【正文】 懶惰和其他人求你辦事的機會，逐漸形成了習(xí)慣，而不能說 “不 ”。 ? 及時調(diào)整職責(zé)范圍擴大權(quán)限，并及時劃分和區(qū)別擴大后的職責(zé)范圍。 ? 公司擴大，部門業(yè)務(wù)量增多，導(dǎo)致工作內(nèi)容增加，卻沒有相應(yīng)建立起擴大的職責(zé)范圍。 ? 用組織圖明確公司、部門的權(quán)力關(guān)系，使每一個人都準確了解和知道自己的職責(zé)和權(quán)限，并在實際中貫徹實施。不為下屬做事、不過多替上司承擔(dān)工作。 ? 沒有把自己的職責(zé)與個人目標、公司、部門發(fā)展掛鉤，認識不到職責(zé)不清的危害性。 ? 對公司設(shè)備儀器進行檢修，配備現(xiàn)代化的設(shè)備，最高效地使設(shè)備被利用。 ? 機器設(shè)備等的使用和配置不合理，缺乏現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，沒有使設(shè)施等得到完全、高效的利用。 ? 制訂工作優(yōu)先次序和計劃，首先保重做最重要的事情，把應(yīng)授權(quán)的工作交給下屬去做，不要只做熟悉的事務(wù)性工作。 ? 怕把事情搞砸或追求完美，做事小心翼翼，結(jié)火是時間比預(yù)計的估算要長，導(dǎo)致重要的工作被延遲。 方法之十：克服拖延 原因分析 ? 經(jīng)常拖延工作而沒有認識到其嚴重后果，抓不住優(yōu)先次序和制訂計劃。 ? 溝通前要了解溝通方的背景資料，理解和認可對方的價值觀，盡量化解雙方的曲解、歧義等障礙。 ? 溝通時容易走向生活化。 ? 下屬對溝通缺乏接受能力，產(chǎn)生抵制、怨恨、不滿等消極情緒。 ? 明確每一次溝通的目的，對溝通的內(nèi)容做出計劃、時間、地點等的安排。 ? 溝通的時間和地點或時機選擇不當(dāng)，使共同雙方感到緊張有壓力。 ? 與上司商談或增派人手，或把不屬于本部門的事務(wù)歸還給其他部門，使之職責(zé)分明。 ? 機器設(shè)備造成工作拖延。 ? 別人來求幫忙辦事不愿意說 “不 ”以免得罪同事，并顯示自己的威信及權(quán)力。 ? 消除各種干擾，預(yù)防、留出一定時間處理緊急事件，對自己的工作進行適當(dāng)控制。 ? 愿意替上司做不屬于自己的事，讓上司感到自己能干，能擔(dān)上司的各種事務(wù)。 ? 明確授權(quán)的標準、完成期限等，給下屬適當(dāng)?shù)牟倬殹⑴嘤?xùn)機會和時間來提高水平，適應(yīng)授權(quán)和開展工作。 ? 授權(quán)之后必須采取相對應(yīng)的控制、反饋、追蹤等措施，并與下屬達成共識。 ? 授權(quán)以后又對下屬的工作控制過度，注重細節(jié)和不斷過問，使下屬無法開展工作。 ? 培養(yǎng)能干的下屬、授權(quán)予得力的助手。 ? 害怕下屬超過自己，喪失對下屬的控制，害怕自己的權(quán)力轉(zhuǎn)移和推動，過分仰仗權(quán)力的威望，對自己沒有信心。 ? 嚴格下屬對工作的負責(zé)標準，要求信息準確和及時，及時指出工作中的隱患并及時清除，明確下屬的責(zé)任，不要為下屬背黑鍋。 ? 下屬提供信息不準確和過時、下屬對工作不負責(zé)任，報喜不報憂，導(dǎo)致工作出現(xiàn)錯誤和無可挽回的損失，你承擔(dān)責(zé)任和后果。 ? 每日定時定量地完成你計劃之內(nèi)的事項，不要無故拖延，不做合理的時間估算，不要把重大的、不急迫的工作拖延成救火對象。 改進方法 ? 搞清救火與預(yù)防的區(qū)別，對比救火與預(yù)防的不同之處，分析產(chǎn)生原因、嚴重程度、后果、不可控因素等。 ? 缺乏救火的計劃和策略，一旦救火只是應(yīng)急處理，從不預(yù)測和估算未來可能出現(xiàn)的火災(zāi)，盲目處理，往往容易留下后患。 ? 找到外部干擾的根源，排除干擾，制訂排除方案和控制管理技巧。 ? 外部干擾太大，不能理清思路，包括電話、客人、下屬的不停打擾。 ? 改變麻木 的行動，定期整理思路和規(guī)劃工作內(nèi)容有萬利無一弊。 ? 重新對工作和需要的時間進行目標、優(yōu)先順序、每日計劃等的整理和思考。喜歡隨意、無拘束，并總以危機出現(xiàn)為理由。 方法之五：克服條理不清 原因分析 ? 從不整理和思考自己的思路，沒有認識到條理的重要性。 ? 每天的計劃都有一定的預(yù)留時間來處理變化或危機、偶然事件等，針對短期的行為做計劃也是必要的，這些都會減少經(jīng)濟的損失以及時間的損失。