【正文】 ，由信用管理部收集保管。 報(bào)告的編寫、批準(zhǔn)人、分布范圍及相關(guān)附件； 特殊情況下追加審核 除按年度內(nèi)部審核計(jì)劃進(jìn)行 的例行審核外，可以根據(jù)公司特殊需要追加審核，追加 審核由管理者代表批準(zhǔn)。 各次審核組的組長及審核員； ： 按性質(zhì)將全部不合格項(xiàng)分類； ，驗(yàn)證人員才可在《不合格報(bào)告》的“驗(yàn)證”欄 簽字。 糾正措施計(jì)劃中的各項(xiàng)措施是否都已完成； 糾正措施的實(shí)施 a) 公司的糾正措施計(jì)劃一般實(shí)施期限為 15天； b) 被審核部門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有不合格項(xiàng)的糾正責(zé)任，接到糾正措施計(jì)劃后，應(yīng)立即組織 實(shí)施； c) 糾正措施計(jì)劃實(shí)施中的問題，由審核組長協(xié)調(diào)，管理者代表仲裁； d) 對(duì)某些不合格項(xiàng)需要制訂長期糾正措施計(jì)劃才能解決的，可以突破期限，納入下 一次審 核中去檢查。 《內(nèi)部審核報(bào)告》的內(nèi)容包括： a) 被審核部門名稱及負(fù)責(zé)人； b) 審核組長及其成員； c) 審核的目的、范圍； d) 審核依據(jù)； e) 審核日期； f) 不合格項(xiàng)觀察結(jié)果（附全部不合格報(bào)告單） g) 質(zhì)量管理體系運(yùn)行有效性結(jié)論意見； h) 審核 報(bào)告分發(fā)清單。 審核結(jié)果的匯總分析 由審核組長主持召開審核組會(huì)議，對(duì)審核結(jié)果匯總分析。 現(xiàn)場審核 a) 審核的具體項(xiàng)目按《內(nèi)部審核檢查表》進(jìn)行； b) 審核人員通過交談、查閱文件、檢查現(xiàn)場、實(shí)際操作等方法收集客觀證據(jù)，要準(zhǔn) 確記錄； c) 不允許在指出發(fā)現(xiàn)問題時(shí)加入對(duì)個(gè)人的責(zé)備，不準(zhǔn)用 主觀估計(jì)、猜想的推理代替 客觀證據(jù)； d) 如發(fā)現(xiàn)不合格，應(yīng)盡早給予口頭反饋，如有誤解應(yīng)及時(shí)解決。 現(xiàn)場審核分工； b. 編制審核檢查表 《內(nèi)部審核檢查表》由分工審核員編制，審核組長批準(zhǔn)。 有關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書； 組織審核組成員做好 審核前的準(zhǔn)備工作。 年度內(nèi)部審核計(jì)劃由管理者代表批準(zhǔn)。 公司信用管理部是內(nèi)部審核的歸口管理部門，負(fù)責(zé)組織內(nèi)部審核方案管理和審核的具體實(shí)施與管理，并組織對(duì)糾正措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。 本程序適用于公司的內(nèi)部體系審核活動(dòng)的控制。 質(zhì)量記錄的處理 超過期限需要銷毀的質(zhì)量記錄，由記錄的管理人員填寫清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并 派人監(jiān)督銷毀。 有關(guān)合同記錄應(yīng)保存到合同終止后的一年；來自供方有關(guān)記錄應(yīng)保存到與供方終止 協(xié)作后一年。 b. 信用管理部、分公司質(zhì)量管理部門 建立集團(tuán)總部、分公司《質(zhì)量記錄保管臺(tái)帳》分類妥善保管。 質(zhì)量記錄應(yīng)按規(guī)定的格式、內(nèi)容填寫 ,并做到： a) 字跡清楚、真實(shí)準(zhǔn)確，內(nèi)容完整； b) 填寫要及時(shí)，應(yīng)注明日期，授權(quán)人簽章； c) 所有的質(zhì)量記錄均應(yīng)使用鋼筆、碳素筆或圓珠筆填寫； d) 勘誤處有執(zhí)行勘誤者簽字或蓋章。 有關(guān)合同的記錄： a) 成本核算及合同評(píng)審單； b) 合同修改評(píng)審單； c) 其它必要的記錄。 各有關(guān)部室、分公司負(fù)責(zé)與之有關(guān)的質(zhì)量記錄的制備、填寫、收集、整 理、保護(hù)，定期交信用管理部、分公司質(zhì)量管理部門歸檔。 本公司質(zhì)量體系文件所涉及流程圖的圖形定義 表示活動(dòng)過程或部門，虛線為其他部門活動(dòng)過程或其他部門； 表示檢驗(yàn)、判斷決策、審批，虛線為其他部門活動(dòng)； 表示產(chǎn)生、輸出記錄； 虛線表示輸入記錄或相關(guān)文件； 粗線箭頭表示主過程流向，細(xì)線箭頭表示子過程流向； 表示信息溝通過程 6 相關(guān)文件 質(zhì)量記錄控制程序 7 形成文件和記錄 《文件銷毀單》 《文件發(fā)放登記表》 《受控文件目錄》 《文件更改通知單》 文件評(píng)審記錄 《作廢留用文件登記表》 歸 口 管 理 部 門 信用管理部 分 公 司 各 有 關(guān) 部 門 （手冊(cè)、程序文件及 其他相關(guān) C 層文件） 文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、評(píng)審、更改、回收、作廢等控制和管理 圖一 文件控制系統(tǒng)圖 作業(yè)文件 專 用 文 件 會(huì)簽文件 文件更改通知單 更改審批 編制更改清單 審批文件 發(fā)布文件 編號(hào)發(fā)放到有關(guān)場所使用 