【正文】 人員，安全警告和布告版應(yīng)貼在所有建筑物的顯著位置，使所有工作人員和來訪者能看到。 （ 11） 垃圾應(yīng)每天從廢紙簍中清除 ——這些紙簍應(yīng)該是金屬的，而不是塑料的。 （ 7） 所有使用的電器應(yīng)由有資格的人員定期檢查維護(hù)。 （ 3） 應(yīng)進(jìn)行定期的防火演習(xí)，監(jiān)督離開建筑物花費(fèi)的時間。記錄所受傷害的細(xì)節(jié)是非常重要的，因?yàn)槿蘸笫軅艘筚r償時，這些記錄很有用。 1工作區(qū)內(nèi)發(fā)生事故應(yīng)采取什么措施？ 答： （ 1） 應(yīng)在新成員培訓(xùn)計(jì)劃中講明工作中可能導(dǎo)致事故的情形和本單位報(bào)告事故的規(guī)定。 （ 2） 在物的方面，發(fā)生火災(zāi)、爆炸或受到恐怖活動的暴力威脅。 （ 4） 辦公室布局要力求員工的舒適，一般來說，影響辦公室工作人員工作舒適的因素有： A、 座椅的類型 B、 工作臺面的高度和大小 C、 員工可來回移動的空間 D、 采光 E、 溫度 F、 通風(fēng) G、 噪音等級 （ 5） 辦公室的布局應(yīng)有力于員工的健康福利， A、 如果在創(chuàng)建辦公環(huán)境方面偏離上述七點(diǎn)，則會影響員工健康。 B、 應(yīng)有集中供暖系統(tǒng)。 D、 VDU 操作者的屏幕不應(yīng)放置在光線能從玻璃窗直接反射到的地方，而應(yīng)放置在與窗戶呈直角的位置。 工作區(qū)的采光、采暖、通風(fēng)、舒適和福利應(yīng)考慮到哪些因 素？ 答：創(chuàng)建健康、舒適的辦公環(huán)境需考慮以下因素： （ 1） 注意采光，因?yàn)榱己玫墓庹帐撬袉T工必須的，而且可以避免眼睛緊張和頭痛。 （ 5） 每人都要使用的設(shè)備，如復(fù)印機(jī)等應(yīng)位于中心位置。 最有利于辦公的工作流程是什么？ 答：辦公室的布局有很多參考標(biāo)準(zhǔn)，但最重要的原則應(yīng)是有利于工作人員的工作，具體有： （ 1） 工作人員只須走最短的距離，去使用他們需要的設(shè)備。 （ 4） 工作人員的安全程度提高的同時，保密材料的安全程度下降。 （ 6） 很容易改變辦公室的布局。 （ 2） 易于工作人員之間的交流。 （ 3） 因?yàn)橛懈嗟膲烷T需要裝飾，裝飾費(fèi)用昂貴。 （ 2） 因?yàn)榉指舫扇舾傻男∞k公室，因此能用作有關(guān)秘密事宜的討論、會議和會見。 工作區(qū)的裝飾應(yīng)注意什么？ 答：工作區(qū)的裝飾應(yīng)注意： （ 1） 墻面應(yīng)為冷色，不要涂過亮的顏色和顯眼的圖案，使人分心； （ 2） 家俱、窗簾顏色不要跳耀，幫助人安靜，集中注意力； （ 3） 裝飾要簡潔、明快、有序，突出單位形象，體現(xiàn)辦公室的工作氛圍； 適當(dāng)放置一些綠色植物或鮮花，以調(diào)節(jié)氣氛。 工作區(qū)所需要的基本家具要求是什么？ 答：工作區(qū)所需要的基本家俱有： （ 1） 工作臺 ——臺面大小滿足要求，包括能放置計(jì)算機(jī)、電話等常用必需品；反射度低，不刺眼；桌高適宜用戶或標(biāo)準(zhǔn)高度；臺面下最好有抽屜或小柜。 怎樣對有關(guān)健康和安全的隱患進(jìn)行風(fēng)險評估和處理？ 答：首先要識別任何有關(guān)衛(wèi)生安全的隱患，一旦發(fā)現(xiàn)，要立即進(jìn)行風(fēng)險評估，其內(nèi)容包括：時間、地點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)的問題、安全的級別、造成隱患的原因或危險、危害的級別、由誰處理、采取的措施。 單元復(fù)習(xí)： 1 課時 用“企業(yè)行政管理二級習(xí)題集”中單元 3 的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)生復(fù)習(xí)。 企業(yè)行政管理二級教材講授指南 第三單元 工作環(huán)境的創(chuàng)建和管理 中心思想： 強(qiáng)調(diào)工作環(huán)境的安全及工作條件的基本要求，掌握在發(fā)生緊急情況 和事故時應(yīng)采取的措施和處理方法以及對辦公室人、財(cái)、物的管理和監(jiān)督。 （ 4）負(fù)責(zé)管理設(shè)備的人員應(yīng)幫助和提醒他人。 C、 定期休息，減少眼睛疲勞 。 D、 除去任 何設(shè)備的安全防護(hù)罩 。 C、 設(shè)備操作要當(dāng)心。 （ 1）設(shè)備安全使用規(guī)范包括以下幾個方面： A、 要遵守操作規(guī)程。 （ 2）當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，要及時與負(fù)責(zé)此項(xiàng)設(shè)備的工作人員報(bào)告。 E、 快 遞服務(wù) （ 2）需要安全和保密投遞時，可選擇以下幾種方法： A、郵寄費(fèi)貴重物（現(xiàn)金、珠寶等）可用掛號郵寄、特保掛號等方式 重要且保密的文件選用文件掛號、回執(zhí)掛號等郵寄服務(wù) （ 3）物品類的郵寄可選擇包裹郵寄 （ 4）運(yùn)輸不適合其它方式的大型物品可選擇貨運(yùn)服務(wù) 1 怎樣選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商？ 答：選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商時要考慮以下幾點(diǎn)： （ 1） 現(xiàn)金付款是否有折扣 （ 2） 貨物的費(fèi)用是否包括運(yùn)費(fèi) （ 3） 批量訂購是否提供折扣 （ 4） 如果有折扣如何按單位有關(guān)政策開發(fā)票 （ 5） 如果不提供折扣，是否有其它優(yōu)惠的付款方式。 （ 5）折疊和插入設(shè)備，這種設(shè)備用于封口前，能自動折疊、插入的信件，并將其插入信封中。 （ 2） 自動郵資蓋印機(jī)，這種設(shè)備用于打印包括郵資的郵戳，使用時要先稱重，再把蓋印機(jī)設(shè)置為正確的郵資數(shù)，打印出自帶粘接劑的標(biāo)簽，然后把標(biāo)簽粘貼到包裹上。在把紙頁放入裝訂機(jī)之前，先要檢查文件順序和是否缺頁。 （ 3） 定期復(fù)制磁盤備份，異地保存，防火防盜， （ 4） 不要觸摸磁盤的有磁區(qū)，貼上標(biāo)簽，放在避光、無磁、防熱 的磁盤盒內(nèi)。軟件包括；數(shù)據(jù)庫、電子表格、文字處理、財(cái)務(wù)、桌面出版、繪圖、電子郵件、日常記錄和集成軟件等。與單一功能設(shè)備比較，多功能設(shè)備的優(yōu)點(diǎn)是，總成本低，辦公室占地空間小。 簡述尋呼機(jī)的使用功能及優(yōu)缺點(diǎn)？ 答：尋呼機(jī)具有傳遞信息和聯(lián)系溝通的功能，它的優(yōu)點(diǎn)是： （ 1） 成本低 （ 2） 便于攜帶 （ 3） 能一直處于待機(jī)狀態(tài) （ 4） 提醒用戶回話 （ 5） 夜間照明 （ 6） 存儲信息 （ 7） 連接答錄機(jī) 其缺點(diǎn)是： （ 1） 無法回復(fù)尋呼 （ 2） 無法反饋是否收到信息或是否收到全部信息。 一般維護(hù)措施有： （ 1） 小心使用。 （ 5） 拼寫不常見的詞，特別是姓名和地址。 使用方法有： （ 1） 等到預(yù)先錄制的信息結(jié)束，在特殊的提示音之后立即講話。 （ 10） 節(jié)省費(fèi)用。 （ 6） 中斷。 答錄機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)？ 答：答錄機(jī)與電話機(jī)相連 ，通過事先錄制好信息，使呼叫者在一天的任何時候都可以留言。 （ 12） 重?fù)堋? （ 7） 分機(jī)鎖定 （ 8） 免提。 （ 3） 呼叫記錄。接線員也經(jīng)常接入或接出工作人員的外線電話。 （ 2） 不要把食物和飲料拿到機(jī)器附近。 （ 6） 信息發(fā)送完成后，將自動打印存根。 （ 2） 撥叫相應(yīng)的傳真號碼。 特點(diǎn)有： （ 1） 使用簡單。 （ 3） 可以給世界上任何地方的另一臺傳真機(jī)迅速發(fā)送文件。 （ 4） 如果復(fù)印機(jī)工作不正常，與負(fù)責(zé)這臺機(jī)器的人員聯(lián)系，請他排除故障。 （ 5） 當(dāng)復(fù)印書籍中的某頁時，輕輕地壓住橡膠蓋以避免漏光。 操作方法為： （ 1） 把原件面朝下放置在玻璃板上的指示標(biāo)記之內(nèi)，保證文件位置正確。 （ 10） 能雙面復(fù)?。p向功能）。 （ 6） 有多個紙盒。 （ 2） 可以復(fù)印多種類型的文件。 企業(yè)辦公室職責(zé)及內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置大多是大同小異，但具體并不會完全相同，應(yīng)根 據(jù)各企業(yè)實(shí)際及習(xí)慣性做法，及企業(yè)辦公室的一般職責(zé)，合理確定辦公室職責(zé)及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。 C 公司行政部共設(shè) 4 個分部，其分部名稱 和職責(zé)分別如下： （ 1） 秘書分部：主要職責(zé)是： A、 公司的會議服務(wù)工作，包括會議安排、會議記錄、會議議定事項(xiàng)的督辦工作； B、 公司領(lǐng)導(dǎo)來訪客人的預(yù)約、安排，公司領(lǐng)導(dǎo)等； C、 公司領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)的服務(wù)工作； D、 公司及公司領(lǐng)導(dǎo)重要文件的起草工作； E、 公司文件傳遞工作； F、 公司郵件收發(fā)工作及內(nèi)外文件交換工作。 （ 6） 準(zhǔn)備報(bào)告、制作精美的文檔并分發(fā)給用戶、同事和客戶。安排送快件的人迅速和安全地投遞緊急或非常重要的文檔。比如職工生病，彈性工作安排和請假的資料，職員的家庭電話號碼，家庭地址等。如被訪者不在，要幫助留下來訪者的信息或便條，以便于進(jìn)行聯(lián)系。 （ 4） 電子郵件：對收到的電子郵件，要及時轉(zhuǎn)發(fā)或通知有關(guān)工作人員，對重要郵件應(yīng)打印出來，保留書面記錄。 （ 1） 郵件：應(yīng)及時將收到的郵件分發(fā)給相應(yīng)的部門或工作人員； 對要發(fā)出的郵件，要及時將郵件從各部門收集起來或由各部門送到收發(fā)室，然后由收發(fā)室人員統(tǒng)一送到郵局或由郵局人員收取。 （ 3） 把供應(yīng)商送來的小冊子、產(chǎn)品目錄和函件轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員。 1辦公室如何處理接收到的信息？ 答： （ 1） 辦公室人員應(yīng)保存一個文件夾，把常用的信息歸類其中。接待訪客時要注意： （ 1） 本人形象欠佳或接待區(qū)亂七八糟 （ 2） 對待來訪者態(tài)度不熱情友善，讓來訪者感到門難進(jìn)，臉難看 （ 3） 對來訪者講話粗魯，不禮貌 （ 4） 不能迅速與被訪人聯(lián)絡(luò)，延誤來訪者時間 （ 5） 在接待中不使來訪者感到舒適，如沒有提供座椅和飲料 （ 6） 不愿或不能為來訪者解答問題 （ 7） 在處理來訪者問題時沒有耐心，甚至與其爭吵 （ 8） 接待中，違反單位接待訪客的規(guī)定 收發(fā)的函件時要注意： （ 1） 收到的函件不迅速、準(zhǔn)確地傳遞和處理，拖拖拉拉或傳錯延誤 （ 2） 外發(fā)的函件不按照單位統(tǒng)一規(guī)定的格式、用紙，過于隨意 （ 3） 外發(fā)的函件不做審查，內(nèi)容出現(xiàn)錯誤，甚至違背原意 （ 4） 外發(fā)的函件文字或地址有錯誤，甚至延誤收到時間 接打電話時不注意或一些壞毛病，常會使對方對單位產(chǎn)生不良影響，所以接打電話時要禁忌： （ 1） 電話鈴響，不迅速接聽，顯示工作疲塌 （ 2） 態(tài)度不友善，語氣不友好 （ 3） 不用禮貌語講話，如使用“喂”等不規(guī)范語 回答 （ 4） 沒有蓋住話筒就在房間中大聲呼叫人 （ 5） 接聽電話不耐煩，讓對方感到講話著急，不愿溝通 （ 6） 語言生硬或粗魯，甚至在電話中發(fā)脾氣 （ 7） 在回答要找的人不在之前先問對方的姓名 （ 8） 在電話中讓對方舉著話筒等待過 （ 9） 不將對方的來電轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人 1辦公室會收到哪些信息？ 