擬定計劃沒有用，或幾天就可以完成的任務(wù)沒有必要擬計劃。 ? 對自己的事業(yè)和能力充滿信心，敢于承諾和保證，也才能知道自己的事業(yè)到底能做到多大。 改進方法 ? 周全的計劃不僅僅節(jié)省時間，還能使工作圓滿、優(yōu)質(zhì)地被完成，良好的計劃是成功的一半。 ? 沒有制定和形成一套計劃的系統(tǒng)。 ? 當(dāng)天發(fā)放會議記錄，明確與會者的職責(zé)、完成的期限等。 ? 在規(guī)定時間內(nèi)結(jié)束會議，控制表現(xiàn)力強的人，進行會議總結(jié)和記錄并保存，以便隨時查找和對比、檢查實施等功效，重申會議任務(wù)、期限、人員。 ? 不允許會議期間任何的內(nèi)在和外來干擾，重申會議紀律、嚴格會議管理，提高與灰者的積極性。 ? 要求不相關(guān)的人陪會。 ? 適當(dāng)減少會議次數(shù)，精簡會議內(nèi)容；有效的會議不僅起到?jīng)Q策的作用、還是正式溝通的一種有效方式，并重申開會紀律，懲罰遲到者。 ? 召集會議過多或過濫，或會議缺乏有效溝通，與會者三但兩兩進場。 ? 明晰下屬及部門之間的職責(zé)、管轄范圍，辦公室設(shè)置要合理、分清職責(zé)，減少人為制造的訪談干擾的障礙。 ? 開門辦公不是真正的打開門使不速之客隨意來訪，重新頒布公司或部門勞動紀律，不允許隨便訪談。 ? 助手或秘書阻擋來訪無效。 ? 有效授權(quán)，不把持過多的權(quán)利，培養(yǎng)提高下屬處理問題的能力，簡化工作程序，防止下屬的反授權(quán)。 ? 不愿意說訪談結(jié)束或拒絕之類的話。 ? 過高估計自己的作用、愛熱鬧、喜交往，有較強烈的會客欲望。 ? 配備人員名單及相關(guān)的電話號碼本，規(guī)定電話的時間和各相關(guān)人員的職責(zé)和答復(fù)方式，說明自己接聽電話和解決問題的范圍。 ? 明確秘書或助手的職責(zé)，提醒需要注意的重要事項、終止無效的電話、訓(xùn)練秘書等接聽并過濾電話。 ? 沒有秘書。 ? 著手制訂電話計劃，對時間、需要事實、討論項目、談話內(nèi)容的范圍、答復(fù)的方式等做出嚴格的規(guī)定并執(zhí)行。 ? 客觀看待電話的作用和自己的地位，有些電話對工作沒有任何意義。 ? 缺乏有效的授權(quán)，下屬依賴性太強，總是不斷的請示和匯報，不厭其煩地請求指導(dǎo)和幫助。 ? 喜歡與下屬或公司各部門進行電話交往，電話多表示自己不可缺少和繁忙 ? 總想與下屬或上司及時溝通，對細節(jié)或小事感興趣。 改進方法 ? 首先做一次電話記錄，記下電話來源、內(nèi)容、接聽時間等，分析電話的重要性及其對正在做的事情的影響，正確對待電話和做出處理計劃。 ? 培養(yǎng)和鍛煉下屬的能力，分配其職責(zé)，實施有效的授權(quán)，適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和幫助是有其一定限制的，不是無限的。 ? 阻擋電話無效。 ? 落后的電話系統(tǒng)。不需要則自己擬定處理電話的計劃，按照上述有關(guān)方法加以改進。 方法之二：消除不速之客 原因分析 ? 來者不拒、經(jīng)常被打擾，不能認識到其嚴重的后果，所以處理來訪無計劃。 ? 無法結(jié)束來訪，不切實際的時間估算，會談經(jīng)常跑題，抓不住關(guān)鍵。 ? 制訂躲避和拒絕計劃，用適當(dāng)?shù)姆绞奖３中畔贤?，改變事事過問的不良習(xí)慣。 ? 實行開門辦公，招致順路來訪者增多，公司或部門已經(jīng)養(yǎng)成隨時訪談習(xí)慣。 ? 各部門或下屬人員職責(zé)不清，辦公室設(shè)置職責(zé)沖突，導(dǎo)致相互影響和干擾。 ? 室外有明確的標志及指示，杜絕次類現(xiàn)象的發(fā)生。 ? 開會時間和地點選擇不當(dāng)，與會者與會議內(nèi)容關(guān)聯(lián)很少或無關(guān)聯(lián)，會議通知不全面。 ? 根據(jù)會議內(nèi)容、與會人員狀況等選定合適的地點和時間、相應(yīng)的會議設(shè)備等，會議通知要全面，包括與會者要準備的材料、會議的議題、預(yù)期的建議、時間、地點、具體要求等。 ? 沒有規(guī)定會議時間和各個議題的時間分配，屬于自由論壇，時間拖得很長而沒有實際內(nèi)容。 ? 會議中嚴格按照會議議題進行，偏離后要及時返回，對會議實施組織和控制，不允許閑談和其他與會議無關(guān)的活動。 ? 會