評(píng) 審 編 制 發(fā) 放 到 有 關(guān) 場 所 使 用 標(biāo)上特殊 作廢標(biāo)志 外來 內(nèi)部 不適用 適用 有 無 無 有 是 不是 有 更改會(huì)簽 收回失效 作廢文件 銷毀、清除 文件和資料分類 編制文件 是否 適用 納入受控目錄 是否原部門 審批 獲 得 必 須 的 背景資料 有無 更新 繼續(xù)使用 有無 更改 C 有無保留必要 圣侖集團(tuán)記錄控制程序 1 目的 為提供質(zhì)量體系有效運(yùn)行和產(chǎn)品符合規(guī)定要求的證據(jù)，對(duì)質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、檢索、保護(hù)、保存期限和處置等實(shí)施有效控制，特制訂本程序。 文件的換版 質(zhì)量手冊(cè)換版按《質(zhì)量手冊(cè)》中有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 ，應(yīng)作到： 如有特殊規(guī)定，須由其他 被指定的部門審批時(shí)，必須獲得原審批 所依據(jù)的背景材料。 程序文件的更改由管理者代表審批，歸口管理部門或授權(quán)部門下達(dá)《文件更改通知單》。在發(fā)放文件 時(shí)，必須收回已經(jīng)失效的文件，統(tǒng)一交歸口部門，建立《文件銷毀單》經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人批準(zhǔn)后，登記銷毀；某部門由于某種需要，需保留一定數(shù)量的失效文件時(shí)，保留 文件必須加蓋“作廢留用”印章，并建立《作廢留用文件登記表》。 文件的評(píng)審 在公司體系運(yùn)行中，對(duì)如組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、體系發(fā)生變化等涉及體系文件修訂時(shí)，針對(duì)文件的持續(xù)適宜性必要時(shí)予以評(píng)審或更新，并再次批準(zhǔn)。 各類管理性文件由綜合辦公室（分公司辦公室）根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍負(fù)責(zé)發(fā)放；三級(jí)文件由信用管理部（分公司質(zhì)量管理部門）根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍負(fù)責(zé)發(fā)放；其他質(zhì)量文件由編制部門根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍負(fù)責(zé)發(fā)放。 文件的發(fā)放與保管。以集團(tuán)公司名義發(fā)文的，由管理者代表批準(zhǔn)；以分公司名義發(fā)文的，由分公司經(jīng)理批準(zhǔn)；在集團(tuán)（分公司）本部門內(nèi)使用的，由歸口部門負(fù)責(zé)編制，該部門負(fù)責(zé)人審核， 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施 外來文件在采用前必須經(jīng)使用部門確認(rèn)其適用性。 硬拷貝和電子媒體文件。 本程序適用于對(duì)所有質(zhì)量管理體系文件的控制。 2 范圍 本程序?qū)|(zhì)量管理體系要求有關(guān)的文件編制、評(píng)審、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收 等控制要求作出具體規(guī)定。 5 管理內(nèi)容與控制要求： 文件控制 流程圖 （圖二） 文件的分類 質(zhì)量手冊(cè) 程序文件 為質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行所要求的其他文件及記錄（簡稱其他質(zhì)量文件）； 外來文件和資料：如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)。 其他質(zhì)量文件由責(zé)任部門編制、審核。 外來文件按原編號(hào)執(zhí) 行。發(fā)放時(shí)使用《文件發(fā)放登記表》。 文件持有者工作調(diào)動(dòng)時(shí)，由原所在部門收回受控文本，并上報(bào)文件發(fā)放部門。 文件有效版本的控制 在質(zhì)量管理體系 運(yùn)行的各個(gè)場所均應(yīng)得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。 文件的更改 質(zhì)量手冊(cè)的更改， 應(yīng)按質(zhì)量手冊(cè)要求履行審批手續(xù)后，信用管理部下達(dá)《文件更改通知單》。 文件更改的審批一般應(yīng)該由文件的原審批部門進(jìn)行審批。 ，應(yīng)將舊頁收回銷毀。 需要時(shí)注明更改原因和性質(zhì)。 所有文件換版的審批權(quán)限按本程序 。 3 引用標(biāo)準(zhǔn) ISO 9000： 20xx《質(zhì)量管理體系 — 基本原理和術(shù)語》 ISO 9001： 20xx《質(zhì)量管理體系 — 要求》 4 職責(zé) 信用管理部、分公司質(zhì)量管理部門是質(zhì)量記錄的歸口管理部門，負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的登記、編目、更改、處理的控制和質(zhì)量體系運(yùn)行記錄的管理，并對(duì)各部室、分公司質(zhì)量