后于實際作業(yè) ? 大量人工精力花在庫存臺帳的維護 ? 缺乏倉庫揀貨環(huán)節(jié) ? 《 進貨單 》 、 《 出貨單 》 只是作為簽收、做臺帳的一個憑證 ? 系統(tǒng)有庫存記錄，但權(quán)威性不夠 ? 系統(tǒng)做不到對倉庫庫位的管理，全憑手工臺帳 結(jié)算部 ? 整理、追蹤結(jié)算單據(jù) ? 計費 ? 對帳 ? 制作各種報表 ? 手工作業(yè)工作量太大，且準確性不能保證，需要重復(fù)錄入 ,多道審核 ? 系統(tǒng)暫未有此功能 易初蓮花物流合作模式探討 10 綱要 一． 倉儲公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 2 二． 主要存在問題和原因解析 10 三． 一點想法和改進建議
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