答：辦公室一般會收到如下信息： （ 1） 口頭收到的信息。如除去無用的文件，或?qū)⑽募D(zhuǎn)移到縮微膠片上存放等。 辦公室集中化管理中，檔案室的任務(wù)是什么？ 答：辦公室集中化管理中，檔案室的主要任務(wù)有： （ 1） 文件的歸檔： A、 歸檔時去除紙頁上所有回形針、大頭針和庫存標(biāo)簽，需要時用釘書針代替，確保釘書針不破壞任何文字和圖片； B、 給文檔打孔，并排列文件中的紙頁，保證打孔不損害文字和圖片； C、 按需要設(shè)立新文件夾； D、 編制附錄索引； E、 修復(fù)文件，如果文件損害嚴(yán)重應(yīng)用新文件代替。 （ 2）裝訂，將復(fù)印好的散頁按頁碼順序整理，裝訂或打孔成冊，為各部門備好待用。 （ 2） 員工工作職責(zé)過于狹窄，工作單一。 （ 5） 接待從單位前臺轉(zhuǎn)來的，并已發(fā)放了來賓卡的來訪者。 （ 2） 處理本部門收到的信件，并分發(fā)給相應(yīng)的人員。 （ 7） 負(fù)責(zé)信件、資料的歸類存檔。 （ 3） 回答電話查詢和接通外線。全國 NVQ 企業(yè)行政管理 企業(yè)行政經(jīng)理 國家二級考試授課教案 認(rèn)證系列： 高級職業(yè)經(jīng)理 CEO 資格認(rèn)證、人力資源總監(jiān)、營銷經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、企業(yè)培訓(xùn)師、酒店經(jīng)理、品質(zhì)經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、市場總監(jiān)、營銷策劃師 等學(xué)習(xí)認(rèn)證系列 。 （ 2） 負(fù)責(zé)信件的收發(fā)，包括分類、發(fā)送。 （ 6） 與新聞媒體打交道，代表企業(yè)接待來訪的記者。以某公司合同辦公室為例，其主要職責(zé)包括： （ 1） 發(fā)送材料和正確填寫申請表格給復(fù)印中心，以進(jìn)行復(fù)制、整理和裝訂。 （ 4） 回答單位內(nèi) 外部的電話，負(fù)責(zé)請總機(jī)接通外線。 大型單位辦公室集中化管理的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？ 答：辦公室服務(wù)集中化的優(yōu)點(diǎn)有： （ 1） 人員專業(yè)化 （ 2） 容易地監(jiān)督工作流程和控制成本 （ 3） 易于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化 （ 4） 有利于集中購買設(shè)備 （ 5） 使用空間小 （ 6） 信息共享 辦公室服務(wù)集中化的缺點(diǎn)有： （ 1） 集中化程序管理難以滿足所有部門需要。 辦公室集中化管理中，打印室的任務(wù)是什么？ 答：辦公室集中化管理中，打印室的任務(wù)有： （ 1）打印與復(fù)印，要注意各部門所要求的復(fù)印數(shù)量，尺寸，顏色，是否需要放大，縮小等。 辦公室集中化管理中，辦公用品儲藏室的任務(wù)是什么？ 答 ：辦公室集中化管理中，辦公用品儲藏室的主要任務(wù)有： （ 1） 貨物訂購方面： A、 從外部供應(yīng)商進(jìn)貨，并按照交貨單據(jù)核對物品，任何短缺應(yīng)該記錄，并提交會計(jì)部門； B、 為每種辦公用品準(zhǔn)備存貨記錄卡，記錄卡必須注意定期更新； C、 辦公用品數(shù)量達(dá)到最低標(biāo)準(zhǔn)時，必須聯(lián)系訂購； （ 2） 貨物存放管理方面： A、 貨物應(yīng)按正確的方式存放，重的、體積大的放在架子底部； B、 危險品按照包裝指明的方式存放 （ 3） 辦公用品發(fā)放管理方面： A、 從申請人處接到辦公用品申請單時，應(yīng)審核以確保申請單已由適當(dāng)人員簽署 B、 物品發(fā)放時間和發(fā)放給哪些部門應(yīng)依據(jù)單位規(guī)定行事； C、 發(fā)放時必須進(jìn)行物品核 對； D、 剩余的、過期的和損害的物品必須安按