秘書(shū)工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的地位和作用-全文預(yù)覽
【正文】 更準(zhǔn)地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策。在很多時(shí)候，秘書(shū)也沒(méi)有必要向任何人匯報(bào)其上司在哪、做什么、約見(jiàn)一些什么人等問(wèn)題，除非這個(gè)人是她領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)。例如，某些來(lái)訪的客人是領(lǐng)導(dǎo)不想見(jiàn)的（例如一些既非公務(wù)的也非老總認(rèn)識(shí)的人來(lái)訪），亦或某些電話是與領(lǐng)導(dǎo)工作無(wú)關(guān)的（包括一些廣告電話、推銷電話）等等，秘書(shū)應(yīng)該盡量地把這些事情自行解決掉而無(wú)需向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)4. 為領(lǐng)導(dǎo)決策做好相關(guān)的保密工作。她應(yīng)該要在快下班的時(shí)候再請(qǐng)示下心平氣和的老總，看是否真要把這封信發(fā)出去。上例中的小溫在得知領(lǐng)導(dǎo)正做一個(gè)錯(cuò)誤的決策時(shí)能夠及時(shí)地糾正，這點(diǎn)是正確的，是一種忠誠(chéng)的表現(xiàn)，只是她用錯(cuò)了說(shuō)話的口氣。下面這個(gè)例子深刻說(shuō)明了這點(diǎn)的重要性：某天，某公司的總經(jīng)理氣沖沖地給了秘書(shū)小溫一封信，讓她馬上打印出來(lái)并立即傳真出去給深圳的一家合作公司的錢總。老總在談興正濃的時(shí)候，他很難在小柔的紙條上做什么暗示，也更不方便中斷來(lái)回答這個(gè)問(wèn)題。他有些不耐煩了。于是，該公司總裁秘書(shū)小柔在做了必要的接待安排后，借為客人加水的名義來(lái)到老總辦公室并向總裁暗示李總已到。1. 提高領(lǐng)導(dǎo)效率，多讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，少讓領(lǐng)導(dǎo)做問(wèn)答題領(lǐng)導(dǎo)的工作繁忙，工作量巨大。二、 領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，做好相關(guān)的輔助工作領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間是寶貴的，作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)，應(yīng)該致力于如何提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率和減少花在某些細(xì)節(jié)上面的時(shí)間。此時(shí)，總經(jīng)理才看到了小趙手中的文件夾，問(wèn)小趙有沒(méi)什么事。小趙心里明白一定是昨天總經(jīng)理在外面請(qǐng)客借錢、籌措資金又失敗了。此時(shí)，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)很可能都無(wú)法全心投入到工作中去，而領(lǐng)導(dǎo)若以這種精神狀態(tài)做決策，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生許多意想不到的負(fù)面影響。所以，作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書(shū)，在管理好領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)適時(shí)地提醒領(lǐng)導(dǎo)做他該做的事。在這種情況下，領(lǐng)導(dǎo)的工作則更多地強(qiáng)調(diào)要抓住重點(diǎn)和提高效率來(lái)進(jìn)行決策。所以，她在匯報(bào)之前有必要去收集該證券公司以及該羅總的相關(guān)信息，例如，在接財(cái)務(wù)總監(jiān)電話時(shí)問(wèn)清該證券公司的背景和來(lái)訪意圖，或上網(wǎng)去找該證券公司的相關(guān)有用的資料，然后在向其領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示時(shí)將這些資料提供給該領(lǐng)導(dǎo)。散會(huì)后,該秘書(shū)將財(cái)務(wù)總監(jiān)的話轉(zhuǎn)達(dá)給了總裁，總裁想了一會(huì)后只好反問(wèn)總裁秘書(shū)：“你看我有必要見(jiàn)這個(gè)羅總嗎？”由于該秘書(shū)在此之前根本沒(méi)有想過(guò)這個(gè)問(wèn)題，因而她愣住了。這些整理工作主要包括：a) 打開(kāi)空調(diào)并調(diào)節(jié)到適當(dāng)?shù)臏囟?；b) 擦拭寫字臺(tái)、衣帽等家具上面的灰塵；c) 給上司削好鉛筆，補(bǔ)充好辦公用品，如別針、夾子等，以提高工作效率；d) 定期給辦公室里的花卉澆水；e) 根據(jù)上司的習(xí)慣或愛(ài)好，給上司沏茶或泡咖啡；f) 把當(dāng)天早晨收到的報(bào)紙雜志和自己悼念打印的要聞送給上司，如果上面有與本公司或本行業(yè)有關(guān)的重要信息，應(yīng)用紅筆在標(biāo)題下畫上波浪線，以便提請(qǐng)上司注意；g) 確認(rèn)紙簍里沒(méi)有剩余的垃圾；h) 確認(rèn)鐘表和日歷指示正確2. 收集和整理對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策有用的信息由于秘書(shū)部門處于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門、下級(jí)單位之間的樞紐位置，因而其起著下情上達(dá)、上情下達(dá)、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁作用。1. 營(yíng)造舒適的辦公環(huán)境實(shí)踐證明，人在一個(gè)舒適的環(huán)境中工作，心情會(huì)比較舒暢，注意力也比較集中，從而做事的效率會(huì)比較高且出錯(cuò)的概率比較低。一、 領(lǐng)導(dǎo)決策前，做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。理由很簡(jiǎn)單，因?yàn)槊貢?shū)工作越來(lái)越多地參與到了領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)中，她們扮演著越來(lái)越重要的角色，秘書(shū)工作的好壞直接影響到一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)決策的效率甚而是質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書(shū)工作已經(jīng)提出了更嚴(yán)、更高的要求。在此環(huán)境下，如何更好、更有效地發(fā)揮秘書(shū)工作的參謀作用、助手作用和服務(wù)作用已成為人們討論的焦點(diǎn)。秘書(shū)工作越來(lái)越多地參與到了領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)中，他們扮演著越來(lái)越重要的角色。Key words: secretary work, high level decisionmaking, consultant, assistant秘書(shū)，亦稱秘書(shū)人員，是指那些直接輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、掌握文書(shū)、展開(kāi)業(yè)務(wù)活動(dòng)并全面處理日常事務(wù)的工作人員；秘書(shū)工作，即是秘書(shū)人員在日常工作中要
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