現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)-全文預(yù)覽
【正文】 如果不是推薦格式則做好電子文件的格式轉(zhuǎn)換。 規(guī)范電子文件的命名 規(guī)范命名基本要求：唯一、直觀、簡潔、參照。 對(duì)電子文件采取定期備份、自動(dòng)殺毒、權(quán)限控制等措施進(jìn)行安全保護(hù) （四）明確 電子文件 積累方法 確定電子文件是“最終版本” 。 對(duì)電子文件進(jìn)行收集積累，將非通用格式的電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式，即進(jìn)行“遷移”。 有利于檔案室工作的開展。 主辦處室不能改動(dòng)擬辦意見 經(jīng)辦人員不能在貼頁上簽字寫意見 流轉(zhuǎn)時(shí)內(nèi)勤要簽收 所有請(qǐng)示都是催辦件，要即使答復(fù)催辦通知 第三節(jié) 電子文件的積累與歸檔 一、電子文件的積累 （一） 明確電子文件積累的組織 由文書部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集和積累。 急件催辦，系統(tǒng)可自動(dòng)催，被催者須反饋，辦文效率可進(jìn)行考核。 主辦牽頭的原則： 必須 也只能有一 個(gè) 主辦部門，其余均為協(xié)辦或傳閱 。 催辦 ： 對(duì)部門文件的承辦過程中的督察工作 。如領(lǐng)導(dǎo)不善于電腦，電子文件須打印后處理。 登記 （審核） ： 收到電子文件隨時(shí) 登記 、編內(nèi)部文件號(hào)。重要文件雙套制歸檔。 制作正式文件，用激光打印機(jī)打印紙質(zhì)文件 、蓋章 。 （ 五 ）明確 辦文程序 擬稿：誰主管的事項(xiàng)誰擬稿。 準(zhǔn)確使用 公文中的數(shù)字 和計(jì)量單位 。 下行文 ：對(duì)有隸屬關(guān)系的下級(jí)單位行文。 一般用 “請(qǐng)示 ”、 “報(bào)告 ”、 “意見 ”。 一是要想清楚行文目的 : 二是要想清楚行文關(guān)系 : 三是可根據(jù)不同文種設(shè)置不同的公文結(jié)構(gòu)。 按照適用范圍劃分：命令、決定、通告、議案、公告、 通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函 、意見、 會(huì)議紀(jì)要 等 13種 。 按行文關(guān)系分：上行文 、 下行文 、 平行文。 企業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行該 《 辦法 》 。同時(shí)監(jiān)控和記錄針對(duì)文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)、查詢、利用、復(fù)制、轉(zhuǎn)儲(chǔ)等操作過程，以確保電子文件的行政有效性和法律憑證價(jià)值，并確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全、有效。 （二）電子文件的管理的對(duì)策 文件生命周期理論 文件形成、運(yùn)行、暫存、永久保管四個(gè)階段，各階段具有不同的工作特點(diǎn)和規(guī)律。 四、電子文件管理的要求及對(duì)策 （一）電子文件管理的要求 保障真實(shí)性 :指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。 （四）電子文件管理的規(guī)范性文件 國家檔案局頒發(fā)的主要有 （ 1） 2023年 6月 5日，國家檔案局、中央檔案館頒發(fā) 《 檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 》 （檔發(fā) 〔 2023〕 6號(hào)）； （ 2） 2023年 11月 25日，國家檔案局中央檔案館印發(fā) 《 全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要 》 ； （ 3）國家檔案局 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB/T188942023）； （ 4） 2023年，國家檔案局 《 電子公文歸檔管理暫行辦法 》 （第 6號(hào)令）； （ 5） 2023年 2月 21日，國家檔案局中央檔案館頒發(fā) 《 關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見 》 ； （ 6）國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 》 （ DA/T 312023）； （ 7）國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 （ DA/T 322023）?！? 電子文件檔案價(jià)值的理解 （ 1）電子文件具有檔案價(jià)值 檔案有兩個(gè)價(jià)值：情報(bào)價(jià)值（參考）價(jià)值和憑證價(jià)值價(jià)值。前者如模板、文種、版本、附件、著錄層次等；后者如載體類型、存儲(chǔ)類型、數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)位置、支持軟件、密碼、數(shù)字簽名等。 （二） 電子文件的構(gòu)成要素 : 內(nèi)容：用以表達(dá)作者意圖的信息 背景：用以記錄文件形成和管理過程中的有關(guān)信息?！? 概念的理解： 電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織或個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的歷史記錄。第二章 電子文件與檔案管理 ◆ 電子文件管理是當(dāng)前信息化領(lǐng)域非常 受關(guān)注的熱點(diǎn)課題。 我國檔案國家標(biāo)準(zhǔn) 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB／T18894— 2023）將電子文件定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 電子文件由內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素構(gòu)成。 以確保文件的長期可讀。將電子檔案改為歸檔電子文件（ archival electronic records）， 定義為：“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。 新思路：開發(fā) 電子文件的 參考 、知識(shí)、
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1